應用·應變·應急—剖析建筑企業檔案安全管理系統三要素

伊媛

當今世界，瞬息萬變。自然環境的遷演，政策制度的革新，技術手段的進步，無不給檔案的安全管理帶來嚴峻的挑戰。特別是建筑企業，隨著城市建設的發展，公司規模的擴大，檔案數量的增多，對檔案安全管理的要求必然會越來越高。因此，建筑企業檔案安全管理工作如果還是僅僅停留在十數年前庫房保管“八防”上，顯然已不能適應社會發展的需要。而建立檔案安全管理系統，才是目前建筑企業檔案工作的首要任務。

完整的建筑企業檔案管理系統由物質、制度和技術三個要素組成。認真剖析上述三要素，是建立檔案安全管理系統行之有效的最好途徑。

一、物質保證——建筑企業檔案安全管理系統的基礎

在建筑企業中，無論是傳統的還是現代的檔案安全管理系統都必須以物質基礎為前提。合理的庫房、牢固的裝具、堅實的載體，無一不是檔案安全管理工作所不可或缺的物質因素。

對于建筑企業來說，由于其體質不一而足，施工地點分散，現場條件惡劣，檔案種類陳雜，企業檔案安全管理系統的物質基礎就需要特別做好以下幾點：

（一）恰到好處、切忌浪費。建筑企業在建立檔案安全管理系統方面，既有優勢，又有劣勢。就工作性質而言，建筑企業從檔案安全系統的設計到施工都有著得天獨厚的優越性，可謂“近水樓臺先得月“；而從企業管理的角度來看，建筑企業通常把工作重點放在易于創造可視效益的市場營銷、生產經營方面而忽略檔案工作，更遑論檔案安全管理工作了。針對這種情況，要打好建筑企業檔案安全管理系統的物質基礎，要注意兩項內容：一是要統一規劃，胸中要存有大丘壑，這是保證安全系統的建立的前提。在系統建立之初，有必要對企業的整體情況作深入、細致的調查，掌握全局，了解檔案工作在整個單位的地位和作用，根據實際情況制定檔案安全系統的總體規劃，高屋建瓴才有利于工作的進一步開展；二是要善于利用現有資源建立安全保障體系。節流與開源同樣是能引人關注的工作。充分利用企業已有的條件建立檔案安全管理系統無論是從人力、物力還是財力上都易于獲得決策層的支持。

（二）聚沙成塔、細水長流。借鑒建筑企業中的“工完場清”法，把基礎工作做在平時，這樣才能做到有問題及時發現、及時解決。對于檔案安全管理系統而言這是比較重要的一環。以建筑企業工程檔案為例，如果檔案的安全管理工作都集中放在工程竣工后，需要向檔案館時才開始，那么其工程檔案的安全保險性是非常有限的。因為許多技術資料在形成初始如不加強安全管理就會造成嚴重流失，甚至無法彌補。因此，在建筑施工企業中，特別是現場施工的工程，一定要實行邊施工、邊整理、邊歸檔、邊安防的“四邊政策”，把檔案安全管理工作落實到施工生產的每一個細節，才能“前松后緊”的不良現象發生。鑒于施工現場條件的局限性，檔案安全管理工作更要見縫插針，做到專人、專機、專室，確保工程檔案安全無誤。

（三）重視檢查、萬無一失。為保證建筑企業檔案安全管理系統的正常運行，對物質基礎情況的檢查與整改工作必不可少。檢查工作大致分為三大類：一是投入運行前的檢查。此項工作可以說是“基礎中的基礎”，是決定整個安全管理系統基調的重要環節，是必須引起高度重視的。二是常規檢查。例如：庫房情況每日檢查，特別是利用率較低的庫房。讓日常檢查成為習慣，既把工作量進行了有效分散，又保證了安全管理工作的實時進行，可稱為一石二鳥之舉。三是定期抽檢。隨著建筑企業中電子文檔大量存在，對其進行隨機抽樣檢查以確保安全就非常有必要了。電子文件的抽檢樣品要具有代表性，樣品種類要相對廣泛，才不會導致檢查有失偏頗。此外，在建筑企業中實物檔案的安全檢查工作也要納入安全系統中來，尤其是不存放在庫房的外展實物檔案，更要定月或定季檢查，以避免其丟失或損毀。

二、制度措施——建筑企業檔案安全管理系統的維護

制度是維系安全管理工作正常進行的有力保證。訂立、執行、監控與修正制度，是健全建筑企業檔案安全管理系統的不二法門。

嚴格的檔案安全保護制度能夠有效地約束企業中各相關人的行為，明晰責任，避免混亂，防患于未然。

建筑企業既有企業共性——自主經營、自負盈虧，又有建筑行業的特點——成員眾多、良莠不齊。因此，在制定檔案安全保護的制度措施上就應該根據不同企業的情況努力提高其性價比為宜。

（一）規不厭細、則務求實。在認真調查研究建筑企業個體的基礎上訂立精準的安全管理制度，是保障整個安全系統正常運行的軟環境。換言之，只有細致的管理制度才能造就完善的安全系統。在實踐過程中，建筑企業通常采取以下兩種方式建立檔案安全管理制度：一是“滲入式”，即在檔案管理辦法中體現安全措施。如下圖所示。

既然檔案的安全管理工作體現在整體檔案工作的方方面面，那么在每項工作中分別制定安全管理措施就十分自然，不覺突兀。此種方式的優點是：渾然一體，方便使用，缺點是：過于分散，力度弱化。二是“單立式”，即單獨制定安全保障措施。隨著近年來檔案安全事故的頻發，這種方式漸漸浮出水面，回到建筑企業的視野中。因為將檔案安全管理工作的各個方面按照一定的邏輯關系編纂成完整的制度，不僅清楚直觀、主題明確，而且重點突出、影響力強，對于完善檔案安全管理系統裨益良多。

（二）據實制宜、區分個體。鑒于建筑企業規模、體制、主業等等千差萬別，相應在訂立檔案安全管理制度時就不能搞“一刀切”，而要根據實際情況分別訂立適合企業的安全管理制度。在此要特別強調兩點：一是，在不同的建筑企業之間，其安全管理制度不可照搬照抄，要在深入調查和長期實踐的過程中具體情況具體對待。比如建筑設計單位和施工單位、上市公司與改制企業，無論是在檔案的密級確定還是在庫房的安全管理上都不盡相同，同一種檔案安全管理制度就會出現適用與否的問題，因此不可同日而語。二是在同一個建筑企業中，要分清安全管理制度的各方面主次和重點。比如對待涉密檔案和普通檔案，原件與復制件，其管理制度一定要有所側重，抓大放小，“好鋼用在刀刃上”，用有限的精力去完成效益最大化的任務。endprint

（三）反饋整改、不斷完善。任何制度要做到可持續發展，都離不開自我檢測與修復。建筑企業的自身特點及社會環境需要其實時修正檔案安全管理制度，才能保證整個系統持續不斷地進步。一般說來，建筑企業檔案安全管理制度的改進分為以下兩種情況：一是制度本身在實施過程中顯露出問題，需要及時整改修飭，撥亂反正。這種情況常常出現于制度訂立之初。建筑企業是近年來才有了突飛猛進的發展的，關于企業檔案管理的種種工作，各一說是“摸著石頭過河”，仍處在探討研究階段。與之相應，建筑企業檔案的安全制度就不可避免地在實施過程中出現各種問題。對待這些脫離現實、與實際情況不符的制度，建筑企業一經發現一定要立即修訂，亡羊補牢，以免造成不可挽回的損失。二是由于事過境遷而造成檔案安全管理制度不再合時宜需要重新修訂。體制、法規、標準的變化都會造成建筑企業原來已制訂的安全管理制度不符合新的客觀環境而過時。對此，建筑企業應當隨時修正，以促進安全系統不斷向前發展。

（四）應急制度、有備無患。建筑企業應急管理制度是為保證在發生自然或人為造成的突發事件時能夠及時、安全第一搶救企業檔案，盡量避免或減少檔案遭受損害而訂立的。近幾年天災人禍發生頻仍，嚴重危及檔案安全、干擾檔案工作秩序。針對潛在的災害風險，諸如水災、火災、盜竊、地震、爆炸等情況，建筑企業應當編制應急搶救預案，特別是對永久保存的檔案實行分級保管的基礎上優先搶救珍貴檔案，把損失降到最小。由此可見，建筑企業有必要將應急制度納入檔案安全管理系統中，未雨綢繆勝過臨陣磨槍。根據我國國家檔案局頒布的《檔案工作突發事件應急處置管理辦法》，建筑企業應該訂立相應的檔案安全應急制度。其建立步驟有二：一是吸收借鑒，他山之石可以攻玉。不僅可以學習上級檔案管理部門的先進做法，也可以仿借建筑企業中其他部門在應急安全管理方面的有力措施，揚長避短、去粗取精，做好訂立應急制度的鋪墊工作。二是深入調查，制定適合實情之策。檔案安全應急制度是依據問題的出現而產生的，是非常實用的措施標準。應急制度必須符合企業的實際情況，切忌生搬硬套、紙上談兵，成為“空中樓閣”。

三、技術支持——建筑企業檔案安全管理系統的拓展

科學技術是第一生產力。建筑企業在享受科技進步帶來的方便快捷、擴大效益的同時，必然面臨著隨之而來的成本升高、安全防護等負面問題。新材料、新能源、新技術的投入使用一方面使建筑企業檔案管理工作得到了進一步提升，另一方面也在技術領域提出了做好檔案安全防護工作的新要求。通過技術支持發展檔案安全管理系統也就成為了建筑企業需要研究的新課題。

（一）經濟適用、可行為要。如前所述，建筑企業首先是作為獨立的經濟實體而存在的，其性質使其必然以追求利潤最大化為經營目標。在此前提下，檔案安全管理系統的技術支持就應當簡單、方便，建立在企業的財力與能力可接受的范圍之內。毫無疑問，只有性價比高的檔案安全管理系統才能得到扶持和發展。如下圖所示，在技術支持所需費用與建筑企業可接受費用之間，一定可以找到一個平衡點，即為最合理的技術支持價格。

由此也可以看出，只要建筑企業努力降低所需費用，提高可接受價格，即可順利完成檔案安全管理系統的技術支持工作。具體實施方法有：多滲透、巧借風、搭便車。所謂“多滲透”，是指在平時的檔案管理工作中加大安全系統重要性的宣傳力度，提高其可行度。所謂“巧借風”，是指充分利用政策督查等行政指令，使檔案安全管理系統的技術支持成為必須要做的工作。所謂“搭便車”，是指將檔案安全管理系統納入安保系統和企業OA平臺的開發和管理中，可以大大節約資源，達到搞好檔案安全系統技術支持的目的。

（二）科技促進、安防相應。科學技術的進步必然會給建筑企業檔案安全管理系統支持帶來一個新問題——泄密。對于建筑企業而言，這個問題更加嚴重。因為企業檔案的安全性已不僅僅局限于實物形態，而是擴展到其中的技術含量，所以保證秘密檔案的安全就理所當然成為了檔案安全系統技術工作的一項重要任務。俗語云：“解鈴還須系鈴人”，以保密技術來應對技術泄密，不失為“魔高一尺道高一丈”的明智之舉。建筑企業檔案安全保密工作應該包含以下三項內容：一是涉密檔案與外界的接觸量控制，加強泄密源頭管理。二是做好安全監控，嚴格執行審批制度，重點強調過程保密。三是采用密碼技術，保證涉密檔案的安全。

（三）系統開發，技術保駕。隨著現代化進程的加快，建筑企業從技術層面保護檔案安全越來越成為未來發展的趨勢。特別是工程檔案，由于科技日益發達，空間日漸縮小，電子檔案將在很大程度上取代紙質檔案。通過技術創新尋找檔案安全管理的最佳方法也就成為了建筑企業目前檔案工作的重點。

建筑企業檔案安全管理系統發展目標

如上表所示，建筑企業抓好檔案安全管理系統的物質基礎、制度措施、技術支持三要素，才能達到整個系統完善、健全、可持續發展的終極目標，有效地保障檔案的安全，服務于企業，造福于社會。

（作者單位：北京城建集團有限責任公司）

參考書目：

1、肖秋惠：《檔案管理概論》，武漢大學出版社，2009

2、何屹：《檔案管理實務》，北京大學出版社，2010

3、張大虞：《城建檔案管理》，中國建筑工業出版社，2012

4、彭遠明、涂昊云：《電子檔案安全評價指標的制定與實現方式》，《檔案學研究》，2013年總第135期

5、郭莉珠：《檔案保護技術學教程》，中國人民大學出版社，2008

6、國家保密局培訓教材編寫組：《保密工作概論》，金城出版社，2013endprint