淺談檔案的利用

高華艷

檔案利用工作就是以利用者為服務對象，以館（室）藏檔案為服務手段，采取多種形式和方法，開發和直接提供檔案為黨和國家各項事業服務。它又被稱為“檔案的利用服務工作”或“檔案利用工作”、“提供利用”。檔案利用工作的基本內容，就是介紹和報道館（室）藏檔案的內容和成分，通過各種方式為利用者提供檔案和情報信息。

一、利用工作在檔案工作中的地位

利用工作是檔案工作為社會主義事業服務的手段，在檔案工作中占有突出的地位，主要表現在兩個方面：

1.利用工作是社會上衡量檔案館（室）工作做得好與壞的主要標志。利用工作直接與社會發生關系，向各界提供檔案，集中體現檔案工作的目的和作用。它是檔案工作聯系社會的一個窗口，所以利用工作做得好壞，必然影響社會各方面對檔案工作的評價。

2.利用工作對整個檔案工作有檢驗和推動作用。具體表現在。（1）利用工作的開展，必然向檔案工作其他環節提出相應的要求，促進各環節工作的開展；（2）通過利用工作能夠發現其他工作環節的優劣，有利于揚長補短，不斷提高管理水平；（3）做好利用工作，是對檔案工作最有效的宣傳，能夠引起社會重視，取得各方面支持。總之，利用工作是檔案工作中最富有活力的一個環節。經驗證明，搞好利用工作能使整個檔案工作具有生機，否則整個檔案工作就會死氣沉沉。

三、檔案利用的方式

1.閱覽室服務。閱覽室是供利用者閱覽檔案和接受咨詢的基本場所，是提供檔案利用的一種普遍的主要的方式。閱覽室服務既便于檔案的保護和保密，又能為利用者提供較好的閱覽條件。它可以提高檔案的周轉率和利用率，避免因一人借出而妨礙他人利用。它還可以為利用者提供多些檔案線索，獲得更豐富的材料。為做好閱覽室服務工作，閱覽室工作人員要樹立為閱覽者服務的思想和良好的工作作風，熱情主動、認真負責地滿足閱覽者提出的各種合理要求和解決耐心負責地解答各種問題，當好閱覽者的助手和參謀。

2.外借。檔案一般不借出館外使用，但在特殊情況下，如照顧黨政領導或必須使用原件作試時，可以暫時借出使用。檔案的外借使用，有嚴格的制度，必須經過一定的批準手續，借出的期限不宜過長，數量也應有必要的控制。出借檔案要認真清點，借用單位要對檔案保密和安全負責，保證按時交回，對收回的檔案要進行細致檢查。

3.制發復制本。根據檔案原件制發各種復制本，已成為檔案館（室）提供利用服務的一種重要方式。

檔案復制本，可根據利用單位的不同需要，分為副本和摘錄兩種。副本，反映檔案原件的所有組成部分，摘錄只選取文件某些部分。復制方法大體可分為手抄、打字、印刷及攝影、復印等。檔案復制本必須仔細校對，并在文件余白或背后注明檔案館室的名稱、檔案原件的編號，必要時加蓋公章，以示負責。

4.展覽。檔案展覽是根據某種需要，按照一定的主題，系統地陳列檔案，是提供利用的一種方式。

檔案展覽的主要特點和作用是：檔案展覽會本身就是提供檔案信息的現場，利用者可以從中得到較集中和系統的材料，甚至發現從未見過和難以找到的珍貴材料與線索；可以在一定范圍內組織較多的觀眾參觀服務面比較廣泛且經過選擇和組織展出的典型材料，以檔案的原始性、真實性和形象鮮明見長，給觀眾留下深刻的印象，起到生動的宣傳教育作用。檔案展覽可顯示檔案內容的豐富及其特有的作用，引起人們對檔案的注意和利用的興趣，從而宣傳檔案工作的意義。

檔案展覽，應當注意檔案的保護和保密。檔案展品一般應用復制品，必須展出原件時，應陳列在有保護措施的陳列柜內，時間不宜過長。凡需保密不能公開的檔案不能展出，需要展出時要經領導批準。

5.制發檔案證明。檔案證明是檔案館（室）應利用者的申請，根據館（室）藏檔案中的記載而制發的書面證明材料。機關和個人為了處理與解決某個問題，往往需要檔案館（室）出具檔案證明，如公安、檢察、司法機關需要審理案件的證明材料，個人需要有關工齡、學歷和財產方面的證明材料，等等。因此，制發檔案證明是檔案館（室）提供檔案服務的一種方式。

制發檔案證明是一項政策性很強的工作，對申請書的審查和檔案證明的編寫，都必須嚴肅認真地對待。編寫檔案證明時，以引述或節錄檔案原文為主要方法，如果必須由檔案工作者根據檔案內容綜合或摘要敘述時，務必保證表述的準確性和真實性。書寫檔案證明的工作人員不能擅自對材料進行解釋，否則證明材料就會失去真實性，不能起到憑證作用。如發現檔案材料互相矛盾時，應將幾種不同的材料同時列入檔案證明中，以供使用者分析研究。對于某些名詞、術語或事件，可進行必要的注釋和說明，還應寫明檔案證明接受者（申請者），以尼制發檔案證明的檔案館的名稱和證明制發日期。檔案證明寫好后，必須經認真校對、審查批準后，加蓋檔案館或機關公章發出。

6.參考咨詢。參考咨詢工作是檔案館（室）以檔案為根據，通過個別解答問題，向利用者提供檔案的有關情況和檢索途徑的一種服務方式。一是接受咨詢。利用者提出問題后，應首先審明咨詢的目的、內容、范圍和要求。在接受咨詢問題的內容已超出業務范圍或應由其他機關、單位辦理的，涉及黨和國家機密的，屬予家庭與個人方面不宜公開的問題等，可以說明情況，謝絕回答。二是查找檔案材料。根據利用者提出的咨詢問題，深入分析研究，確定查找范圍，選定檢索工具，明確檢索途徑和方法，查找有關的檔案材料。三是答復咨詢問題。經過一系列的工作，找到利用者所需要的檔案材料后，即可回答咨詢問題，回答咨詢的方式視其具體情況，分別采取直接提供答案、提供檔案復制本、介紹有關查找線索等途徑。提供檔案材料時要注明檔案材料的出處，包括作者、文種、形成時問、檔號（全宗號、目錄號、案卷號、頁號）。若檔案中對同一事實有不同記載要全部提供給利用者，由他們分析判斷，決定取舍。四是建立咨詢檔案。回答的咨詢問題，應有目的地建立咨詢檔案。凡是重要的有長遠參考價值的，或者可能重復出現與解答不了的咨詢問題，都應作完整的記載，包括各種原始記錄、解答咨詢的過程、最后結果等。