機(jī)車車輛制造業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案分類編號研究

孟慶元

一、機(jī)車車輛制造業(yè)科技檔案現(xiàn)行分類編號的依據(jù)

鐵路機(jī)車車輛制造業(yè)最初隸屬于鐵道部，稱為工業(yè)總局，1986年成立中國鐵路機(jī)車車輛工業(yè)總公司，從鐵道部分離出來；2000年9月劃分為中國南車和中國北車兩個獨(dú)立的企業(yè)集團(tuán)。目前，機(jī)車車輛企業(yè)科技檔案分類編號主要依據(jù)1985年10月發(fā)布的鐵道部標(biāo)準(zhǔn)《鐵路科學(xué)技術(shù)檔案分類編號方法》；2005年該標(biāo)準(zhǔn)修訂為《鐵路科學(xué)技術(shù)檔案分類與代碼》，但刪除了各種機(jī)車、車輛等產(chǎn)品的分類和代碼。

二、原鐵路標(biāo)準(zhǔn)分類編號方法與新形勢下機(jī)車車輛制造業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案工作存在的不適應(yīng)

近30年是科學(xué)技術(shù)發(fā)展進(jìn)步最快的時期，無論是影響檔案內(nèi)容形成的科學(xué)技術(shù)等外部環(huán)境，還是檔案管理學(xué)自身的理論研究都發(fā)生了變化。

（一）中國南車和中國北車兩大企業(yè)集團(tuán)與國家鐵路局或鐵路總公司不再是行政隸屬關(guān)系，變成純粹的市場關(guān)系。除承擔(dān)鐵路機(jī)車車輛產(chǎn)品制造外，還承擔(dān)大量的地鐵、磁懸浮列車、城市軌道車輛等路外產(chǎn)品研發(fā)制造；兩大集團(tuán)構(gòu)成機(jī)車車輛產(chǎn)品研發(fā)制造市場主體，整個行業(yè)沒有形成檔案分類編號標(biāo)準(zhǔn)；《鐵路科學(xué)技術(shù)檔案分類編號方法》使用近30年，其制定的外部環(huán)境發(fā)生了巨大變化，新版標(biāo)準(zhǔn)又不包括各種機(jī)車、車輛等產(chǎn)品的分類和代碼，已不適用機(jī)車車輛制造企業(yè)。

（二）原鐵路標(biāo)準(zhǔn)中生產(chǎn)技術(shù)檔案種類只包括機(jī)車產(chǎn)品、客車產(chǎn)品、貨車產(chǎn)品三個系列。隨科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，新出現(xiàn)的動車、動車組、城軌車、地鐵等產(chǎn)品，除帶有載客功能外還自帶動力，現(xiàn)行檔案分類編號方法無法適用，應(yīng)建立新的檔案分類；客車產(chǎn)品檔案的分類代號，要求與客車“車型車種”編號一致，如YW25G為硬臥25G型，但是，現(xiàn)在由于用戶需求不同、生產(chǎn)時間不同等因素，同一車型車種會有多個技術(shù)方案。

（三）產(chǎn)品檔案分類中屬類按照組部件流水排列。因普通鐵路客車結(jié)構(gòu)簡單，組部件分10類以0-9代碼表示；動車組、地鐵等產(chǎn)品因技術(shù)含量高、結(jié)構(gòu)復(fù)雜，組部件細(xì)分近百個，分類代碼以00-99表示，原標(biāo)準(zhǔn)存在分類盲區(qū)；許多企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)開展設(shè)計(jì)開發(fā)工作后，圖紙編號隨機(jī)生成，從圖號上不再表現(xiàn)部位概念，所以，檔案編號也無法沿用原來的分類編號方法。

（四） 原鐵路標(biāo)準(zhǔn)中設(shè)備儀器檔案分類細(xì)分為大類、小類、組三級。每一級都使用一位0-9阿拉伯?dāng)?shù)字表示；屬類為一級，二位0-9阿拉伯?dāng)?shù)字，表示設(shè)備順序號。

檔案分類在不同級中0-9數(shù)字又代表不同的含義，不僅分類復(fù)雜、難于記憶，而且有些容易因個人理解不同出現(xiàn)多種編號結(jié)果。如“0”大類“1”小類表示“金屬切削機(jī)床車床類”，下屬組的“0”表示“臺式、儀表車床”，“1”表示“自動及半自動多刀車床”。現(xiàn)在設(shè)備中很多都帶有儀表，很大比例屬于“自動及半自動”設(shè)備；又如第“9”大類 “電子儀器設(shè)備”，隨著設(shè)備制造技術(shù)快速發(fā)展，電子儀器設(shè)備市場細(xì)分和普通設(shè)備電子化、自動化程度不斷提高，分類編號辦法已完全不適用新的設(shè)備現(xiàn)狀（見表5）。

（五） 基建、設(shè)備檔案分類編號的基礎(chǔ)是基建設(shè)備分類編號辦法為了適應(yīng)基建設(shè)備等固定資產(chǎn)管理需要，資產(chǎn)管理部門修訂了固定資產(chǎn)分類編號辦法（見表7），客觀上形成對檔案分類編號辦法作適應(yīng)性修改的需求。

三、新形勢下科技檔案分類編號的探索與實(shí)踐

檔案進(jìn)行分類編號是科學(xué)保管、有效利用的重要手段，但是，分類編號的最終目的還是快速、準(zhǔn)確查找利用檔案。因此，針對機(jī)車車輛制造企業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案分類編號工作遇到的新情況、新問題，本著“方法簡單、密切關(guān)聯(lián)、適用性強(qiáng)、查找方便”的原則，我們在檔案分類和檔案號編制工作實(shí)際中，進(jìn)行了適應(yīng)性改革的探索和研究。

科學(xué)技術(shù)檔案分類采用線分類法。科學(xué)技術(shù)檔案種類內(nèi)下設(shè)若干分類，分類內(nèi)下設(shè)若干屬類，科技檔案數(shù)量較少時，分類內(nèi)可不設(shè)屬類。

分類代碼一般由4級層次碼組成，第一層代碼為種類代碼，第二層代碼為分類代碼，第三層代碼為屬類代碼，第四層代碼為案卷號。

檔案編碼前三層代碼均用圓點(diǎn)隔開，最后一層類別代碼與案卷之間用一字線隔開，不允許使用其他符號。基本建設(shè)、設(shè)備儀器檔案直接采用固資號作為第二、三層代碼時，可以不加圓點(diǎn)隔開。

科學(xué)技術(shù)檔案的分類代碼原則上與產(chǎn)品編號、科研項(xiàng)目號、固定資產(chǎn)號（房產(chǎn)號、設(shè)備編號）等編碼一致，不另行編制，以便建立一一對應(yīng)關(guān)系，互識互別，并保證檔案編碼具有唯一性。

（一）生產(chǎn)技術(shù)檔案

生產(chǎn)技術(shù)檔案種類代碼為C；分類代碼不再使用“車型車種”，而是使用各制造廠代碼+產(chǎn)品編號代碼；屬類代碼為機(jī)車、車輛組件代碼。

如以擺式動車組為例，C·TSD09·05-01 C表示生產(chǎn)技術(shù)類，TS表示唐山軌道客車公司，D表示動車類，09是產(chǎn)品序列號，05表示司機(jī)室電器部分，01表示第一卷。

生產(chǎn)技術(shù)檔案代碼結(jié)構(gòu)：

引進(jìn)技術(shù)產(chǎn)品或采用ERP系統(tǒng)隨機(jī)自動生成圖號的，如A6Z00000428442，圖號不包含裝配關(guān)系，產(chǎn)品圖樣按照圖號自然順序排列；設(shè)計(jì)概念、采購技術(shù)規(guī)范、原理圖等按照類內(nèi)文件的順序號分別排列；按照文件在前、產(chǎn)品圖樣在后進(jìn)行排列。屬類可分別按照GN（概念）、GF（規(guī)范）、YL（原理）、TZ（圖紙）編寫。如：C·CRH350·TZ-01，C·CRH350·GN-01。

（二）基本建設(shè)檔案代碼

基本建設(shè)檔案種類代碼為J，分類代碼為“固資號”，屬類代碼為專業(yè)或階段（檔案數(shù)量較少時，根據(jù)情況可省略）。

分類代碼按照固定資產(chǎn)管理部門編寫的固資號或房產(chǎn)號填寫，檔案管理人員不另行編號，可以保證固定資產(chǎn)編號與檔案編號形成一一對應(yīng)關(guān)系，有利于資產(chǎn)管理人員與檔案人員溝通和提供利用。如：J·A111211·JZ5-01

表7：基本建設(shè)類分類編碼原則（屬類展開略）

基本建設(shè)檔案代碼結(jié)構(gòu)

（三）設(shè)備儀器檔案代碼

設(shè)備儀器檔案種類代碼為S，分類代碼、屬類代碼為“固資號”，按照固定資產(chǎn)管理部門編寫的固資號或設(shè)備編號填寫（專業(yè)代碼表略）。如：S·011111-2。

為了優(yōu)化館藏，同型號設(shè)備隨機(jī)技術(shù)資料相同時可合并組卷，只保存一套技術(shù)資料，其他產(chǎn)品檢驗(yàn)、檢測、質(zhì)量證明文件等按照臺套順序排列。

設(shè)備儀器檔案代碼結(jié)構(gòu)

（四） 科學(xué)研究檔案代碼

科學(xué)研究檔案種類代碼為K，分類代碼為科學(xué)研究檔案分類項(xiàng)目代碼（專業(yè)代碼表略），屬類代碼為科學(xué)研究專業(yè)代碼（專業(yè)代碼表略）。如：K·2012TCY001·ZH-2。

科學(xué)研究檔案代碼結(jié)構(gòu)：

（五）標(biāo)準(zhǔn)檔案代碼

標(biāo)準(zhǔn)檔案種類代碼為B，分類為國家標(biāo)準(zhǔn)、鐵道行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和外部標(biāo)準(zhǔn)（專業(yè)代碼表略），屬類為技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目和內(nèi)容（專業(yè)代碼表略）。如：B·TB·JSY-2。

標(biāo)準(zhǔn)檔案代碼結(jié)構(gòu)：

參考文獻(xiàn)：

TB 1588-85 鐵路科學(xué)技術(shù)檔案分類編號方法

TB/T 1588-2005鐵路科學(xué)技術(shù)檔案分類與代碼endprint