加強節(jié)能減排檔案管理的一點思考

李偉旭

隨著京津冀區(qū)域一體化進程建設(shè)的加速推進，我省在大力發(fā)展經(jīng)濟的同時，對節(jié)能減排也提出了更高、更嚴的要求。節(jié)能減排檔案管理工作作為節(jié)能減排的基礎(chǔ)性工作，對于掌握節(jié)能減排工作推進情況，加強節(jié)能減排工作的監(jiān)督指導(dǎo)，及時記錄推廣節(jié)能減排工作中的先進技術(shù)、經(jīng)驗、做法及重要成果，進一步推進節(jié)能減排事業(yè)發(fā)展發(fā)揮著越來越重要的作用。

一、節(jié)能減排檔案管理工作現(xiàn)狀

近幾年來，相比節(jié)能減排工作的卓有成效，節(jié)能減排檔案管理并非同步進行，而是滯后，主要存在以下問題：

（一）缺乏統(tǒng)一要求，節(jié)能檔案管理與節(jié)能工作脫節(jié)。

目前，節(jié)能減排工作主要由各級發(fā)改、建設(shè)、機關(guān)事務(wù)管理等三個節(jié)能主管部門的節(jié)能科室負責(zé)，各級檔案管理部門沒有出臺節(jié)能減排檔案管理工作的具體要求。造成有些主管部門單位領(lǐng)導(dǎo)及節(jié)能主管科室對節(jié)能減排檔案管理沒有清楚的認識，重視程度不夠，不能將節(jié)能減排檔案及時收集、整理、歸檔、交存，從而導(dǎo)致節(jié)能減排檔案管理與節(jié)能減排工作要求相脫節(jié)，很多寶貴的資料并未保存下來。

（二）重視程度不夠，節(jié)能檔案管理流于形式。

有些節(jié)能主管科室雖然設(shè)立了節(jié)能資料文件柜，但并不是放置檔案用，而是為單純迎接上級業(yè)務(wù)檢查所準備的資料，資料整理流于形式，資料的保管并不符合檔案要求，個別單位把節(jié)能減排檔案的收集與整理當作一種累贅與負擔，甚至存在嚴重的虛構(gòu)問題，更談不上發(fā)揮檔案作用推動節(jié)能減排工作。

（三）人員專業(yè)性不強，節(jié)能檔案管理信息化程度低。

多數(shù)節(jié)能主管單位的節(jié)能檔案管理工作由兼職人員負責(zé)，這些人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案培訓(xùn)，缺乏檔案管理工作應(yīng)有專業(yè)知識結(jié)構(gòu)和管理技能，因此導(dǎo)致節(jié)能檔案管理工作僅限于存放資料，不能實現(xiàn)檔案的分類、查詢、文件檢索等基本功能，更談不上實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理等更高要求。

二、關(guān)于加強節(jié)能減排檔案管理的思考

針對目前節(jié)能減排檔案管理工作現(xiàn)狀，結(jié)合各級檔案部門及節(jié)能主管部門實際情況，提出如下加強節(jié)能減排檔案管理的思考。

（一）統(tǒng)一認識，明確職能，層層落實責(zé)任

為了扎實有效地推進節(jié)能檔案管理工作，首先應(yīng)統(tǒng)一認識，把節(jié)能減排檔案管理納入整個檔案管理體系，節(jié)能檔案的管理、指導(dǎo)、檢查與監(jiān)督職能由各級檔案部門履行，節(jié)能檔案的形成、收集、立卷、歸檔、利用主要由各級節(jié)能部門來完成。各級檔案主管部門，要定期到節(jié)能主管部門進行節(jié)能檔案的檢查指導(dǎo)工作，提供技術(shù)支持。各節(jié)能主管部門要高度重視節(jié)能檔案管理工作，將其作為節(jié)能工作的基礎(chǔ)部分，采取有效措施，切實抓緊抓好。一是落實責(zé)任到人。要做到三個明確：“明確節(jié)能主管科室為節(jié)能檔案專職管理責(zé)任科室、明確分管領(lǐng)導(dǎo)、明確專職檔案員”。二是加強監(jiān)督考核。將節(jié)能檔案管理作為節(jié)能工作中的基礎(chǔ)內(nèi)容，納入節(jié)能考核評先工作，節(jié)能檔案管理不達標的單位，影響其節(jié)能考核排名，從而起到督促各級單位規(guī)范節(jié)能檔案管理的作用。

（二）健全制度，明確要求，規(guī)范節(jié)能檔案管理

針對節(jié)能減排工作形勢和檔案管理的有關(guān)要求，要從健全制度、完善管理著手，注重抓好節(jié)能檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。一是建立健全節(jié)能檔案管理辦法及業(yè)務(wù)規(guī)范。各級檔案部門要制定下發(fā)節(jié)能減排檔案的管理方法及業(yè)務(wù)規(guī)范等，明確節(jié)能減排工作中檔案材料的形成、收集、整理、歸檔、利用等各項業(yè)務(wù)標準和要求。二是完善節(jié)能檔案管理制度。各級節(jié)能主管部門要從節(jié)能工作實際出發(fā)，明確本部門節(jié)能檔案的收集、整理、立卷的有關(guān)要求和程序，確立節(jié)能檔案歸檔范圍及保管期限，使節(jié)能檔案管理工作有章可循。三是規(guī)范節(jié)能檔案管理程序。在節(jié)能減排工作中形成的文件材料，應(yīng)由各形成部門按要求收集、整理、立卷，定期向檔案部門移交。對于承擔節(jié)能減排重點產(chǎn)品、重大技術(shù)創(chuàng)新項目、重點建設(shè)工程項目和重大技術(shù)裝備研發(fā)和建設(shè)的各級單位，在進行項目鑒定或驗收之前，應(yīng)通過檔案管理部門的項目檔案專項驗收。

（三）部門協(xié)作，整合資源，加強節(jié)能檔案信息化建設(shè)

節(jié)能減排工作中，各級發(fā)改部門負責(zé)本區(qū)域內(nèi)節(jié)能減排全面管理，各級建設(shè)部門負責(zé)建筑節(jié)能，各級機關(guān)事務(wù)管理部門負責(zé)公共機構(gòu)節(jié)能，這三大部門掌握本地區(qū)節(jié)能減排工作的主要情況，部門間存在著職能重合區(qū)域。比如建設(shè)部門的建筑節(jié)能也包括機關(guān)事務(wù)管理部門的公共機構(gòu)辦公建筑節(jié)能改造；發(fā)改部門的節(jié)能考核，也涉及建設(shè)部門和機關(guān)事務(wù)管理部門的節(jié)能工作開展情況。因此，節(jié)能部門之間，要增強節(jié)能檔案管理工作的協(xié)作配合，以檔案為紐帶，定期溝通交流，這樣即可以全面收集節(jié)能檔案、規(guī)范管理，同時也促進了節(jié)能主管部門全面掌握節(jié)能工作情況，整合資源，信息互補，使節(jié)能檔案充分發(fā)揮信息指導(dǎo)作用，更好地為節(jié)能減排工作服務(wù)。

在節(jié)能檔案的管理中，要結(jié)合節(jié)能工作涉及面廣、專業(yè)性強、省內(nèi)橫向聯(lián)系較多等特點，利用現(xiàn)有辦公條件，加強信息化管理，便于檔案利用及資源共享。一是充分發(fā)揮現(xiàn)代化辦公設(shè)備的優(yōu)勢，加強電子檔案的收集、保管和利用。二是對檔案實行數(shù)字化和紙質(zhì)化管理，利用計算機直接查詢，保證數(shù)字檔案利用的便捷性。三是有條件的地區(qū)，可利用網(wǎng)絡(luò)自動化辦公系統(tǒng)，完成檔案數(shù)據(jù)的收發(fā)、登記、信息傳遞等功能，努力實現(xiàn)節(jié)能檔案與辦公系統(tǒng)一體化管理。

（四）創(chuàng)新機制，突出服務(wù)，有效利用節(jié)能檔案資源

檔案資源保管是前提，利用是目的。用好節(jié)能檔案，對節(jié)能工作起到引導(dǎo)、推動、促進的重要作用。例如：在節(jié)能形勢的分析中，年度節(jié)能數(shù)據(jù)檔案是主要支撐；在節(jié)能技術(shù)、產(chǎn)品、材料等的推廣應(yīng)用中，節(jié)能示范點的建設(shè)經(jīng)驗及節(jié)能技術(shù)檔案具有高度的參考性及指導(dǎo)性；在落后企業(yè)的關(guān)停并轉(zhuǎn)中，檔案記載了企業(yè)的歸屬與流向，同時也見證了經(jīng)濟發(fā)展的歷史腳步。因此，各級節(jié)能主管部門要根據(jù)節(jié)能工作特點，發(fā)揮節(jié)能檔案價值，積極開展節(jié)能減排檔案利用工作，做到節(jié)能減排開展到哪里，檔案信息就服務(wù)到哪里。一是創(chuàng)新服務(wù)機制，建立節(jié)能檔案協(xié)作機制。檔案管理部門定期召開由節(jié)能檔案人員參加的節(jié)能系統(tǒng)檔案協(xié)作會議，整合各部門節(jié)能檔案資源，對各部門節(jié)能檔案管理工作進行自查及互查，為各節(jié)能相關(guān)單位互通有無、資源共享創(chuàng)建平臺。二是完善服務(wù)手段，定向提供節(jié)能檔案利用服務(wù)。各節(jié)能主管部門可從節(jié)能工作特點出發(fā)，將節(jié)能技術(shù)檔案主要索引予以發(fā)布，定向為所需單位提供查詢服務(wù)。三是拓展利用渠道，實現(xiàn)節(jié)能檔案資源廣泛共享。加大節(jié)能檔案網(wǎng)絡(luò)化遠程利用力度，結(jié)合政府信息公開工作，開展節(jié)能信息遠程查閱服務(wù)。

（五）加大宣傳，強化培訓(xùn)，提高節(jié)能檔案人員素質(zhì)

節(jié)能檔案管理是一項政策性、業(yè)務(wù)性都很強的工作，現(xiàn)有的節(jié)能檔案管理人員，多數(shù)為節(jié)能管理科室的兼職人員，加大對此類人員的節(jié)能檔案宣傳力度，強化檔案專業(yè)技能培訓(xùn)，將會對節(jié)能檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化起到重要促進作用。檔案部門應(yīng)按照節(jié)能檔案管理相關(guān)規(guī)范，結(jié)合節(jié)能工作特點，對節(jié)能檔案管理中的各個環(huán)節(jié)進行示范性培訓(xùn)，提高節(jié)能檔案管理人員的實踐操作能力，將節(jié)能檔案人員納入檔案系統(tǒng)人員的統(tǒng)一管理，做到節(jié)能檔案管理人員持證上崗，參加年度檔案工作的評先評優(yōu)，調(diào)動工作積極性。各節(jié)能相關(guān)單位要做好節(jié)能檔案管理工作的宣傳教育，加強節(jié)能檔案管理規(guī)章制度的交流學(xué)習(xí)，增強相關(guān)人員的檔案意識。同時，要強化節(jié)能檔案人員的保密教育，使節(jié)能檔案管理人員能夠正確處理檔案利用與信息保密的關(guān)系，努力培養(yǎng)節(jié)能科室的專業(yè)檔案工作人員。

（作者單位：秦皇島市機關(guān)事務(wù)管理局）endprint