網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的文檔管理工作芻議

王文蓮

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，文檔管理對象由原先的紙質(zhì)文檔為主逐步向紙質(zhì)文檔、電子文檔并存，甚或是電子文檔獨領(lǐng)風(fēng)騷的電子時代轉(zhuǎn)變，如果仍固守傳統(tǒng)的管理模式與框架，必將影響文件與檔案在網(wǎng)上功能的擴(kuò)展。適應(yīng)時代要求，運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實現(xiàn)對傳統(tǒng)文檔管理工作的催化和改造，是拓展文檔信息的生存價值和發(fā)展空間的必由之路。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下文檔管理工作面臨的新變化

1.文檔信息對設(shè)備的依賴性。電子文檔的數(shù)字化信息形態(tài)，對設(shè)備的依賴性顯而易見。而計算機(jī)設(shè)備及其網(wǎng)絡(luò)遇到的諸如病毒侵害、黑客騷擾、硬件失靈等意外破壞，決定了電子文檔面對意外事件表現(xiàn)出來的脆弱；互聯(lián)網(wǎng)的開放性，又決定了在保密技術(shù)不成熟的環(huán)境下，電子文檔的安全將時刻面臨考驗；隨著時間的推移，電子文檔的可讀性能，同樣存在著對設(shè)備的高度依附。

2.更加重視對信息的貯存與轉(zhuǎn)換。紙質(zhì)文檔，由于其信息與載體是統(tǒng)一的，存貯與讀取都相對穩(wěn)定；電子文檔不同，在沒有閱讀工具的情況下，文檔信息就無法獲取，此外，由于存貯形式（硬件、軟件、加密、編碼方式等）的變化，外表看來保存完好的電子載體（以數(shù)碼形式存放于磁盤、磁帶、光盤等載體），信息也不能讀取，因此，電子文檔對信息的存貯方式和轉(zhuǎn)換方式有著更高的技術(shù)層面和管理方面的要求。

3.發(fā)文程序網(wǎng)絡(luò)化對信息的憑證性、真實性、安全性產(chǎn)生深刻影響。不少單位發(fā)文程序在網(wǎng)上進(jìn)行，因此各種文件的生成、運行和歸檔、借閱等已不再局限于傳統(tǒng)的面對面的工作模式，這樣將帶來一系列的問題：其一，由于文件生成過程中初稿、定稿、歸檔文稿界線模糊，當(dāng)重要決策、重大事項出現(xiàn)問題時，面對事后責(zé)任，無法通過電子歸檔文稿反映出當(dāng)事人的權(quán)責(zé)；其二，由于收文單位和個人，均可將電子圖章取出進(jìn)行單獨保存以備用（即使是加密文件，只要能看到，電子圖章也可取出），一旦有人需要冒用公章以謀利，就成為輕而易舉的事。其三，由于制度的約束與控制力較差，一些重要公文未經(jīng)歸檔就被從服務(wù)器中刪除，造成其安全性受到挑戰(zhàn)。

4.網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)核心技術(shù)的開發(fā)缺乏“本土化”實力。當(dāng)前，信息管理普遍以Internet為核心，以Web技術(shù)為基礎(chǔ)，以Browser作為軟件集成環(huán)境。控件技術(shù)或網(wǎng)絡(luò)對象連接技術(shù)、多媒體文檔結(jié)構(gòu)以及跨越多種操作系統(tǒng)和多種數(shù)據(jù)庫平臺的應(yīng)用系統(tǒng)，是檔案信息網(wǎng)絡(luò)生成不可或缺的條件，然而目前檔案信息網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)定位、軟硬件配置等核心技術(shù)絕大部分來自于國外企業(yè)，我國自主研發(fā)的成果很難占一席之地，芯片數(shù)據(jù)被國外系統(tǒng)開發(fā)人員破解，只是時日問題。自2009年以來，美國已針對中國網(wǎng)絡(luò)發(fā)動了大規(guī)模的入侵活動。2013年的斯諾登棱鏡門事件暴出，受到美國國安局信息監(jiān)視的主要有10類信息：電郵、即時消息、視頻、照片、存儲數(shù)據(jù)、語音聊天、文件傳輸、視頻會議、登錄時間和社交網(wǎng)絡(luò)資料。該事件的發(fā)生，應(yīng)當(dāng)給我們再次敲響警鐘。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下文檔管理工作的應(yīng)對策略

電子時代，是社會發(fā)展的必然趨勢。極大的存儲、海量的信息給人類帶來便捷、愉悅的同時，也迫使我們思維方式、工作方式的轉(zhuǎn)型。文檔管理工作要獲得長足的發(fā)展，就必須尋找到躋身網(wǎng)絡(luò)社會的路徑。

1. 服務(wù)至上，創(chuàng)新文檔管理理念

管理理念對管理的影響是深層次的，不僅決定著管理模式和管理手段，而且決定著管理結(jié)果。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以其所提供的信息知識和技術(shù)手段不斷沖擊著傳統(tǒng)的文檔管理理念，服務(wù)理念已滲透到文檔管理的架構(gòu)、過程、方式等各個方面。也就是說，既然網(wǎng)絡(luò)提供了新的數(shù)字管理工具，而且強(qiáng)化了一切有利于檔案管理的設(shè)施，那么文檔工作就有責(zé)任借助網(wǎng)絡(luò)更便捷、更迅速、更直接、更全面地為社會公眾提供服務(wù)。從2008年5月1日起施行的《中華人民共和國政府信息公開條例》即以政府行為的方式助推了文檔“服務(wù)至上”理念的快速發(fā)展。也由于服務(wù)理念的更新，很大程度上推動了我國信息化建設(shè)的步伐，在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中，“實施公共檔案信息資源共享服務(wù)工程項目，打造‘一站式檔案信息資源共享和服務(wù)平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務(wù)”被提上日程。

2. 流程重組，改革文檔管理模式

電子文件產(chǎn)生于各機(jī)關(guān)、企業(yè)、部門、團(tuán)體實施管理、履行職能的工作中，文檔管理只有與業(yè)務(wù)工作實現(xiàn)對接，才能將電子文件真正引入到文檔管理的范圍內(nèi)。因此，文檔管理領(lǐng)域要“前延后伸”，前與業(yè)務(wù)工作接軌，后與檔案向特定對象的服務(wù)和向社會的開放服務(wù)相連接；文檔管理工作不僅要構(gòu)成自身完整的生命歷程，還要與社會互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)融合和統(tǒng)一。對此，有學(xué)者借鑒由美國管理學(xué)家于1993年提出的“業(yè)務(wù)流程重組”，即對整個業(yè)務(wù)過程進(jìn)行重新定義和設(shè)計，“其核心是過程管理思想或過程再造思想，即通過業(yè)務(wù)流程的重組把原來以職能分工的運作體系改變?yōu)橐宰鳂I(yè)流程為基礎(chǔ)的組織形式，實現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)扁平化，提高組織的效率和效能。”這種業(yè)務(wù)流程重組，能充分體現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下以信息服務(wù)為中心、以用戶需求為導(dǎo)向的思想，它重新考慮設(shè)計了業(yè)務(wù)流程，從管理理念到組織機(jī)構(gòu)，從業(yè)務(wù)內(nèi)容到人員資源，從服務(wù)內(nèi)容到服務(wù)方式都進(jìn)行了全方位、深層次的變革。

3. 跨越時空，推行信息智能服務(wù)

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為人們渴求快捷有效地利用檔案資源提供了可能。與傳統(tǒng)檔案服務(wù)受時空、地域和服務(wù)方式等因素制約相比，以利用網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化為重要特征的“利用者自我服務(wù)”模式應(yīng)當(dāng)成為今后服務(wù)的主旋律。2009年12月18日，國家檔案局局長、中央檔案館館長楊冬權(quán)在全國檔案工作會議上提出，“要充分運用我國目前正在推進(jìn)的電信、計算機(jī)、電視‘三網(wǎng)融合這一機(jī)遇，把已上和可上計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的檔案信息，向手機(jī)、電視等媒體擴(kuò)展，更大限度地實現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程服務(wù)。”《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》的宣貫，也在這次會議上提出 。一個檔案從“物的傳遞”轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶畔⒑椭R的傳遞”的時代已經(jīng)到來。

4. 安全第一，建立技術(shù)防范體系

電子文檔有兩種形式的“生命”：借助載體而存在的“物理生命”和以特定編碼格式構(gòu)成的“信息生命”，其安全問題，也關(guān)系到電子文檔的“物理生命” 與“信息生命”。保護(hù)“物理生命”，從防機(jī)械損傷、防磁、控制環(huán)境溫濕度等方面入手，解決起來相對容易。保護(hù)“信息生命”則應(yīng)重視：（1）保證持續(xù)可讀性。國家檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與IT部門合作，討論與研制絕對電子版（絕對電子版即不可能產(chǎn)生硬拷貝的電子公文）的長期保存問題，因為許多電子公文不一定都可能產(chǎn)生硬拷貝供檔案館長期管理。對于用電子載體保存的數(shù)據(jù)，應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢測，判定被檢載體是否需要重寫或更新，以防止電子文檔突然損壞造成數(shù)據(jù)丟失；（2）防范電腦病毒。應(yīng)對連接網(wǎng)絡(luò)的每臺計算機(jī)進(jìn)行病毒掃描，不僅要對各文件的讀寫和執(zhí)行操作進(jìn)行病毒掃描，還要對所有文件類型進(jìn)行病毒掃描。從網(wǎng)絡(luò)邊界、網(wǎng)絡(luò)傳輸和計算機(jī)主機(jī)不同層次建立病毒控制制高點，建立縱深的病毒防御體系，實現(xiàn)全面防御病毒；（3）控制非法存取。通過用戶合法身份的確認(rèn)和檢驗，用防火墻將沒有使用和管理權(quán)限的用戶擋在系統(tǒng)之外。在此基礎(chǔ)上，確定每一用戶的不同使用權(quán)限，將其分為基本存取權(quán)限、數(shù)據(jù)檢索權(quán)限、數(shù)據(jù)處理權(quán)限、獨立于數(shù)據(jù)值與數(shù)據(jù)值有關(guān)的存取權(quán)限、與時間或地點有關(guān)的存取權(quán)限等，使檔案信息系統(tǒng)的安全得到保證；（4）合理進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。除了運用硬磁盤保存、磁帶保存、光盤保存等進(jìn)行簡單數(shù)據(jù)備份，還可以運用磁盤陣列、雙機(jī)熱備份、雙機(jī)異地?zé)醾浞莘绞降冗M(jìn)行數(shù)據(jù)備份。

5. 人才保障，提升隊伍業(yè)務(wù)素質(zhì)

當(dāng)前，無論是檔案資源加工的數(shù)字化，還是檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化，都是以計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)為基礎(chǔ)，離不開信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案工作者要努力學(xué)習(xí)相關(guān)知識，盡可能多的熟悉多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、光盤技術(shù)、復(fù)印機(jī)及數(shù)字圖像掃描與加工等現(xiàn)代化技術(shù)，并在檔案信息加工及傳播技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息檢索技術(shù)方面有所側(cè)重。

總之，只有用發(fā)展的眼光，遵循創(chuàng)新突破的原則開展文檔管理工作，才能贏得利用者的滿意，才能讓文檔工作在現(xiàn)代化建設(shè)中展現(xiàn)出獨特的魅力。

（作者單位：大同市第五人民醫(yī)院）

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[4]電子文件對檔案管理的挑戰(zhàn).http：//blog.sina.com.cn/u/1825398601endprint