規(guī)范檔案管理?強化檔案應(yīng)用

陳曉花

摘 要：檔案管理工作隨著社會發(fā)展，人們檔案意識的提高愈發(fā)重要。但當(dāng)前檔案館、檔案管理科室等組織機構(gòu)在檔案管理中還存在弊端，影響了檔案管理效率，更使檔案應(yīng)用率受到影響。本文從當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀和問題入手，詳細探討了規(guī)范檔案管理的途徑和實現(xiàn)檔案應(yīng)用率最大化的措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；應(yīng)用

1 當(dāng)前檔案管理存在的困境

1.1 檔案管理不規(guī)范

近年來隨著社會的發(fā)展，人力資源流動性增大，檔案管理工作遇到了新的問題和挑戰(zhàn)，對檔案管理工作人員的要求不斷提高。但現(xiàn)階段的檔案管理工作因為對專業(yè)人才的培養(yǎng)和重視不夠，致使檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)參差不齊，檔案管理工作很不規(guī)范，缺乏前瞻性。比如因為沒有按照文件順序進行編號而導(dǎo)致問卷出現(xiàn)遺漏等問題，給資料查找?guī)砗艽箅y度。還有因為無計劃的實時統(tǒng)計使原有的工作量翻番，致使工作效率低下。

1.2 檔案收集不科學(xué)

因為缺乏必要的檔案相關(guān)工作流程標準，致使檔案收集工作不夠規(guī)范，檔案搜集受到工作人員的主觀影響較大，比較隨意，缺乏科學(xué)性。偶爾在領(lǐng)導(dǎo)檢查前會對檔案進行集中檢查整理，但多流于形式，檔案工作人員缺少對工作的重視，嚴重影響了檔案工作質(zhì)量。

1.3 檔案利用缺乏統(tǒng)一標準

單位沒有根據(jù)實際情況制定具體的檔案借閱統(tǒng)一標準，致使檔案管理人員對借閱檔案的管理不夠嚴謹，尤其是對于單位內(nèi)部人員，因為檔案管理人員把關(guān)不嚴而出現(xiàn)的檔案久不歸還甚至遺失的問題比較常見。

2 規(guī)范檔案管理的途徑

2.1 檔案管理具有前瞻性

檔案管理工作比較繁瑣雜亂，不斷整理統(tǒng)計會增加檔案管理工作量，也降低了工作效率，所以應(yīng)對檔案管理工作進行科學(xué)的設(shè)計和規(guī)范，使其具有前瞻性。具體措施如下：建立檔案信息資料數(shù)據(jù)中心，從檔案利用角度設(shè)立便利的檢索查詢方式，并將不同類型的檔案資料進行科學(xué)分類和管理，以充分發(fā)揮其作用，在提高檔案管理有效性的同時縮短工作時間。

2.2 檔案管理軟硬件條件加強

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，新科技在檔案管理中得到了更廣泛應(yīng)用，給檔案管理工作帶來了提高效率的新方式。其作用的主要方式是通過檔案管理硬件和軟件的建設(shè)得以實現(xiàn)。

在硬件方面，網(wǎng)絡(luò)、掃描儀和計算機系統(tǒng)的應(yīng)用實現(xiàn)了檔案管理的無紙化辦公，極大地提高了檔案管理的工作效率。應(yīng)建立并完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以實現(xiàn)信息資源的充分利用和有效共享。比如條碼技術(shù)的使用可以完善檔案資料的借閱制度，更規(guī)范地管理檔案資料，不但可以實現(xiàn)對借閱資料的跟蹤記錄，防止檔案資料的遺失，還可以設(shè)置定時提醒歸還功能。

在軟件方面，需要加強檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。因為工作人員的職業(yè)能力和綜合道德因素直接影響了其工作質(zhì)量和效率。具體措施如下：第一，為了提高檔案管理工作人員的專業(yè)能力，應(yīng)加大對其進行專業(yè)知識和先進技能的培訓(xùn)，并定期進行業(yè)務(wù)知識考核，以保證培訓(xùn)效果；第二，鼓勵員工抓住零碎時間進行自學(xué)，為員工提供學(xué)習(xí)交流共享平臺，以掃清在學(xué)習(xí)的障礙；第三，對于新進員工，應(yīng)集中進行崗前培訓(xùn)，實現(xiàn)檔案管理工作的系統(tǒng)化和規(guī)范化管理；第四，建立并完善學(xué)習(xí)激勵和考核制度，對于表現(xiàn)好的員工給予物質(zhì)或者精神獎勵，對于不合格的員工給予一定的懲罰，以增加員工學(xué)習(xí)的積極性和主動性，保證學(xué)習(xí)效果。

2.3 檔案管理模式創(chuàng)新

隨著社會的進步和經(jīng)濟的發(fā)展，檔案管理工作遇到了新的問題和挑戰(zhàn)，為了提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，適應(yīng)現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展的需要，必須對原有的檔案管理模式進行創(chuàng)新。具體措施如下：第一，改變傳統(tǒng)的被動式工作模式為主動服務(wù)，樹立為客戶服務(wù)的理念，以需求為出發(fā)點和落腳點，不斷挖掘檔案信息的廣度和深度，完善檔案信息內(nèi)容，保證檔案資料的完整性，以更好地滿足借閱需求；第二，改變傳統(tǒng)的封閉工作模式為開放服務(wù)模式，這更符合經(jīng)濟發(fā)展和市場需求。要注意的是這里所說的“開放服務(wù)模式”并不是無底線地開放，而是在一定的制度規(guī)范要求下實施有計劃有目的的檔案信息資料公開行為，以滿足更多人和更多單位的需要。

2.4 重視檔案利用情況的反饋

為了不斷地提高檔案管理工作質(zhì)量，更好地滿足客戶需求，需要重視對現(xiàn)實檔案利用情況定時的反饋和總結(jié)，為了更便利地得到廣泛的信息，反饋方式可以是多樣式的，比如郵件、信件、電話、即時通信等，以便能及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問題，為完善檔案管理工作提供依據(jù)，及時改進工作流程和規(guī)范，提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

3 小結(jié)

綜上所述，要“規(guī)范檔案管理工作，強化檔案應(yīng)用”，使檔案管理工作質(zhì)量和檔案資料利用率不斷提高，需要不斷學(xué)習(xí)先進的科學(xué)技術(shù)并應(yīng)用于現(xiàn)代檔案管理工作中，加強檔案管理工作團隊的建設(shè)，以市場為導(dǎo)向，以客戶需求為改革重點，創(chuàng)新服務(wù)理念和工作模式，使檔案管理工作更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

參考文獻

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