新形勢下如何做好企業人事檔案管理工作

張紅蓮

企業人事檔案是企業職工經歷、政治思想，業務技術水平、工作表現及工作變動等情況的文件材料，是全面考察、了解、管理、使用員工的重要依據。隨著現代企業制度的逐步建立，許多企業的所有制性質發生了變化，人才流動的頻率加大，傳統人事檔案制度不能適應現代人力資源開發的需要，企業人事檔案管理中出現了一些新的矛盾和問題，從科學發展觀和以人為本的思路研究和解決這些問題，不斷加強和改進企業的人事檔案管理工作，是擺在我們檔案管理工作者面前的一個新課題。

1 企業人事檔案管理存在的問題

1、企業人事檔案管理體制不符合現代企業制度的要求，隨著國有企業的破產、改制下放等，情況的發生，原有自上而下的檔案管理體制被打破，新的體制沒有建立，開成檔案管理權限不清晰，湖南華達機械總廠破產改制后，近六千份人事檔案委托市檔案向管理，實際上是找個地方保存起來，而原有企業員工則由單位人變成社會人，在各種不同所有制企業自由擇業，他們的檔案并沒有向人才流動服務機構移送，員工在企業改制后的人生履歷在檔案中存在“斷檔”現象。

2、管理機制和方法滯后，從目前情況看，企業人事檔案有的隸屬于人事部門，有的隸屬于辦公室，有的隸屬于黨委管理部門。人事檔案與文書檔案，財會檔案，科技檔案混在一起，存在各自為政、管理分散的現象。同時，歸檔內容信息簡單，不能全面，真實反映企業工作人員的實際情況；人事檔案信息載體形式單一，未能形成聲像制品，不能實現科學存貯和信息資源共享；管理手段也相對落后，基本上處于手工操作階段，缺乏相應的管理設備和手段，人事檔案的案卷質量尚待提高。

3、人事檔案管理的整體水平下滑，由于對檔案管理的認識不足，重視程度不夠，有些企業對專職檔案管理人員進行壓縮，能減則減，實在無法裁減的，也是一人多崗，身兼數職，職責不明，兼而不顧。有的檔案人員更換頻繁，交的粗心，接的糊涂，甚至不履行交接手續。有的企業檔案管理人員長期得不到培訓，整體素質不高。

4、硬件設施差，管理不規范。有些企業檔案室建設簡陋，經費投入不足，大部分檔案室建設有標準，“六防”設備不配套，引起檔案材料的霉變，蟲蛀，影響檔案的美觀、整潔、完整；有些企業檔案資料長期不裝釘，檔案袋多年不換，甚至散亂不堪，有職工遇到調動，職稱評審時發現檔案材料缺失，嚴重影響了職工的合法權益。

2 企業人事檔案管理存在問題的原因

1、對檔案管理工作的重要性認識不足。有些企業領導人片面認為企業重要的是生產、經營、銷售，認為人事檔案管理的好壞無關大局，缺乏檔案意識，處于被動狀態，沒有把人事檔案工作列入議事日程，在人員配備，庫房建設，所需經費等方面不夠重神，檔案管理工作被“邊緣化”。

2、監管力度弱化。隨著社會主義經濟體制改革的不斷深入，企業自主權不斷擴大，上級組織人事部門對企業人事檔案的指導監督隨著對企業的放權被削弱，特別是一些企業改制后，國家，集體既不控股、也不參股，在這種情況下，主管部門再對其實施人事檔案管理的監督指導，往往顯得心有余而力不足，很難監管到位。

3、檔案管理制度不健全完善，從檔案收集制度看，渠道不夠暢通，部分材料歸檔不及時，有時導致一些重要資料無法彌補，造成不必要的損失；從鑒別制度看，內容不夠細致，有些材料如文憑的認定有局限性，從管理制度上看，工作要求與實際情況有一定程度的脫節。

3 加強企業人事檔案管理的對策

1、提高檔案管理人員素質。人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。由于企業人事檔案管理工作是一項內部性，保密性很強的工作，是一項并不引人注目的，默默無聞的工作，即使干得很好，也體現不出工作成效。檔案管理工作人員的待遇提升的空間受到限制，工作積極受到影響。企業領導人員應該從各方面關心檔案管理人員的成長，為他們的發展創造各種條件。檔案管理人員也應努力提高自身素質，堅持原則，嚴守紀律、遵守制度、保守秘密，注重自身專業水平的提高，通過自覺，參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節及基本要求，掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，積極探索新的管理模式，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。

2、健全完善人事檔案管理制度。檔案工作既要靠管理人員的素質，又要靠制度，因為制度建設更具全面性，穩定性和長期性，建立健全管理制度，使檔案工作有章可循，有章可依是非常必要的。必須建立健全各項檔案管理、查閱、借閱、保管、保護等制度，明確人事檔案利用的方式和方法，保證人事檔案的安全性和真實性，使人事檔案管理工作實現規范化、制度化，保證各項工作有條不紊地健康開展。

3、不斷推進人事檔案的現代化管理，做好人事檔案管理工作，提高人事檔案管理工作的質量和效率，必須盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，完善硬件設施和防護設備，實現人事檔案信息化管理，建立電子檔案管理平臺，運用OA辦公平臺電子檔案館進行檢索，調檔迅速，準確率高，提高檔案利用的效率，加大現代化設備更新的投資力度，不斷使人事檔案管理工作向科學化，現代化發展。

4、加大力度實施人事檔案工作目標管理。將人事檔案納入目標管理，使檔案建設步入規范化，標準化軌道。打破傳統管理模式中由于缺乏統一的工作標準而出現的分散管理局面，提出科學、規范、標準的管理模式，建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制，改革現行“人檔合一”的單位，部門所有的人事檔案管理體制，建立政府所屬的公益性人事檔案管理中心，以其機構的獨立性，職能的專業性，服務的無償性為基礎，逐步建立為社會公信力強的人事檔案管理機構，使之更好的為企業實施人才管理服務。