論檔案館社會功能的實現

宋志新

檔案館是集中保管黨和國家重要檔案的基地，是社會各方面利用檔案信息資源的中心。我國已有各級各類檔案館3816個。如此龐大的檔案館隊伍，長期以來，卻由于歷史的和人為的因素，其社會功能未能得到充分實現。用戶對檔案館認知程度差；檔案館開放水平低；服務水平低；服務效率低。切實解決這些問題，找到實現其社會功能的主要途徑，實現檔案館的社會功能，必將為社會創造巨大財富。

一、檔案館主要社會功能

1.1檔案館是檔案的保管基地

檔案館是保管我國檔案的基地。館藏檔案最早有唐代的，之后元、明、清、民國各不同歷史時期舊政權形成的檔案都有一定數量保存，大部分檔案館館藏主要是中華人民共和國建國后形成的檔案，這些檔案反映了不同歷史時期我國政治、經濟、軍事、文化生活的情況。

1.2檔案館是社會各方面利用檔案的中心

全國各級各類檔案館大力開發檔案信息資源，通過接待來館查檔，接受信函和電話委托代為查閱等，此外還通過編纂出版檔案史料、編史修志、舉辦檔案展覽和史料介紹會、拍攝電視等形式，多種途徑地介紹檔案史料和編研資料，不僅滿足了機關單位工作查考和專家學者學術科研的需要，而且比以往更多地滿足了普通市民對檔案信息的需要。

1.3檔案館是學術研究場所之一

中高級知識分子在從事科研、設計、教學等學術研究工作時，需要借鑒檔案。現代檔案館以其擁有的檔案資源，在為中高級知識分子服務的同時，成為學術研究的場所。

1.4檔案館是情報信息源之一

檔案館的情報職能就在于讓信息有序地流動起來，使其成為情報，為政府提供咨詢服務，為企業提供第一手資料，為學者的研究提供真實健全的信息情報。如：浙江省檔案館編寫的《檔案信息參閱》及有些地市檔案館編寫的直接提供給黨政機關的內參信息。

1.5檔案館是愛國主義教育陣地

我國各級各類檔案館豐富的館藏，可以為愛國主義教育提供豐富而生動的教材，使廣大人民通過參觀、介紹、學習檔案史料，珍惜今天得來不易的幸福生活，從而更加熱愛我們的社會主義祖國。

二、檔案館社會功能實現中存在的問題

2.1社會對檔案館的認知度差

由于我國特殊的歷史及其階級斗爭的影響，檔案和檔案工作在社會上的透明度低，以至相當一部分人對檔案館在促進當前市場經濟發展的作用問題上，還產生了錯誤認識。他們認為，檔案館是堆積藏于橫木框檔之廢紙的場所，是老、弱、病、殘的療養所，與市場經濟無緣。這樣，一些用戶要獲取有關信息時，很少首先想到找檔案館幫忙，給檔案服務蒙上了一層社會陰影。也有人把檔案館看作是保管國家機密的地方，把檔案工作者當作特工看待。這些都直接導致了檔案的利用效果差。

2.2檔案館服務能力不足

2.2.1館藏結構不合理，館藏質量不高

檔案館尤其是區縣級檔案館，館藏資源結構不合理是影響其社會功能發揮的重要因素。從館藏來源上看，政府機關檔案多，而作為社會公眾主體的企業和個人的檔案則寥寥無幾；從館藏檔案的載體形式上看，雖稱得上“門類齊全”，但通常是被領導機關利用的文書檔案占大多數，科技檔案、聲像檔案等卻很少；從檔案內容上看，真正具有查考價值的檔案實在不多，可為社會公眾所用的檔案就更少了。

另一方面，過期檔案積壓，占用大量儲存空間，使新的檔案不能入館，造成現有檔案中可利用檔案偏少。多年來，由于國情的限制、認識的不足以及有關法規的不完善，“豐富館藏”被片面地理解為只是館藏數量增加。量的多少，成為檔案館是否壯大的標志，甚至被作為檔案館增編進人的條件，從而導致了館藏量的大幅度增加，大部分無價值的檔案被冠以“永久”、“長期”之美名，多年藏于庫內， “留之無用，棄之可惜”，既無助于檔案價值的發揮，也給檔案鑒定工作造成了很大的困難。

2.2.2編研工作缺乏成效

檔案館的編研工作主要以匯編檔案文集為主，沒有較多地考慮編研成果的用戶對象及其所需形式，耗時長，實用性較差，造成檔案信息需求與檔案信息編研脫節。截止目前，雖有一定數量的編研產品，但大部分為應付升級達標匆匆而就，質量不高、實用性不強、利用范圍狹窄、利用效果不顯著。

2.2.3現代科技管理水平不高

現代信息技術設備，是檔案館開展檔案服務、進行聯合協作的基礎。雖然目前我國檔案館配備了相當數量的現代技術設備，如計算機、縮微復印機、掃描儀等等。僅僅使用了一些新設備，這離檔案現代化管理還有一定的差距。

2.3檔案開放水平低

（1）檔案開放的范圍有待進一步擴大。根據《檔案法》規定， 一般年滿三十年的檔案向社會開放，但同時又規定，經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限可以少于三十年。從目前各檔案館開放檔案的情況來看，基本以三十年為限，所以范圍還可以進一步拓寬，只要不損害國家的安全和利益，不侵犯他人的合法權益，均可依照《檔案法》及其他法規性文件的規定進行檔案開放工作。

（2）檔案開放的力度有待加大。從目前開放檔案目錄看，主要以案卷級檔案開放目錄為主，極少具備能提高用戶查準率的文件級檔案開放目錄，而且檔案開放目錄主要以全宗為單位進行組織，極少具有符合用戶檢索習慣的以《中國檔案分類法》組織的分類檔案開放目錄。

（3）開放檔案的檢索方式主要以手工檢索為主， 用戶面對如此眾多的開放檔案目錄，去查找所需查用的某份或某類檔案，實在很不容易，并且漏檢率高。

2.4檔案館服務工作不到位

2.4.1服務對象的局限性

檔案館的社會功能就是指檔案館面向社會、面向公眾所具有的檔案服務功能。目前，多數地方檔案館提供服務的基本對象仍然局限于黨政領導機關，至于各業人士、市民百姓則很少問津。

2.4.2服務項目的單一性endprint

許多基層檔案館，尤其是經濟、文化比較落后地區的檔案館，為社會服務的內容基本上是：你上門提出查檔要求，我按圖索驥，提供檔案。接待調卷幾乎成了檔案館與社會聯系的唯一紐帶。這種缺乏開拓創新精神的狀況，反映出一些檔案館的人員素質、知識結構、工作水平與社會需求之間的嚴重不適應。

2.4.3服務效率低

檔案館管理水平低，查找檢索速度慢，查全率、查準率低。檔案館目前還是以手工檢索為主，專題目錄少，管理水平低，利用者查找檔案速度很慢，有時找許多目錄也找不到所需檔案，有的檔案雖然有，但也因目錄不全而找不全，造成查全率、查準率低，影響了檔案館社會功能的實現。

三、檔案館社會功能實現的主要途徑

3.1加強檔案館宣傳工作

檔案館應面向社會，采取多種有效方式，讓用戶真正了解檔案館。

進入社區，組織宣傳活動，可通過懸掛條幅、印發圖片、回答公眾咨詢、贈送紀念品以至舉辦宣傳周、宣傳月等方式強化公眾對檔案館的認識。

借助新聞媒體，進行有效宣傳。電臺、電視臺、報紙等新聞媒體，是宣傳檔案館的最佳場所，是溝通檔案館與社會公眾的一座橋梁。檔案館與新聞工作者團結協作，采取“廣而告之”的方式，向公眾宣傳檔案館及檔案館工作成果，介紹館藏檔案內容，勢必會收到良好的效果。

創辦刊物。檔案館可創辦刊物，在自己的宣傳媒介上設立園地，公布館藏檔案目錄及館藏檔案史料，登載檔案內容簡介、介紹檔案館知識，介紹利用檔案的程序，并在一定范圍內發行，以達到宣傳檔案館的目的。

3.2強化檔案館自身建設

3.2.1豐富館藏、創造條件

沒有豐富的館藏，“實現檔案館社會功能”就成為一句空談。豐富館藏任重而道遠，筆者認為在豐富館藏工作中，應著重注意以下二點：

一是擴大接收范圍。館藏是服務之本，要使檔案館為經濟建設服務，首先遇到的就是原有的館藏內容多是機關的文書檔案，內容單一。為改變這種狀況，不少地區都擴大了檔案接收范圍，注意接收反映經濟工作的名優特新產品、科研成果、礦產資源、土壤普查、自然災害等方面的檔案；廣泛收集反映當地黨委、政府重大活動的文件、照片、錄像等材料。大力收集經濟領域的各種材料以及各種報刊、錄像等材料。

二是豐富館藏應注重質量。多少年來由于各種各樣的原因，“豐富館藏”被片面地理解為只是館藏數量的增加。量的多少，成為檔案館是否壯大的標志，甚至被作為檔案館增編進人的條件，從而導致了館藏量的大幅度增加，大部分無價值的檔案，被冠以“永久”、“長期”之美名，多年藏于庫內，“留之無用，棄之可惜”，既無助于檔案價值的發揮，也給檔案鑒定工作造成了很大的困難。因此，豐富館藏，必須克服重量不重質的缺陷，將確實具有保存價值的檔案收集進館。

3.2.2提高編研工作水平

編研工作，是檔案利用工作的較高形式，是開發館藏檔案信息資源的重要手段，其水平的高低，直接影響到檔案館社會功能的發揮。

一是加強編研工作，主動為用戶提供有價值的檔案信息。從前檔案館的編研工作主要以匯編檔案文集為主，沒有較多地考慮編研成果的用戶對象及其所需形式，造成檔案信息需求與檔案信息編研脫節。為了改變這種脫節狀況，今后檔案館的編研工作除了匯編有歷史價值的檔案文集外，重點應放在以用戶為中心，追蹤重點、熱點、焦點，編研短平快的具有重大現實價值的檔案參考資料，為相關用戶快速提供有關某一問題的完整、系統的檔案資料。有條件的檔案館還可以嘗試進行檔案的情報研究和預測服務。

二是加強編研力量，編研工作開展起來周期長、見效慢，因此，在一些檔案館未得到領導的高度重視。無論在機構的設置上、人員的配備上，還是職能的安排上，都存在著問題，在一定程度上給編研工作的開發增加了難度。只有加強編研力量增加人、財、物的投入，為編研工作的開展創造良好的外部條件，才能保證編研工作的正常開展，不斷提高編研工作的水平。

3.2.3運用電子計算機參與檔案館的管理與利用工作

電子計算機的高效、準確有助于實現檔案館的社會功能。建立信息聯網實現檔案信息資源共享。檔案，作為一種信息，若要充分發揮其作用，必須進入信息高速公路，進入社會的大信息網絡，這是實現檔案館社會功能的最佳手段。目前，應做到兩點：第一，檔案系統內盡快實現聯網，即市館、區縣館、檔案室等聯網使檔案信息，在較為廣泛的范圍內得以交流，為檔案價值的實現創造條件。第二，盡快加入公共信息網，使檔案信息的利用具有更加廣泛的社會性，最大限度地發揮檔案館的社會功能。

3.3加大檔案開放力度

緊密結合政府信息公開工作，加大檔案開放力度，靈活開展檔案開放工作。檔案開放，就是在無損國家和個人利益的前提下，將檔案向社會公眾開放，以最大限度地發揮檔案的價值。所以，做好開放工作，是保證檔案館社會功能得以實現的一個主要方面。開放檔案時，應把握檔案開放原則、開放內容應與信息公開原則相對應，只要不屬黨和國家機密，滿足開發條件，都應該向社會公開。

3.4提供形式多樣的檔案服務

3.4.1提供參考服務

參考服務，這是檔案館基本服務之一，是檔案館得到黨和國家重視的直接原因。它要求檔案館檔案工作人員主動為黨政有關部門領導提供決策參考服務。同時檔案館還要廣泛收集國家及本地區有關個體、私營企業發展的產業政策、金融政策、稅收政策、勞動用工政策等政策文件，在企業產業發展、擴大融資渠道、開發人力資源等方面為企業提供政策參考信息。

3.4.2提供代存代管服務

近些年來，各地均按國家標準興建了一批檔案館舍，一般館庫都較充裕，設施較先進，除收藏和科學管理按計劃接收的檔案外，還有一部分庫房設施，可用于企業、社團及個人寄存、委托代管檔案資料，使那些無條件管理檔案的小企業、社會團體和個人以及不屬于國家檔案館接收范圍的檔案管理社會化。這是適應市場經濟體制，服務企業改革，防止檔案流失損毀的有效舉措。現在一些有條件的檔案館已經作了有效的嘗試，有些地方政府編制部門還正式下文成立了“檔案寄存中心”這類專門機構，掛靠檔案館之下，現正健康地運作。

3.4.3提供信息調研服務

檔案館檔案服務人員可以根據國家或所在地區、單位的某些重大科研課題、工程項目或產品，在充分了解用戶需求的基礎上，有目的地深入有關單位、場地、市場等進行文獻調查、實地調查、市場調查、用戶調查，將分散的點點滴滴的原始信息最大限度地集中起來，加以認真的分析、鑒別，并進行歸納整理，最終以綜述、述評和專題信息研究報告等形式，提供給有關科研機構、工程技術部門、決策部門和生產廠家。

參考文獻：

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