淺談企業檔案編研基礎工作的開展

薛思毓

摘 要：本文分析了部分企業檔案編研的現狀和存在的問題，結合天津石化公司的實際情況，論述了如何進行檔案編研的基礎性工作，以及檔案信息化形勢下檔案編研工作的新內涵。

關鍵詞：檔案編研，檔案信息化，匯編，編研資料

檔案業務工作內容可以概括為收、管、用三個方面，按照工作流程，又可以分為收集、整理、鑒定、保管、統計、利用六個環節。其中檔案利用是檔案業務工作中最富有活力的環節，是檔案工作的出發點和落腳點。而檔案編研是把查閱頻率比較高的部分檔案資料以某一專題、主線串聯，加以整理匯編，方便檔案利用者查閱，從而使檔案利用起來更加方便、有效，使檔案信息價值更好地發揮和實現，是檔案利用的重要途徑。本文結合天津石化公司檔案編研工作的實際情況，論述如何開展企業檔案編研的基礎工作。

一、企業檔案編研基礎工作現狀及存在的問題

檔案編研是企業檔案業務工作的重要組成部分，如何做好企業檔案編研工作是現代企業檔案工作者面臨的重要課題。企業檔案編研的現狀有以下幾方面的特點：

1.從事檔案編研工作的人員不足。

很多企業的檔案部門里從事編研工作的人員是各專業檔案管理的兼職人員，在完成檔案業務管理工作的同時，兼顧檔案編研工作。在這種情況下，由于精力和時間的限制，很難將檔案編研工作做深做細做強。有些企業的檔案部門雖然有專職從事編研工作的人員，往往定員較少，相當于龐大而復雜的編研工作量來說人員力量不足。

2.檔案編研工作人員的能力不足。

檔案編研不應只是簡單的羅列和摘錄，更應該是在原始資料基礎上的一種提煉和升華。這就要求從事檔案編研的人員既有較強的檔案專業知識，又要有扎實的文字功底。現在很多檔案編研人員沒有文科背景，又缺乏后期的學習和培訓，對文字的拿捏不準。

3.個別企業的檔案編研工作不受重視。

領導對編研工作的重視和關注不夠，把工作重心完全放在檔案基礎管理工作中，從而不舍得下力量做好做強檔案編研工作，長期處于這種狀態的編研工作必然會慢慢退出人們的視線，逐漸被擱置起來。

二、企業檔案編研基礎工作的開展

檔案編研工作進行起來非常繁瑣，需要檔案工作者從大量的檔案資料中有選擇性地摘錄、編輯，不僅需要檔案人員具有極強的責任心，思路清晰，同時需要投入大量的時間和精力。作為從事檔案編研工作的人員，不僅要具備專業知識和文學素養，而且必須熱愛這項工作，具有主動性和工作激情，才能將檔案編研做得有聲有色、充滿活力。從工作思路上，檔案編研不僅有基本的編輯工作，更需要深層次加工。這就需要建立一個基本架構，確定兩條主線：基本匯編型專題和提煉加工型專題，編研專題的選擇即圍繞這兩條主線展開。從選題上，那些與企業發展、企業進步、經濟效益增長密切相關且各部門利用率最高的檔案內容才有必要作為檔案專題編研的課題。一般來說，反應企業內部有關機構人事變動、大事紀要、職工工資、科技成果、產品介紹、技術改造和裝置大修的內容，對企業有較高的利用價值。在檔案專題編研中，還要注意相關內容的廣泛性和資料的詳實性。一個編研專題應當盡可能將相關內容都列上，避免因考慮不周而造成利用者的再次查驗檔案。

1.基本匯編型專題

根據企業發展的實際情況選題，確定編研內容是檔案專題編研的關鍵。文件匯編、會議簡介類的專題編研看似簡單枯燥，但對利用者的價值很大，不僅可以省去很多單個文件查找時間，更能避免遺漏和忽略部分文件導致的重復查找。

文件匯編可以以部門為線索進行文件匯編，比如人力資源部印發的文件，查找利用率相對高一些，編制成《××公司人力資源部20xx年文件匯編》，方便查找和利用；企業管理部每年進行的QC成果評比活動，匯編為《××公司歷屆總部級、國家級QC成果匯編》；將現有的《××公司規章制度匯編》根據實際情況進行及時修正；根據職代會召開的實際情況，編制《××公司××××年第×屆職代會文件匯編》。

還有一類是“拿來主義”型的編研資料，例如天津石化公司的《天津石化報》，每周兩期，既報道公司時事要聞，又有經濟新聞、綜合報道、文藝副刊等板塊，信息量非常大。石化報社會將每年的石化報裝訂成冊，便于查找和保存。石化報的合訂本對于檔案部門而言也是非常重要的編研材料，編研人員應及時與石化報社溝通，在檔案部門留存一份。類似的資料還有《天津石化年鑒》，每年一冊，編研人員應在年鑒出版后及時留存。

2. 提煉加工型專題

作為宣傳和介紹本公司檔案館概況的工具書如《××公司檔案館全宗介紹》、《檔案館指南》（含分類方法），是在管理檔案的過程中形成的文件，編研人員應根據檔案館的實際情況，認真負責、一絲不茍地進行編寫，并力求簡明、清晰，能讓檔案利用者看過后對檔案館的情況一目了然，提高利用效率。

組織機構沿革是系統記載一個機關、企業、地區或專業系統的體制、組織機構和人員編制變革情況的一種編研材料。《××公司組織機構沿革》能方便組織人事、勞資部門查閱。編寫時按部門主線，將領導干部的文化程度、參加工作時間等常用個人資料列入，同時要有職務的任免時間、文號，以及該文件的檔號，便于需要時進行文件的查找調用，使這份編研資料成為了一個專題目錄，一舉兩得。

大事記是按照時間順序將要記載一定企業歷史時期發生的重大事件的一種參考資料。以天津石化公司為例，《天津石化公司大事記》在每年出版的年鑒中有一個專題，但由于篇幅限制，有一定的局限性，可以在此基礎上進行擴充和豐富，把本公司黨辦、經理辦、石化報社的素材融入其中，既是參考資料，又具有工具書的性質，給查找檔案提供線索。

《獲得省部級以上榮譽稱號匯總》是將企業里的職工、單位、集體等獲得的省部級以上的榮譽稱號按年度、類別等匯編成冊，不僅是編研資料的一部分，也是公司整體形象的一個側面展示。這些材料分散于企業的工會和技術部門，要定期向這些部門索要相關文件，做到及時、準確。

《××公司科技成果匯編》的素材主要來源于團委（“五小”成果）、技術處、企劃處（QC成果）以及研究院等，內容可以包含課題負責人、參與人員、課題內容、成果以及獲獎情況等方面內容。

檔案是歷史的真實記錄，具有重要的參考和憑證作用，檔案管理的目的就是服務利用者。《檔案利用效果選編》可以讓各級領導和干部職工進一步了解檔案的作用和價值，增強檔案意識，從而進一步重視支持檔案工作，促進檔案事業的發展。編寫這個主題的過程，也會加強檔案工作人員與其他業務部門的聯系，及時了解檔案利用需求、重大業務進展和檔案利用效果，從而進一步改進檔案服務形式，拓寬利用渠道，為下一步開展檔案工作創造條件。要做好這個編研主題，就要在日常工作中做好借閱登記，在提供利用后，主動跟蹤了解檔案利用產生的價值和所經歷的過程，及時準確地掌握事例發展的最新信息。

三、檔案編研工作也要與時俱進

隨著計算機、網絡技術應用的不斷深入，辦公自動化、電子商務等的應用越來越廣泛和深入，檔案管理模式從傳統的一檔案實體保管為主向一檔案實體和數字化信息共同保管的雙重模式轉變，企業檔案信息化成為檔案工作發展的放心和趨勢，檔案信息化程度已成為衡量企業檔案管理現代化水平的重要指標。檔案管理信息化技術的發展賦予了檔案編研工作更為廣闊的空間和更為豐富的內涵。檔案編研工作要走出過去的單純檔案史料編纂為主的狹隘空間，深化和拓展工作內容，變單一管理為主動服務化技術操作為學術編研，提高檔案管理服務水平。

（作者單位：天津石化公司信息檔案管理中心）endprint