淺談檔案管理的問題和對策研究

王海景　李艷麗

摘 要：檔案管理工作是一項具有政策性、專業性和機密性的工作。檔案是信息的載體，是最主要的信息來源，所以，做好檔案管理工作對資源的開發和利用起非常重要的作用。在日常工作中，要及時解決檔案管理工作中存在的問題，從多方面給予該項工作大力支持，旨在讓檔案管理工作的內容更加充分、具體，可以更好地為社會主義現代化建設服務。

關鍵詞：檔案管理；問題；對策；研究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2095-6835（2014）14-0109-02

1 檔案管理工作的重要性

隨著我國經濟的發展和社會的進步，檔案管理是國家、社會、企業、個人健康發展的基本要求，也是提高企業、個人工作效率的必要條件，這樣能夠最真實、有效地維護歷史的發展和個人的真實面貌。現代化、規范化、科學化地完成企業檔案管理工作是衡量企業最初發展水平的標準，更是研究企業或個人業績考核最有效的手段。為了使企業可以獲得真實的數據和資料，檔案是進行市場調研，科學分析，制訂相關政策、發展目標、前行方向最好的參考數據書。

一個企業的檔案管理工作做得很好，一方面，可以讓管理者全面了解企業的整體發展水平和經營狀況，可以準確、及時、適當地制訂必要的經營策略；另一方面，也可以讓社會公眾了解企業的經營成果，為企業與社會各界合作、洽談奠定堅實的基礎。其實，做好檔案管理工作也是時代發展的需求，這就需要檔案管理工作者不斷更新檔案管理觀念，探索出一套科學的管理手段和管理方法，使其可以準確無誤地反映企業的整體發展狀況和經營狀況。檔案管理工作需要與企業的經營狀況相結合，這在很大程度上決定了企業未來的發展狀況，對企業更好地占領市場、提高自身的管理水平、實現盈利等方面都會起到非常重要的作用。所以說，檔案管理工作對推動社會進步、不斷提高自身的競爭力有非常重要的意義。

2 檔案管理中存在的問題

2.1 不夠重視檔案管理工作

長期以來，有一部分領導干部對檔案管理工作的認識存在誤區。他們認為，檔案管理工作就是保管性的日常事務，并不是企業的主要部門，這項工作并不會為企業帶來任何的經濟效益和品牌收益，只要保管好檔案，不丟失、不泄密，方便查詢，就可以萬無一失，進而輕視了檔案管理工作。這說明，一些人對檔案管理工作缺乏最基本的了解。

2.2 管理力量薄弱

大部分企業檔案管理工作人員沒有經過專業、系統的培訓，沒有充分認識檔案管理的重要性，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解。他們認為，檔案管理的日常性事務僅僅是把一些材料放入檔案即可，所以，沒有認真、及時地整理、歸類。而這些恰恰會影響檔案管理的整體水平，其中存在的一些不真實信息還會影響檔案管理的真實性。

2.3 檔案室的硬件設施不完善

不同企業的檔案管理必備條件存在很大差異，有的企業沒有專門的檔案室，有的企業設立了檔案室，而大多數檔案室位于狹窄、潮濕的地方。這樣極易引起材料霉變、蟲蛀，影響檔案室的整潔、衛生和完整性。

3 檔案管理的對策分析

3.1 提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理工作取決于檔案管理工作人員的綜合素質。作為專業的檔案管理工作人員，要作風正派、有較強的責任心，還需要不斷提高自身的專業水平和業務能力。工作人員可以通過自學或是參加培訓的方式了解和熟悉檔案管理工作中的各個環節和基本要求，科學地掌握檔案管理工作的方式、方法，不斷提高檔案管理工作的效率，獲得更有力的資源。

3.2 建立健全檔案管理制度

建立科學、合理的檔案管理規章制度，其必須要符合企業特點和檔案管理的實際要求，適應檔案管理的發展趨勢。建立可操作性較強的檔案管理制度，發揮其規范化的作用，并保持制度的嚴肅性。

3.3 改進和完善檔案功能

檔案管理不但要對原有的部分予以保留，還需要進一步擴大檔案管理的內涵，讓檔案管理工程適應企業對相關信息的需求，更好地為企業提供服務，為社會主義建設提供必要的服務。

3.4 采用信息化的管理手段

隨著計算機網絡的發展，信息化管理模式是未來檔案管理工作發展的趨勢，它對檔案管理提出了新的要求。所以，要盡可能地運用現代化的科技成果和新型的管理手段提高檔案管理的工作效率和管理水平，實現信息化的管理模式。利用信息化網絡模式不僅可以保證檔案管理的安全性，還可以及時、有效、準確地找到相關的檔案文件。檔案資料管理與信息網絡相融合的新方式是未來檔案管理工作的依據和基礎。

3.5 提高檔案管理的服務意識

從事檔案管理工作的人員要明確檔案服務的方向，端正自己的服務態度，樹立一種新的思維模式，不斷提高服務質量。服務質量是衡量檔案工作者職業道德標準的重要標尺，讓檔案管理中的工作內容充分為社會主義現代化建設服務是檔案管理工作者義不容辭的責任。

4 結論

檔案管理工作看起來簡單，但是在實際操作過程中會非常難。因為它是一項具有保密性、專業性、政策性的工作，所以，這就要求從事檔案管理工作的人員要有強烈的責任感、扎實的檔案管理工作的理論基礎，具有與時俱進的思維、想法，用新的技術手段和管理方式做好檔案管理工作。在此基礎上，每個檔案管理工作者都要不斷吸收新知識、更新觀念，采取有效的措施開拓自己的視野，優化自己的知識結構，不斷提高自身素質，積極探索現代化的檔案管理模式，為社會主義現代化建設貢獻自己的力量。

參考文獻

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[3]孫鳳玲.事業單位檔案管理創新與改革探討[J].改革與開放，2012（04）.

〔編輯：白潔〕

Abstract： File management is one with a policy， professional and confidential work. File is the carrier of information， is the most important source of information， so do file management development and utilization of resources plays a very important role. In their daily work， and timely file management to solve the problems， given the strong support from a wide range of work， designed to allow the contents of the file management more fully， specifically， can better serve the socialist modernization drive.

Key words： file management； issues； countermeasures； research