工程總監如何做好會展現場的管理工作

【摘 要】在會展業蓬勃發展的同時，行業也存在一些問題，而這些問題當中，最為受到重視的就是會展的現場管理，而良好的會展現場服務又恰恰是一個展會能夠成功的重要所在。如何做好會展的現場管理，是組展商、參展商和場館都頭痛的問題。

關鍵詞：工程總監 現場 管理

會展業作為新興服務業，是21世紀的朝陽產業，有著巨大的發展潛力。隨著經濟快速增長，中國內地已成為全球發展最快的展覽市場。到2006年末，中國共擁有2000平方米以上的各類會展中心和展覽場館170家，可用于展覽的總面積達536.58萬平方米，其中近三分之二為室內展館，三分之一為室外展館。在會展業蓬勃發展的同時，行業也存在一些問題，而這些問題當中，最為受到重視的就是會展的現場管理，而良好的會展現場服務又恰恰是一個展會能夠成功的重要所在。如何做好會展的現場管理，是組展商、參展商和場館都頭痛的問題。會展現場管理，它不僅可以在當時促使展會取得成功，還可以在很大程度上的宣傳和延伸展會的影響力和品牌效應，讓更多的參展商、客戶、觀眾了解并參加展會，從而使展會取得更大的成功。

一般來說，會展現場管理是辦展機構對展會現場實施的總體管理，時間上從布展到開展直至撤展結束。由于現場管理通常是集中在一個較短的時間段，所以各種事務顯得集中、眾多和繁瑣。而想要做好會展現場管理的工作，一個有經驗的工程總監是必不可少的。工程總監主要負責工程施工管理全面工作，對工程的成本、進度、質量、安全文明施工等進行全面監督管理；組織制定工程項目的施工組織設計，包括工程進度計劃和技術方案，制定安全生產和質量保證措施，并組織實施；科學組織和管理進入項目工地的人、財、物資，及時解決施工中出現的各種問題。

有經驗證明：工程總監的工作能力和業務水平在相當程度上決定了會展項目開展的工作成效。工程總監是會展現場管理的負責人，除了專業水平外，更多的是需要組織，協調和管理好現場工作。而在大型會展項目工程建設中，工程總監的組織管理協調作用顯得尤為重要。工程總監要協調好監理與設計，監理與施工方等外部環境，創造一個寬松適宜的工作環境。工程總監應合理安排施工員工的工作，充分激勵人員的積極性和潛能，使每個成員熱愛自己的工作，并對工作充滿信心和希望?？偙O在處理內部矛盾的時候要多聽取成員的意見和建議，及時溝通，使人員始終處于團結，和諧，熱情高漲的工作氛圍之中。施工員工在遇到困難時，應給與指導和幫助，鼓勵大家同舟共濟。而協調不僅是方法問題，技術問題，更多的是語言藝術，感情交流和用權適度問題。

從會展布展到閉展的各個階段，工程總監需要發揮不同的職能作用來做好會展的現場管理服務。

展會的布展階段

展會的布展包括展臺的搭建，展品的運輸，參展商布展以及現場的安保與保潔工作。通常布展的時間是三天左右，最短的可能只有一天，甚至更短。在這么短的時間內完成繁重的搭建任務，除了要科學化的搭建技術，更為關鍵的是做好配合和協調事宜，監控好整體工作的進程，而工程總監恰好就起到了這樣的作用。在這一階段，工程總監必須做好材料和測量的質量控制，對未經檢驗合格的原材料或未經驗收的工序不予簽認，并與設計師，施工員工達成一致，在展臺如何搭建的問題上做好分工，確定好方案。在施工過程中，工程總監必須監督員工文明施工，并處理好一些意外的問題。這些都需要工程總監具備專業的工作能力與良好的協調溝通能力。

展會的撤展階段

撤展會議一般是在撤展前一天的上午召開，商討撤展的各個環節，明確各單位的職責，尤其要決定撤展的具體時間。依次為：停止觀眾登記的時間、停止觀眾入場的時間、觀眾清場的時間、斷電的時間、開出門證的時間、開啟貨物通道的時間、閉館的時間。撤展前一天下午辦展機構就可以把有關情況以書面形式通知各參展商以利于其安排第二天的工作。而工程總監就要處理好工作安排和人員分配以及材料的歸屬等問題。

總之，工程總監在會展現場管理中起到了舉足輕重的作用，要做好一名優秀的工程總監必須善于審時度勢，對出現的問題做出及時的判斷和分析，有計劃地解決問題。要有冷靜的頭腦，謙虛的態度以及高度的應變能力。只有這樣才能享有威望，帶領大家搞好會展工作。

身為一名工程總監，在會展行業已經摸爬滾打了十四年，對于如何搞好會展的現場管理工作也有了相當豐富的經驗，但是學無止盡，未來將繼續不斷完善自己，做好自己的本職工作。

作者簡介：

熊田園，北京華陽恒通國際會展服務有限公司