淺析檔案管理現(xiàn)代化

楊萍

摘 要：檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，隨著整個社會的現(xiàn)代化，檔案管理工作發(fā)展面臨著一個必然趨勢———檔案管理現(xiàn)代化，這同時也是高科技發(fā)展的必然結(jié)果。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案事業(yè)生存和發(fā)展的內(nèi)在要求，也是擺在全體檔案人面前的一個緊迫的課題。檔案管理現(xiàn)代化包含多方面的內(nèi)容，在檔案管理現(xiàn)代化過程中還存在著檔案標準化程度低，缺乏高級管理專業(yè)人員，檔案管理投入不足等問題。本文就檔案管理現(xiàn)代化的一些問題進行探討。

關鍵詞： 計算機技術；檔案管理；現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化是社會現(xiàn)代化的重要組成部分， 是檔案部門主動連接新科學技術的挑戰(zhàn)，為促進社會現(xiàn)代化而進行的變革傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)向現(xiàn)代檔案管理的過程。檔案管理現(xiàn)代化具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了效率。當今社會的發(fā)展對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。

1 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要意義

1.1 檔案管理現(xiàn)代化是自身發(fā)展的必然趨勢

隨著現(xiàn)代科學技術的迅猛發(fā)展，計算機、網(wǎng)絡等新技術、新手段在社會生活的各個領域中廣泛應用，辦公自動化和無紙辦公已經(jīng)成為現(xiàn)實，辦公自動化迫切需要檔案管理工作自動化，提高工作效率，檔案工作必須適應新形勢，逐步實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。

1.2 檔案管理現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然選擇

檔案管理現(xiàn)代化與社會現(xiàn)代化是密不可分的。 一方面，沒有社會主要構(gòu)成要素（如政治、經(jīng)濟、文化、教育、科技等）的現(xiàn)代化，檔案管理現(xiàn)代化是不可能的；另一方面，檔案管理現(xiàn)代化又是社會現(xiàn)代化的基礎， 是社會現(xiàn)代化的重要組成分。 因此，我們要在本世紀初實現(xiàn)黨和政府提出的基本實現(xiàn)現(xiàn)代化這一宏偉目標，關鍵是要全面提高檔案干部隊伍的整體素質(zhì)，實施科教興“檔”，加大人才資源的開發(fā)，促使檔案管理現(xiàn)代化與我國社會主義現(xiàn)代化建設事業(yè)協(xié)調(diào)同步發(fā)展。

1.3 檔案管理工作的需要

由于年代久遠，檔案的載體材料質(zhì)量差，保護手段落后，有些已經(jīng)出現(xiàn)褪色現(xiàn)象，嚴重的甚至出現(xiàn)了“無字”現(xiàn)象。傳統(tǒng)檔案管理工作信息利用共享性差，一旦某一利用者查閱，同一時段內(nèi)就會被一人獨占，不能與他人同享檔案信息，這都迫切需要采用現(xiàn)代化管理手段以提高管理質(zhì)量。

2 檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)

2.1 加快軟硬件建設，實現(xiàn)裝備和技術的現(xiàn)代化

技術是信息的生命，沒有過硬的技術支撐，檔案現(xiàn)代化管理形同空話。首先，要及時配備檔案現(xiàn)代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設備等現(xiàn)代化辦公設備，要充分利用現(xiàn)代科技，利用縮微技術、光盤技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案現(xiàn)代化管理數(shù)字化處理步伐。要設計開發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案現(xiàn)代化管理建設與辦公自動化系統(tǒng)融合貫通。要采取有效措施保證軟、硬件安全運行。

2.2 實現(xiàn)檔案管理標準化

檔案管理標準化是檔案管理現(xiàn)代化的一項重要基礎。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協(xié)作的基礎上的。 “沒有規(guī)矩，不成方圓”。 在信息時代，檔案信息的共享與網(wǎng)絡的溝通更依賴于統(tǒng)一的標準來進行規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，只有這樣，才能夠確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)。 沒有檔案管理的標準化，檔案管理的現(xiàn)代化也只能是空談。

2.3 解放思想，強化檔案現(xiàn)代化管理意識

要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，樹立創(chuàng)新意識。首先，檔案管理者在思想上要摒棄落后的思想觀念，打破傳統(tǒng)的、舊的工作格局，不斷強化檔案信息現(xiàn)代化管理意識；其次要加大宣傳力度。歷史上每個時代的革新，都是從思想、觀念上逐漸變革的，檔案事業(yè)的現(xiàn)代化建設起步遲，發(fā)展慢，檔案宣傳工作也應該讓人們在思想上、觀念上開始轉(zhuǎn)變對檔案的看法。因此要加大宣傳力度，這是加快和推進檔案管理現(xiàn)代化步伐的首要前提。

2.4 加快復合型人才培養(yǎng)

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實踐知識，還必須具有一定的經(jīng)濟、信息技術和寫作等綜合方面的知識。要始終提高檔案工作人員的素質(zhì)，大力加強檔案管理隊伍建設，從選選拔優(yōu)秀檔案管理人才為起點，把具有復合知識型人才充實到檔案現(xiàn)代化管理中。還要加強繼續(xù)教育培訓，采用多種形式、實施全方位的培訓，優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理人員的知識結(jié)構(gòu)，培育現(xiàn)代化管理急需的技術操作、維修及科學管理人才。在檔案管理現(xiàn)代化的進程中，檔案管理人員不僅應具備吃苦耐勞、甘于奉獻、全心全意為人民服務的優(yōu)良品質(zhì)，還應具備做好現(xiàn)有工作所需的智力、知識結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力。逐步開展多層次、復合型、一專多能、一專多才的教育培訓，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐，促進檔案事業(yè)的健康迅速發(fā)展。

2.5 建立安全管理制度

現(xiàn)代化建設最終落實都要靠人來執(zhí)行，所以人是檔案現(xiàn)代化安全的第一道保護屏障。因此，對參加制作和參與管理的人員必須加強管理，以防不測。必須制定一套人人都應遵守的安全管理制度，以約束涉及檔案人員的行為。實踐證明，良好的安全規(guī)范是保證數(shù)字信息安全的一項極為重要的措施。加強對制作和管理人員的管理和教育。在檔案的安全管理過程中，僅靠制度是不夠的，還必須加強對涉及檔案管理人員的管理和教育。通過宣傳教育或短期培訓等途徑，提高他們對保證檔案真實、可靠重要性的認識，提高他們科學管理檔案的素質(zhì)，增強他們工作的責任感，并樹立一絲不茍的工作作風。

3 結(jié)語

總而言之，我們要推動檔案管理現(xiàn)代化的進程， 將檔案管理提升到一個全新的水平，從而使之更好地服務于經(jīng)濟建設， 服務社會的發(fā)展和進步，服務于我國改革開放和建設有中國特色的社會主義偉大事業(yè)。

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