關(guān)于重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作的思考

張明方

內(nèi)容提要：當(dāng)前重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作發(fā)展不盡人意，存在諸多問(wèn)題，文章論述了做好重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作的積極意義，并著重探討了做好此項(xiàng)工作的應(yīng)對(duì)之策。

關(guān) 鍵 詞：重點(diǎn)工程 檔案工作 思考

為加快經(jīng)濟(jì)發(fā)展搶占經(jīng)濟(jì)建設(shè)制高點(diǎn)，各地區(qū)積極推進(jìn)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型升級(jí)，大力招商引資，為實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)又好又快發(fā)展提供了強(qiáng)有力的支撐。作為重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)重要組成部分的檔案工作，如何找準(zhǔn)著力點(diǎn)，提高管理水平，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，就成為擺在各級(jí)檔案部門(mén)面前的一項(xiàng)重要任務(wù)，也成為各級(jí)檔案部門(mén)圍繞中心、服務(wù)大局的具體體現(xiàn)。

一、意義

重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案，是對(duì)項(xiàng)目建設(shè)整個(gè)過(guò)程的原始記錄。做好重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化既有重要的現(xiàn)實(shí)意義，又有深遠(yuǎn)的歷史意義。

1、是提高項(xiàng)目工程管理水平的重要手段

項(xiàng)目工程建設(shè)從申請(qǐng)立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收、交付使用，從日常管理到階段總結(jié)等各個(gè)環(huán)節(jié)在項(xiàng)目工程建設(shè)檔案中均可得到真實(shí)反映。這些檔案不僅是建設(shè)單位和業(yè)主單位項(xiàng)目使用、管理及改擴(kuò)建的主要依據(jù)，也是轉(zhuǎn)為固定資產(chǎn)、審計(jì)核查、明確權(quán)屬和維護(hù)權(quán)益的有效憑證，同時(shí)還是項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)、土地規(guī)劃、市容環(huán)境等城市管理的原始載體。由此可見(jiàn)，項(xiàng)目工程建設(shè)檔案是項(xiàng)目工程建設(shè)不可分割的組成部分，是成為提高項(xiàng)目工程建設(shè)管理水平的重要手段，也成為檢驗(yàn)項(xiàng)目工程建設(shè)是否堅(jiān)持高起點(diǎn)規(guī)劃、高標(biāo)準(zhǔn)要求、高水平管理的重要標(biāo)志。

2、可以為建設(shè)施工單位積累經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)儲(chǔ)備

重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案包括：項(xiàng)目立項(xiàng)、建設(shè)配套、設(shè)備安裝運(yùn)行、竣工驗(yàn)收、交付使用等各個(gè)工作環(huán)節(jié)中形成的文件材料。涉及到立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等多個(gè)部門(mén)和單位，它內(nèi)容豐富、載體多樣。這些豐富詳實(shí)的檔案材料是各部門(mén)工作人員在工作實(shí)踐中直接形成的，凝聚著工程技術(shù)人員的大量心血。透過(guò)這些檔案資料，既可以看到成功的經(jīng)驗(yàn)，也可以找到失敗的教訓(xùn)。平時(shí)注重積累這些檔案資料，可以為日后正常開(kāi)展工作提供借鑒，避免走許多彎路。同時(shí)，這些檔案資料也自然而然地成為工程建設(shè)技術(shù)儲(chǔ)備的載體，它為日后工程技術(shù)人員創(chuàng)新發(fā)展打下了基礎(chǔ)。因此，檔案部門(mén)務(wù)必要重視重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案的平時(shí)歸檔工作，這是建設(shè)施工單位積累經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行技術(shù)儲(chǔ)備的重要途徑。

3、可有效維護(hù)國(guó)家和企業(yè)利益

由于檔案具有憑證和查考作用，同樣重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案也具有這一特殊屬性。它不僅是土地、規(guī)劃、市容等城市管理的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，也是項(xiàng)目使用、管理和改擴(kuò)建不可或缺的重要依據(jù)。同時(shí)，還能為審計(jì)、紀(jì)檢、監(jiān)察部門(mén)打擊違法犯罪提供重要線索和法律憑證，成為政府有關(guān)部門(mén)加強(qiáng)監(jiān)管的重要手段。做好重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作，既能為維護(hù)國(guó)家和企業(yè)合法權(quán)益、防止資產(chǎn)流失提供有效憑證，也能為本地區(qū)經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展留下寶貴資源，還能在保護(hù)城市文化遺產(chǎn)，提升文化品位等方面發(fā)揮重要作用。所以，加強(qiáng)重點(diǎn)工程建設(shè)檔案工作，亦可成為維護(hù)國(guó)家和企業(yè)利益的有效手段。

二、問(wèn)題

重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)事關(guān)本地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展后勁，備受各級(jí)政府領(lǐng)導(dǎo)高度重視。但是，重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作發(fā)展卻遠(yuǎn)不盡人意，有的地方和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此沒(méi)有引起足夠重視，工作力度不大，規(guī)章制度形同虛設(shè)。重點(diǎn)工程建設(shè)與檔案工作一手硬一手軟，導(dǎo)致重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案管理工作相對(duì)滯后，使檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用得不到保障。

（一）、社會(huì)檔案意識(shí)不強(qiáng)

許多部門(mén)只關(guān)注重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)的立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、施工進(jìn)度、資金調(diào)度等，而在此過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件材料的管理往往被忽視。檔案意識(shí)淡薄，導(dǎo)致許多檔案不能收集齊全完整，檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率大打折扣，工程檔案的成套性、科學(xué)性、真實(shí)性得不到有效保障，直接影響日后檔案的有效利用，使檔案的作用得不到最大限度的發(fā)揮。

（二）、沒(méi)有建立起完善的檔案管理制度

許多項(xiàng)目建設(shè)單位、業(yè)主單位及監(jiān)理等單位，沒(méi)有建立起較完善的檔案收集、歸檔、保管、鑒定、利用等制度，即便是建立起來(lái)或是制定的不規(guī)范，或是沒(méi)有得到有效的貫徹落實(shí)。由于檔案管理機(jī)制存在缺陷，檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)不能有效銜接，致使各單位各部門(mén)之間檔案工作目標(biāo)不明、職責(zé)不清，缺乏有效的配合與溝通，檔案材料的齊全完整得不到保證，檔案的安全保管也受到威脅。檔案工作成為日后項(xiàng)目工程維修、改擴(kuò)建、技術(shù)升級(jí)的短板。

（三）、檔案人員素質(zhì)與檔案工作要求不相適應(yīng)

在重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)中，大部分單位沒(méi)有配備專職檔案員，一般是兼職為主，有的甚至是身兼數(shù)職。檔案人員變換頻繁，流動(dòng)性大，大部分檔案人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，檔案業(yè)務(wù)不熟悉，缺乏工程檔案知識(shí)，不懂得國(guó)家對(duì)工程建設(shè)檔案工作的政策、法規(guī)，不知道檔案業(yè)務(wù)工作的規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)。隨著檔案工作的不斷發(fā)展，社會(huì)各界對(duì)檔案工作重視程度的逐步提高，檔案人員的現(xiàn)有素質(zhì)與檔案工作的要求不相適應(yīng)，提高檔案人員的綜合素質(zhì)成為搞好重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。

三、對(duì)策

做好重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)工程檔案工作是我們每一個(gè)檔案工作者義不容辭的職責(zé)。如何根據(jù)現(xiàn)狀，提高重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作管理水平，筆者認(rèn)為應(yīng)做好以下幾項(xiàng)工作：

（一）、統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)

抓項(xiàng)目就是抓新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)，就是抓發(fā)展后勁；抓好重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作，就是檔案工作者主動(dòng)融入經(jīng)濟(jì)建設(shè)的實(shí)際行動(dòng)，這已成為檔案工作者的共識(shí)。因此，檔案行政管理部門(mén)要切實(shí)采取多種形式加大對(duì)檔案工作的宣傳力度，組織重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)相關(guān)單位負(fù)責(zé)人及員工認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案工作政策、法規(guī)及有關(guān)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案規(guī)章制度，理清經(jīng)濟(jì)建設(shè)與檔案工作的關(guān)系，不斷提高地方領(lǐng)導(dǎo)、主管部門(mén)、參建單位領(lǐng)導(dǎo)及工作人員對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作的認(rèn)識(shí)，真正從思想上引起足夠的重視。要把檔案宣傳工作列入相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，營(yíng)造出一種人人重視檔案，人人支持檔案工作的氛圍，樹(shù)立起抓好檔案工作，就是提高管理水平，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的理念。只有大家統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，檔案工作才能真正步入良性發(fā)展的軌道。endprint

（二）、健全機(jī)制，科學(xué)管理

重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，項(xiàng)目主管單位和法人單位一定要積極配合，堅(jiān)持項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，執(zhí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理的原則，建立起以項(xiàng)目法人為主體的項(xiàng)目檔案管理機(jī)制。項(xiàng)目法人對(duì)項(xiàng)目建設(shè)檔案工作負(fù)總責(zé)，要把項(xiàng)目檔案管理工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理計(jì)劃和工作程序，納入項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)工作職責(zé)和相關(guān)人員的崗位責(zé)任制。建立起項(xiàng)目檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目技術(shù)員、資料員的檔案工作職責(zé)，明確參建各方的檔案工作職責(zé)。制定檔案規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)與管理，將項(xiàng)目建設(shè)檔案工作貫穿于項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程。

參建單位要按照“誰(shuí)形成文件材料，誰(shuí)立卷歸檔”的原則，將項(xiàng)目檔案工作納入相關(guān)人員崗位職責(zé)，保證項(xiàng)目檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。要形成以項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為管理核心，以崗位職責(zé)為依據(jù)，以監(jiān)理控制為手段 ，在檔案行政管理部門(mén)、項(xiàng)目主管部門(mén)及參建單位全方位參與下，實(shí)施事先介入、事中控制、事后驗(yàn)收把關(guān)的全過(guò)程控制的項(xiàng)目檔案管理機(jī)制，確保項(xiàng)目檔案管理工作落到實(shí)處。同時(shí)，要把項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔工作列入項(xiàng)目檔案管理環(huán)節(jié)之中，做到同部署、同檢查、同驗(yàn)收、同總結(jié)“四同步”，即：下達(dá)部署項(xiàng)目工作計(jì)劃與該項(xiàng)目形成文件材料歸檔相同步，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況相同步，驗(yàn)收項(xiàng)目工程竣工與驗(yàn)收項(xiàng)目工程文件材料歸檔情況相同步，項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完全歸檔相同步。通過(guò)對(duì)檔案工作的科學(xué)管理，真正確保項(xiàng)目工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。

（三）、積極培訓(xùn)，精心指導(dǎo)

檔案行政管理部門(mén)要以做好重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作為抓手，增強(qiáng)為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的主動(dòng)性，深入一線調(diào)查研究，充分掌握一線檔案工作的第一手材料，采取切實(shí)可行的措施為重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作服務(wù)。特別是要根據(jù)實(shí)際情況，把加強(qiáng)一線檔案隊(duì)伍建設(shè)作為重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作的一項(xiàng)重要任務(wù)來(lái)抓，把提高一線檔案隊(duì)伍素質(zhì)作為檔案部門(mén)工作的重中之重，有針對(duì)性地開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高提高檔案人員的實(shí)際操作技能和檔案理論水平，為搞好重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

檔案行政管理部門(mén)要派出精干的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員主動(dòng)深入項(xiàng)目工程建設(shè)單位，幫助他們構(gòu)建起檔案工作組織機(jī)構(gòu)，建立健全檔案工作各項(xiàng)管理制度，將檔案工作的相關(guān)法規(guī)、管理規(guī)范和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)傳授給基層檔案人員。檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)根據(jù)重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)的主要特征，深入施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行跟蹤服務(wù)，對(duì)歸檔文件材料全程監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)幫助解決。總之，通過(guò)檔案部門(mén)業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的熱情服務(wù)和精心指導(dǎo)，積極推進(jìn)檔案工作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的能力。

（四）、依法行政，加強(qiáng)監(jiān)督

做好重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，這既是項(xiàng)目管理者的責(zé)任，也是檔案行政管理部門(mén)的使命。檔案行政管理部門(mén)要進(jìn)一步強(qiáng)化法制觀念，堅(jiān)持依法行政，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目工作實(shí)施有效的監(jiān)管和到位的指導(dǎo)。一是加大執(zhí)法檢查力度，依法對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)單位進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)違法行為及時(shí)查處。二是借鑒《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案登記管理辦法》建立項(xiàng)目工程建設(shè)檔案登記制度，加強(qiáng)重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案的監(jiān)管。三是搞好專項(xiàng)檔案驗(yàn)收，要根據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》等文件強(qiáng)化驗(yàn)收環(huán)節(jié)，對(duì)檔案不合格的工程建設(shè)項(xiàng)目，決不能通過(guò)竣工驗(yàn)收。四是部門(mén)聯(lián)動(dòng)，密切配合，檔案行政管理部門(mén)要與發(fā)改委、國(guó)資委、住建局等有關(guān)項(xiàng)目主管部門(mén)密切配合，齊抓共管，形成工作合力，在履行各自職能的同時(shí)，對(duì)項(xiàng)目檔案工作提出要求，提供服務(wù)。五是要充分利用現(xiàn)代化管理技術(shù)，豐富重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案管理手段，提高工作效率，提升管理水平，不斷推進(jìn)重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化?？傊?，著力通過(guò)加大依法行政力度，助推重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作走上科學(xué)化管理軌道，給力本地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

（作者單位：長(zhǎng)治市檔案局）endprint