研究生秘書工作面臨的困境及其對策分析

王冉

摘要：研究生秘書是研究生培養中不可或缺的一部分，是研究生教學管理工作的核心。然而，研究生秘書工作長期得不到重視，社會地位較低。本文分析了研究生秘書在實際工作中面臨的困境，并提出了相關性的對策。

關鍵詞：研究生秘書困境對策

在研究生培養過程中，研究生導師起主導作用，作為研究生教學管理人員的研究生秘書起輔助作用，因此，研究生秘書工作長期得不到重視，社會地位較低。事實上，研究生秘書是研究生培養中不可或缺的一部分，是研究生教學管理工作的核心。研究生培養質量的高低，與研究生秘書基本素質和工作質量是密切相關的。

1 研究生秘書工作面臨的困境

1.1 管理不規范、職責不明確

在現行的研究生二級管理體制中，許多高校沒有制定一套統一的切實可行的教學管理體制，造成高校教學管理工作各行其道。研究生秘書的工作職責不清晰，工作目標不明確。研究生秘書往往不知道哪些該做，哪些不該做，導致研究生秘書的工作繁重，工作效率低，更不利于研究生科學管理水平的提高。

1.2 辦公條件落后，硬件設備短缺

由于高校管理信息化程度的提高，研究生秘書在日常的工作中，電腦、網絡、打印機、電話、復印機的利用率較高，離開這些設備就無法工作，但是他們的辦公設備一般都比較落后，給工作過程造成了很大的不便，當有緊急工作時突然出現電腦死機、網絡斷線或者打印機故障等狀況時，給本來時效性就很強的教學管理工作又增添一道障礙，使研究生秘書心理處于極易懈怠的狀態。

1.3 職業認同感低

在以教學和科研為重心的高校中，教師一直是學校各項工作的重點。而作為教輔人員的研究生秘書處于學校工作的最基層，是最徹底的執行者，既要執行研究生處布置的工作，接受院領導下達的各項任務，又要為導師和學生提供服務。工作強度高，工作壓力大。但由于研究生秘書工作具有輔助性、服務性的特點，不像教學和科研工作可以看到實質性的成果，導致研究生秘書的價值得不到體現，形成了研究生秘書工作難度不高，所從事的都是沒有技術含量的日常性事務的刻板印象。所以，研究生秘書長期處于教學的邊緣地帶，很難得到廣泛認同，得不到應有的重視。

1.4 缺少評價機制和激勵機制

雖然研究生秘書的工作強度、工作壓力比一般的行政人員大，但工資待遇與同級別的其他崗位相比較低，培訓和晉升機制也得不到保障。研究生秘書屬于行政編制，晉升和評職的途徑應該與機關工作人員一致。但人事部門在制定行政人員的晉升和評職制度時，研究生秘書卻被排除在外。在高校中，評職和晉升都與科研密切相關。然而極少有研究生秘書能參加甚至申請到科研項目。一方面是由于研究生秘書的工作繁重而瑣碎，沒有集中的時間和精力從事科研工作。另一方面是由于傳統的重教師輕教輔的工作機制，研究生秘書并不像教師那樣有說課比賽，教學能手獎、精品課程等可以體現自身價值的評比表彰，在科研方面也沒有相應的政策傾斜，更沒有機制鼓勵研究生秘書進行繼續學習和培訓，使得研究生秘書工作缺乏激勵機制和競爭機制，影響工作的主動性和積極性，同時也導致研究生秘書職業的發展路徑不清晰、發展前景不樂觀。

1.5 環境的復雜性，工作的瑣碎性

首先，研究生秘書是學院各項工作的執行者，需要協調好研究生院、主官院長、導師、研究生之間錯綜復雜的關系。如何協調和處理好各方的關系和矛盾是研究生秘書工作能否順利開展的重要保證。每個人都有不同的利益訴求，保障某些人的利益就必然會損壞其他人的利益，如何做到利益共享，滿足不同人的需求給研究生秘書的工作帶來了巨大挑戰。其次，研究生秘書受研究生院和學院的雙重領導，承擔著研究生教學管理、科研管理和院領導助手、研究生班主任等多項工作。研究生秘書工作強調協調性和時效性，職責繁重導致許多研究生秘書無法將全部精力投身研究生教學管理中，極易導致工作效率低下，稍不小心還容易造成教學事故，導致研究生秘書身心俱疲。

1.6 工作對象面向廣，角色沖突嚴重

研究生秘書工作對象廣，業務協調范圍大，但由于研究生秘書管理工作與工作性質之間的沖突造成了研究生秘書的角色沖突。研究生秘書作為教學管理工作的安排指揮者，實際上又是具體任務的實施者，在實際工作中，研究生秘書的管理職能通常被忽視，淪為了被動的教學管理的執行者。一方面，部門領導只要求研究生秘書按照自己的指示工作，忽視研究生秘書的參謀作用，降低了研究生秘書工作的主動性和積極性，工作缺乏創造性。另一方面，高校教師由于職業性質，工作較為松散，缺乏組織性，造成研究生秘書工作常常遭到任課教師推諉搪塞，落實工作遇到很大的阻力，極易產生職業倦怠，對工作喪失積極性和主動性。同時，面對學生，研究生秘書也沒有管理的權力，面對學生只是一個服務者，因為研究生秘書對學生評獎學金、入黨等都無權表達任何評價。因此，當研究生秘書在落實工作時，學生總會找各種理由搪塞。在他們眼中，研究生秘書并不是老師，只是他們的服務者，希望研究生秘書解決他們所有的問題。研究生秘書也是高校教師隊伍中的一員，面對此種情況，內心的挫敗感可想而知。

2 研究生秘書工作職能提高的對策分析

研究生秘書在高校教學管理中承擔了落實教學計劃、教學運行管理、教學質量管理與評價以及大量基層教學服務工作，他們的基本素質和工作能力直接影響到教學管理水平、研究生培養質量和學校的長期發展。要從根本上緩解研究生秘書工作面臨的問題，應從以下幾方面采取相應措施。

2.1 明確研究生秘書職能

為提高研究生秘書的工作效率，提高研究生秘書教學管理的職能，首先，高校應制定出一套行之有效的教學管理規章制度，使研究生的工作有法可依，有章可循。其次，應制定明確的研究生秘書工作職能，在制度上明確研究生秘書的職責范圍、工作流程和服務范圍，改變研究生秘書眉毛胡子一把抓，理順院主管領導、教師和研究生秘書之間的關系，使其能夠各司其職，無條理無規劃的工作狀態，改變其學院工作的“勤雜工形象”，加強了研究生秘書的崗位責任感，促進了研究生秘書的職業化。

2.2 完善教學管理設備

為了適應和滿足現代化辦公的需要，高校應為研究生秘書提供優質的辦公硬件設施，提高工作的時效性。因為各項教學管理工作落實都離不開現代化辦公設備，應配置完善的電腦、暢通的計算機網絡、實用的打印機、復印機、電話等。辦公硬件條件應起促進作用，不能成為研究生秘書工作順利開展的障礙，使其能在錯綜復雜的工作中為其提供便利，促進工作效率的提高。

2.3 增強職業認同感

要改善研究生秘書的職業困境，應從以下幾方面做起：首先，研究生秘書室是高校教學活動正常運轉的必不可少的、第一線的管理崗位，高校理應認識到其重要性。研究生秘書如果不在崗，很多工作無法落實解決，造成教學秩序混亂，甚至出現教學事故。其次，要充分重視和尊重研究生秘書。學院主管教學領導應鼓勵研究生在教學管理者中提出自己的意見和建議，使其成為積極的參與者。同時體恤研究生秘書工作的辛苦和操勞，了解其工作過程中的難處，幫助他們解決一些在工作中的實際困難，真誠關心研究生秘書，形成良好的工作氛圍。再次，教師和學生應尊重研究生作為教學管理者的身份，認真落實研究生秘書安排的各項工作，包容其在工作中小小的失誤。最后，應充分發揮研究生秘書的榜樣示范作用，精心選送和獎勵研究生秘書優秀典型，激發研究生秘書的職業認同感和自豪感，讓研究生秘書意識到自己能在平凡的崗位中干出非凡的成績，增強其工作的積極性和主動性。

2.4 推進人事制度改革

研究生秘書屬于社會科學研究系列，職稱評定較為困難，崗位津貼長期一成不變，因此，有效的考核機制使研究生秘書有了明確的工作目標，有利于增強研究生秘書工作的積極性和主動性，激發其工作的創造性和活力性，提高工作效率和管理效能。首先，要建立科學規范的績效考核機制，成立專門的研究生秘書績效考核團隊，根據其工作的性質和特點制定客觀公正、目的明確、操作性強的考核指標和考核辦法，從德、能、勤、績幾個方面進行綜合考核，并將績效考核結果與各項獎勵和職務晉升掛鉤。同時反饋績效考核結果，使研究生秘書能夠了解自己在工作上的缺陷并督促其限期進行改正。其次，高校研究生秘書雖工作繁重，但待遇和其他一般管理崗位沒有任何差別，干好干壞一個樣的問題，極大地影響了研究生秘書隊伍的穩定性和積極性。在實行績效工資分配方案的同時，合理提高研究生秘書的崗位津貼。學校相關管理部門結合本校實際，同時考慮研究生秘書的本身的工作量和工作強度，合理提高研究生秘書的崗位津貼，激發研究生工作的積極主動性，提高管理的效能。另外，建立一套科學完善的培訓體系。增強其現代管理科學知識，掌握一定的教育學、心理學、計算機等知識，提高其計劃、組織、協調和溝通等能力。再次，高校主管科研部門應鼓勵研究生秘書從事教育理論和實踐研究，為其撰寫教育管理論文創造條件。并在一些有針對性的教學改革規劃項目或是科研項目選題上鼓勵研究生秘書積極參與，并給予一定的課題研究經費支持，真正把教學管理工作提高到新的高度，提高研究生秘書參與科學研究的積極性和創造性。

2.5 減輕工作量，實施辦公自動化

研究生秘書長期承受繁重的工作，必然會對本職工作產生厭煩情緒，使其極易喪失工作熱情和創新精神，影響工作效能。首先，高校要根據學院研究生秘書任務輕重的實際情況，合理定崗定編，對于過于繁重的工作崗位，要適當增加人員編制，減輕研究生秘書工作負擔，消除研究生秘書工作中的不滿情緒。其次，高校應進一步實施辦公自動化，使教學管理向自動化方向發展。首先，要簡化工作流程，簡化并剔除不合理的工作程序，提高工作效率。其次，將一些可以實行標準化操作并可由電腦自動管理的工作，編入電腦程序，采用自動化管理，提高工作的趣味性和效率性。

2.6 強化服務意識

首先，研究生秘書首先要轉變觀念，改變一些錯誤的、消極的思想和想法，轉變研究生秘書就是勤雜工的觀念，克服在工作過程中被動的接受工作的思維定勢，積極主動的面對工作。增強主動請示，主動管理，主動服務的意識，協助研究生院和學院主管領導做好教學管理工作。熟悉教學過程的各個環節和各項工作流程，積極總結工作經驗和方法，并向領導提出合理的建議。其次，研究生秘書要強化服務意識。研究生秘書為教學、教師、學生服務，在工作中，要擺正服務者的心態，遇到工作不搪塞，工作時要有耐心、細致，受得起委屈，經得起壓力，多想師生之所想，急師生之所急，盡可能滿足教師和學生的各項合理的需求，將各項服務工作落到實處。

2.7 加強自身修養

由于工作的瑣碎性和復雜性，研究生秘書工作難免會受到領導的批評、教師的抱怨和學生的不滿，研究生秘書只有保持良好的心態和心理承受能力，才能端正工作態度，保證各項管理工作的順利開展。因此，研究生秘書一定要加強自身修養，擁有豁達的心胸和細致入微的處事能力，增強自己不厭其煩的心態和吃苦耐勞的精神。只有保持良好的心態和品格，才能增進與工作對象的感情和共識，形成良好的工作氛圍。研究生秘書要培養良好的記憶習慣和記錄習慣。研究生秘書是以協調性為主的活動，工作繁瑣，應掌握記憶方法，做好各項記錄工作，確保在工作中少犯錯，增強領導、教師、學生對自己的信心和肯定，從而增加自我效能感和滿足感。

2.8 加強專業學習

研究生秘書在繁忙的工作之余必須要加強專業學習。應充分了解和掌握相關學科專業知識以及該學科發展的一般規律和要求，熟悉專業設置、教學目標、教學規律、課程建設情況和就業信息等，為學生提供合理的學業指導，為教師教學提供便利，促進各項教學管理工作的順利開展。熟練掌握各類辦公軟件，增強檔案管理知識，有效地保存和管理師生各類電子檔案，并及時對信息進行維護、更新，確保教師和學生資料的真實性和完整性。

3 結論

研究生秘書室高校管理工作的重要組成部分，一支素質高、能力強、干勁足、責任心強的研究生秘書隊伍是教學管理工作能否順利開展的前提和保證。只有從根本上解決研究生秘書面臨的困境，才能使研究生秘書充分發揮其應有的職能，更好地為整個教育管理服務。

參考文獻：

[1]丁曉麗.談二級學院研究生教學秘書溝通協調功能的發揮[J].學位與研究生教育，2008(8):38-41.

[2]李穎.略談如何加強我校研究生教學秘書的培養與管理[J].廣西師范大學學報，1999(3):178-180.

[3]潘立，趙穎娣.二級管理體制下研究生教育秘書的角色定位[J].高教與經濟，2010(23):24-29.

[4]黃婷.高校二級學院研究生秘書面臨的困境及對策探尋[J].金華職業技術學院學報，2011(6):25-29.