對業務系統電子數據歸檔的探討

張莉

一、現狀

隨著大數據時代的來臨，大部分大型的企業級的核心業務運營都依賴于其IT系統，業務數據已經成為企業的價值核心。所有業務系統正面臨的一個問題是存放逐漸增長的業務數據及很少訪問的歷史信息等，這些數據會占用越來越多的系統資源，降低業務系統性能，導致用戶需要不斷升級服務器。但主存儲成本較高，容量也有限，系統性能還是不能滿足用戶越來越高的需求，而且龐大的數據量使得系統備份、恢復、遷移、升級等運維工作處于困境，數據的安全得不到保障。

企業的核心數據是企業的生命。通過建立完善的數據保護系統，保障核心數據安全運營及存儲已經成為當前企業的共識。為防止IT系統最重要的資產數據丟失，越來越多的企業開始從信息系統的安全性、穩定性和可靠性出發，構建自己的數據歸檔系統。

二、業務數據歸檔的好處

歸檔的目的是為了保證數據的長期有效管理，并全面為企業發展提供有利信息。其帶來的好處包含如下幾個方面：

（一）降低成本。將數據按時從業務系統分離出來歸檔，使得企業IT系統運行、維護、投入整體成本降低。

（二）縮短備份時間。由于數據增長太快，即便備份人員使用了數據壓縮和重復數據刪除技術備份數據，往往還是會遇到備份窗口的壓力。歸檔數據可以從備份任務中剝離幾十TB的數據甚至更多，大大縮短了備份時間。

（三）法規遵從。各級法律法規的要求必須執行數據歸檔任務。

（四）保留知識。在當今的大數據時代，企業也逐漸意識到利用海量數據分析的價值。

（五）系統性能提升。通過將歷史數據歸檔保存，大大減少了業務系統中運行的數據，企業可能會看到整體系統性能的提升。

從表面看，數據歸檔的程序并不復雜，但從實際操作卻很有挑戰性。在進行歸檔操作前，一定要做好詳細長遠的規劃，要根據現階段及將來的數據歸檔環境及歸檔數據的管理做出相關的計劃，不僅需要滿足數據的生命周期需求，還需要滿足良好的性價比要求。

三、設立數據歸檔策略

做好歸檔策略就相當于有了數據刪除策略。數據歸檔策略一般包含以下幾個方面：

（一）確定需要被歸檔的數據

實現智能歸檔的關鍵是消除無關數據，而只保留需要的數據。數據不是盲目的為了歸檔而歸檔，是為了更方便的利用而歸檔。蘊藏價值的數據是現階段企業發展和競爭的必備條件，對于企業來說，被動的、消極的應付法規遵從的要求，只能保證其不違規，不能保證其保存的數據能為企業的發展充分發揮其價值，因為這些企業可能會漏掉一些非常有價值的數據。而積極的尋找有價值的數據存儲并充分利用，將保證企業的發展。

（二）歸檔數據的存放位置

對具體的數據進行詳細的規劃，將數據按照不同的業務或工序進行分區域、分數據庫、分表處理，把不同的數據定位到不同的區域、數據庫、表中，可以極大的減輕查詢壓力。對于復雜數據做多表關聯處理，以利于查詢。

（三）歸檔數據的標準

數據按應用主要分三大類：以數據庫為主的全結構化數據類型，以文件系統為主的非結構化數據類型，以郵件為主的半結構化數據類型。

在企業中，數據的價值并不是全都一樣，也是在不斷變化的。各種類別及類型數據的特性不同，安全級別、存儲要求也不同，相應的歸檔標準也就不同。將長期存儲和短期存儲的數據同一條件保存，會造成對不需要保護的數據過度的配置資源，這會大大增加企業的成本。企業需要根據數據來源、重要性、訪問頻率、訪問性能和法規遵從等要求，用不同的存儲技術和媒體和介質來更好的服務于不同類型的歸檔數據。

（四）制定數據歸檔流程的相關機制

首先根據企業各業務或工序的實際情況，對系統數據進行分類，再分析數據特性，最后根據業務現狀及流程調研情況，結合數據分類結果與數據的特性制定數據歸檔流程，從而保障數據歸檔及存儲策略能夠更加符合業務、系統的實際需求，有效的發揮數據生命周期管理的價值。

需要注意的是，只有結束了業務流程的數據才可以被歸檔。在實際操作中，因各種原因，一般歸檔都是一條完整業務鏈的數據統一歸檔，而且還需要及時，不能單落下某一個環節的數據，否則可能影響整條業務鏈的數據都不能歸檔，這樣既造成了業務系統的負擔，又影響應歸檔數據不能歸檔，造成企業的損失。

（五）選擇合適的歸檔的方式

現階段數據歸檔方式一般有三種：

1、將需要歸檔的數據打印到紙質上。將需要歸檔的數據從業務系統中按照一定的規則打印成紙質檔案，按照傳統實體檔案的管理方式進行保管和利用。這種方式的優點是傳統檔案管理方式比較規范，紙質檔案也可以保證長期保存和有效查詢。缺點是因為數據量很大，所需打印紙的量也很大，后期檔案員不但需要整理這些大量的紙質檔案，還需要將這些紙質檔案掃描成圖像后掛接到檔案信息系統中，才能在網上提供利用，這造成了很大的浪費。

2、中間服務器數據庫合成封裝歸檔。業務系統將須歸檔的數據推到業務服務器和檔案系統服務器的一個中間服務器上。業務系統按照規則自動組合須歸檔的數據到中間服務器的數據庫中，中間服務器的數據庫對數據進行處理后，轉換成檔案的要求再推到檔案服務器的數據庫中。這種方式的優點是實現了業務數據的自動歸檔，缺點有四個方面：一是合成的電子文件是管理人員按照一定規則將零散的存放在業務數據庫中的數據組合而成，這不符合檔案的本質屬性原始性的要求；二是合成的電子文件還必須需要人工校驗合成數據的準確性，因為信息系統在存儲數據的過程中會出現不可預見的錯誤；三是業務信息系統的源代碼有其復雜性，只有開發商才能準確了解數據庫底表各項數據之間的邏輯關系，如果脫離開發商的支持，自己單位開發或者換別的公司開發業務數據歸檔系統，在用中間服務器數據庫合成電子文件時，可能會導致歸檔數據的不準確；四是每次業務系統升級，源代碼變化、數據庫底表的邏輯關系變化，中間服務器數據庫合成電子文件的程序也須相應變化，否則合成數據會出錯。endprint

3、業務數據庫合成數據并推送數據歸檔。利用業務數據庫都自帶的歸檔模塊，將需要打印輸出的數據按照一定規則組合成檔案需要的模式，即PDF格式，然后連同檔案目錄一同推送到檔案系統服務器的數據庫中。這樣直接在業務系統中將須歸檔的數據直接組合歸檔，確保了數據的原始性和準確性，檔案部門只需要確定歸檔范圍、數據歸檔標準等規范。這樣做的優點是業務系統開發商最了解業務數據庫底表各項數據的邏輯關系，合成數據過程能保證數據的準確性，如果業務系統升級，數據庫源代碼及底表數據邏輯關系發生變化，不會影響合成數據的準確性。但是這需要業務系統開發商配合檔案系統開發人員做好數據接口的相關工作。

四、對于歸檔數據的要求

數據歸檔系統通過各種技術，保證歸檔數據的真實性、完整性、有效性、安全性是很重要的。這是檔案的必備條件，也只有這樣的歸檔數據才能具有法律憑證作用和可利用的價值。

（一）歸檔數據的真實性

指對歸檔數據的內容、結構和背景信息（描述生成數據的職能活動、作用、辦理過程、結果、上下文關系及對其產生影響的歷史環境等信息）進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。

現階段軟件公司一般都采用數字指紋技術，保證數據的唯一性，并可防止歸檔數據在歸檔過程中被惡意篡改。

（二）歸檔數據的完整性

指電子數據的內容、結構、背景信息和元數據（描述電子數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據）等無缺損。

需要企業制定并逐漸完善數據完整性保障規范，如數據的流轉信息、修改流程等；保障完結了工作的所有環節的歸檔數據全部及時歸檔。

（三）歸檔數據的有效性

指電子數據應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。

業務系統產生的數據格式多種多樣，我們需要把它們轉換成規范的國家允許的統一格式，以便長期的存儲利用。在歸檔數據的時候需要記錄原數據及轉換數據的操作系統、軟件版本、格式等基礎信息。

（四）歸檔數據的安全性

通過權限配置、身份認證、元數據鎖定、電子原文只讀性封裝、記錄操作日志、數據傳輸安全性控制或將存放在存儲服務器或者云存儲上的歸檔數據與生產網隔離等各種手段，從技術與管理兩方面，加強對電子數據的防護，確保檔案信息的安全。

五、數據的存儲載體

現在普遍用于數據存儲的載體有光盤、磁帶、膠片、磁盤，從其工作原理方面來說各有優缺點。

企業必須在規定的時間內保證數據的完整性及數據的安全存儲。歸檔存儲載體應選擇性能穩定、有發展前途、性價比高、容易檢測損壞或錯誤、能長期保存的載體。由于存儲檔案數據的介質的性能各不相同，如果將它們獨立的作為存儲設備會存在明顯的不足，如果能將它們相互配合使用，取長補短，即能發揮其自身的優勢，又能彌補其弱點，這樣才能構建更穩定、安全、高效的歸檔數據存儲系統。

六、完善各項制度要求

在信息化條件下，電子檔案的歸檔范圍及歸檔方式與傳統的紙質檔案發生了很大變化，而且還在不斷的變化，檔案部門也需要根據發展，不斷的更新檔案的歸檔范圍及管理方式，以適應時代的需求。

（作者單位：太原鋼鐵（集團）有限公司檔案管理部）endprint