網絡視域下檔案、圖書一體化管理模式分析

楊彩云　李子林

檔案、圖書同屬文獻信息資源范疇，在許多方面具有共同之處，不僅具有很強的互補性，在一定條件下可以互相轉化，二者之間相互聯系緊密。伴隨信息化、網絡化的發展，圖書、檔案部門各自為政的管理方式已經不能滿足人們對信息利用方面日益增長的需求，實現一體化管理是檔案、圖書事業發展的大勢所趨。筆者認為，圖書、檔案一體化整合模式的實現具有豐富的理論與實踐基礎，也是我國文化事業發展的大勢所趨。檔案館和圖書館的快速發展建設，網絡、計算機及信息技術的普遍應用、行業部門之間的廣泛聯盟和交流以及國內外的許多成功案例都為我國檔案、圖書事業的一體化管理發展提供了現實依據和可靠的保障。

一體化是指事物之間相互滲透、相互轉化、相互制約的變化和趨勢。”所謂圖書、檔案一體化管理，是指將圖書、檔案各自獨立的系統統一為一個整體。打破圖書、檔案之間的檢索障礙，建立一個集開發、利用、服務于一體的新型文獻資源服務體系，通過兩者之間的協調與合作，實現圖書、檔案的資源共享。構建以網絡為中心的規模化、系統化服務格局，徹底以改變傳統的分散的、單一的信息處理和服務方式。這樣的管理體制強調在分工合作的基礎上，實現行業、部門在更大范圍、更高層次上的信息資源的共享。圖書、檔案一體化的理論，從系統論的角度出發，對二者工作進行統籌規劃和科學管理，它強調一種競爭性的互補關系，即各種要素通過競爭沖突，不斷地尋找、選擇自身的最優功能點，實現信息、信息人員、信息技術、信息設備、信息標準等指標之間的協調配置，以網絡技術為基點，為用戶提供集成的一站式服務。通過實現系統化和規范化管理，從而發揮各自以及總體的最大效能。

一、國內、外圖書、檔案一體化管理研究現狀和發展趨勢

（一）國外研究現狀

國外開始檔案、圖書一體化建設研究比較早，二十世紀五十年代已經開始進行這方面的相關研究，至此已經有六十年左右的歷史，也產生了很多有價值的理論成果，如李群的《信息時代圖書、檔案、情報一體化管理在歐美的新趨勢》、張衛東的《歐美圖書檔案數字化融合服務實踐及啟示》、李農的《歐美圖書館、博物館、檔案館館際合作趨勢》等。

目前，加拿大各省都設立了權威性的綜合協調機構。在聯邦政府一級，則成立公共服務首席信息官委員會及公共部門服務傳遞委員會，其成員包括了各級政府的代表。這兩個組織機構經常進行一些專門性研究，內容包括：信息管理、隱私和安全問題、客戶滿意問題、電子服務標準以及對電子服務的測評等；其宗旨是：充分共享有效資源和專業技術，減少重復建設。加拿大國家檔案館與加拿大國家圖書館于2004年5月正式合并，組建成立了加拿大圖書館與檔案館（英文縮寫為LAC，下同），其職責是：保存文獻遺產，向現在和未來的加拿大人提供持續的知識資源；向所有人開放，對社會、文化和經濟進步做出貢獻。

（二）國內研究現狀及發展趨勢

二十世紀八十年代，我國開始了關于檔案、圖書一體化建設的研究，至今已經有四十多年的歷史。在此期間產生了豐富的理論成果。從70年代末到二十世紀末，這段時期不論是從研究成果的數量還是研究成果的水平來看，檔案、圖書一體化建設研究仍處于艱難摸索前進的過程中，屬于起步階段。期間產生了很多理論成果，其中代表性的有黃宗忠的《試論圖書情報檔案一體化的發展趨勢》、萬青的《試論圖書情報檔案一體化》、陸漢榮和秦健民的《關于圖書、情報、檔案一體化的思考》等等。進入21世紀后，隨著計算機的普及和網絡技術的發展，檔案館、圖書館的許多信息資源都被數字化、網絡化，電子檔案館、網絡圖書館等相繼出現，檔案、圖書一體化建設的研究也進入快速發展階段，在檔案、圖書領域掀起了一股新的學術熱潮，產生了很多有價值的理論成果，如辛楊的《我國圖書、情報、檔案一體化管理研究》、徐翠艷的《網絡環境下圖書、情報、檔案一體化建設研究》等。隨著社會的發展，本來各自獨立的二種信息資源開始呈現出一種集中在一起管理的趨勢，出現這種趨勢的原因除了檔案、圖書二者本身的屬性原因外，還有用戶對信息資源集中、方便、快捷、高效利用提出了越來越高的要求，以及社會越來越提倡管理集約化、經濟化等。在當前網絡環境下，這種實現檔案、圖書一體化管理的趨勢變得越來越明顯，而且一體化管理也越來越具備可行性。針對這一趨勢，我們應當在思想上和技術上做好實施檔案、圖書一體化管理的準備，以適應新形勢的信息資源管理模式帶來的改變。

二、圖書、檔案一體化管理模式的可行性分析

（一）根源的一致性

根源的一致性是二者實現一體化的內在條件，為一體化管理模式提供了可行性保證。圖書、檔案同屬于知識信息，并通過一定的物質載體存儲和傳遞知識信息，二者存在著天然的聯系。在古代，圖書、檔案同源一體，古代人在生活和交往中，用結繩刻契的方法，標記社會實踐活動和各種信息，起到保存、借鑒、傳播的作用，這就是成為人類最原始的圖書檔案。遠古的圖書、檔案的收藏、利用是一體的。檔案管理機構圖書、修史與檔案三位一體，難以分開。如古代集圖書、情報、檔案于一體最典型的機構是具有國家圖書館（或檔案館）性質的藏書閣。隨著生產力的不斷提高，人類需求不斷發展擴大，對圖書、檔案也產生出了多種不同需求。因此，原始的一體化結構開始分化：圖書在檔案的基礎上發展并超越了檔案的界限、范圍和內容，成為可以廣泛傳播文獻。可見，圖書、檔案同出一源，二者相互滲透、相互交叉，又在一定條件下可以相互轉化。

（二）相同的管理方式

圖書、檔案管理工作雖然各自擁有自己的工作體系，但它們都是由工作子系統、業務建設和業務指導子系統、檢索利用子系統以及教育和研究等子系統構成的。二者在每個子系統的諸多要素和工作流程上非常相似，都要經過收集、加工和整理有關的文獻，進行開發傳遞，向社會提供信息服務。在信息的輸入、加工、存儲、輸出方面，都要經過分類、存貯、統計、保管、檢索、編輯和利用等，他們的管理方法具有同一性。這種同一性便于對圖書、檔案部門進行統一領導、管理、監督和指導。endprint

（三）網絡信息技術的發展

網絡信息技術的發展為圖書、檔案一體化提供了技術支撐，推進了一體化管理的進程。如清華同方開發的RFID圖書檔案管理系統。該系統分為五部分：①數據中心，它由中心數據服務器和管理終端組成，負責對圖書檔案管理信息集中進行儲存和處理；②內務管理系統，它由管理終端和標簽發行、打印終端組成，負責圖書檔案信息RFID標簽的統一制作以及對新建圖書檔案裝入RFID標簽等工作；③流通管理系統，負責在用戶歸還時根據管理員在出借時在標簽內寫入的相關信息檢驗圖書檔案，并驗證RFID標簽內信息的；④查詢系統，使用管理終端和手持機可以方便地查詢每一件圖書檔案位置；⑤管理系統，對系統功能和權限設置、賬號管理等，以自動化、信息化技術為依托，使得該系統可大大提高管理效率，信息技術保障了一體化的進程。

（四）專業教育的培養

圖書、檔案專業教育為一體化提供人力資源。美國著名社會學家加納德先生曾經說過：“物的現代化是表層的，人的現代化才是深層的。現代化要先化人，后化物。”圖書、檔案一體化管理離不開人的因素，人才的培養必須以教育為依托。近年來，教育事業蓬勃發展，圖書、檔案專業教育已形成專科生、本科生、研究生和博士生四個不同層次的教育體系，每年向社會輸送數以萬計的畢業生，為圖書、檔案一體化提供豐富的人力資源。根據教育部下發的《教育部關于進一步深化本科教學改革全面提高教學質量的若干意見》文件精神，各高校以“寬口徑、厚基礎”為依據，在鞏固專業核心課程的前提下，也加大了對綜合課程、交叉學科課程的設置，學生的綜合專業水平得到了極大的提高，為實現圖書、檔案一體化提供了人力保障。

（五）國家政策法規的保障

國家應履行宏觀管理的職能，實行信息化建設的“統籌規劃、國家主導、統一標準、聯合建設、互通互聯、資源共享”的一體化管理模式。法律政策頒布專門的法律政策，合理解決圖書、檔案的有限閱讀問題。合理解決圖書著作權、知識產權、隱私權以及檔案的有限閱讀等問題，對于發揮圖書、檔案整體功能具有積極意義。早在1987年10月，由原國家科委牽頭，成立了部際圖書情報工作協調會，原國家科委、文化部、國家教委、中國社科院郵電部、國防科工委、電子工業部、國家標準局、國家檔案局、國家專利局等15個部委參加了該協會，它是全國文獻資源系統的最高協調機構。在標準化方面，國家也為圖書、檔案一體化提供寬松的政治環境，1985年國家標準局就發布適用于圖書、檔案、情報各部門的《情報與文獻工作詞匯基本術語》，通過立法手段，加快了一體化的進程。

三、構建整合檔案、圖書一體化管理模式新思路

中國人民大學教授吳寶康1956年指出，檔案界要開展兩個一體化研究，即文書、檔案工作一體化研究和圖書、檔案一體化管理研究。從20世紀70年代開始，我國也逐漸認識到了圖書、檔案信息資源整合的重要性，理論開始轉向實踐。

（一）加強圖書館、檔案館信息化建設方面的相互借鑒

隨著我國目前計算機信息技術的逐漸普及以及數字化時代的到來，為人們的生產生活帶來了極大的便利，人類可以通過電子計算機來對信息加以處理，如儲存、傳遞以及準確獲取等方面，均有了很大的進步與提高。就目前高校圖書館的發展來看，各項工作也開始向著信息化、數字化的方向發展，很多用戶能夠非常方便地對分散的、規模較大的電子信息資源加以綜合性的利用，形成虛擬的館藏。讀者可以借助于計算機網絡系統以及各種通信手段對這些電子信息資源加以利用，多渠道、多載體的形式，向網絡節點下的任何文獻銷售或生產部門進行預訂所需文獻信息。檔案館因其管理對象的特殊性限定了某些高新技術的運用，如檔案內容的機密性、技術的專利性等因素還無法克服網絡技術可能導致的后患，但現代技術在檔案管理的應用空間仍不容忽視。面對圖書館的飛速發展勢頭，檔案界也開始意識到信息化管理的重要性，開始了對檔案信息化的研究。

（二）加強信息化軟件的開發和研究，構建一體化模式

在高校圖書、檔案資源共享的一個重要途徑就是要加強計算機軟件的開發和研究，并將這個軟件應用于高校圖書、檔案資源共享過程之中，同時這也是加快檔案、圖書管理信息化建設的一個非常重要的條件和必經之路。

關于如何構建網絡環境下圖書、檔案一體化建設的模式，很多專家學者都有深入的研究，仁者見仁，智者見智。筆者認為實現一體化的模式主要有兩種類型：一是建立一個完整的圖書、檔案統一管理體系，這種體系既是圖書館，又是檔案館，它既收藏圖書、又收藏檔案；二是從宏觀上實現圖書、檔案一體化，微觀上仍保持各自體制，只是通過二者的橫向聯系與協作，組成統一的網絡。

（三）執行有效的協調、組織、管理模式，保障兩館統一建設

檔案館和圖書館之間必然存在各自獨立性和不同的館情，實現兩館一體化建設過程中一定會遇到許多問題與矛盾，如何有效地協調、組織至關重要。一要做好利益協調，來自兩館工作人員在一體化過程中，存在利益沖突，作為負責人應該秉公辦事、顧全大局；二要對兩館原有設備資源合理處置及有效利用，充分發揮重組優勢，發揮物質資源的最大效用，不能只顧局部利益而喪失了整體利益；三要實行有效的管理模式，積極促進圖書檔案館走向可持續發展之路。

（四）培養高層次的適應一體化需要的人才隊伍

在網絡環境下，要想順利的進行圖書、檔案一體化建設，必須要有一支這方面的專業的、高素質的技術型人才隊伍。這是真正實現一體化建設的人力保證。高校在培養圖書、檔案人才時，在學科設置、課程設置、教學方式上應該積極探索出一條培養這方面人才的路，以滿足社會的需要。例如圖書館學系在開設圖書館學專業課程之外，還應該以選修或者必修的方式開設檔案學的部分課程。例如洛杉磯加利福尼亞大學，在其圖書館情報學系開設了檔案專業，這就說明圖書、檔案并不是三個孤立的學科，而是以大學科的形式出現，形成了一體化的發展態勢，為網絡環境下圖書、檔案一體化建設培養了優秀人才。

（作者單位：唐山學院）

參考文獻：

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[4]李曉輝，高校實現圖書檔案資源共享的途徑，蘭臺世界，2011endprint