淺析檔案管理現(xiàn)代化

楊萍

摘 要：檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，隨著整個(gè)社會(huì)的現(xiàn)代化，檔案管理工作發(fā)展面臨著一個(gè)必然趨勢(shì)———檔案管理現(xiàn)代化，這同時(shí)也是高科技發(fā)展的必然結(jié)果。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案事業(yè)生存和發(fā)展的內(nèi)在要求，也是擺在全體檔案人面前的一個(gè)緊迫的課題。檔案管理現(xiàn)代化包含多方面的內(nèi)容，在檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中還存在著檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低，缺乏高級(jí)管理專(zhuān)業(yè)人員，檔案管理投入不足等問(wèn)題。本文就檔案管理現(xiàn)代化的一些問(wèn)題進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞： 計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化是社會(huì)現(xiàn)代化的重要組成部分， 是檔案部門(mén)主動(dòng)連接新科學(xué)技術(shù)的挑戰(zhàn)，為促進(jìn)社會(huì)現(xiàn)代化而進(jìn)行的變革傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)向現(xiàn)代檔案管理的過(guò)程。檔案管理現(xiàn)代化具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高了效率。當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。

1 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要意義

1.1 檔案管理現(xiàn)代化是自身發(fā)展的必然趨勢(shì)

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)、新手段在社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域中廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化和無(wú)紙辦公已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)，辦公自動(dòng)化迫切需要檔案管理工作自動(dòng)化，提高工作效率，檔案工作必須適應(yīng)新形勢(shì)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。

1.2 檔案管理現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的必然選擇

檔案管理現(xiàn)代化與社會(huì)現(xiàn)代化是密不可分的。 一方面，沒(méi)有社會(huì)主要構(gòu)成要素（如政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育、科技等）的現(xiàn)代化，檔案管理現(xiàn)代化是不可能的；另一方面，檔案管理現(xiàn)代化又是社會(huì)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)， 是社會(huì)現(xiàn)代化的重要組成分。 因此，我們要在本世紀(jì)初實(shí)現(xiàn)黨和政府提出的基本實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化這一宏偉目標(biāo)，關(guān)鍵是要全面提高檔案干部隊(duì)伍的整體素質(zhì)，實(shí)施科教興“檔”，加大人才資源的開(kāi)發(fā)，促使檔案管理現(xiàn)代化與我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)協(xié)調(diào)同步發(fā)展。

1.3 檔案管理工作的需要

由于年代久遠(yuǎn)，檔案的載體材料質(zhì)量差，保護(hù)手段落后，有些已經(jīng)出現(xiàn)褪色現(xiàn)象，嚴(yán)重的甚至出現(xiàn)了“無(wú)字”現(xiàn)象。傳統(tǒng)檔案管理工作信息利用共享性差，一旦某一利用者查閱，同一時(shí)段內(nèi)就會(huì)被一人獨(dú)占，不能與他人同享檔案信息，這都迫切需要采用現(xiàn)代化管理手段以提高管理質(zhì)量。

2 檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)

2.1 加快軟硬件建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

技術(shù)是信息的生命，沒(méi)有過(guò)硬的技術(shù)支撐，檔案現(xiàn)代化管理形同空話。首先，要及時(shí)配備檔案現(xiàn)代化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分利用現(xiàn)代科技，利用縮微技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案現(xiàn)代化管理數(shù)字化處理步伐。要設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合貫通。要采取有效措施保證軟、硬件安全運(yùn)行。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。 “沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”。 在信息時(shí)代，檔案信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴(lài)于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過(guò)制定和建立各類(lèi)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，只有這樣，才能夠確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)。 沒(méi)有檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，檔案管理的現(xiàn)代化也只能是空談。

2.3 解放思想，強(qiáng)化檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)

要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)。首先，檔案管理者在思想上要摒棄落后的思想觀念，打破傳統(tǒng)的、舊的工作格局，不斷強(qiáng)化檔案信息現(xiàn)代化管理意識(shí)；其次要加大宣傳力度。歷史上每個(gè)時(shí)代的革新，都是從思想、觀念上逐漸變革的，檔案事業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)起步遲，發(fā)展慢，檔案宣傳工作也應(yīng)該讓人們?cè)谒枷肷稀⒂^念上開(kāi)始轉(zhuǎn)變對(duì)檔案的看法。因此要加大宣傳力度，這是加快和推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化步伐的首要前提。

2.4 加快復(fù)合型人才培養(yǎng)

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實(shí)踐知識(shí)，還必須具有一定的經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)和寫(xiě)作等綜合方面的知識(shí)。要始終提高檔案工作人員的素質(zhì)，大力加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，從選選拔優(yōu)秀檔案管理人才為起點(diǎn)，把具有復(fù)合知識(shí)型人才充實(shí)到檔案現(xiàn)代化管理中。還要加強(qiáng)繼續(xù)教育培訓(xùn)，采用多種形式、實(shí)施全方位的培訓(xùn)，優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，培育現(xiàn)代化管理急需的技術(shù)操作、維修及科學(xué)管理人才。在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，檔案管理人員不僅應(yīng)具備吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)、全心全意為人民服務(wù)的優(yōu)良品質(zhì)，還應(yīng)具備做好現(xiàn)有工作所需的智力、知識(shí)結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力。逐步開(kāi)展多層次、復(fù)合型、一專(zhuān)多能、一專(zhuān)多才的教育培訓(xùn)，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康迅速發(fā)展。

2.5 建立安全管理制度

現(xiàn)代化建設(shè)最終落實(shí)都要靠人來(lái)執(zhí)行，所以人是檔案現(xiàn)代化安全的第一道保護(hù)屏障。因此，對(duì)參加制作和參與管理的人員必須加強(qiáng)管理，以防不測(cè)。必須制定一套人人都應(yīng)遵守的安全管理制度，以約束涉及檔案人員的行為。實(shí)踐證明，良好的安全規(guī)范是保證數(shù)字信息安全的一項(xiàng)極為重要的措施。加強(qiáng)對(duì)制作和管理人員的管理和教育。在檔案的安全管理過(guò)程中，僅靠制度是不夠的，還必須加強(qiáng)對(duì)涉及檔案管理人員的管理和教育。通過(guò)宣傳教育或短期培訓(xùn)等途徑，提高他們對(duì)保證檔案真實(shí)、可靠重要性的認(rèn)識(shí)，提高他們科學(xué)管理檔案的素質(zhì)，增強(qiáng)他們工作的責(zé)任感，并樹(shù)立一絲不茍的工作作風(fēng)。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，我們要推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程， 將檔案管理提升到一個(gè)全新的水平，從而使之更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)， 服務(wù)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，服務(wù)于我國(guó)改革開(kāi)放和建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義偉大事業(yè)。

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