淺談企業會計檔案鑒定與銷毀

李衛紅

內容提要：對檔案材料的鑒定，歷來被視為檔案業務工作中最重要的一個環節，因為它關系著檔案的存毀，關系到檔案館藏的質量。企業會計檔案是記錄和反映企業經濟業務的重要史料和證據，其鑒定銷毀工作與企業的其他檔案有所不同，它有著更為嚴密的工作程序和要求。筆者結合自身工作實際，對如何做好會計檔案的鑒定與銷毀工作進行簡要的探討。

關鍵詞：會計檔案 鑒定 銷毀

檔案鑒定工作，就是按照一定的原則、標準和方法，鑒別和判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，把已失去保存價值的檔案剔出銷毀的工作。對于一個在企業工作的檔案人員來說，了解企業會計檔案的相關知識，配合各個部門做好企業會計檔案的鑒定與銷毀工作，減少企業的不必要的消耗，提高館藏檔案的質量，是每個會計檔案管理人員的本職工作。

清華機械廠近幾年來，發展迅速，從2000年以來，企業的營業收入一直以13%以上的利率在增長，與企業營業收入一同增長的還有企業的會計檔案。以2000和2009年對比來說，2000年共計歸檔財務檔案238卷，而2009年共計歸檔財務檔案1456卷。大量的財務檔案的歸檔，使會計檔案庫房壓力特別大，到2010年，會計檔案庫房已經爆滿。按照企標《會計檔案管理規定》（Q/QhG 8. 4）和《檔案鑒定與銷毀管理規定》（Q/QhG 8.7）要求，到期會計檔案應進行鑒定銷毀。為此，清華機械廠開展了一次企業會計檔案鑒定銷毀工作。

一、企業會計檔案的鑒定工作

（一）企業會計檔案

企業會計檔案是記錄和反映企業經濟業務的重要史料和證據，也是進行會計監督、經濟分析、經濟決策和制定經濟計劃的依據；具體包括：會計憑證、會計帳簿、財務會計報表等會計核算專業資料；企業會計檔案其有專業性、嚴密性、多樣性等特點。它是對一個單位經濟活動的記錄和反映，通過會計檔案，可以了解每項經濟業務的來龍去脈。

（二）企業會計檔案鑒定

企業會計檔案鑒定工作，是檔案館一項十分重要而又嚴肅的任務。對會計檔案進行鑒定就是看會計檔案是否達到保存期限，其中還有沒有未了結的債權債務的原始憑證，涉及外事的憑證，以及對處理歷史遺留問題有重要參考價值的原始憑證。如有上述情形的會計檔案，均應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到確無保管之必要時再銷毀。

（三）企業會計檔案鑒定的標準

早在1984年6月，國家財政部、國家檔案局就聯合頒布了《會計檔案管理辦法》（1998年8月修訂），對會計檔案的保管期限及過期會計檔案的鑒定銷毀工作做了明確規定；我廠檔案管理標準里的《會計檔案管理規定》（Q/QhG 8. 4）和《檔案鑒定與銷毀管理規定》（Q/QhG 8.7）也對此做出了明確規定。參加鑒定銷毀的人員應由企業主管檔案業務的領導、總會計師、富有實際工作經驗的企業會計人員和檔案人員組成，嚴格按照“先鑒定、后銷毀”的程序進行。

（四）企業會計檔案鑒定的原則

會計檔案鑒定工作難度大，開展的少，在探索階段，檔案鑒定工作者按照程序開展檔案價值的判斷工作，應遵循的原則是：以科學發展觀為指導，根據本單位工作和為國家積累檔案財富的需要，用歷史的、全面的、長遠的觀點，正確分析和鑒別檔案保存價值，既要看到當前的作用，也要看到將來的需要。

二、 企業會計檔案鑒定工作的實踐

為了更好的完成企業會計檔案鑒定、銷毀工作。2010年5月，廠調整了檔案鑒定領導小組（加大了財務領導在領導小組中的比例），并下發了《關于進行企業會計檔案鑒定與銷毀工作的通知》，對企業會計檔案鑒定與銷毀工作進行了統一策劃、安排。

從2010年5月開始，檔案處對庫存的會計檔案進行了清查，7月16日形成了會計檔案銷毀清冊，將需要銷毀的會計檔案的“案卷標題、起止日期、目錄好、案卷號、原憑證號、卷內文件張數”逐項登記。并把清冊反饋到財務部門逐項審核。經過檔案部門與財務部門協調并進一步確認，形成了到期會計檔案銷毀報告（包含鑒定清冊）。2011年1月20日，經檔案部門組織檔案鑒定、銷毀工作評審，最終確認將失去保存價值的605卷會計檔案進行銷毀。2011年5月25日，認真清點核對銷毀會計檔案后，由檔案部門、保密部門和財務會計部門派人員進行監銷；銷毀后，檔案部門、保密部門和財務會計部門的監銷人員在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章，一式兩份，一份由檔案部門歸檔保存，另一份由財務部門留底。本次企業檔案鑒定銷毀工作，檔案庫房共騰空146格，為后續會計檔案資料的歸檔入庫提供了保障條件。

會計檔案鑒定銷毀匯總表

三、企業會計檔案鑒定銷毀工作的體會

回首整個會計檔案銷毀工作，我們注意到，會計檔案鑒定銷毀中有幾個難點是應該引起我們注意的：

（一）企業會計檔案鑒定銷毀工作的難點

1、工作責任性強，企業領導有所顧忌

檔案價值是潛在的，檔案價值主體對檔案潛在價值的預測性以及鑒定結果的不確定性，使企業領導出于避害趨利的心理，為了預防萬一，往往一律從長，一般不主動開展過期會計檔案鑒定銷毀工作。

隨著企業的發展，會計檔案數量的急劇增長，檔案數量的無限增長與有限的保存能力之間的矛盾日益突出。解決這個矛盾既可以通過擴大庫房面積，也可以通過對到期檔案的鑒定銷毀，壓縮檔案存量來解決。現在企業為了便利和保險起見，往往寧肯增加費用，繼續擴大存量，也不愿承擔風險對檔案進行鑒定銷毀。

2、會計檔案的特性，使會計檔案本身鑒定存在難點

鑒定保管期限滿會計檔案的難點是，如何判斷哪些是保管期滿但未結清的債權債務的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證。

鑒定會計帳簿的難點是，準確把握會計帳簿的保管期限。特別是對于一些不常見的會計帳簿，要做到準確識別，并提出處置意見。

鑒定會計報表的難點是，部分會計報表整理不規范。館藏保管期滿的會計檔案的時間跨度很大，會計檔案本身也經歷了從不規范到規范的過程，鑒定這期間形成的會計檔案就要區分不同情況，做到具體問題具體分析。endprint

（二）我廠就以上難點所采取的對策

1、結合實際，制定切實有效便于操作的鑒定制度

檔案部門應依據《會計檔案管理辦法》，結合本企業會計檔案工作的實際情況，制定出工作標準。在制定會計檔案的鑒定銷毀細則時，一要堅持突出依法鑒定銷毀的原則，消除怕負責任的心理；二是充分考慮到保管費用因素，使其更加具有科學性、更能體現效益原則。我廠在廠標中就有《會計檔案管理規定》（Q/QhG 8. 4）和《檔案鑒定與銷毀管理規定》（Q/QhG 8.7）兩項標準，用于企業會計鑒定與銷毀工作。

2、領導重視，把鑒定工作納入檔案質量管理之中

檔案鑒定應同時納入單位的質量管理，貫穿于檔案管理的各個環節。他影響和制約檔案管理的其它工作，是檔案工作的一項重要任務。

首先，領導應予重視。我廠檔案主管領導和總會計師親自到現場參觀了會計檔案庫房情況，做了鑒定銷毀指導意見，檔案主管領導 擔任了鑒定領導小組組長。

其次，要切實把檔案鑒定工作列入科研工作議程和日常工作計劃。此次會計檔案鑒定銷毀工作列入了我廠2010年質量管理目標、廠主管檔案領導和總會計師的日常工作計劃中，并列入了單位年度KPI考核中。

3、鑒定會計檔案應有整體觀，應以全宗為單位進行。從全宗的角度看鑒定，鑒定會計檔案不能只孤立審查保管期限為固定年限的，首先應掌握全宗該年度檔案整理情況，永久檔案留存的數量與質量（特別注意一些時效性強的檔案），結合本單位實際，綜合考慮后，再具體判斷每一卷會計檔案的價值，提出鑒定意見。

4、針對會計本身特性所采取的辦法

首先要區分鑒定檔案的單位性質，如我廠為國營企業，根據單位性質，各有不同的側重。其次要鑒定的會計檔案的整理是否規范，如組卷是否合理，保管期限設定是否合理等。第三要具體判斷每一卷、每一件會計檔案的價值，通過文書、經營以及其它會計檔案等找到合理佐證，以判定其是否還有保存價值。

檔案館的服務價值在很大程度上取決于館藏的質量，鑒定優化與豐富館藏同樣重要。作為一個現代化的企業，必須要做好檔案鑒定銷毀工作，不斷地“納新吐故”，這樣才能更好地為企業服務。

（作者單位：長治清華機械廠檔案處）

參考文獻：

1.嚴永官：企業會計檔案鑒定銷毀工作之我見，《中國檔案》2013年第5期

2.陳中偉：對檔案鑒定銷毀的幾點思考，《蘭臺世界》2010年第7期endprint