建設“三個體系”的探索與實踐

石瑞

建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系和確保檔案安全保密的檔案安全體系（三個體系），更好地為服務當地經濟和社會各項建設而儲備豐富的檔案資料，及時有效地為廣大群眾、社會團體、機關單位提供豐富、系統、快捷的檔案信息服務，是檔案工作的主要任務，也是檔案館的工作核心。

一、建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系，關鍵要擴大收集范圍，強化收集力度

檔案收集是檔案工作的起點，是檔案資源建設的基礎。國家綜合檔案館要根據國家檔案歸屬和流向有關規定，依法按規定期限接收進館范圍的檔案，不斷豐富館藏。要依法開展檔案信息資源調查，徹底摸清本區域應當進館而未進館檔案的數量，制定合理可行的檔案接收計劃，從而開展有序的檔案接收工作。要根據歷史和現實需要規劃檔案收集范圍，加強對各類有參考和任證價值檔案的收集，有重點、有計劃地征集散失的珍貴檔案，注意征集具有地方特色和部門特色、反映城鄉變遷等與人民群眾生活密切相關的檔案信息，優化館藏檔案結構。就拿朔州市檔案館舉例，在檔案資源建設方面要做好五個方面的工作：（1）將全市的機關、醫院、重點學校及重點企業的檔案應收盡收全部入館，不留空白。（2）向幼兒園、社區居委會、“610”辦公室、文明單位和社區初保站家庭健康檔案五個方面進行檔案收集的延伸。（3）加大名人檔案的征集力度，將社會主義革命建設時期和改革開放以來為朔州革命建設做出突出貢獻和業績的社會名人檔案征集起來，挖掘利用人才資源，發揮名人檔案的社會效應。（4）加大古代和舊政權檔案的征集力度，將散落在民間珍貴的古代歷史檔案特別是明清檔案和舊政權檔案，盡最大努力征集起來，豐富館藏，突出館藏特色。（5）要加強與涉農單位的聯系，爭取他們的支持，做好農業農村檔案的收集工作。

二、建立健全方便人民群眾的檔案利用體系，關鍵要整合檔案資源，提升服務水平

整合檔案資源，是提高檔案利用價值的有效途徑。檔案資源的價值，通常概括為憑證價值（原始價值）和參考價值（文化價值）。就檔案的憑證價值而言，不僅僅對形成單位的日后工作具有憑證價值，對其它社會群眾同樣具有憑證價值。通過對檔案資源的整合和利用，就能在管理社會事務中，尤其是辦理行政審批中，把已形成的大量涉及社會大眾的檔案，作為政府日后工作查考的依據，也是當事人日后查考的依據。例如婚姻登記、工商登記、就業登記、失業登記、資格認證檔案等，對公眾來說具有重要查考價值。

創新服務手段，是提升服務水平的根本。在做好日常查閱服務的基礎上，加強檔案數字化工作，借助網絡實現檔案的信息化服務。計算機管理和應用檔案是實現信息化服務手段的前提，要將檔案內容按照黨群工作、行政管理、業務管理、科研教學、基本建設、儀器設備、財會等分門別類地輸入計算機，實現檔案檢索的快捷、方便、高效，使查檔變得省時省力，達到查檔工作質的飛躍。在計算機管理檔案的基礎上，通過網絡、電信手段實行函電代查、網上查閱等檔案信息化服務。同時也要開展檔案利用輔導以及跟蹤服務、熱線服務、親情服務、休息日服務等人性化服務方式，廣泛開展檔案服務進社區、進農村、進廠礦、進街頭、進家庭等主動服務。更新服務體系，建立健全已公開政府信息和現行文件利用服務，面向社會提供民生政策檔案服務。打造民生檔案管理新格局，推進社會保障檔案管理和利用規范化，深化民營企業、改制企業檔案管理和利用工作，以城市街道、社區檔案室和農村鄉鎮、村檔案室為依托，大力推進民生領域檔案規范化建設，大力加強民生檔案開發利用。檔案館室都要按照“一張笑臉相迎、一把椅子讓座、一杯清茶暖心、一腔熱情服務、一身正氣辦事、一句好話送行”的“六個一”標準開展好查檔服務，改進服務態度、優化服務環境、提高服務質量，把接待工作做到查檔者忐忑而來、滿意而歸。

三、建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系，關鍵要加強館庫建設，強化設備配置

檔案館是一個地區政治、經濟、文化、科學技術等珍貴、重要檔案的保管基地，也是公眾和各部門查詢利用檔案資料的服務中心。所以，為適應社會經濟不斷發展的需要，把各級國家綜合檔案館建設成設施現代，功能齊全，布局合理，環境優美的新型檔案館勢在必行。（1）不斷完善檔案館的現代化設備配置，提高辦公自動化水平，加強信息網絡建設，實現館藏檔案的信息化管理和應用。（2）要鼓勵政府多方籌資，盡快改建、擴建、新建檔案館，有條件的地區要按照50年規劃標準設計建設新館。（3）要更換一些檔案部門老化的計算機設備，有條件的單位要建立局域內部網和檔案資料信息網站，實現檔案工作的社會公眾信息化服務。（4）要通過開展業務指導，達標升級活動，推進檔案基礎建設。強化檔案業務指導，達標升級活動，按照“依法行政，加強監督，提供服務”的要求，健全和完善涉檔單位的檔案工作。（5）要強化依法治檔，加強對《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《保密法》等檔案法律、法規的宣傳，增強社會公眾的檔案意識和檔案安全意識。加強檔案工作人員的保密知識培訓，在檔案工作人員中有計劃，有步驟地開展保密知識的學習培訓，培訓覆蓋面達到100% ，全面增強檔案工作人員的法制觀念，保密觀念，做到知法守法，養成保密的習慣，學會用法律手段管理檔案事業，有效地管理和利用檔案，更好地為當地經濟建設和社會發展服務。檔案部門要經常深入開展檔案執法監督，全方位、有重點、經常性地開展執法檢查活動，同時加強與政府部門和其它執法部門的通力合作，做到敢于執法、嚴格監督 ，提高依法治檔案工作水平。

四、 全面推進“三個體系” 建設，必須加強教育，提高技能，抓好檔案隊伍建設

實施科教興檔和人才強檔戰略，是做好檔案“三個體系”建設的保證。各級檔案部門要在當地黨委、政府的領導下，全面貫徹執行檔案法律法規，按照建設和諧社會和科學發展觀的要求，緊緊圍繞檔案干部隊伍建設的實際，認真做好檔案干部的教育培訓和管理工作，培養和造就一支高素質的檔案專業技術隊伍。要加強對檔案管理人員的培訓，特別是要抓好對檔案局、館長的培訓。要組織檔案管理人員積極參加上級檔案部門舉辦的培訓班。通過培訓，造就一批能夠擔當起新形勢下發展檔案事業重任的檔案管理人才。要實行檔案工作人員全員培訓和持證上崗制度。凡是新上崗（在崗）和轉崗的檔案工作人員，必須經過相應崗位知識和技能的應知、應會培訓，通過資格認定并取得上崗證，方可從事檔案工作崗位的工作。要注重檔案師資隊伍的建設。努力提高全市檔案業務指導的整體水平，要實施“檔案科學人才工程”，重點培養專家級檔案人才和檔案學領域的學科帶頭人。要積極創造條件，使檔案干部和工作人員有機會到沿海發達地區接受新知識、新理論、新技術的學習培訓和參觀考察，讓學員開闊眼界，開闊思路，增長知識，增長見識，學習先進發達地區檔案工作的好經驗和新的管理機制、管理模式，全力推進建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系。

（作者單位：山西省朔州市檔案局）endprint