圖書館中文報紙管理現狀分析與探討

關鍵詞：報紙管理；圖書館；連續出版物

摘要：報紙管理是圖書館管理的重要組成部分，而報紙在其出版發行過程中的動態性和復雜性，給報紙管理工作帶來了很大的影響。文章通過采訪、編目、記到、催補缺報、下架裝訂、館藏排架等工作環節，對報紙管理現狀進行了分析和探討，認為圖書館應重視圖書館報紙管理工作，提高報紙管理水平。

中圖分類號：G25文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2014）05-0070-03

收稿日期：2014-03-10

作者簡介：楊寶青(1959-)，國家圖書館館員。報紙是重要的信息傳播媒體，也是圖書館重點收藏的文獻之一。報紙以其內容豐富、時效性強、傳播范圍廣等優勢，成為了社會政治、經濟、文化、科學、教育、娛樂以及人們日常生活中不可缺少的重要信息來源。報紙以它獨特的社會作用存在并不斷發展著，其史料價值是其他文獻不可替代的，因此圖書館報紙管理工作更顯得尤為重要。國家圖書館是國家總書庫，是國家的書目中心，肩負著國內外文獻收藏和保護的職責。近來，國家圖書館提出了實現“精細化管理”的目標。報紙管理是圖書館管理的重要組成部分，而“精細化管理”對于報紙管理尤為適宜。筆者現以國家圖書館為例，從報紙的采訪、編目、記到、催補缺報、下架裝訂、館藏排架等工作環節中對報紙管理現狀予以介紹和分析，以期同行之間相互交流、借鑒、促進，提高圖書館報紙管理水平。

1采編工作

采編工作是報紙管理工作的核心環節，直接影響了報紙收藏的連續與完整、檢索與利用以及館藏管理等方面。

1.1采訪工作

國家圖書館的采訪方針是“中文求全，外文求精”。“求全”就是要全面收藏國內的正式出版物。由于多方面原因，多年來國家圖書館中文報紙的收藏范圍僅限于省級以上正式出版的報紙、地市級地區出版的日報（市委機關報），近兩年又增加了地市級晚報的收藏。報紙的采集方法主要有：依據已收藏的報紙采訪信息通過郵局訂購、報社繳送、報社直接訂購等方式訂購。偶有從郵發、繳送或在網絡中發現了新創刊或未收藏的報紙信息后，可以再增加收藏。但是筆者從多年的工作實踐中發現：有些報紙是自辦發行的，不走郵發渠道，也從未向國家圖書館繳送過樣報，因而無從知道這些報紙的出版發行情況。這樣，報紙采訪工作就處于一個比較被動的狀態，其最大難題是目前無法及時、全面地掌握國內出版的報紙信息［1］。加之報紙出版發行渠道的多樣化和復雜性，使得省級以上報紙和地市級機關報的全面收藏得不到保障，直接影響了國家圖書館報紙收藏工作的進行以及采訪方針的實現。2011年，國家圖書館為加強國內出版物的呈繳力度，專門增設了呈繳部門，對呈繳政策和法規進行了大力宣傳。兩年多來，報紙的繳送情況有了一定進展，但報紙采訪工作的被動狀態依然存在，這也是目前國家圖書館中文報紙采訪工作中需要改變和突破的地方。

1.2編目工作

國家圖書館的報紙編目工作起步較晚，缺少經驗，編目人員因工作調離、崗位調整、退休等因素人員更換相對頻繁。另外，報紙出版發行過程中的動態變化和不規范以及編目規則的缺失和多樣性，都給編目工作帶來了困難，影響了書目質量和書目的規范化。經過報紙編目人員多年來的不斷努力、學習和探索，編目內容逐漸豐富起來，針對報紙的動態變化亦能及時對書目進行維護，使書目質量有了很大的提高，書目信息更加精確和規范，編目工作從初步探索逐漸走向了成熟。

目前，中文報紙編目是在國家圖書館自動化管理系統（Aleph系統）中來完成的。在Aleph系統中，每一種報紙的書目記錄都連接著該報的館藏記錄。書目記錄反映的是報紙文獻信息，而且根據報紙的動態變化可以隨時對書目記錄進行修改和維護。管藏記錄反映的是報紙的館藏情況、索報號及不同年代報紙的館藏地，對維護書目記錄、了解館藏情況以及查找報紙來說十分便利。近年來，隨著我國經濟、科技、文化、教育和人民文化生活的不斷發展和提高，報紙的出版內容更加豐富多彩、與時俱進，其中“副刊”占據了整個報紙的重要位置且形式多變，給編目工作帶來了一定的影響和挑戰。因此，筆者認為報紙編目工作應拓展編目內容，加強報紙內容的揭示，特別是反映時代特征和重大歷史事件的內容應予以著錄，以適應連續出版物的出版發行特點。

1.3采訪與編目

圖書館的采訪與編目工作一直以來都是分別由不同的工作人員來完成的。但對于連續出版物而言，由于其在出版發行過程中會不斷發生變化，如：題名改變、休刊、復刊、停刊、合并、增出副刊等等，所以采訪信息是否及時、全面、準確會直接影響到編目工作；而編目工作通過對出版物的詳細了解和分析，能夠提示和促進采訪工作更加準確、連續和完整。因此，采訪和編目工作是相互影響、相互依賴和相互促進的關系。基于連續出版物的特點，國家圖書館期刊管理已將采訪和編目這兩項工作合二為一，即由同一采編人員同時負責其管轄期刊的采訪和編目工作。這樣不僅對連續出版物的管理非常適宜和有利，同時也避免了因溝通不暢、發現問題不及時等原因給采編工作帶來的影響，遏制了“各掃門前雪”的弊端。報紙的采編工作合二為一是一個很好的工作改進，使報紙的采編信息能更加的及時和準確。

2報紙記到和催補缺期工作

2.1報紙記到工作

這一工作環節是將通過郵發、繳送、報社直訂等不同途徑收到的報紙，按不同省份分開后，每一種報紙用一張記到卡片按照報紙的出版日期與期號進行記到，如果有缺期就用“紅點”做標記。這樣，一張卡片就能夠很清晰地反映這一年報紙的到館情況，是否缺期一目了然，同時亦可參照卡片將缺期報紙進行催補，然后將催補回來的報紙再補充記到在卡片中。當報紙齊全后，在國家圖書館Aleph系統中以單冊形式進行掛接（每個單冊厚度大約2cm～3cm），一種報紙可根據各自的出版情況，按一年、半年、季度、雙月、月為一個單冊，或每月分為二冊、三冊等有規律的進行單冊掛接，當缺期確實無法補回時，在相應的單冊后面將缺報日期作標注。同時，國家圖書館還規定了單冊的描述細則，如：1996:1～12(表示一年1冊)；2001:1～3，2001：4～6,2001:7～9,2001:10～12（表示一年4冊）；2012:1(1～15) 缺1(8), 2012:1(16～31) (表示每月2冊）。一張卡片反應的是一種報紙一年的記到情況，而Aleph系統每條書目的館藏記錄反映的是一種報紙所有單冊的館藏情況。這樣，手工整理記到與自動化管理相結合后，工作程序就變得嚴謹、合理、有序。

楊寶青：圖書館中文報紙管理現狀分析與探討楊寶青：圖書館中文報紙管理現狀分析與探討2011年以前，報紙記到和催補缺期工作完全由國家圖書館報紙記到工作人員來完成的。由于報紙到館數量大，許多都是重復或不收的，因此整理這些報紙花費了工作人員大量的時間和精力，從而影響了報紙的缺期催補工作。為加強補報力度，2011年國家圖書館開始將手工整理和卡片記到等工序分給外包公司，大大減輕了報紙記到人員的工作量，使他們有更多的時間和精力做催補缺期工作。經過兩年多的實踐證明，這種工作外包形式既是圖書館管理工作的發展趨勢，同時也存在一些潛在的弊端，如：外包人員流動性大、不穩定，給報紙記到工作的質量帶來了不好的影響，所以還需要制定完善有效的監督管理措施來制約和保障報紙記到環節的工作質量。

2.2催補缺報工作

報紙的缺藏與催補問題一直困擾著圖書館的報紙管理工作。目前，國家圖書館報紙缺藏的催補工作是由呈繳部門和報紙記到人員共同來完成的，一方面加強了呈繳政策和法規的宣傳，另一方面也增加了催補力度。通過呈繳部門和報紙記到人員的共同努力，報紙繳送和缺期補回情況也有了一些改善，但效果不明顯，報紙的缺藏問題和補催效果仍然不容樂觀。筆者通過多年得工作實踐體會到：這項工作不僅需要很強的工作責任心和溝通能力，更需要認識到它的重要性；不僅要了解和熟悉各個報社的不同管理模式，還要有靈活的工作方法和經驗的積累。筆者認為，目前對缺報數量較多、時間較長的情況應加強重視，分析其產生的原因，如：是因報社不作為或溝通不暢，還是因為催補不及時或缺少經驗等等，以促進報紙催補工作的改善，使報紙收藏更加連續完整。

3下架裝訂與館藏排架

3.1報紙下架裝訂

經過前期的采編、記到、催補缺期、掛接單冊等多個工作環節，每年大約2月就要開始將前一年的報紙下架裝訂。每個記到工作人員將自己負責的報紙分別從報名、索報號、地區、裝訂時間范圍、冊數、開本等六方面，用Excel表格進行列表登記，然后下架送裝訂廠裝訂。這樣，每個人不僅對自己負責的報紙下架裝訂情況非常清楚，不容易混亂，而且還避免了報紙在裝訂過程中的遺失問題，保障了館藏的完整性。

3.2館藏排架

圖書館的館藏文獻排架方法主要有：分類排架、字順排架、序號排架等。對于報紙而言，分類排架不太適用，字順排架則筆畫繁多，查找麻煩，當報紙更名時，筆畫變了就要改變排架位置，不利于報紙的查找和庫房管理。國家圖書館報紙館藏的排架方法是采用序號排架，即先以各省（CN號）區分開，每個省再按報紙收藏的先后順序分配排架序列號，如：B/CN22/0021：《吉林工人報》，B/CN31/0250：《上海金融報》；報紙更名時，延續原排架序列號，如：B/CN32/0054：《經濟新聞報》（江蘇）更名為《都市晨報》；這種排架方式的優點是：報紙容易查找，給后續報紙的收藏留有無限空間，更名后報紙延續前題名報紙排架號，不用改變架位，保證了預留空間的利用。所以，序號排架方法比較適合報紙的館藏排架與管理。

4報紙的動態性和復雜性對報紙管理的影響

4.1對采訪工作的影響

報紙的發行具有動態性和復雜性，主要表現在：①發行渠道的變化，如：郵發改自辦發行。②報紙已更名，郵發系統仍為原題名信息。③一種報紙有多個訂刊號。如：《金融投資報》有三個訂刊號，除主報外還有《金融投資報·財經周刊》和《金融投資報·周末證券》，三個訂刊號需要全訂，其期號才連續完整；《甘肅科技報》有四個訂刊號，除主報外還有《甘肅科技報·健康周刊》《甘肅科技報·新農村報道》和《甘肅科技報·消費報道》，而這四種刊物的期號各自獨立連續。④一種報紙多個發行渠道。如：《武漢科技報》自辦發行，而《武漢科技報·少年科學周刊》則為郵發訂購。⑤一種報紙的訂閱號時有改變。國家圖書館報紙的采集主要以郵發為主，如此變化多樣和復雜的發行狀況，給報紙的訂閱帶來了很大的不便和影響，容易造成重訂和漏訂。

4.2對編目和記到工作的影響

近年來，一種報紙使用一個統一刊號卻出版多個刊物的現象越來越多。一般是一個主報與多個分輯或副刊同時出版，它們各自的期號獨立或期號相連，且時常變化，其中分輯或副刊隨時出新、隨時停刊。因此，報紙書目也隨之分分合合、來回多變，給書目的管理和報紙查找帶來了很大不便。另外，有些報紙的報頭和版面設計五花八門、隨心所欲，報名虛虛實實、忽隱忽現；有的為了突出副刊，將報紙A版報頭標為副刊題名，B版標正題名，題名很難辨認和判斷，這些都會給報紙編目和記到工作造成混亂［2］。

4.3對館藏排架的影響

在國家圖書館的報紙庫房管理中，一般為每種報紙預留大約十年的空間且排架號是在編制書目時就已設定了的。然而，在出版發行過程中，報紙的出版頻率、尺寸、版面等都會不斷發生變化，加之可能隨時會停刊，會使報架出現不均勻狀況，有的架位空間很大，有的架位十分擁擠甚至無地方排放，給館藏管理帶來了影響［3］。

5結語

近些年來，國家圖書館中文報紙管理工作在不斷探索和改進，各項工作細則以及管理水平也在不斷完善和提高。隨著現代社會經濟、科技的迅猛發展，人們對知識信息的需求也越來越多，報紙內容會更加豐富多彩，出版形式也會多種多樣。因此，圖書館報紙管理工作也應順應時代潮流，在探索中求發展，在發展中求創新，進一步完善報紙管理工作細則，建立及時有效的監督檢查制度，努力實現“精細化管理”目標，使報紙管理工作更加嚴謹、有序、科學、規范。

參考文獻：

［1］楊紅.試論省級公共圖書館報紙文獻的管理與利用［J］.圖書館學刊，2012(6)：39.

［2］［3］夏福莉.報紙的動態性特點與圖書館管理的矛盾［J］.山東圖書館季刊，2007(2)：90-91.

（編校：嚴真）