企業檔案管理模式優化的問題

龐如云

檔案管理工作是煤炭企業的一項基礎管理工作，檔案管理模式應與企業管理體制相適應，并隨著企業深化改革工作進展情況，進行相應優化、調整。

一、檔案管理模式定義及特點

檔案管理模式是指為達到完整保存、科學管理和有效利用檔案的目標所采取的基本思想和方式，它具有綜合性、動態性、多元性的特點，綜合性是指檔案管理模式廣泛涉及單位內部檔案管理體制、檔案管理方式、制度與標準；動態性是指檔案管理模式在單位的不同發展階段有不同的表現形式；多元性是指不同地區、不同類型的單位有不同的檔案管理模式。所有企業應選擇科學的檔案管理模式，適應企業發展要求，為企業加強知識和技術儲備，促進科技創新，增強核心競爭力，實現可持續發展提供基礎服務。

二、煤炭企業檔案管理模式概況：

《中華人民共和國檔案法》指出，“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用”；“機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監督和指導”。可以認為檔案管理包括宏觀管理體制和微觀管理體制兩個方面，前者是從國家、地區和專業系統的檔案事業的宏觀管理職能、組織原則和運行機制。后者是從組織機構自身的角度來具體確定本單位檔案工作的微觀管理模式、組織體系，運行機制和基本管理形式。

煤炭企業檔案管理作為企業的基礎工作和智能決策支持系統，必須為煤礦的生產經營服務，堅持管理創新以適應煤礦的其他各項工作。相關研究表明，煤炭檔案管理模式必須與煤炭企業管理體制相一致，目前，我國大型國有煤炭企業檔案管理體制是：在國家各級檔案行政管理部門的監督、指導下，以法律法規為依據，堅持以企業資產關系為紐帶，統一領導、統一管理、統一制度、統一標準的管理原則，采取集中領導、分級管理的模式：集中領導是指集團公司設置檔案處（館），按照《檔案法》的要求，行使兩種職能，一是管理集團公司全宗內各門類檔案實體，接收、保管公司各部室形成檔案；二是公司檔案處統一制訂集團范圍內檔案工作的規章制度，開展所屬企業檔案人員業務培訓，并對所屬單位的檔案工作進行監督和指導；分級管理主要體現在，所屬單位形成的檔案由本單位檔案室負責保管，不向集團公司檔案館移交。

煤炭企業實行統一領導，分級管理的檔案管理模式，有利于企業檔案管理與檔案利用工作的順利開展，然而，隨著企業管理體制的改革和創新，企業檔案工作管理模式也應不斷革新、優化。

三、優化煤炭企業檔案管理模式實踐探索

檔案管理工作是一項系統工程，涵蓋了檔案的組織體系、管理體制、運行機制、管理方式等方面。目前，煤炭企業采取了集中統一領導，分級管理的模式，提高了檔案管理效率，但大型煤炭企業所屬各單位在檔案管理方面仍存在著管理基礎及管理水平參差不齊，管理區域分散，管理工作側重有別等問題，為整體提高集團公司檔案管理水平，適應“深化改革”新形勢的煤炭企業管理要求，我們需要從多方面進行實踐探索，優化煤炭企業檔案管理模式。

（一）煤炭企業檔案組織體系優化探索

加強組織體系建設，旨在為企業檔案工作的開展提供組織保障，理順企業檔案工作的領導關系及工作體系，滿足檔案工作管理全過程需要，可從以下幾個方面實施。

1、確定檔案工作領導

《企業檔案工作規范》規定：“企業檔案工作應確定三個層次的領導，包括企業分管領導，職能或承辦部門、各項目工作部門負責人，檔案部門的負責人”，組成企業檔案工作的領導體系，為此，我們確定了由集團公司黨委常務副記為分管領導（公司各二級立檔單位由黨委書記或黨總支書記分管），各部門負責人為本部門檔案工作負責人，集團公司黨委辦主任（兼檔案館館長）為檔案部門負責人的組織領導體系，體系的組建基于集團公司檔案館隸屬于黨委辦公室的企業管理體制，實踐顯示，鑒于企業黨委書記在領導集體及企業活動中的權威性及重要地位，由此建立的領導關系為企業順利開展檔案工作的起到關鍵作用。

2、設置檔案管理機構

《企業檔案工作規范》要求“企業應根據規模和管理模式設置專門的檔案機構，或指定負責檔案工作的機構，大型企業應設立檔案館”，大型煤炭企業檔案管理機構的設置基本上與企業創建與發展同步進行，都設有專門檔案管理機構，承擔企業檔案管理的職能。諸如：1958年，霍縣礦務局成立，同年設立了局檔案室（各下屬單位同時設立檔案室）；1997年，局檔案室被國家檔案局公布為全國第一批企業檔案館；2000年，隨著企業改制，成立霍州煤電集團檔案館；2013年，公司成立檔案處（與黨委辦合署辦公），處、館執行一套成員，兩個牌子辦公體制，履行檔案工作管理及檔案資料的保管職能。截止2013年底，公司共設有一個檔案處（館）、 47個二級檔案室，基本實現了企業資產管理到哪里，企業檔案管理就延伸到哪里的自然關系，為企業檔案工作順利開展提供了基本保證。

3、配備檔案管理人員

企業應配備與生產、經營和管理相適應的專、兼職檔案員工作隊伍，檔案工作延伸到企業的每個部門每項工作中，各部門需指定具體的人員來負責檔案的收集整理工作，即建立兼職檔案員工作隊伍，落實細節管理；同時，企業更需要有一定數量的專職檔案人員專門從事企業檔案工作的組織、規劃、檢查、指導，即配備專職檔案員工作隊伍，全面管理企業檔案工作。截止目前，公司共有專職檔案員70人，兼職檔案員481人，專職檔案員中檔案專業職稱高級1人，中級15人，初級22人，其他系列職稱32人，大專以上學歷占到87%；制定了檔案人員管理制度，要求各單位專、兼職檔案員工作調整時，及時在公司檔案處備案，確保檔案工作隊伍的穩定及檔案工作質量。

4、建立檔案工作體系

企業檔案工作體系是企業檔案的管理結構、工作結構，企業應結合自身企業管理模式，建立企業檔案管理網絡，使企業檔案工作在企業管理各個環節中形成網狀管理體系，形成層層負責的管理機制。該網絡將檔案管理崗位責任制與管理體系相結合，從而保證檔案工作系統工程的運轉靈活。結合實際，公司建立了以集團公司黨委常務副書記為分管理領導、黨委辦主任（兼檔案館館長）為檔案工作負責人，企業各職能部室負責人、兼職檔案人員及所屬單位檔案分管領導、檔案室的檔案工作體系。具體建立模式如下：endprint

公司以霍煤電黨發（2004）49號文件，理順了公司檔案管理體制，構建了檔案組織體系，確定了檔案業務垂直管理方式，聘任了兼職檔案員隊伍，體系的構建為公司檔案工作順利開展提供組織保證。

（二）煤炭企業檔案管理體制優化探索

《企業檔案工作規范》（DA/T42-2009）規定：“企業檔案工作應以企業資產為紐帶，實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準”，“企業應維護檔案的完整、準確、系統與安全”。統一領導，表明在企業資產管理范圍內，企業對所屬單位檔案工作執行統一領導；統一管理，包括企業對檔案的直接管理與間接管理；統一制度與統一標準，指對所屬單位有關檔案工作制度、業務標準建設要統一。為此，我們可從以下幾方面優化企業檔案管理模式。

1、強化檔案監督指導職能，確保企業檔案統一領導

統一領導有兩層涵義：一是檔案工作與企業其他工作一樣，需要有統領部門，二是企業檔案部門對下屬單位檔案工作進行統籌管理，具有監督、指導功能。具體實踐為：公司檔案工作統領部門為企業各級黨委辦公室，并接受垂直管理，我們每年初下發文件對公司全年檔案工作進行統一安排、布署，并監督其落實，制定了《霍煤集團各立檔單位檔案管理工作考核內容及標準》、《霍煤集團各職能部室檔案工作月度百分制考核內容及標準》、《霍州煤電集團資源整合礦井檔案管理工作月度考核辦法及標準》等檔案工作監督、考核辦法，隨同黨委工作檢查開展工作，將檢查結果納入霍州煤電經營績效考核體系兌現。另外，公司每年還開展兩次公司范圍內的檔案系統檢查、指導工作。

2、優化企業檔案管理方式，實現企業檔案統一管理

企業檔案統一管理有兩方面內容：一是企業對檔案實體進行統一管理，二是企業對檔案工作實行統一管理。企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分，企業檔案館是企業獲取知識、信息的集中場所，我們必須深化認識，樹立企業檔案資產觀，統一管理檔案，發揮企業檔案作為重要生產要素的作用。

企業檔案實體管理也可理解為企業檔案直接管理，是指公司檔案處（館）對各職能部門形成檔案材料進行集中統一管理，并對部門檔案工作進行指導。為此，我們執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定了霍州煤電文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等規章制度，完成了公司檔案的收集、整理、保管、鑒定統計和利用工作。目前，公司檔案館分管理類檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案、榮譽實物檔案、電子檔案等門類，將各部室形成的約5萬卷、2萬件文件資料進行集中統一管理；制定了《霍煤集團兼職檔案員工作標準和兼職檔案員工作例會制度》，將部門檔案工作納入公司業績考核范圍，毎季度召開一次工作例會，對部門檔案工作進行安排、指導。

企業檔案工作統一管理也可理解為企業檔案間接管理，是指企業集團對所屬單位檔案工作進行監督指導。煤炭企業檔案管理體制受企業發展模式的影響，當代煤炭企業呈現快速發展趨勢，規劃實施了大批新建項目，加之，山西省以組建煤炭旗艦型企業為重點，完成了煤礦企業兼并重組和關閉整頓工作，目前，我公司有3個在建大型礦井項目、24個資源整合礦井項目，由于這些新建礦井及接收礦井檔案管理工作十分薄弱，我們必須對其檔案工作進行統一管理，確保公司檔案工作順利開展，為此，我們分別對老礦井、新礦井制定管理辦法，狠抓重點、分別對待、統一指揮，開展了檔案定期定向指導、調研、回查等活動，并每年組織兩次檔案業務培訓班、一次業務技能競賽活動，確保檔案工作按照公司統一布署順利開展。

3、優化檔案工作制度體系，統一檔案工作制度與標準

企業檔案形成于企業各項工作和活動之中，涉及范圍較廣，為保證企業檔案工作正常開展和有效管理，檔案管理機構必須發揮統一領導職能，建立統一的企業檔案工作制度體系，包括：檔案工作規章、管理制度與業務規范。

制定企業檔案工作規章，企業檔案規章制度屬企業內部管理范圍，具有約束性、權威性、穩定性的特點，所屬部門、單位、人員必須共同遵守。檔案規章制度主要包括：企業檔案工作崗位責任制、企業檔案工作規定、檔案工作責任追究制度、檔案管理應急預案等。企業檔案工作規章對維護企業檔案完整、安全，對企業檔案工作正常開展，具有十分重要的作用。

制定企業檔案管理制度，企業檔案管理制度由企業權威部門制定，并以企業的名義或綜合部門審核批準、頒布實施，檔案管理制度是企業辦事規程或行動準則，企業各部門及人員必須共同遵守。企業檔案管理制度包括：文件歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統計制度、檔案利用制度、檔案保密制度、電子檔案管理制度、檔案管理系統操作制度等。近年來，霍州煤電分別以霍煤電辦字（2004）483號文件、霍煤電檔字（2005）196號、（2004）484號、霍煤電檔字（2006）557號文件對上述制度進行了制定與發布，并根據執行需要，以霍煤電檔案發（2014）69號、霍煤電檔案函字（2014）25號文件對相關制度進行實時修訂。

制定企業檔案業務規范，企業檔案業務規范是指對企業檔案作業處理工作進行規定，由企業檔案管理部門制定并統一下發。企業業務規范包括：文件、檔案整理規范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規范等。霍州煤電分別以霍煤電辦字（2004）483號、霍煤電檔字（2005）196號、霍煤電辦字（2004）483號、霍煤電辦字（2005）16號等文件形式進行了下發，后以黨委辦發（2009）第3號、霍煤電檔字（2009）65號文件對相關規范進行了修訂。結合企業實際，制定了《霍州煤電重大項目檔案驗收實施細則》、《霍州煤電聲像檔案管理辦法》等一系列具有企業特點的檔案工作制度與管理考核辦法，確保檔案工作規范運行。

綜上所述，煤炭企業檔案管理模式應與企業管理體制相適應，檔案管理模式優化應與企業深化改革步調相協調，全面把握企業發展對檔案工作提出的新任務、新要求，完善檔案工作管理體制及運行機制建設，依法治檔，規范管檔，推動企業檔案工作持續有序發展。

（作者單位：霍州煤電集團公司檔案處）

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