規范檔案管理?強化檔案應用

陳曉花

摘 要：檔案管理工作隨著社會發展，人們檔案意識的提高愈發重要。但當前檔案館、檔案管理科室等組織機構在檔案管理中還存在弊端，影響了檔案管理效率，更使檔案應用率受到影響。本文從當前檔案管理的現狀和問題入手，詳細探討了規范檔案管理的途徑和實現檔案應用率最大化的措施。

關鍵詞：檔案管理；問題；應用

1 當前檔案管理存在的困境

1.1 檔案管理不規范

近年來隨著社會的發展，人力資源流動性增大，檔案管理工作遇到了新的問題和挑戰，對檔案管理工作人員的要求不斷提高。但現階段的檔案管理工作因為對專業人才的培養和重視不夠，致使檔案管理人員的職業素養參差不齊，檔案管理工作很不規范，缺乏前瞻性。比如因為沒有按照文件順序進行編號而導致問卷出現遺漏等問題，給資料查找帶來很大難度。還有因為無計劃的實時統計使原有的工作量翻番，致使工作效率低下。

1.2 檔案收集不科學

因為缺乏必要的檔案相關工作流程標準，致使檔案收集工作不夠規范，檔案搜集受到工作人員的主觀影響較大，比較隨意，缺乏科學性。偶爾在領導檢查前會對檔案進行集中檢查整理，但多流于形式，檔案工作人員缺少對工作的重視，嚴重影響了檔案工作質量。

1.3 檔案利用缺乏統一標準

單位沒有根據實際情況制定具體的檔案借閱統一標準，致使檔案管理人員對借閱檔案的管理不夠嚴謹，尤其是對于單位內部人員，因為檔案管理人員把關不嚴而出現的檔案久不歸還甚至遺失的問題比較常見。

2 規范檔案管理的途徑

2.1 檔案管理具有前瞻性

檔案管理工作比較繁瑣雜亂，不斷整理統計會增加檔案管理工作量，也降低了工作效率，所以應對檔案管理工作進行科學的設計和規范，使其具有前瞻性。具體措施如下：建立檔案信息資料數據中心，從檔案利用角度設立便利的檢索查詢方式，并將不同類型的檔案資料進行科學分類和管理，以充分發揮其作用，在提高檔案管理有效性的同時縮短工作時間。

2.2 檔案管理軟硬件條件加強

隨著科學技術的不斷發展，新科技在檔案管理中得到了更廣泛應用，給檔案管理工作帶來了提高效率的新方式。其作用的主要方式是通過檔案管理硬件和軟件的建設得以實現。

在硬件方面，網絡、掃描儀和計算機系統的應用實現了檔案管理的無紙化辦公，極大地提高了檔案管理的工作效率。應建立并完善檔案管理網絡系統，以實現信息資源的充分利用和有效共享。比如條碼技術的使用可以完善檔案資料的借閱制度，更規范地管理檔案資料，不但可以實現對借閱資料的跟蹤記錄，防止檔案資料的遺失，還可以設置定時提醒歸還功能。

在軟件方面，需要加強檔案管理工作人員的職業素養。因為工作人員的職業能力和綜合道德因素直接影響了其工作質量和效率。具體措施如下：第一，為了提高檔案管理工作人員的專業能力，應加大對其進行專業知識和先進技能的培訓，并定期進行業務知識考核，以保證培訓效果；第二，鼓勵員工抓住零碎時間進行自學，為員工提供學習交流共享平臺，以掃清在學習的障礙；第三，對于新進員工，應集中進行崗前培訓，實現檔案管理工作的系統化和規范化管理；第四，建立并完善學習激勵和考核制度，對于表現好的員工給予物質或者精神獎勵，對于不合格的員工給予一定的懲罰，以增加員工學習的積極性和主動性，保證學習效果。

2.3 檔案管理模式創新

隨著社會的進步和經濟的發展，檔案管理工作遇到了新的問題和挑戰，為了提高檔案管理工作質量和效率，適應現代社會經濟發展的需要，必須對原有的檔案管理模式進行創新。具體措施如下：第一，改變傳統的被動式工作模式為主動服務，樹立為客戶服務的理念，以需求為出發點和落腳點，不斷挖掘檔案信息的廣度和深度，完善檔案信息內容，保證檔案資料的完整性，以更好地滿足借閱需求；第二，改變傳統的封閉工作模式為開放服務模式，這更符合經濟發展和市場需求。要注意的是這里所說的“開放服務模式”并不是無底線地開放，而是在一定的制度規范要求下實施有計劃有目的的檔案信息資料公開行為，以滿足更多人和更多單位的需要。

2.4 重視檔案利用情況的反饋

為了不斷地提高檔案管理工作質量，更好地滿足客戶需求，需要重視對現實檔案利用情況定時的反饋和總結，為了更便利地得到廣泛的信息，反饋方式可以是多樣式的，比如郵件、信件、電話、即時通信等，以便能及時發現檔案管理工作中的問題，為完善檔案管理工作提供依據，及時改進工作流程和規范，提高檔案管理工作的質量和水平。

3 小結

綜上所述，要“規范檔案管理工作，強化檔案應用”，使檔案管理工作質量和檔案資料利用率不斷提高，需要不斷學習先進的科學技術并應用于現代檔案管理工作中，加強檔案管理工作團隊的建設，以市場為導向，以客戶需求為改革重點，創新服務理念和工作模式，使檔案管理工作更好地為社會主義現代化建設服務。

參考文獻

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