關于重點項目工程建設檔案工作的思考

張明方

內容提要：當前重點項目工程建設檔案工作發展不盡人意，存在諸多問題，文章論述了做好重點項目工程建設檔案工作的積極意義，并著重探討了做好此項工作的應對之策。

關 鍵 詞：重點工程 檔案工作 思考

為加快經濟發展搶占經濟建設制高點，各地區積極推進經濟轉型升級，大力招商引資，為實現經濟建設又好又快發展提供了強有力的支撐。作為重點項目工程建設重要組成部分的檔案工作，如何找準著力點，提高管理水平，為經濟建設服務，就成為擺在各級檔案部門面前的一項重要任務，也成為各級檔案部門圍繞中心、服務大局的具體體現。

一、意義

重點項目工程建設檔案，是對項目建設整個過程的原始記錄。做好重點項目工程建設檔案工作，實現檔案管理規范化、標準化既有重要的現實意義，又有深遠的歷史意義。

1、是提高項目工程管理水平的重要手段

項目工程建設從申請立項到竣工驗收、交付使用，從日常管理到階段總結等各個環節在項目工程建設檔案中均可得到真實反映。這些檔案不僅是建設單位和業主單位項目使用、管理及改擴建的主要依據，也是轉為固定資產、審計核查、明確權屬和維護權益的有效憑證，同時還是項目標準、土地規劃、市容環境等城市管理的原始載體。由此可見，項目工程建設檔案是項目工程建設不可分割的組成部分，是成為提高項目工程建設管理水平的重要手段，也成為檢驗項目工程建設是否堅持高起點規劃、高標準要求、高水平管理的重要標志。

2、可以為建設施工單位積累經驗和技術儲備

重點項目工程建設檔案包括：項目立項、建設配套、設備安裝運行、竣工驗收、交付使用等各個工作環節中形成的文件材料。涉及到立項、設計、施工、監理等多個部門和單位，它內容豐富、載體多樣。這些豐富詳實的檔案材料是各部門工作人員在工作實踐中直接形成的，凝聚著工程技術人員的大量心血。透過這些檔案資料，既可以看到成功的經驗，也可以找到失敗的教訓。平時注重積累這些檔案資料，可以為日后正常開展工作提供借鑒，避免走許多彎路。同時，這些檔案資料也自然而然地成為工程建設技術儲備的載體，它為日后工程技術人員創新發展打下了基礎。因此，檔案部門務必要重視重點項目工程建設檔案的平時歸檔工作，這是建設施工單位積累經驗、進行技術儲備的重要途徑。

3、可有效維護國家和企業利益

由于檔案具有憑證和查考作用，同樣重點項目工程建設檔案也具有這一特殊屬性。它不僅是土地、規劃、市容等城市管理的重要基礎和依據，也是項目使用、管理和改擴建不可或缺的重要依據。同時，還能為審計、紀檢、監察部門打擊違法犯罪提供重要線索和法律憑證，成為政府有關部門加強監管的重要手段。做好重點項目工程建設檔案工作，既能為維護國家和企業合法權益、防止資產流失提供有效憑證，也能為本地區經濟文化發展留下寶貴資源，還能在保護城市文化遺產，提升文化品位等方面發揮重要作用。所以，加強重點工程建設檔案工作，亦可成為維護國家和企業利益的有效手段。

二、問題

重點項目工程建設事關本地區經濟發展后勁，備受各級政府領導高度重視。但是，重點項目工程建設檔案工作發展卻遠不盡人意，有的地方和部門領導對此沒有引起足夠重視，工作力度不大，規章制度形同虛設。重點工程建設與檔案工作一手硬一手軟，導致重點項目工程建設檔案管理工作相對滯后，使檔案的完整、準確、系統和有效利用得不到保障。

（一）、社會檔案意識不強

許多部門只關注重點項目工程建設的立項、審批、設計、施工進度、資金調度等，而在此過程中產生的各類文件材料的管理往往被忽視。檔案意識淡薄，導致許多檔案不能收集齊全完整，檔案的歸檔率、完整率、準確率大打折扣，工程檔案的成套性、科學性、真實性得不到有效保障，直接影響日后檔案的有效利用，使檔案的作用得不到最大限度的發揮。

（二）、沒有建立起完善的檔案管理制度

許多項目建設單位、業主單位及監理等單位，沒有建立起較完善的檔案收集、歸檔、保管、鑒定、利用等制度，即便是建立起來或是制定的不規范，或是沒有得到有效的貫徹落實。由于檔案管理機制存在缺陷，檔案工作的各個環節不能有效銜接，致使各單位各部門之間檔案工作目標不明、職責不清，缺乏有效的配合與溝通，檔案材料的齊全完整得不到保證，檔案的安全保管也受到威脅。檔案工作成為日后項目工程維修、改擴建、技術升級的短板。

（三）、檔案人員素質與檔案工作要求不相適應

在重點項目工程建設中，大部分單位沒有配備專職檔案員，一般是兼職為主，有的甚至是身兼數職。檔案人員變換頻繁，流動性大，大部分檔案人員沒有經過專業培訓，檔案業務不熟悉，缺乏工程檔案知識，不懂得國家對工程建設檔案工作的政策、法規，不知道檔案業務工作的規程、標準。隨著檔案工作的不斷發展，社會各界對檔案工作重視程度的逐步提高，檔案人員的現有素質與檔案工作的要求不相適應，提高檔案人員的綜合素質成為搞好重點項目工程建設檔案工作的當務之急。

三、對策

做好重點項目建設工程檔案工作是我們每一個檔案工作者義不容辭的職責。如何根據現狀，提高重點項目工程建設檔案工作管理水平，筆者認為應做好以下幾項工作：

（一）、統一思想，提高認識

抓項目就是抓新的經濟增長點，就是抓發展后勁；抓好重點項目工程建設檔案工作，就是檔案工作者主動融入經濟建設的實際行動，這已成為檔案工作者的共識。因此，檔案行政管理部門要切實采取多種形式加大對檔案工作的宣傳力度，組織重點項目工程建設相關單位負責人及員工認真學習檔案工作政策、法規及有關重點建設項目的檔案規章制度，理清經濟建設與檔案工作的關系，不斷提高地方領導、主管部門、參建單位領導及工作人員對重點項目工程建設檔案工作的認識，真正從思想上引起足夠的重視。要把檔案宣傳工作列入相關領導的議事日程，營造出一種人人重視檔案，人人支持檔案工作的氛圍，樹立起抓好檔案工作，就是提高管理水平，促進經濟發展的理念。只有大家統一思想，提高認識，檔案工作才能真正步入良性發展的軌道。endprint

（二）、健全機制，科學管理

重點項目工程建設檔案工作要實現規范化、標準化管理，項目主管單位和法人單位一定要積極配合，堅持項目檔案工作與項目建設同步進行，執行統一領導，統一管理的原則，建立起以項目法人為主體的項目檔案管理機制。項目法人對項目建設檔案工作負總責，要把項目檔案管理工作納入項目建設管理計劃和工作程序，納入項目領導工作職責和相關人員的崗位責任制。建立起項目檔案工作網絡體系，明確項目負責人、項目技術員、資料員的檔案工作職責，明確參建各方的檔案工作職責。制定檔案規章制度和業務規范，強化檔案業務基礎建設與管理，將項目建設檔案工作貫穿于項目建設全過程。

參建單位要按照“誰形成文件材料，誰立卷歸檔”的原則，將項目檔案工作納入相關人員崗位職責，保證項目檔案的完整、系統、準確。要形成以項目負責人為管理核心，以崗位職責為依據，以監理控制為手段 ，在檔案行政管理部門、項目主管部門及參建單位全方位參與下，實施事先介入、事中控制、事后驗收把關的全過程控制的項目檔案管理機制，確保項目檔案管理工作落到實處。同時，要把項目檔案的收集、整理、歸檔工作列入項目檔案管理環節之中，做到同部署、同檢查、同驗收、同總結“四同步”，即：下達部署項目工作計劃與該項目形成文件材料歸檔相同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況相同步，驗收項目工程竣工與驗收項目工程文件材料歸檔情況相同步，項目總結與項目文件材料完全歸檔相同步。通過對檔案工作的科學管理，真正確保項目工程檔案的完整、準確、系統、安全。

（三）、積極培訓，精心指導

檔案行政管理部門要以做好重點項目工程建設檔案工作為抓手，增強為經濟建設服務的主動性，深入一線調查研究，充分掌握一線檔案工作的第一手材料，采取切實可行的措施為重點項目工程建設檔案工作服務。特別是要根據實際情況，把加強一線檔案隊伍建設作為重點項目工程建設檔案工作的一項重要任務來抓，把提高一線檔案隊伍素質作為檔案部門工作的重中之重，有針對性地開展檔案業務培訓，提高提高檔案人員的實際操作技能和檔案理論水平，為搞好重點項目工程建設檔案工作打下堅實基礎。

檔案行政管理部門要派出精干的業務指導人員主動深入項目工程建設單位，幫助他們構建起檔案工作組織機構，建立健全檔案工作各項管理制度，將檔案工作的相關法規、管理規范和業務標準傳授給基層檔案人員。檔案部門的業務指導人員應根據重點項目工程建設的主要特征，深入施工現場進行跟蹤服務，對歸檔文件材料全程監控，發現問題及時幫助解決。總之，通過檔案部門業務指導人員的熱情服務和精心指導，積極推進檔案工作為經濟建設服務的能力。

（四）、依法行政，加強監督

做好重點項目工程建設檔案工作，確保項目檔案的完整、準確、系統和有效利用，這既是項目管理者的責任，也是檔案行政管理部門的使命。檔案行政管理部門要進一步強化法制觀念，堅持依法行政，對建設項目工作實施有效的監管和到位的指導。一是加大執法檢查力度，依法對重點項目工程建設單位進行檢查，發現違法行為及時查處。二是借鑒《國家重大建設項目檔案登記管理辦法》建立項目工程建設檔案登記制度，加強重點項目工程建設檔案的監管。三是搞好專項檔案驗收，要根據《建設項目（工程）檔案驗收辦法》等文件強化驗收環節，對檔案不合格的工程建設項目，決不能通過竣工驗收。四是部門聯動，密切配合，檔案行政管理部門要與發改委、國資委、住建局等有關項目主管部門密切配合，齊抓共管，形成工作合力，在履行各自職能的同時，對項目檔案工作提出要求，提供服務。五是要充分利用現代化管理技術，豐富重點項目工程建設檔案管理手段，提高工作效率，提升管理水平，不斷推進重點項目工程建設檔案管理現代化。總之，著力通過加大依法行政力度，助推重點項目工程建設檔案工作走上科學化管理軌道，給力本地區經濟發展。

（作者單位：長治市檔案局）endprint