淺談企業文書檔案以“件”為保管單位歸檔的利與弊

朱惠君

隨著電子計算機等一系列現代化辦公設施進入企業文件的形成與管理領域以及辦公自動化的普及，傳統文書材料立卷方法的繁瑣、復雜、隨意性大，案卷質量難把握，提供利用不便等弊端不可避免地凸現出來，這客觀上已成為制約企業檔案工作發展的“瓶頸”。改革文書立卷方法勢在必行。以“件”為保管單位代替傳統的以“六個特征”和以問題為主線的組卷方法在大多數企業中已基本推廣，現結合本人在工作中的實際情況，淺談企業文書檔案以“件”為保管單位歸檔的利與弊。

企業文件材料以“件”為保管單位歸檔在提高工作效率、對文件檔案的鑒定、開放利用以及檢索等方面有明顯的優勢。

一、減少勞動量，提高了工作效率

以“件”為保管單位的歸檔方法，歸檔文件材料不再組成案卷、撰寫案卷標題，不再編寫卷號、編制案卷目錄，不用在電腦軟件上輸入案卷目錄等，所以要檔案的整理、保管、利用等過程中所花的勞動量會大幅度減少，從而提高了工作效率。同時，減少了卷皮、目錄紙、裝訂設備等圍繞立卷的消耗品，節省了大量的人力、物力和財力。

二、便于文件檔案的鑒定和開放利用

無論是傳統的文書立卷方法，還是改革后的以“件”為單位的歸檔方法，對文件鑒定都是以“件”為單位進行的。傳統的立卷歸檔方法，當裝訂的案卷中出現不同價值的文件時，不是拆卷后重新裝訂，就是容忍超過保管期限已無價值的檔案繼續存在，這樣使鑒定工作不僅不能減少勞動量，而且也不能達到“取其精華”為目的。以“件”為單位的歸檔方法克服了這種不足，由于無需立卷，文件與文件之間具有相對的獨立性，對單價文件進行鑒定時，不受其它文件鑒定的影響，也不會出現不同價值文件排放在一起的現象。

在對文件檔案進行開放利用方面：以往，以“卷”為單位進行的傳統歸檔方法，使數份文件訂成一卷，影響到對“卷”中單份文件的開放用。企業文書檔案以“件”為單位對檔案進行管理，在提供檔案利用時針對性強，可以開放單價文件，避免擴大閱讀范圍同，在辦公自動化軟件的支持下，可以開放單份文件的“全息信息”，提高了對文件的利用。

三、有利于對文件檔案的檢索和保密

隨著計算機技術的發展和OA辦公自動化的廣泛應用，在計算機強大的隨機檢索功能支持下，以“件”為單位進行文件歸檔，大大方便了對文件的檢索。有觀點認為：以“件”為單位進行歸檔工作時，割裂了文件間的有機聯系，使檔案很難保持和反映文件之間內在的有機聯系，也在一定程度上破壞了系統文件完整。本人卻認為：文件最終的“聯系”不應是針對檔案載體，而是檔案載體所包含的信息（包括來源、時間、內容和形式等）之間的聯系。所以，在新的方法下已沒有必要強調保持實體間的聯系，“用歸檔文件信息間的聯系代替歸檔文件載體間的聯系，”用歸檔文件信息間的聯系代替歸檔文件載體間的聯系，通過編制專題目錄、提示相關文件等方法，解決分散保存不同年代、不同保管期限內，有相互聯系的文件間其它方面的聯系。所以，新方法只是淡化了對檔案實體的整理，而實際上加強了對檔案信息的組織，而且更加注重加強檔案信息的內在歷史，更有利于檔案信息的檢索、開發與利用。廢棄立卷，以“件”當家，體現了“粗加工、細管理、精檢索”的宗旨。

四、不利之處

同時，文件級的計算機檢索，可以調整、準確的為利用者提供服務，解決了手工檢索時費力的問題，而且，檔案原文可以通過計算機網絡查詢，使參考性利用不再需要檔案原件，減少了調檔的數量，有利于對那些無需調檔實體的保密。正如事物總是“一分為二”這一普遍原理所提示的那樣，以“件”為檔案保管單位，在充分體現出優勢的同時，也暴露了不少的弱點。首先，不利于檔案的安全保管。取消了檔案卷皮，檔案原件失去了卷皮的保護，在存取檔案時會或多或少的出現磨損的現象，不利于對檔案原件的安全保管。其次，不利于對檔案進行插取。從當前在企業中推廣的辦公自動化檔案管理系統的運用情況來看，由于文件材料的實體歸檔依據于檔案管理系統中“信息文件”的歸檔，在實際操作中，以“件”為保管單位的檔案進行插取時，插取后邊的早已排列好并加蓋了檔號章的第一份文件的檔案號就都要依次改變，插取幾次文件就要改變幾次檔號，與此相應的《文件歸檔目錄》也要加編或減去所插取的文件的內容項目，如果插取文件份數較多時，也可能對插取文件后邊的《歸檔文件目錄》重新編制，重新編制就必須重新換《目錄》，更甚者要重新換新卷盒，這樣會造成較大的浪費。

以“件”為保管單位在工作中確實大大方便了我們檔案人員的工作，但對企業檔案人員的素質提出了新的要求，檔案工作人員不僅要學習要新的檔案管理知識，同時，要加強對檔案計算機知識的掌握和辦公自動化知識的學習。而且以“件”為整理單位需要企業強有力的計算機和辦公自動化系統的支持，這就要求企業加大設備方面的投資。

（作者單位：山西太鋼不銹鋼股份有限公司煉鋼二廠）endprint