高校信息化采購平臺建設

張利格，聶 浩，趙志紅

（北京航空航天大學實驗室及設備管理處，北京 100191）

高校信息化采購平臺建設

張利格，聶 浩，趙志紅

（北京航空航天大學實驗室及設備管理處，北京 100191）

分析了高校采購管理部門在儀器設備采購具體操作上存在的問題和信息化建設的迫切性，研究了高校信息化采購發展的現狀及尚需改進的幾個問題，提出了建設符合高校實際情況的信息化采購平臺建設思路，詳細分析了信息化采購平臺的功能需求和實現方式。信息化采購平臺對提高采購效率和資金使用效益、規范采購、全面提升高校采購管理服務能力具有重要意義。

高校；儀器設備；信息化采購

儀器設備采購是高校預算支出中的重要科目，上級部門對執行政府采購的要求也愈加規范和具體。就設備采購管理手段來說，傳統的手工和以紙質媒介為基礎的高校儀器設備采購已不能適應當前我國高等教育發展的需要［1－4］。由于沒有實用的信息化采購平臺，學校各部門獨立進行記賬式的管理，不能全面掌握歷史數據和采購工作進程，使計劃制定、領導決策具有一定難度。此外，由于沒有實現信息共享，各部門不能及時溝通和對接，工作效率難以提升。

1 傳統采購方式存在的問題

（1）審批環節多，業務操作銜接不暢，工作效率降低。由于政府采購和招投標相關法律法規對財政性資金使用有要求，對不同種類、不同價格區間的儀器設備以及是否為進口貨物等辦事流程都不相同。對于學校限定額度以下的儀器設備，用戶可以自行采購，程序相對簡單；而對于需要招標采購的儀器設備，如果是進口的，還需要履行進口審批程序和招標程序，然后才能采購，程序繁雜，結果導致采購周期長，工作效率低，服務質量難以提升［5－6］。

（2）不利于采購過程公開和透明。由于沒有規范的信息共享平臺，監督渠道單一，用戶和產品潛在的供應商不能實時了解采購項目的相關信息，不能實現采購過程的完全透明。例如公開招標的項目，需要經過提交申請、部門審批、委托采購代理機構、提交技術要求、招標文件論證、發布招標公告、投標、開標、定標、公示、發中標通知書和最終簽訂合同等多個環節，所需周期長。如能借助信息化采購平臺，及時公開采購信息，拓寬監督途徑，則可以為采購的公正、透明提供強大的技術支持。

（3）數據處理功能低。目前管理人員大多使用傳統的Excel工具來進行數據的錄入、匯總及統計，但是隨著數據的不斷增多，Excel工具表現出關聯性差，不易于查詢、更新、維護等缺陷，使數據的統計、共享、對比、檢索、輸出等有一定困難，使計劃制訂、領導決策等具有一定難度。

由此看來，創新管理模式，推進高校采購業務信息化勢在必行，它是實現采購業務流程規范化、標準化、透明化的技術保障，是提升高校采購管理水平的一個重要手段。信息化采購平臺的應用，將有效提高工作效率和采購信息數據處理的能力，使采購過程更加規范和透明，對提高采購資金使用效益具有重要意義。

2 信息化采購發展現狀和不足

當前，越來越多的高校開始推進信息化采購平臺建設，并取得了一定的成績［7－10］。

2003年6月，中山大學投入使用了信息化采購系統，這是國內高校使用較早、功能較為完整的電子采購平臺。“中山大學網上競價系統”定位在服務于單價、批量或成套小于10萬元的標準化儀器設備的零星采購，涵蓋了從用戶申購、部門審批、信息發布、供應商報價、合同簽訂、驗收、服務評價及采購監督等高校儀器設備采購的所有環節。此后，該系統升級為共享平臺系統“高校儀器設備競價網”，并在全國高校推廣應用。

華南師范大學于2004年啟用了物資供應管理系統，進行物資采購的網上申報和審批。2007年，該校新開發了功能更為完善的網上政府采購系統，基本實現了學校政府采購全流程的信息化。

廈門大學于2011年開發啟用了“物資采購管理系統”，實現了采購申請、審批等環節的信息化，同時也在著手開發網上競價系統。

此外，中南大學、河海大學等高校也已啟用了自己開發的儀器設備網上競價系統。大連海事大學、溫州大學、新疆大學等高校對信息化采購也作了較為深入的研究和探索［11－12］，初步設計并實現了設備采購管理信息系統。

高校儀器設備采購信息化建設雖取得了一定的成效，但總體來說仍處于嘗試階段，部分高校信息化采購建設剛剛起步，有些功能還不夠完善，難以發揮應有的作用。

（1）不能實現信息共享，實用化程度低。當前，雖然高校資產管理、采購中心、財務部門、實驗室管理等管理部門都實現了不同程度的信息化管理，但是由于部門之間缺乏相互合作，各信息化平臺不能對接，造成大量數據信息不能共享，重復性勞動依然存在，甚至發生決策沖突。這使信息化系統喪失了優勢，實用化程度偏低。

（2）信息化采購覆蓋范圍窄，沒有實現所有類型設備的信息化采購。當前高校儀器設備采購信息化主要針對限額標準以下的儀器設備采購，對于超過限額標準，需要公開招標采購的儀器設備則還是采用傳統方式進行。然而，需要公開招標的儀器設備，其采購流程恰恰是最為復雜的，需要經過需求論證、多部門審批、招標組織等過程，環節多、采購周期長。信息化采購平臺應該根據不同的采購需求，按照不同的采購方式，實現“一站化”采購流程，這樣才能有效提升工作效率和采購效益，從各個環節掌控采購的進程，也使采購信息數據庫更加完備。

（3）信息化采購平臺與國家政策和監管要求結合不緊密。現今，基于不同計算機編程語言的信息化采購系統已經開發出來，并為一些單位所用。但是有些系統尚不能緊密結合國家政策和監管要求。高校儀器設備采購要嚴格按照《中華人民共和國政府采購法》、《政府采購貨物和服務招標管理辦法》、《政府采購信息公告管理辦法》等執行，而且具有采購量大、資金渠道多、品種繁雜、專業性強、計劃性高、實時性強等特點。信息化平臺應從入口、出口、中間流程的操控上與國家政策、學校需求緊密結合，使操作者能夠規范操作。

為了使信息化采購平臺盡快為高校所用，針對上述問題，結合高校自身特點和實際情況，詳細分析了信息化采購平臺的功能需求，探索建立切合高校實際、簡潔易用、科學合理的信息化采購平臺。

3 信息化采購系統的建設思路

根據國家及教育主管部門有關政府采購的規定以及高校內部職能部門的分工，研究采購活動（申購－采購－簽訂合同－固定資產建賬等整個執行過程）中的執行主體、審批部門及其他參與人員的職能，分析各環節容易出現的問題和漏洞，從廉政反腐的角度充分考慮不同執行主體間的相互制約和監督因素，為公開、公平、公正的采購管理提供有力的技術支撐。圖1是我校當前采購活動執行的總體流程圖。該流程需要進一步優化，根據不同采購方式的特點和要求，實現申購、部門審批、采購方式確定、采購需求提交和修改、審批單打印、信息發布和采購執行、合同審查、監管、歸檔、統計等采購流程的全程信息化管理。信息化采購平臺應提高信息公開度和透明度，多渠道接受監督部門和公眾的監督，并且允許申購人實時查看采購進展狀態，形成完備的采購知識數據庫，實現與其他部門的數據資源共享。

4 信息化采購系統的功能需求

（1）明確執行人權限，做好角色劃分。信息化采購系統管理多個用戶，并分配給執行人相應的權限。如給采購申請人、院系負責人、采購管理人、合同管理人、財務部門負責人、監管部門負責人、采購管理部門領導等分配相應的操作、審批和瀏覽權限，他們也可以實時查看和了解采購的進程；為招標代理機構設置賬戶，用于處理招標相關事宜；設置匿名登錄賬戶，廣泛接受各界監督。

圖1 采購流程圖

（2）采購申請人。申購人在線填寫采購申請，系統引導申購人將采購名稱、預算額度、資金來源、采購依據（批復）、是否進口、申購人信息等逐條錄入。需要招標的項目應設置上傳需求文件功能，自動根據用戶填寫的信息進行采購分類，并確定相應采購方式，待管理部門網上審批通過后，可直接打印出采購申請單。

（3）采購任務分派。系統設立采購任務分派員的角色，任務分派員能夠在系統中看到所有的采購申請，根據采購種類和方式的不同，把該任務指派給相應的工作人員，總體掌握和協調所有采購活動的進程。

（4）申請單管理模塊。工作人員接到采購任務后，對其負責的采購申請單進行實時處理，包括采購信息審核、招標需求審查、退回修改等，然后移交給相關部門審批；對于需招標的項目，待學校各部門審批通過后，再通過系統轉招標代理機構進行招標程序的組織及相關信息的發布。

（5）拓寬信息公開渠道，加強采購平臺與使用者的互動功能。系統將所有可以公開的環節和數據都公開，包括采購需求、資金來源、采購公告、采購結果等，讓公眾都可以看得到、查得到，全方位接收輿論監督；開通網上答疑的功能，實時解答用戶在采購過程中的各種疑問；設立網上投訴窗口，規范和監督采購人員的行為；跟蹤和評價采購活動，包括對采購程序組織滿意度、貨物質量規格、供應商服務和信譽進行評價，監督采購執行人和供應商的行為，為其他采購和制訂計劃提供參考依據。

（6）合同管理模塊。當申購人完成線下采購，并得到采購合同后，要求其在系統中進行合同信息錄入，合同章管理人員將對系統中的合同信息和合同文本進行審核，審核通過后，加蓋合同章，合同開始生效。

（7）數據管理和共享功能。采購系統能夠記錄和統計設備采購前、中、后的所有數據，包括采購方式、資金來源、采購預算、成交價格、產品品牌、成交供應商、供應商注冊信息等；并提供強大的檢索、查詢和導出功能，為計劃制訂、領導決策等提供依據；使采購平臺與固定資產管理系統、財務管理系統等對接，實現系統間的交互和數據共享，形成學校完善的資產管理、采購管理、使用及維護等全過程的知識數據庫，為實現學校固定資產全生命管理提供良好的技術和知識支撐。

5 結束語

推進高校采購業務信息化，不僅是為降低采購成本、提高采購效率，更重要的是要轉變傳統的采購觀念、方法和習慣，減少采購過程中的隨意性。信息化采購平臺的建設，將有效促進采購業務流程的規范化、標準化、透明化的實現，進一步提高資金使用效益。

（References）

［1］陳家勝.依托校園網絡，實現高校設備采購信息化［J］.中國教育信息化，2008（9）：12－13.

［2］鄭春龍，虞龍.高校儀器設備政府采購若干問題研究［J］.實驗技術與管理，2006，23（4）：126－129.

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［4］程蕾，溫光浩，陳敬德，等.高校設備購置特點及模式探索［J］.實驗技術與管理，2009，26（11）：177－179.

［5］賴蕓，李霞，張玉平，等.高校儀器設備全生命周期管理模式下的采購管理初探［J］.實驗技術與管理，2012，29（11）：8－11.

［6］莊福金，劉智軍.以制度建設為核心加強儀器設備采購的監督和管理［J］.實驗技術與管理，2005，22（9）：132－134.

［7］秦嶺.高校儀器采購電子化建設現狀與思考［J］.廈門科技，2012（2）：31－33.

［8］賈延江，林明河，許家瑞.高校物資“網上競價”采購管理研究及實踐［J］.實驗技術與管理，2007，24（12）：168－170.

［9］張素琴.高校設備采購信息的數字化管理系統設計與實現［J］.中國教育信息化，2008（6）：55－57.

［10］權利寧，陳光，鄧昌明.北京大學經費使用和設備采購進程管理系統的設計與實現［J］.中山大學學報，2009（3）：144－146.

［11］賁毅，張勇，葉李藝，等.更新管理手段，提高儀器設備管理水平［J］.實驗室研究與探索，2011，30（5）：176－178.

［12］徐國平，付玲.高校儀器設置采購管理信息系統的設計與實現［J］.航海教育研究，2010（3）：111－112.

Research on construction of university informationization procurement platform

Zhang Lige，Nie Hao，Zhao Zhihong
（Laboratory and Equipment Management Department，Beihang University，Beijing 100191，China）

The drawbacks of the university procurement administration in actuality are described in detail，and the urgency of the informationization construction is analyzed.The development status of university informationization procurement platform and several issues needed to be improved are studied.The ideas of constructing informationization procurement platform according to that university characteristics are presented.Functional requirements and implementations of informationization procurement platform are analyzed in detail.It is important for improving procurement efficiency and capital efficiency and standardizing the procurement process.

colleges and universities；instruments and equipment；informationization procurement

G647

A

1002－4956（2014）1－0231－04

2013－06－27

張利格（1978—），女，河北藁城，博士，助理研究員，主要研究方向為設備采購與管理.

E－mail：zhanglige＠buaa.edu.cn