淺議檔案館公共服務能力的提高

于沖

摘 要：檔案館如何提升公共服務能力一直是檔案學界的熱門話題。本文在總結(jié)前人經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，提出將“合作”理念引入檔案館公共服務能力建設(shè)中。同時提出在合作中，檔案館還要保持相對獨立性，與各合作單位既有合作又有分工。

關(guān)鍵字：檔案館 公共服務 合作

2014年全國檔案工作的總體要求，就是以鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學發(fā)展觀和黨的十八大、十八屆三中全會精神為指導，以服務全面深化改革為中心，以建設(shè)檔案強國為總目標，繼續(xù)健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保檔案安全保密的檔案安全體系。[ 摘自楊冬權(quán)在全國檔案局長館長會議上的講話 2013.12.27http：//www.saac.gov.cn/news/2014-01/06/content_32080.htm]這就對檔案館的服務意識、方式、內(nèi)容、水平等提出更高要求，加強檔案館公共服務能力建設(shè)，成為當務之急。

一、檔案學界對提高檔案館公共服務能力的探索

縱觀檔案學界，對于如何提高檔案館的公共服務能力，學者們進行了有益探索，提出的方法建議雖然各異，但也有其共性。筆者認為主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

首先，要求轉(zhuǎn)變觀念，加強公共服務意識。因為服務意識的轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新是檔案館增強公共服務能力的前提和思想基礎(chǔ)。正如國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國檔案工作暨表彰先進會議上所說，“要以以人為本為核心，重點實現(xiàn)‘兩個轉(zhuǎn)變，建立‘兩個體系。一是轉(zhuǎn)變重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和認識， 重視所有涉及人的檔案的價值， 建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系；二是轉(zhuǎn)變檔案工作中重機關(guān)團體利用、輕個人利用，重為機關(guān)團體服務、輕為群眾服務的傳統(tǒng)觀念和認識，像重視機關(guān)團體利用那樣重視人民群眾利用，建立方便人民群眾的檔案利用體系。

其次，要求充實館藏資源，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。豐富的館藏資源和優(yōu)質(zhì)的館藏結(jié)構(gòu)是檔案館提供優(yōu)質(zhì)服務的資本。應該切實加大公共性檔案信息資源集聚與整合的力度，使檔案資源向檔案館聚集，形成檔案館布局科學合理、檔案資源豐富多樣、綜合效益顯著的檔案管理新體制。

第三，要求拓展服務方式，開辟形式多樣的服務渠道。做到“要我”服務與“我要”服務相互結(jié)合，傳統(tǒng)服務與現(xiàn)代化服務齊頭并進，單一服務與聯(lián)合服務相互配合，有償服務和無償服務互為補充。

第四，要求建立提升檔案館公共信息服務能力建設(shè)的人才培養(yǎng)體系。人才是公共服務中的重要一環(huán)。檔案館人員直接面向服務對象，是檔案館公共服務的組織者和實施者。他們素質(zhì)的高低、業(yè)務的熟練程度和服務態(tài)度好壞，關(guān)系服務質(zhì)量的高低。因此，各級檔案業(yè)務主管部門要盡快研究制定一整套在信息化背景下提升檔案館公共信息服務能力建設(shè)的人才培養(yǎng)辦法、培養(yǎng)內(nèi)容和培養(yǎng)制度。加大培訓工作的力度，加快人才隊伍培養(yǎng)建設(shè)步伐。

二、引入“合作”理念，是提高檔案館公共服務能力的有效途徑

筆者以此為啟發(fā)，認為可以從以下兩個方面提高檔案館的公共服務能力：一是要搞好軟硬件建設(shè)，將大眾關(guān)注的，迫切需要了解的檔案及時收集進館，并提供最方便快捷的利用渠道；二是構(gòu)建一個良性循環(huán)系統(tǒng)，設(shè)法吸引民眾來檔案館利用檔案，并將利用過程中的意見及時反饋，以便檔案館完善公共服務能力。但這里就有一個問題，以上方法對策理論性較強，大多是在宏觀上把握，實施起來方向性不強；并且建議都是針對檔案館自身，對檔案館各方面都提出了較高要求，致使檔案館短期內(nèi)建設(shè)壓力過大，不能有的放矢地開展工作。如果以此為啟發(fā)，導入某種理念，將檔案館公共服務建設(shè)壓力轉(zhuǎn)移分散，變被動為主動，是不是對實踐更有指導性呢？

這種理念，筆者將其稱為“合作”，即將檔案館放在大時代的社會背景下，通過與有關(guān)單位的合作，實現(xiàn)檔案館公共服務諸要素的最佳狀態(tài)，達到提高檔案館公共服務能力、實現(xiàn)檔案館社會化的目的。在這里，筆者考慮可以將檔案館的合作對象鎖定到以下幾種單位：

（一）與社會文化事業(yè)單位合作

這里的社會文化事業(yè)單位主要指圖書館、博物館等單位。合作目的之一是響應檔案、圖書、情報管理一體化的世界性趨勢，發(fā)揮三者在功能上的互補，實現(xiàn)信息資源共享的目的。當代經(jīng)濟、科學技術(shù)和社會的發(fā)展，對圖書、情報、檔案的需求是整體的，即要求利用原始的檔案資料，又要求利用系統(tǒng)的理論依據(jù)、數(shù)據(jù)、參考資料，還要求利用最新動態(tài)的科學信息。既要求全面系統(tǒng)，又要求精、準、快，手續(xù)方便，這就要求圖書、情報、檔案三者向橫向發(fā)展，實行一體化。一體化的發(fā)展將促進檔案館公共服務能力的極大提升，但一體化無疑是個大工程，需要投入相應的人力物力財力，還要協(xié)調(diào)各館之間的利害關(guān)系，尤其是檔案的利用，還有很多條框的限制，暫時不能實現(xiàn)與圖書情報相當?shù)谋憬菪裕晕覈壳斑€沒有圖書、情報、檔案一體化的成功案例，但一體化的趨勢是無可阻擋的，三者的合作只是個時間問題。

合作目的之二是利用圖書館、博物館的社會普及度和二者共有的休閑娛樂功能，開發(fā)檔案館休閑娛樂功能，以期提高檔案館公共服務能力。休閑意味著人們將有充裕的時間去了解求知世界，它為檔案館提供了新的資源需求。面對休閑社會擴大了的利用需求，檔案館既要保障利用者享有平等利用開放檔案信息的權(quán)利，又要保證公民個人權(quán)利不受侵害。所以對檔案館休閑娛樂功能的開發(fā)是公共服務建設(shè)的一個重點。而在這方面，圖書館和博物館顯然更有經(jīng)驗。相當長的一段時間，圖書館與博物館已成為人們閑暇時間的兩個重要消遣場所，通過與大眾互動，它們有了一套相當完備的服務機制，與大眾也更貼近。筆者在讀研時曾經(jīng)走訪過上海市博物館，在那里門庭若市。相較之下，檔案館門可羅雀。就以上海市檔案館外灘新館為例，筆者在參觀過程中發(fā)現(xiàn)，檔案館中正在進行一系列的主題展覽：如《城市記憶——上海近現(xiàn)代歷史發(fā)展檔案陳列》，即按照時間和事由相結(jié)合的方式將上海近現(xiàn)代歷史劃分為先民足跡、租界掠影、城市發(fā)展等十余個主題，通過大量珍貴歷史檔案原件的展示，和圖文并茂、通俗易懂的講解說明，為參觀者演繹了上海百余年的滄桑巨變。形式跟博物館的博物展覽相似，內(nèi)容也著實吸引人，可參觀人數(shù)卻是寥寥，不足十人。究其原因，與長期以來人們對檔案館的認識誤區(qū)有關(guān)。而單靠檔案館自身的宣傳，不可能在短時間內(nèi)扭轉(zhuǎn)人們對檔案館的認識。筆者認為，最有利的宣傳途徑就是與圖書館、博物館合作。一般來說，圖書館的用戶和博物館的參觀者都具有一定的文化素質(zhì)，對檔案有潛在的利用需求，這部分人是檔案館的潛在用戶。檔案館要抓住機會，在建設(shè)休閑娛樂區(qū)的前提下，在圖書館、博物館中設(shè)立檔案館宣傳專欄，激發(fā)參觀者對檔案的好奇心。還可以在檔案館、博物館和圖書館之間加開公交專線，對于那些對檔案館有熱忱的參觀者，可以直接從圖書館、博物館去檔案館參觀訪問，同理，檔案館的利用者也可以方便快捷的去圖書館和博物館。這種方式擴大了三者之間的交流，為檔案館開發(fā)了一批新用戶。從用戶角度提升了檔案館的公共服務能力。endprint

（二）與政府機關(guān)合作

政府信息公開是保障公民享有的參與管理國家事務的知情權(quán)、監(jiān)督權(quán)等法定權(quán)利的重要舉措。《中華人民共和國政府信息公開條例》（以下簡稱《條例》）第三章第十六條規(guī)定：“各級人民政府應當在國家檔案館、公共圖書館設(shè)置政府信息查閱場所，并配備相應的設(shè)施、設(shè)備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利。行政機關(guān)可以根據(jù)需要設(shè)立公共查閱室、資料索取點、信息公告欄、電子信息屏等場所、設(shè)施，公開政府信息”。政府信息公開，對檔案館在服務渠道和服務方式上提出了新的要求，賦予了新的使命，對于檔案館拓寬服務方式，開展多樣化的宣傳服務打開了方便之門。同時，通過參與政府信息公開，檔案館可以提供綜合性信息， 發(fā)揮政府信息資源整體價值，方便公眾在檔案館快速、方便地查閱到源自不同政府機關(guān)的各類豐富信息；還可以降低政府信息公開成本，使政府機關(guān)不必為了公開信息增加額外機構(gòu)或設(shè)備；再者，讓檔案館公開政府信息，能有效規(guī)避公開中的主觀阻力，向大眾展示最真實政府形象。另外，檔案館具有強大信息處理能力和經(jīng)驗，可對收集到的政府信息，進行科學分類、排序、整理、乃至編研，將信息變成人人可以利用的知識。在這種檔案館與政府部門的互動中，檔案館提高了公共服務能力，政府部門也兌現(xiàn)了公開承諾，在人民心中樹立了良好形象，二者實現(xiàn)了雙贏。鑒于以上諸多好處，檔案館要緊緊抓住機遇，做好現(xiàn)行文件公開工作，要與政府部門充分溝通，開展合作。這里所說的合作，是讓檔案館轉(zhuǎn)變觀念，不要把自身定位為政府附屬部門，要敢于向政府就現(xiàn)行文件公開提出合理性建議，要積極承擔起政府信息公開責任，主動收集、定期催促、及時補充現(xiàn)行文件館藏。

（三）與教學單位合作

教學單位主要指設(shè)立檔案學專業(yè)的高校。檔案館與高校之間具有強烈合作意愿。主要表現(xiàn)在：檔案館希望從高校得到最前沿的檔案學研究成果，以指導檔案館建設(shè)實踐；高校希望能從檔案館處得到開展檔案工作的實踐經(jīng)驗和問題，以開發(fā)新的檔案學理論，培養(yǎng)理論知識過硬兼具實踐經(jīng)驗的檔案學人才。并且，二者分別是檔案專業(yè)人才的輸出地和輸入地。在檔案館公共服務建設(shè)中，檔案館工作人員是其中重要一環(huán)，他們素質(zhì)高低直接影響服務質(zhì)量。所以檔案館和高校有必要展開進一步合作。具體的合作可從兩方面展開，一是在教學科研方面展開合作，通過交流，互相學習，完成各自領(lǐng)域的理論創(chuàng)新和實踐總結(jié)；二是在人才培養(yǎng)方面展開合作，檔案館可派遣工作人員去高校檔案系參加培訓，高校也可向檔案館輸送實習學生，為檔案館定向培養(yǎng)專業(yè)人才。

除此之外，檔案館還可以與設(shè)立檔案專業(yè)的中等專科學校合作。中專一般不具有科研能力，培養(yǎng)的是檔案相關(guān)的實際操作人員，即初級人才。合作內(nèi)容相對簡單，主要是檔案館要定期關(guān)注檔案中專的課程設(shè)置，避免開設(shè)的課程與檔案管理實際脫節(jié)，培養(yǎng)合格的檔案初級人才，更好地為檔案館公共服務建設(shè)服務。

（四）與信息化技術(shù)組織合作

當今社會是信息化社會，計算機普及和互聯(lián)網(wǎng)廣泛應用，改變了人們接受信息和利用信息方式。海量信息，海量存儲。電子文件大量產(chǎn)生，對檔案館各個方面都是嚴峻挑戰(zhàn)。為了滿足人們?nèi)找嬖鲩L的信息需求，要求檔案館能及時快速地提供檔案信息，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案顯然不能滿足用戶的需求。檔案信息化跟不上去，公共服務能力提高就是空談。而我國檔案館館藏中，紙質(zhì)檔案占大多數(shù)，如何實現(xiàn)檔案信息化，就是擺在檔案部門面前的一個棘手問題。如果單單依靠檔案館自身力量進行檔案數(shù)字化工作，不但成本過高，而且效率低下，造成與國家信息化戰(zhàn)略脫節(jié)。筆者翻閱國內(nèi)外資料，發(fā)現(xiàn)美國國家檔案館在檔案數(shù)字化工作進程中，善于借力而行，充分利用社會力量，與相關(guān)技術(shù)組織展開合作，將檔案的數(shù)字化外包給技術(shù)組織，數(shù)字化效果較為明顯。他們對檔案館中大量歷史檔案、照片檔案、家譜檔案數(shù)字化工作，采取招標方式，遵循非獨家原則，選擇多家合作機構(gòu)，不同機構(gòu)負責不同主題。檔案館不需要付給合作方費用，而是把由合作方數(shù)字化的檔案目錄的網(wǎng)上公布權(quán)轉(zhuǎn)讓給合作方。5年內(nèi)，檔案館不能在自己的網(wǎng)站上提供利用，只可以在館內(nèi)免費提供利用，但不失去這些數(shù)字化檔案的擁有權(quán)和電子文件的控制權(quán)。對合作方而言，必須按照國家檔案標準、國家檔案館指定的數(shù)字化范圍去完成檔案數(shù)字化工作，5年內(nèi)在互聯(lián)網(wǎng)上的電子文件發(fā)布利用，他們可以收取利用費用，獲取利潤。據(jù)統(tǒng)計，每年約有100萬人在網(wǎng)上查閱系統(tǒng)中注冊，每人每年要花費70-100美元。這就是為什么有很多機構(gòu)愿意與檔案館合作數(shù)字化項目的原因。當然，這種合作理念與美國公民網(wǎng)上利用的普及率高、對檔案信息價值的認可不無關(guān)系。國內(nèi)檔案館數(shù)字化工作可以加以適當借鑒。

值得注意的是，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包出去，要謹慎行事，掌握好度，既要保護好紙質(zhì)檔案實體，確保在數(shù)字化過程中檔案實體安全，又要甄別檔案密級，涉密檔案不能外包，即使涉密檔案中有一些內(nèi)容屬于公開利用范圍，也不可以外包。

三、檔案館在與相關(guān)單位合作中的獨立性

檔案館在與相關(guān)單位合作的過程中，加強了自身建設(shè)，降低了成本，提高了公共服務能力，這種合作機制可以長期開展下去。但在開展過程中，檔案館要避免喪失獨立性，依附于合作單位。一旦與合作單位之間出現(xiàn)問題，也能夠及時作出反應，調(diào)整狀態(tài)，保持正常的工作運轉(zhuǎn)。檔案館的發(fā)展，歸根結(jié)底還要依靠自身功能的完善。檔案館只有注意內(nèi)外兼修，重視公共服務能力的建設(shè)與提高，才能夠在社會化的大潮中立于不敗之地。

（作者單位：滄州市檔案局）

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