淺析事業單位人事檔案管理存在的問題及對策

劉麗峰

內容摘要：人事檔案是事業單位選拔和任用人才的重要依據。管好用好人事檔案 ，對事業單位的發展壯大有著非常重要的作用。隨著我國事業單位改革的不斷推進 ，人事檔案管理方面存在的諸多問題也越來越凸顯，如檔案管理工作未受到足夠重視、管理制度尚待完善、管理人員素質有待提升和利用范圍有限方式陳舊等等，檔案管理工作越來越不能適應事業單位改革的需要。通過宣傳引導事業單位重視檔案管理工作、完善檔案管理制度、加強檔案管理隊伍建設、利用現代信息技術建立社會化開放式的人事檔案管理模式，從根本上提升人事檔案管理水平已成為事業單位必須高度重視且穩步推進的一件大事。

關鍵詞：事業單位 人事檔案管理 信息化

人事檔案是以個人為單位，記錄和反映個人基本情況和工作表現的文件材料；是反映個人出身、學習經歷、社會關系、工作狀況以及受到獎勵處罰等方面的原始記錄；是上級組織培養、選拔、任命人員的重要依據。顧名思義，人事檔案管理就是收集、整理、保管人事檔案以供參考利用的的活動。我國事業單位人事檔案管理目前存在諸多亟待解決的突出問題，如管理制度尚需完善、管理人員素質有待提升、管理信息化尚未普及和利用范圍有限方式陳舊等。隨著事業單位的改革和快速發展，人事檔案管理工作已愈發不能適應事業單位發展的需要，提升人事檔案管理水平已成為事業單位人事部門必須高度重視且穩步推進的一件大事。

一、事業單位人事管理檔案工作的現狀

隨著社會主義各項事業的深入改革和快速發展，陳舊的人事管理和干部選拔制度已成為制約事業單位發展的重要因素。我國近年雖然在干部選拔、職稱管理、人才流動等方面進行了積極的改革并取得了一定的成效，但這些改革缺乏完整的目標與準確的定位，是比較局限、不徹底的，而且與社會主義各項事業的發展不相適應，主要表現在：事業單位人事檔案管理方法因循守舊，管理方式墨守陳規，適應事業單位特點的人事管理制度還未系統化、規范化；競爭、激勵、監督機制尚不健全；崗位、人員安排設置還需進一步調整、規范；人員管理、任用和績效考評在施行中缺乏可操作性等等。這些情況不僅使一部分人員缺乏危機感，助長了不思進取、安于現狀的思想，還使得一些有干勁、有能力的干部因缺乏機遇逐漸流于平庸，挫傷了許多人員的積極性。既不利于人才的培養、選拔和流動，也不利于事業單位各項工作的開展。人事管理已成為制約事業單位改革與發展的一大瓶頸。

二、事業單位人事檔案管理工作存在的問題

（一）一些領導干部對人事檔案管理工作重視不足

人事檔案管理工作是一項基礎性的工作，它不容易取得明顯成績，因此也不容易引人注意。一些領導干部認為人事檔案工作就是抄抄寫寫和分類保管的事務性工作。只要不丟失、不泄密 ，可以應付查檔、外調就行，完全可以由人事管理部門自行開展或由其他人員兼任。因此 ， 許多單位的人事檔案管理工作長期處于被動應付的狀態，難以為事業單位各項工作的開展乃至進一步的改革和發展提供高質量的服務。

（二）人事檔案管理人員素質有待提升

人事檔案管理是一項比較繁雜且專業性、連續性極強的工作，沒有一定的人力、物力、財力投入， 就不可能保證檔案管理的質量。在事業單位改革的進程中，許多單位人員編制較以往大幅縮減，管理部門的人員更是首當其沖。在這種情況下，事業單位檔案管理工作基本是由人事部門的人員兼任，部分單位甚至是由臨時工負責。由于這些工作人員的非專業性，導致許多材料沒有及時歸檔或根本沒有歸檔，或者沒有督促其他資料收集部門及時移交資料，造成員工檔案資料的缺失。加之聘用制度的普遍推行，事業單位工作人員的流動性大幅增強，制檔管檔人員的調動也愈發頻繁，既不利于檔案制作和管理水平的提高，也不利于檔案管理人員素質的提升和檔案管理隊伍的建設。

（三）人事檔案管理信息化尚未普及

目前，雖然許多事業單位安裝了“人事檔案管理系統”或類似的系統，但由于系統設計的定位和其他方面的原因，大部分系統只是對員工個人的基本信息進行記錄、統計，并不收錄員工在工作、生活中形成的原件，使得檔案信息化大打折扣。一些事業單位的人事檔案管理習慣于純手工操作，檔案利用仍然依賴查閱紙質檔案。這樣不僅工作量大不利于檔案的長期保管，而且大大影響了工作效率。事業單位人事檔案管理信息化的真正普及還需要多方面進一步的改革和投入。

（四）人事檔案利用范圍有限方式陳舊

人事檔案管理的根本目的就在于有效的利用。就目前而言，許多事業單位人事檔案管理仍存在重保密、輕利用的現象。即使利用，范圍也十分有限。查閱的大部分內容是基本情況、簡歷等，而且利用的方式也十分陳舊單一，只有上級領導調閱和需要者登門查閱才提供，工作長期處于被動服務的狀態。這種重管理輕服務的現象，使得人事檔案的利用價值遠遠未能充分發揮。

（五）人事檔案材料制作不規范

人事檔案材料制作不規范的問題，主要表現在以下方面：一是材料分類不規范。一些檔案管理人員雖然知道人事檔案要分類保存，但有時在分類上把握不準，給人事檔案的查閱和利用帶來了很大的不便；二是材料制作不規范。按照規定，干部檔案材料必須使用16開規格的辦公用紙，不規則、破損、卷角、折皺的材料都要進行技術加工后才能入檔。但近年來，由于種種原因，時常有A4紙規格的材料歸檔，給檔案的整理和裝訂帶了極大的不便。

三、事業單位人事檔案管理工作存在問題的一些對策

（一）完善人事檔案管理工作制度

進一步完善人事檔案管理制度，可以極大程度地提升事業單位人事檔案管理工作的水平。人事檔案管理工作是一項連續性極強、比較繁雜的工作，必須有一定的制度來約束。因此應結合人事檔案管理工作的實際和工作需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上狠下功夫。首先要進一步完善人事檔案，提升檔案管理工作的現代化、信息化水平，嚴格按照標準開展檔案材料收集歸檔等各項工作，從源頭上杜絕虛假材料進檔。其次要進一步完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加規范、標準，為上級領導考察、選拔、任用工作人員提供真實準確的信息。最后要大力宣傳《檔案法》，使檔案管理人員知法、守法，推動檔案管理工作駛入依法管理的軌道，引導人事檔案管理工作朝著程序化、規范化和標準化的方向發展。endprint

（二）提高認識，加大對人事檔案管理工作的投入

當前，許多事業單位人事檔案是由人事部門兼管，管理比較隨意。人事檔案的收集、整理、審核以及鑒定工作通常都是需要時才去開展，人事檔案管理工作沒有得到應有的重視。要改變這種狀況，首先應該從事業單位領導干部的認識上著手，通過各種方式讓領導明白檔案管理的重要性，積極爭取領導的支持，加大對檔案基礎設施的財力和人力投入，改善人事檔案管理條件和設施。比如應該嚴格按照標準建設專用檔案庫，配備符合標準的檔案柜；配置溫度調節設備和滅火設備等；設立獨立的閱檔室和檔案人員辦公室等，保證檔案管理工作的順利開展，為人事檔案管理工作的發展創造必要的條件。其次應該努力爭取設置檔案管理專職崗位，從根本上當前改變檔案管理工作的被動局面，為檔案管理工作的專業化、規范化發展提供堅強保障。最后，應通過開展各種方式的宣傳活動，引導事業單位內部各部門和社會各界重視人事檔案管理工作，為檔案管理工作的開展和發展營造良好的外部環境。

（三）加強檔案管理人員隊伍建設

隨著事業單位人事制度的不斷改革和各項工作的不斷推進，我們必須建設一支具有較高管理水平和較高工作效率的檔案管理人才隊伍，培養一批具有較強實際操作能力和較強創新意識的檔案工作能手。要達成上述目標，除了設置專職檔案管理人員，最重要的就是要定期組織業務知識培訓 ，讓檔案管理工作人員深刻認識檔案管理工作的重要性，緊隨現代科技發展的潮流和方向，及時了解和掌握最新的檔案管理手段和管理技術并應用于具體工作，在工作中注意總結、創新方式方法 ，為事業單位人事檔案管理工作的發展提供強大的力量源泉。

（四）加快推進人事檔案管理的信息化進程

實現人事檔案管理信息化，，建立完善社會化開放式的人事檔案管理模式，是人事檔案服務于人事工作的迫切需要，也是適應社會對檔案信息需求日益增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門依托現有的管理系統和發布平臺，利用計算機等現代設備和先進技術，將檔案資料輸入管理系統，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，并及時、準確地傳輸人事信息，提高人事信息發布的時效性，方便上級部門和領導根據需要通過系統查閱有關內容，提高人事檔案管理工作的效率。同時要充分利用網絡技術來進行人事檔案的管理創新，可以試行不屬于保密范圍的檔案信息的網絡共享，向社會提供及時、優質、高效的人才檔案信息服務，實現人事檔案信息資源的有效共享。這樣既方便了有需求的組織和員工，又提高了人事檔案工作的效率和質量，并可以極大程度地提高人事檔案的利用效率。

四、對當前人事檔案管理工作存在的問題與對策的總結

當前人事檔案管理工作存在的問題是較為明顯的，這也決定了人事檔案管理工作的改革勢在必行。在進一步完善各項管理制度、切實提高事業單位領導干部對人事檔案管理工作重要性認識的同時，推進人事檔案管理方法的創新就十分凸顯。通過加強檔案管理人員隊伍建設和積極采用先進科技手段進一步推進檔案管理工作的規范化、信息化進程，充分利用人事檔案管理系統和發布平臺，建立完善人事檔案社會化開放式管理模式，人事檔案對人才流動的制約將會得到極大地改善，許多問題都會迎刃而解，我國事業單位人事檔案管理工作必將得到極大地提升，也必將為我國經濟社會各項事業的發展提供更堅實的保障。

（作者單位： 孝義市檔案局）

參考文獻：

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