淺談企業(yè)會計檔案鑒定與銷毀

李衛(wèi)紅

內(nèi)容提要：對檔案材料的鑒定，歷來被視為檔案業(yè)務(wù)工作中最重要的一個環(huán)節(jié)，因為它關(guān)系著檔案的存毀，關(guān)系到檔案館藏的質(zhì)量。企業(yè)會計檔案是記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，其鑒定銷毀工作與企業(yè)的其他檔案有所不同，它有著更為嚴(yán)密的工作程序和要求。筆者結(jié)合自身工作實際，對如何做好會計檔案的鑒定與銷毀工作進(jìn)行簡要的探討。

關(guān)鍵詞：會計檔案 鑒定 銷毀

檔案鑒定工作，就是按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，鑒別和判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，把已失去保存價值的檔案剔出銷毀的工作。對于一個在企業(yè)工作的檔案人員來說，了解企業(yè)會計檔案的相關(guān)知識，配合各個部門做好企業(yè)會計檔案的鑒定與銷毀工作，減少企業(yè)的不必要的消耗，提高館藏檔案的質(zhì)量，是每個會計檔案管理人員的本職工作。

清華機械廠近幾年來，發(fā)展迅速，從2000年以來，企業(yè)的營業(yè)收入一直以13%以上的利率在增長，與企業(yè)營業(yè)收入一同增長的還有企業(yè)的會計檔案。以2000和2009年對比來說，2000年共計歸檔財務(wù)檔案238卷，而2009年共計歸檔財務(wù)檔案1456卷。大量的財務(wù)檔案的歸檔，使會計檔案庫房壓力特別大，到2010年，會計檔案庫房已經(jīng)爆滿。按照企標(biāo)《會計檔案管理規(guī)定》（Q/QhG 8. 4）和《檔案鑒定與銷毀管理規(guī)定》（Q/QhG 8.7）要求，到期會計檔案應(yīng)進(jìn)行鑒定銷毀。為此，清華機械廠開展了一次企業(yè)會計檔案鑒定銷毀工作。

一、企業(yè)會計檔案的鑒定工作

（一）企業(yè)會計檔案

企業(yè)會計檔案是記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，也是進(jìn)行會計監(jiān)督、經(jīng)濟(jì)分析、經(jīng)濟(jì)決策和制定經(jīng)濟(jì)計劃的依據(jù)；具體包括：會計憑證、會計帳簿、財務(wù)會計報表等會計核算專業(yè)資料；企業(yè)會計檔案其有專業(yè)性、嚴(yán)密性、多樣性等特點。它是對一個單位經(jīng)濟(jì)活動的記錄和反映，通過會計檔案，可以了解每項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈。

（二）企業(yè)會計檔案鑒定

企業(yè)會計檔案鑒定工作，是檔案館一項十分重要而又嚴(yán)肅的任務(wù)。對會計檔案進(jìn)行鑒定就是看會計檔案是否達(dá)到保存期限，其中還有沒有未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，涉及外事的憑證，以及對處理歷史遺留問題有重要參考價值的原始憑證。如有上述情形的會計檔案，均應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到確無保管之必要時再銷毀。

（三）企業(yè)會計檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)

早在1984年6月，國家財政部、國家檔案局就聯(lián)合頒布了《會計檔案管理辦法》（1998年8月修訂），對會計檔案的保管期限及過期會計檔案的鑒定銷毀工作做了明確規(guī)定；我廠檔案管理標(biāo)準(zhǔn)里的《會計檔案管理規(guī)定》（Q/QhG 8. 4）和《檔案鑒定與銷毀管理規(guī)定》（Q/QhG 8.7）也對此做出了明確規(guī)定。參加鑒定銷毀的人員應(yīng)由企業(yè)主管檔案業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)、總會計師、富有實際工作經(jīng)驗的企業(yè)會計人員和檔案人員組成，嚴(yán)格按照“先鑒定、后銷毀”的程序進(jìn)行。

（四）企業(yè)會計檔案鑒定的原則

會計檔案鑒定工作難度大，開展的少，在探索階段，檔案鑒定工作者按照程序開展檔案價值的判斷工作，應(yīng)遵循的原則是：以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，根據(jù)本單位工作和為國家積累檔案財富的需要，用歷史的、全面的、長遠(yuǎn)的觀點，正確分析和鑒別檔案保存價值，既要看到當(dāng)前的作用，也要看到將來的需要。

二、 企業(yè)會計檔案鑒定工作的實踐

為了更好的完成企業(yè)會計檔案鑒定、銷毀工作。2010年5月，廠調(diào)整了檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組（加大了財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)在領(lǐng)導(dǎo)小組中的比例），并下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)行企業(yè)會計檔案鑒定與銷毀工作的通知》，對企業(yè)會計檔案鑒定與銷毀工作進(jìn)行了統(tǒng)一策劃、安排。

從2010年5月開始，檔案處對庫存的會計檔案進(jìn)行了清查，7月16日形成了會計檔案銷毀清冊，將需要銷毀的會計檔案的“案卷標(biāo)題、起止日期、目錄好、案卷號、原憑證號、卷內(nèi)文件張數(shù)”逐項登記。并把清冊反饋到財務(wù)部門逐項審核。經(jīng)過檔案部門與財務(wù)部門協(xié)調(diào)并進(jìn)一步確認(rèn)，形成了到期會計檔案銷毀報告（包含鑒定清冊）。2011年1月20日，經(jīng)檔案部門組織檔案鑒定、銷毀工作評審，最終確認(rèn)將失去保存價值的605卷會計檔案進(jìn)行銷毀。2011年5月25日，認(rèn)真清點核對銷毀會計檔案后，由檔案部門、保密部門和財務(wù)會計部門派人員進(jìn)行監(jiān)銷；銷毀后，檔案部門、保密部門和財務(wù)會計部門的監(jiān)銷人員在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章，一式兩份，一份由檔案部門歸檔保存，另一份由財務(wù)部門留底。本次企業(yè)檔案鑒定銷毀工作，檔案庫房共騰空146格，為后續(xù)會計檔案資料的歸檔入庫提供了保障條件。

會計檔案鑒定銷毀匯總表

三、企業(yè)會計檔案鑒定銷毀工作的體會

回首整個會計檔案銷毀工作，我們注意到，會計檔案鑒定銷毀中有幾個難點是應(yīng)該引起我們注意的：

（一）企業(yè)會計檔案鑒定銷毀工作的難點

1、工作責(zé)任性強，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)有所顧忌

檔案價值是潛在的，檔案價值主體對檔案潛在價值的預(yù)測性以及鑒定結(jié)果的不確定性，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出于避害趨利的心理，為了預(yù)防萬一，往往一律從長，一般不主動開展過期會計檔案鑒定銷毀工作。

隨著企業(yè)的發(fā)展，會計檔案數(shù)量的急劇增長，檔案數(shù)量的無限增長與有限的保存能力之間的矛盾日益突出。解決這個矛盾既可以通過擴大庫房面積，也可以通過對到期檔案的鑒定銷毀，壓縮檔案存量來解決?，F(xiàn)在企業(yè)為了便利和保險起見，往往寧肯增加費用，繼續(xù)擴大存量，也不愿承擔(dān)風(fēng)險對檔案進(jìn)行鑒定銷毀。

2、會計檔案的特性，使會計檔案本身鑒定存在難點

鑒定保管期限滿會計檔案的難點是，如何判斷哪些是保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證。

鑒定會計帳簿的難點是，準(zhǔn)確把握會計帳簿的保管期限。特別是對于一些不常見的會計帳簿，要做到準(zhǔn)確識別，并提出處置意見。

鑒定會計報表的難點是，部分會計報表整理不規(guī)范。館藏保管期滿的會計檔案的時間跨度很大，會計檔案本身也經(jīng)歷了從不規(guī)范到規(guī)范的過程，鑒定這期間形成的會計檔案就要區(qū)分不同情況，做到具體問題具體分析。endprint

（二）我廠就以上難點所采取的對策

1、結(jié)合實際，制定切實有效便于操作的鑒定制度

檔案部門應(yīng)依據(jù)《會計檔案管理辦法》，結(jié)合本企業(yè)會計檔案工作的實際情況，制定出工作標(biāo)準(zhǔn)。在制定會計檔案的鑒定銷毀細(xì)則時，一要堅持突出依法鑒定銷毀的原則，消除怕負(fù)責(zé)任的心理；二是充分考慮到保管費用因素，使其更加具有科學(xué)性、更能體現(xiàn)效益原則。我廠在廠標(biāo)中就有《會計檔案管理規(guī)定》（Q/QhG 8. 4）和《檔案鑒定與銷毀管理規(guī)定》（Q/QhG 8.7）兩項標(biāo)準(zhǔn)，用于企業(yè)會計鑒定與銷毀工作。

2、領(lǐng)導(dǎo)重視，把鑒定工作納入檔案質(zhì)量管理之中

檔案鑒定應(yīng)同時納入單位的質(zhì)量管理，貫穿于檔案管理的各個環(huán)節(jié)。他影響和制約檔案管理的其它工作，是檔案工作的一項重要任務(wù)。

首先，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)予重視。我廠檔案主管領(lǐng)導(dǎo)和總會計師親自到現(xiàn)場參觀了會計檔案庫房情況，做了鑒定銷毀指導(dǎo)意見，檔案主管領(lǐng)導(dǎo) 擔(dān)任了鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組組長。

其次，要切實把檔案鑒定工作列入科研工作議程和日常工作計劃。此次會計檔案鑒定銷毀工作列入了我廠2010年質(zhì)量管理目標(biāo)、廠主管檔案領(lǐng)導(dǎo)和總會計師的日常工作計劃中，并列入了單位年度KPI考核中。

3、鑒定會計檔案應(yīng)有整體觀，應(yīng)以全宗為單位進(jìn)行。從全宗的角度看鑒定，鑒定會計檔案不能只孤立審查保管期限為固定年限的，首先應(yīng)掌握全宗該年度檔案整理情況，永久檔案留存的數(shù)量與質(zhì)量（特別注意一些時效性強的檔案），結(jié)合本單位實際，綜合考慮后，再具體判斷每一卷會計檔案的價值，提出鑒定意見。

4、針對會計本身特性所采取的辦法

首先要區(qū)分鑒定檔案的單位性質(zhì)，如我廠為國營企業(yè)，根據(jù)單位性質(zhì)，各有不同的側(cè)重。其次要鑒定的會計檔案的整理是否規(guī)范，如組卷是否合理，保管期限設(shè)定是否合理等。第三要具體判斷每一卷、每一件會計檔案的價值，通過文書、經(jīng)營以及其它會計檔案等找到合理佐證，以判定其是否還有保存價值。

檔案館的服務(wù)價值在很大程度上取決于館藏的質(zhì)量，鑒定優(yōu)化與豐富館藏同樣重要。作為一個現(xiàn)代化的企業(yè)，必須要做好檔案鑒定銷毀工作，不斷地“納新吐故”，這樣才能更好地為企業(yè)服務(wù)。

（作者單位：長治清華機械廠檔案處）

參考文獻(xiàn)：

1.嚴(yán)永官：企業(yè)會計檔案鑒定銷毀工作之我見，《中國檔案》2013年第5期

2.陳中偉：對檔案鑒定銷毀的幾點思考，《蘭臺世界》2010年第7期endprint