企業(yè)檔案管理模式優(yōu)化的問題

龐如云

檔案管理工作是煤炭企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，檔案管理模式應(yīng)與企業(yè)管理體制相適應(yīng)，并隨著企業(yè)深化改革工作進(jìn)展情況，進(jìn)行相應(yīng)優(yōu)化、調(diào)整。

一、檔案管理模式定義及特點(diǎn)

檔案管理模式是指為達(dá)到完整保存、科學(xué)管理和有效利用檔案的目標(biāo)所采取的基本思想和方式，它具有綜合性、動態(tài)性、多元性的特點(diǎn)，綜合性是指檔案管理模式廣泛涉及單位內(nèi)部檔案管理體制、檔案管理方式、制度與標(biāo)準(zhǔn)；動態(tài)性是指檔案管理模式在單位的不同發(fā)展階段有不同的表現(xiàn)形式；多元性是指不同地區(qū)、不同類型的單位有不同的檔案管理模式。所有企業(yè)應(yīng)選擇科學(xué)的檔案管理模式，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求，為企業(yè)加強(qiáng)知識和技術(shù)儲備，促進(jìn)科技創(chuàng)新，增強(qiáng)核心競爭力，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供基礎(chǔ)服務(wù)。

二、煤炭企業(yè)檔案管理模式概況：

《中華人民共和國檔案法》指出，“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會各方面的利用”；“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)”?？梢哉J(rèn)為檔案管理包括宏觀管理體制和微觀管理體制兩個方面，前者是從國家、地區(qū)和專業(yè)系統(tǒng)的檔案事業(yè)的宏觀管理職能、組織原則和運(yùn)行機(jī)制。后者是從組織機(jī)構(gòu)自身的角度來具體確定本單位檔案工作的微觀管理模式、組織體系，運(yùn)行機(jī)制和基本管理形式。

煤炭企業(yè)檔案管理作為企業(yè)的基礎(chǔ)工作和智能決策支持系統(tǒng)，必須為煤礦的生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，堅(jiān)持管理創(chuàng)新以適應(yīng)煤礦的其他各項(xiàng)工作。相關(guān)研究表明，煤炭檔案管理模式必須與煤炭企業(yè)管理體制相一致，目前，我國大型國有煤炭企業(yè)檔案管理體制是：在國家各級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)下，以法律法規(guī)為依據(jù)，堅(jiān)持以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理原則，采取集中領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的模式：集中領(lǐng)導(dǎo)是指集團(tuán)公司設(shè)置檔案處（館），按照《檔案法》的要求，行使兩種職能，一是管理集團(tuán)公司全宗內(nèi)各門類檔案實(shí)體，接收、保管公司各部室形成檔案；二是公司檔案處統(tǒng)一制訂集團(tuán)范圍內(nèi)檔案工作的規(guī)章制度，開展所屬企業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；分級管理主要體現(xiàn)在，所屬單位形成的檔案由本單位檔案室負(fù)責(zé)保管，不向集團(tuán)公司檔案館移交。

煤炭企業(yè)實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的檔案管理模式，有利于企業(yè)檔案管理與檔案利用工作的順利開展，然而，隨著企業(yè)管理體制的改革和創(chuàng)新，企業(yè)檔案工作管理模式也應(yīng)不斷革新、優(yōu)化。

三、優(yōu)化煤炭企業(yè)檔案管理模式實(shí)踐探索

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涵蓋了檔案的組織體系、管理體制、運(yùn)行機(jī)制、管理方式等方面。目前，煤炭企業(yè)采取了集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的模式，提高了檔案管理效率，但大型煤炭企業(yè)所屬各單位在檔案管理方面仍存在著管理基礎(chǔ)及管理水平參差不齊，管理區(qū)域分散，管理工作側(cè)重有別等問題，為整體提高集團(tuán)公司檔案管理水平，適應(yīng)“深化改革”新形勢的煤炭企業(yè)管理要求，我們需要從多方面進(jìn)行實(shí)踐探索，優(yōu)化煤炭企業(yè)檔案管理模式。

（一）煤炭企業(yè)檔案組織體系優(yōu)化探索

加強(qiáng)組織體系建設(shè)，旨在為企業(yè)檔案工作的開展提供組織保障，理順企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系及工作體系，滿足檔案工作管理全過程需要，可從以下幾個方面實(shí)施。

1、確定檔案工作領(lǐng)導(dǎo)

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》規(guī)定：“企業(yè)檔案工作應(yīng)確定三個層次的領(lǐng)導(dǎo)，包括企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)，職能或承辦部門、各項(xiàng)目工作部門負(fù)責(zé)人，檔案部門的負(fù)責(zé)人”，組成企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體系，為此，我們確定了由集團(tuán)公司黨委常務(wù)副記為分管領(lǐng)導(dǎo)（公司各二級立檔單位由黨委書記或黨總支書記分管），各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案工作負(fù)責(zé)人，集團(tuán)公司黨委辦主任（兼檔案館館長）為檔案部門負(fù)責(zé)人的組織領(lǐng)導(dǎo)體系，體系的組建基于集團(tuán)公司檔案館隸屬于黨委辦公室的企業(yè)管理體制，實(shí)踐顯示，鑒于企業(yè)黨委書記在領(lǐng)導(dǎo)集體及企業(yè)活動中的權(quán)威性及重要地位，由此建立的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系為企業(yè)順利開展檔案工作的起到關(guān)鍵作用。

2、設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》要求“企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置專門的檔案機(jī)構(gòu)，或指定負(fù)責(zé)檔案工作的機(jī)構(gòu)，大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立檔案館”，大型煤炭企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置基本上與企業(yè)創(chuàng)建與發(fā)展同步進(jìn)行，都設(shè)有專門檔案管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)企業(yè)檔案管理的職能。諸如：1958年，霍縣礦務(wù)局成立，同年設(shè)立了局檔案室（各下屬單位同時設(shè)立檔案室）；1997年，局檔案室被國家檔案局公布為全國第一批企業(yè)檔案館；2000年，隨著企業(yè)改制，成立霍州煤電集團(tuán)檔案館；2013年，公司成立檔案處（與黨委辦合署辦公），處、館執(zhí)行一套成員，兩個牌子辦公體制，履行檔案工作管理及檔案資料的保管職能。截止2013年底，公司共設(shè)有一個檔案處（館）、 47個二級檔案室，基本實(shí)現(xiàn)了企業(yè)資產(chǎn)管理到哪里，企業(yè)檔案管理就延伸到哪里的自然關(guān)系，為企業(yè)檔案工作順利開展提供了基本保證。

3、配備檔案管理人員

企業(yè)應(yīng)配備與生產(chǎn)、經(jīng)營和管理相適應(yīng)的專、兼職檔案員工作隊(duì)伍，檔案工作延伸到企業(yè)的每個部門每項(xiàng)工作中，各部門需指定具體的人員來負(fù)責(zé)檔案的收集整理工作，即建立兼職檔案員工作隊(duì)伍，落實(shí)細(xì)節(jié)管理；同時，企業(yè)更需要有一定數(shù)量的專職檔案人員專門從事企業(yè)檔案工作的組織、規(guī)劃、檢查、指導(dǎo)，即配備專職檔案員工作隊(duì)伍，全面管理企業(yè)檔案工作。截止目前，公司共有專職檔案員70人，兼職檔案員481人，專職檔案員中檔案專業(yè)職稱高級1人，中級15人，初級22人，其他系列職稱32人，大專以上學(xué)歷占到87%；制定了檔案人員管理制度，要求各單位專、兼職檔案員工作調(diào)整時，及時在公司檔案處備案，確保檔案工作隊(duì)伍的穩(wěn)定及檔案工作質(zhì)量。

4、建立檔案工作體系

企業(yè)檔案工作體系是企業(yè)檔案的管理結(jié)構(gòu)、工作結(jié)構(gòu)，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身企業(yè)管理模式，建立企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使企業(yè)檔案工作在企業(yè)管理各個環(huán)節(jié)中形成網(wǎng)狀管理體系，形成層層負(fù)責(zé)的管理機(jī)制。該網(wǎng)絡(luò)將檔案管理崗位責(zé)任制與管理體系相結(jié)合，從而保證檔案工作系統(tǒng)工程的運(yùn)轉(zhuǎn)靈活。結(jié)合實(shí)際，公司建立了以集團(tuán)公司黨委常務(wù)副書記為分管理領(lǐng)導(dǎo)、黨委辦主任（兼檔案館館長）為檔案工作負(fù)責(zé)人，企業(yè)各職能部室負(fù)責(zé)人、兼職檔案人員及所屬單位檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案室的檔案工作體系。具體建立模式如下：endprint

公司以霍煤電黨發(fā)（2004）49號文件，理順了公司檔案管理體制，構(gòu)建了檔案組織體系，確定了檔案業(yè)務(wù)垂直管理方式，聘任了兼職檔案員隊(duì)伍，體系的構(gòu)建為公司檔案工作順利開展提供組織保證。

（二）煤炭企業(yè)檔案管理體制優(yōu)化探索

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）規(guī)定：“企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)”，“企業(yè)應(yīng)維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全”。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，表明在企業(yè)資產(chǎn)管理范圍內(nèi)，企業(yè)對所屬單位檔案工作執(zhí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)；統(tǒng)一管理，包括企業(yè)對檔案的直接管理與間接管理；統(tǒng)一制度與統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，指對所屬單位有關(guān)檔案工作制度、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)要統(tǒng)一。為此，我們可從以下幾方面優(yōu)化企業(yè)檔案管理模式。

1、強(qiáng)化檔案監(jiān)督指導(dǎo)職能，確保企業(yè)檔案統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)

統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)有兩層涵義：一是檔案工作與企業(yè)其他工作一樣，需要有統(tǒng)領(lǐng)部門，二是企業(yè)檔案部門對下屬單位檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌管理，具有監(jiān)督、指導(dǎo)功能。具體實(shí)踐為：公司檔案工作統(tǒng)領(lǐng)部門為企業(yè)各級黨委辦公室，并接受垂直管理，我們每年初下發(fā)文件對公司全年檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一安排、布署，并監(jiān)督其落實(shí)，制定了《霍煤集團(tuán)各立檔單位檔案管理工作考核內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)》、《霍煤集團(tuán)各職能部室檔案工作月度百分制考核內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)》、《霍州煤電集團(tuán)資源整合礦井檔案管理工作月度考核辦法及標(biāo)準(zhǔn)》等檔案工作監(jiān)督、考核辦法，隨同黨委工作檢查開展工作，將檢查結(jié)果納入霍州煤電經(jīng)營績效考核體系兌現(xiàn)。另外，公司每年還開展兩次公司范圍內(nèi)的檔案系統(tǒng)檢查、指導(dǎo)工作。

2、優(yōu)化企業(yè)檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案統(tǒng)一管理

企業(yè)檔案統(tǒng)一管理有兩方面內(nèi)容：一是企業(yè)對檔案實(shí)體進(jìn)行統(tǒng)一管理，二是企業(yè)對檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理。企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，企業(yè)檔案館是企業(yè)獲取知識、信息的集中場所，我們必須深化認(rèn)識，樹立企業(yè)檔案資產(chǎn)觀，統(tǒng)一管理檔案，發(fā)揮企業(yè)檔案作為重要生產(chǎn)要素的作用。

企業(yè)檔案實(shí)體管理也可理解為企業(yè)檔案直接管理，是指公司檔案處（館）對各職能部門形成檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，并對部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)。為此，我們執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定了霍州煤電文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等規(guī)章制度，完成了公司檔案的收集、整理、保管、鑒定統(tǒng)計(jì)和利用工作。目前，公司檔案館分管理類檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案、榮譽(yù)實(shí)物檔案、電子檔案等門類，將各部室形成的約5萬卷、2萬件文件資料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理；制定了《霍煤集團(tuán)兼職檔案員工作標(biāo)準(zhǔn)和兼職檔案員工作例會制度》，將部門檔案工作納入公司業(yè)績考核范圍，毎季度召開一次工作例會，對部門檔案工作進(jìn)行安排、指導(dǎo)。

企業(yè)檔案工作統(tǒng)一管理也可理解為企業(yè)檔案間接管理，是指企業(yè)集團(tuán)對所屬單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。煤炭企業(yè)檔案管理體制受企業(yè)發(fā)展模式的影響，當(dāng)代煤炭企業(yè)呈現(xiàn)快速發(fā)展趨勢，規(guī)劃實(shí)施了大批新建項(xiàng)目，加之，山西省以組建煤炭旗艦型企業(yè)為重點(diǎn)，完成了煤礦企業(yè)兼并重組和關(guān)閉整頓工作，目前，我公司有3個在建大型礦井項(xiàng)目、24個資源整合礦井項(xiàng)目，由于這些新建礦井及接收礦井檔案管理工作十分薄弱，我們必須對其檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保公司檔案工作順利開展，為此，我們分別對老礦井、新礦井制定管理辦法，狠抓重點(diǎn)、分別對待、統(tǒng)一指揮，開展了檔案定期定向指導(dǎo)、調(diào)研、回查等活動，并每年組織兩次檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、一次業(yè)務(wù)技能競賽活動，確保檔案工作按照公司統(tǒng)一布署順利開展。

3、優(yōu)化檔案工作制度體系，統(tǒng)一檔案工作制度與標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)檔案形成于企業(yè)各項(xiàng)工作和活動之中，涉及范圍較廣，為保證企業(yè)檔案工作正常開展和有效管理，檔案管理機(jī)構(gòu)必須發(fā)揮統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)職能，建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案工作制度體系，包括：檔案工作規(guī)章、管理制度與業(yè)務(wù)規(guī)范。

制定企業(yè)檔案工作規(guī)章，企業(yè)檔案規(guī)章制度屬企業(yè)內(nèi)部管理范圍，具有約束性、權(quán)威性、穩(wěn)定性的特點(diǎn)，所屬部門、單位、人員必須共同遵守。檔案規(guī)章制度主要包括：企業(yè)檔案工作崗位責(zé)任制、企業(yè)檔案工作規(guī)定、檔案工作責(zé)任追究制度、檔案管理應(yīng)急預(yù)案等。企業(yè)檔案工作規(guī)章對維護(hù)企業(yè)檔案完整、安全，對企業(yè)檔案工作正常開展，具有十分重要的作用。

制定企業(yè)檔案管理制度，企業(yè)檔案管理制度由企業(yè)權(quán)威部門制定，并以企業(yè)的名義或綜合部門審核批準(zhǔn)、頒布實(shí)施，檔案管理制度是企業(yè)辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則，企業(yè)各部門及人員必須共同遵守。企業(yè)檔案管理制度包括：文件歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案利用制度、檔案保密制度、電子檔案管理制度、檔案管理系統(tǒng)操作制度等。近年來，霍州煤電分別以霍煤電辦字（2004）483號文件、霍煤電檔字（2005）196號、（2004）484號、霍煤電檔字（2006）557號文件對上述制度進(jìn)行了制定與發(fā)布，并根據(jù)執(zhí)行需要，以霍煤電檔案發(fā)（2014）69號、霍煤電檔案函字（2014）25號文件對相關(guān)制度進(jìn)行實(shí)時修訂。

制定企業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，企業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范是指對企業(yè)檔案作業(yè)處理工作進(jìn)行規(guī)定，由企業(yè)檔案管理部門制定并統(tǒng)一下發(fā)。企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)范包括：文件、檔案整理規(guī)范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規(guī)范等?；糁菝弘姺謩e以霍煤電辦字（2004）483號、霍煤電檔字（2005）196號、霍煤電辦字（2004）483號、霍煤電辦字（2005）16號等文件形式進(jìn)行了下發(fā)，后以黨委辦發(fā)（2009）第3號、霍煤電檔字（2009）65號文件對相關(guān)規(guī)范進(jìn)行了修訂。結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定了《霍州煤電重大項(xiàng)目檔案驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則》、《霍州煤電聲像檔案管理辦法》等一系列具有企業(yè)特點(diǎn)的檔案工作制度與管理考核辦法，確保檔案工作規(guī)范運(yùn)行。

綜上所述，煤炭企業(yè)檔案管理模式應(yīng)與企業(yè)管理體制相適應(yīng)，檔案管理模式優(yōu)化應(yīng)與企業(yè)深化改革步調(diào)相協(xié)調(diào)，全面把握企業(yè)發(fā)展對檔案工作提出的新任務(wù)、新要求，完善檔案工作管理體制及運(yùn)行機(jī)制建設(shè)，依法治檔，規(guī)范管檔，推動企業(yè)檔案工作持續(xù)有序發(fā)展。

（作者單位：霍州煤電集團(tuán)公司檔案處）

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