淺談會展現場管理

【摘 要】現場管理尤其重要，會展現場管理、控制和協調的內容十分龐雜，如果處理不當，任何一件小事都有可能發展成大問題。所以，主辦方需要不斷提高服務水平，用優質的服務來回報會展項目的各方參與人員。

關鍵詞：會展 現場 管理

現場管理尤其重要，會展現場管理、控制和協調的內容十分龐雜，如果處理不當，任何一件小事都有可能發展成大問題。所以，主辦方需要不斷提高服務水平，用優質的服務來回報會展項目的各方參與人員。

1.觀眾登記和入場管理

觀眾登記處的主要任務之一就是維護展覽會入口的良好秩序，確保每一位專業觀眾都能暢通、便捷地進入展覽會現場。為了提高工作效率，絕大多數會展組織者都偏向于把預先登記的觀眾和現場注冊的觀眾分開，有些展覽會還進一步將現場注冊的觀眾分為兩類，即有名片和無名片的，前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關手續就可以換取胸卡，后者則要在主辦方人員的指導下填寫登記表，然后在登記處辦理手續?？茖W的觀眾登記，不僅能保證觀眾迅速入場，還有利于會展主辦單位日后建立營銷數據庫，由此可見觀眾登記和入場管理的重要性。另外值得一提的是，一些展覽會的主辦單位還在入口處設置了展覽活動及論壇議程牌，這樣無疑也便于人們，尤其是現場注冊的觀眾預先了解展覽會的總體結構和主要活動安排。

2.參展商管理

展前，主辦單位在推廣會展項目的同時對參展企業進行宣傳，在廣泛派發邀請函以及簽約的網站上都添加了部分參展企業的名冊；還編制了含有參展企業名冊的會展快訊，派發給專業觀眾、專業市場；又在展會的介紹網站上開辟了供求平臺，企業在展前、展中、展后都可以在網上注冊，發布產品供應信息和采購信息，為買賣雙方搭建平臺。

展中，主辦單位為展商提供增值服務，有專家現場答疑會和各類研討會，幫助企業解決生產管理中的難題；有產銷對接洽談會，為買賣雙方牽線搭橋，提升買賣雙方的貿易成功率；有新技術推介會，推介新技術供參展商學習引進；除此之外，還將舉行參展知識培訓會，對參展商進行“如何讓展位更吸引人”“如何更方便撤展”“參展手續”等方面知識培訓。同時，現場還安排專門人員協助展商進行報到、進館等各項服務。

展后，主辦單位對參展企業及時走訪，聽取意見，是下一界的增值服務做得更完美，同時進行企業展后成果的跟蹤報道，提高展會和企業的知名度。

3.現場廣告管理

在一次大型會展活動中，主辦單位獲取廣告收入的渠道很多，如展覽快訊、會展會刊、戶外廣告牌、氣球、標語等，但無論采取什么樣的廣告載體，會展主辦單位都必須指定明確、統一的廣告政策，做到對所有參展商一視同仁。即使制定有相應的優惠措施，也應該讓所有參展商都了解，而不應簡單地根據參展企業的規模大小來決定是否給予其優惠。

4.安全管理

會展現場的安全管理主要涉及四個方面，即盜竊、展臺結構、火災和衛生。為此，會展主辦單位需要和消防、衛生和公安等部門主動聯系，積極爭取這些部門的支持。例如，第十界上海國際汽車工業展覽會舉辦時正值SARS肆虐時期，在這種嚴峻的形勢下，主辦單位和衛生部門精誠合作，加強入口管理和現場衛生防范，終于圓滿完成了此次展覽會。

5.交通、物流管理

對現場物流和交通的控制是展覽活動全面控制的至關重要的部分。事實上，交通也屬于物流的范疇，只不過這里的“交通”主要指現場的交通工具、停車場及線路的規劃，如展品運輸車輛、巴士（往返與地鐵或機場與場館之間）、Taxi、停車場等。對于大型會展活動而言，現場交通與物流管理的負責人至少應該掌握一份想聯系人名單、場館地圖、展品抵達場館的時間、現場交通規劃草圖、緊急情況應對計劃、現場聯絡點，包括安保和志愿者。

6.餐飲管理

會展現場的餐飲服務要根據會展主辦單位和場館之間所簽訂的協議內容而定。展覽會主辦單位在為參展商、觀眾以及所有工作人員提供現場餐飲服務時，一般采取以下兩種方式：

（1）指定餐飲服務商。提供現場餐飲服務，絕大多數會展主辦單位都傾向于指定一家餐飲代理商，負責供應展出期間的各項餐飲（包括各種快餐、自助餐、工作餐、冷熱飲料等）。當然，場館常設的餐飲服務設施也能提供一定的服務。

（2）推薦場館及周邊餐飲設施。有時候，一些小型展覽會的主辦單位可能不負責現場餐飲（主要是午餐）問題，但事先都應向參展商和觀眾聲明，并詳細介紹和推薦場館及周邊的餐飲設施。

7.證件管理

為了便于會展現場管理，同時出于統計的需要，會展主辦單位一般會對展覽會實行證件管理，即擁有會展主辦單位認可的證件才能進入場館。通常來說，在一次展覽會中，主辦機構至少要印制六種證件，分別發放給參展商、專業觀眾、工作人員（包括主辦機構、承辦機構和協辦機構的相關工作人員）、籌（撤）展人員、媒體記者及與會嘉賓（包括領導和講演嘉賓）。另外，為了保證參展商、專業觀眾和嘉賓的停車位，場館管理方還會使用停車證。主辦機構必須加強對展覽會證件，尤其是門票的管理，否則很容易出現混亂的局面，從而影響展覽會的安全和形象。還有一點需要指出，如果展覽會擬出售門票，主辦單位需事先向稅務部門報告，在征得同意后方可印制和出售門票。

8.參展商和觀眾投訴處理

在會展活動舉辦過程中，不可避免地出現個別參展商和專業觀眾對場館現場管理、餐飲配套服務等表示不滿，并向主辦單位接待辦公室提出投訴的現象，有些則直接到問詢處投訴，這時迫切需要有一個專門的機構來處理各種投訴。

9.新聞管理

一般來說，國內1萬平方米以上的展覽會都會在現場設立新聞中心或新聞辦公室，以便參展商和主辦單位能即使發布各種信息。新聞中心的硬件設施和人員配備應根據會展規模等實際情況決定。另外，展覽會主辦單位往往會安排專門的新聞主管，負責統一發布展覽會的官方信息，并接受媒體的采訪。所委任的新聞主管必須善于言辭，舉止落落大方，并十分熟悉展覽會的相關情況。endprint

10.布展、撤展管理

布展工作一般在展覽會開幕前幾天舉行，時間長短依展覽會的不同規模和主題而定。例如，大型汽車展或機械展往往需要近一個星期的時間，而消費品或珠寶首飾等主題的展覽會通常只需要一兩天的時間。對于主辦單位而言，布展就是對展覽會現場環境進行規劃，對參展商、搭建商、運輸商等有關工作進行協調和管理，從而為展覽會正式開幕作好籌備工作。

11.展品運輸管理

會展是一個龐大的系統工程，從組展到展品運輸、展臺搭建，直到撤展，任何一環脫節，會展都無法順利進行。在整個流程中，展品、宣傳資料以及展具、道具等相關設備的運輸是一項重要工作，而且專業性很強。在實際工作中，會展主辦單位往往會委托一家專業運輸公司來負責展品運輸工作。會展主辦單位申請會展批文并在海關備案時，會同時將運輸代理在海關備案。主辦單位委托哪家運輸公司，海關就受理哪家公司的報關業務。國際展覽會的參展商有海外參展商和國內參展商之分。其中，海外參展商通常由一些國際性的運輸公司代理。

12.酒店、旅游服務

酒店服務是會展主辦單位參展商提供的基本配套服務項目。概括而言，常見的酒店服務主要有：

（1）主辦單位自行安排。

（2）專業代理機構或旅游代理商代為辦理。

在旅游服務上，會展主辦單位一般都會指定一家旅游公司為大會的旅游代理商。這樣，旅游公司可以利用自己的獨特優勢，并與目的地旅游社或管理公司（DMC）合作，承攬相關旅游考察業務，協助預定酒店，協調活動中涉及的各級目的地、各部門的接待工作，保證參展商或專業觀眾旅行活動的順利進行。

13.會展資料的采集與編寫

（1）展覽資料

1） 印發宣傳資料。印發宣傳資料是展覽物資管理工作的組成部分，同時也是展臺貿易工作的組成部分，對展出效果有直接影響。宣傳資料主要用于展覽會之前向目標觀眾和新聞界寄發，以及展覽會期間在展臺上散發。

2）參展商資料。參展商需要編印一些自己的宣傳資料。基本資料有展臺小冊子、公司介紹、產品目錄、產品介紹、價格單等。展臺小冊子是參展商的主要資料。

3）資料編印。選產資料具有廣告作用，為了給潛在客戶和新聞界留下良好和深刻的印象，必須注意其質量。

（2）會議材料的印刷與制作。舉行會議或展覽必須印刷一些宣傳品及會議資料，它有告知會議的信息以及會議期間提供與會者開會所需的相關資料之用，甚至也可以在會后留存建檔、參考使用。

14.會展設備管理

1.會議所需視聽設備

各種類型的會議都需要使用視聽設備，尤其是國際會議，在視聽設備方面的要求更是嚴格，對音響、麥克風、放映機、銀幕等都要有一定的質量要求，往往需要由專業人員協助規劃。

（1）放映設備。放映設備是指在會議室內演講時所用到的輔助器材，如幻燈機、投影機等。

（2）音響設備。音響設備對會議的質量具有相當大的影響，會議經理人如果能將下列幾項音響方面的基本因素考慮進去的話，將對會議質量的提高有相當大的幫助。

1）麥克風

2）錄音

3）特殊視聽系統。

2.視聽設備與會場布置的關系

會議廳的容量、座位與舞臺的安排都與視聽設備有直接的關系。

（1）視聽設備的安排影響會議室座位的容量。

（2）座位安排對視聽的影響。

（3）會議場地視聽設備的調查。

作者簡介：

蔡鵬，北京華陽恒通國際會展服務有限公司endprint