新形勢下如何做好平時立卷工作

耿潔

平時立卷工作是機關工作的重要環節，是機關檔案管理的基礎工作，是集政策性、原則性、嚴肅性于一體的重要工作。特別是在經濟體制改革和人事、社會保障制度改革的新形勢下，如何為人力資源和社會保障機關提供政策依據和詳實可靠的數據服務，如何有力地促進人力資源和社會保障機關工作健康發展，這是當前面臨的主要問題。

一、提高認識，轉變觀念，增強做好平時立卷工作責任感

文件材料是部門和事業發展的真實記錄，是一種不可再生的寶貴信息資源。平時立卷，就是將平時處理完畢的具有保存價值的零散文件，依照其內在聯系，分門別類地組織立卷。一個案卷，就是若干具有共同特征、互相聯系、經過系統整理的文件組合體。因此，作為機關文書檔案人員要提高認識，轉變觀念，高度重視平時立卷工作，始終將機關平時立卷工作當作重要工作抓緊抓好。

（一）充分認識文件材料平時立卷工作的重要性。我最初與檔案為伴時，覺得工作枯燥、乏味，沒有創造性和挑戰性。每天對著一堆堆正在辦理或辦理完畢的文件材料，不斷地剪呀、貼呀、拆呀、訂呀，日日“躲”在辦公室里“默默無聞”。特別是整理過去的遺留文件，不管多么破舊，都得耐心地貼補整齊。往往是現有的還沒整理完，新的又來了。但有一個親身體會的例子讓我改變了態度、轉變了觀念。一天，機關同志要我查閱人事調動方面的檔案文件，但他查閱的檔案是20年前的調動材料，那時的檔案還沒有納入信息化管理，又沒有系統整理過，且正值酷暑，查找起來非常困難，我便逐年查找，逐件查閱，用了幾天時間，翻閱了20年來的檔案，為其找到了依據，該同志非常滿意，他說，你立了大功了，你為機關領導決策提供了重要依據。還有一次，一位中年人滿頭大汗地來到檔案室，要我查閱前一年的專業技術職務評審的文件材料，當時恰逢機關事業單位工資制度改革，如能找到這個文件，就能保證他的工資待遇不受損失，由于我開展了平時立卷工作，準確地幫他找到了這份文件，使他的個人利益免受損失，他高興地連聲說：“謝謝”！我也被他愉悅的心情所感染，內心充滿了喜悅，感受到了平時立卷工作確實很重要，它雖然是一項基礎性工作，但它能為他人減少損失，帶來快樂。

看到平時立卷工作實踐給工作、給個人帶來的滿足，我心中充滿了幸福感。我想，平時立卷是多么重要的工作啊！雖然它是一項服務性工作，服務于部門工作、服務領導決策、服務個人待遇，但它同時又是一項重要的基礎工作，是人事部門工作的依據和參考，是做好人事工作的保障。因此，做好文件材料平時立卷工作是對歷史負責，對本部門事業負責的體現。

（二）加強學習，努力提高綜合素質。在這方面，我在工作中，一是積極爭取參加國家、省、市檔案系統舉辦的各項業務培訓，有計劃、多途徑地加強自身業務能力的培養，努力增強平時立卷意識，了解平時立卷工作的基本常識和基本要求，掌握平時立卷的方法和技能，不斷提高業務水平。特別是近幾年，為適應檔案管理現代化的要求，我積極參加檔案信息化培訓，不斷提高計算機操作水平。現在的檔案管理已由過去翻閱厚厚的檔案，變為輕輕地點擊鼠標；由過去繁重的手工查詢，變為快速的自動檢索，使檔案的提供利用更加快捷和方便，極大地提高了辦公效率。二是加強自主學習。平時立卷工作雖然十分繁雜，默默無聞，但它又是一項綜合性很強的工作。在從事平時立卷工作的同時，盡快熟悉各個業務部門的工作內容，了解各項業務的相關知識，積極向典型機關、部門和檔案業務骨干請教，主動查找各種相關書籍、資料，把平時立卷的業務知識與本機關的業務結合起來，認真鉆研，學中干，干中學，努力提高業務水平。

二、建章立制，規范程序，為做好平時立卷工作提供保障

文件材料的平時立卷是機關檔案工作的基礎環節，文件材料是否齊全完整，關系到各項工作的有效運轉，因此，建章立制，勢在必行。

（一）完善制度，確保文件材料平時立卷工作規范進行。在工作中，我根據本機關的各業務科室的工作內容形成的文件類型和檔案工作理論相結合，相繼起草并經領導修改確定，建立了一套切實可行的規章制度，使機關文件材料的運轉走向規范化，并把規范化建設貫穿于工作的全過程，制訂的相關規章制度有：《機關文件材料歸檔范圍》、《機關文件材料保管期限表》、《機關平時立卷交接制度》、《機關平時立卷保密制度》、《機關平時立卷復印制度》、《機關平時立卷借閱制度》、《機關平時立卷分類制度》等，做到大的事項有制度，小的環節有細則，每項工作有規范，流程明確、標準統一、環環相扣、銜接有序。具體工作中按照“有章、有序、有效”的原則，一級對一級負責，上個流程對下個流程負責，確保程序不少、環節不漏，扎實有效地保證了文件材料的齊全完整，為做好平時立卷工作，為檔案管理工作奠定了堅實的基礎，提供了可靠的保障。

（二）嚴守機密，確保文件材料平時立卷工作安全進行。文件材料涉及許多保密事項，特別是中央、省市文件很多內容涉及黨和國家秘密，做好保密工作，是對我工作的必然要求。在工作中，我嚴格遵守《保密守則》，確保文件材料平時立卷工作運行安全，避免文件失控、丟失。 特別是在接收上級文件時，有些文件保密期限還沒有到，為此，我更加嚴格按照中央、省市文件的保密規定，將這些有密級的文件放入帶鎖的文件柜內單獨保管，如有特殊情況需要借閱，需主管領導批示后，履行借閱手續，并催其按時歸還。這樣，既按時完成工作任務，又確保文件材料及平時立卷工作安全進行。

（三）嚴格規程，努力提高管理質量。我從事檔案工作以來，一直都在嚴格執行各項文件管理和檔案管理制度，嚴格按照操作規程辦事，對不按時移交文件或文件材料不齊全的部門，一律退回，并限期移交，愈期不交者，直接與主管部門領導進行溝通，督促其部門盡快落實工作任務，確保文件收集的及時、高效，確保平時立卷工作順利進行。

三、強化質量，開拓創新，努力提升平時立卷工作水平

質量保障是機關文件材料平時立卷工作的生命所在，特別是在當前新的形勢下，我要求自己堅持勤思考、勤動手，為機關文件材料平時立卷工作注入新的生機和活力，開拓進取，勇于創新，確保文件材料平時立卷質量，為機關各項工作提供有力保障。endprint

（一）注重時效，力求文件材料平時立卷工作有序進行。我非常重視文件材料平時立卷的日常積累，特別是每一天的工作任務更應在規定時限內完成，并在此基礎上提高效率。在實際工作中，實行“三不”，即“不拖、不壓、不等”。每天收到需要整理的文件后，立即進行核對，確保文件齊全完整后進行分類整理，當天事情當天完成，日日清楚，月月明了，不積壓、不漏辦，做到及時、準確、高效、為人力資源和社會保障局檔案利用工作奠定了堅實的基礎。

（二）嚴格標準，確保文件材料平時立卷工作規范管理。文件材料平時立卷的規范管理勢在必行，它是各項工作的基礎，更是檔案管理工作的基石，特別是在平時立卷的各個環節中我實現了“三勤”。即勤問、 勤記、勤溝通。每天收到需要整理的文件后，首先查看文件是否齊全完整，如有缺失，立即詢問并將具體情況記錄在案， 俗話說“好記性不如爛筆頭”。在平時立卷工作中，我建立了“收文記錄”，即對收到的文件都有記錄，并且每一份文件的接收過程都脈絡清晰、一目了然，以便與各科室經常聯系、相互溝通，盡早將其收集齊全，及時組卷。

（三）勇于創新，把平時立卷工作做細做實。文件材料平實立卷工作非常繁雜，每一項工作都與全局有著密切聯系。為此，就要勇于解放思想、轉變觀念、敢于創新。對日常工作不要循規蹈矩，要敢于打破舊框框，理清思路，統籌兼顧，合理安排，忙而不亂，緊張有序。面對新問題、新情況，我堅持勤于思考和探索，面對機關文件工作量大，形成檔案多的特點，在文件的收集、整理和分類等方面形成了一套切實可行的辦法，形成了平時立卷的模式，把年終的大工作量化為平時的小工作量，化整為零。對每天的工作做到認真、細致、準確，對每份文件能做到認真核對、及時整理。例如：核對時間、份數、正文及附件等是否齊全等等，既提高了案卷質量，又提高了工作效率，為全局工作提供了有力的幫助和保證，促進了人力資源和社會保障工作健康發展。

特別是根據科室業務分類，我將各科室有關文件材料和業務資料在現存數據的基礎上進行了整理和歸納，建立并完善了《秦皇島市政府系統公務員登記信息數據庫》、《秦皇島市政府系統所屬事業單位科級職務任免臺帳》、《秦皇島市所屬事業單位人員管理數據庫》、《秦皇島市所屬事業單位人員管理臺帳》、《秦皇島市機關事業單位人員基本信息數據庫》、《秦皇島市專業技術人員評審情況數據庫》等一系列人事管理工作的基礎數據，涵蓋了全市人事管理工作的基本內容，形成了幾十萬條數據的樣本資料。人才數據庫的形成，為高層次人才的引進提供了重要依據，取得了明顯的社會效益和經濟效益，為全市的人才使用和經濟發展做出了積極貢獻。

回想從事檔案工作二十年來的點點滴滴，真是酸甜苦辣味味俱全，但我還是深深地愛上了這一行。每當我墨守陳規地在字里行間，我感受到了墨香的芬芳；每當我穿梭在檔案柜之間，我感受到了歷史的莊嚴；每當我坐在電腦旁邊，我感受到了責任的重大；每當我移動著小小的鼠標，我感受到了我的真實，我的存在，我感覺到心臟的跳動，感覺到歷史的責任。有人因為在我這里找到“依據”而“手舞足蹈”、有人因在我這里找到了“參考”而“笑逐顏開”。

從事檔案工作二十年來，我積極學習國家、省、市有關檔案工作的各項方針政策，學習貫徹《中華人民共和國檔案法》、《河北省檔案工作條例》和《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等法律法規精神，把檔案工作的重要性和必要性貫穿于我的本職工作始終。因為檔案工作成績突出，我所在的單位和我本人連續多年被市委、市政府評為全市文書處理工作先進單位、先進個人，保密工作先進單位、先進個人，被市檔案局評為全市檔案工作先進單位、全市檔案工作先進工作者，個人被授予市政府記功獎勵等多項榮譽，在全市檔案歷年聯查工作中，均得到檢查組好評，并成為兄弟單位參觀學習的典型單位。

（作者單位：秦皇島市人力資源和社會保障局）endprint