如何將檔案管理工作融入信息化的相關分析

陳萌

摘 要：隨著我國社會文明的快速發展，政府部門、企業與社會大眾對于檔案的認識深入不斷加深，對于檔案管理工作的要求也不斷提高。檔案管理工作，對于社會政治、經濟以及文化的發展有著重要作用，檔案管理工作所提供的服務，會使社會發展獲得最基本的動力。在信息技術快速發展的今天，檔案管理工作的信息化也成為了必然的趨勢。檔案管理面對著改革與創新的挑戰，因此，本文以如何將檔案管理工作融入信息化的相關分為題，對信息化的影響以及應用方法進行分析。

關鍵詞：檔案管理；信息化；影響；注意問題；方法

國家機關、社會團休與個人在其社會活動中所形有的具有保存價值的資料就是檔案，檔案是需要被保存與管理的文字與圖表等形式的資料，這些資料具有原始性，是歷史的真實記錄。檔案管理工作，就是利用有效的方法，遵循科學的原則，對檔案材料進行管理，使之可以社會政治與經濟等各個方面的發展提供依據。政府對于檔案管理工作的重視力度不斷提高，也加大了檔案工作信息化改革的力度。因此，筆者選擇檔案管理工作信息化作為研究對象具有一定的社會意義。

1 信息技術對檔案管理工作的影響分析

信息技術在檔案管理工作中的利用，必然要對檔案管理工作產生影響。下面，我們就來對這些影響進行分析。

1.1 有利于檔案管理工作效率的提高

信息化技術在檔案管理工作中的應用，大大減少了檔案管理工作人員的工作量，使其擺脫了重復勞動的工作模式。工作人員可以將原始數據輸入到計算機當中去，這些數據在計算機系統中的存儲有利于其反復利用，也可以根據需求進行及時地加工與處理。計算機網絡的發展，使檔案資料可以實現有效共享，讓檔案資料的利用變得更加方便與快捷。檔案管理工作的信息化，大大提高了檔案資料的準確性，減少了因為人工操作而產生的錯誤，有利于提高檔案管理工作的整體效率。

1.2 有利于檔案管理費用的減少

檔案管理工作的信息化，有利于檔案管理費用的減少。在檔案管理工作信息化的初期，使用者需要購買一些必要的計算機設備，需要進行一定量的投入。但是，從長遠角度來看，這些投入會具有更大的產出。對檔案管理工作效率的優化，會使檔案管理工作的成本下降，在保證工作準確率的情況下大大節省了檔案管理的綜合費用。

1.3 有利于檔案管理功能的豐富

信息化技術在檔案管理工作中的應用，會使檔案管理工作的內容得到充實。在實踐工作中，檔案中的數據可以根據實際變化進行及時地更新，檔案信息管理者也可以利用計算機的索引功能對檔案信息進行有效整理，使檔案資料使用者可以進行在線查詢，還可以針對需求產生科學的統計分析報告。在傳統的檔案管理工作中，這些功能都是無法實現的。因此，檔案管理工作的信息化，大大豐富了檔案管理的功能，使檔案資料的價值得到發揮。

2 檔案管理工作信息化需要注意問題

信息技術在檔案管理工作中的利用，使檔案管理工作具有了新的發展動力。但是，在實際的使用過程中，仍然需要注意一些細節，不然會使信息化的優勢發揮不充分。

2.1 注意檔案管理信息化的安全性能

在計算機與網絡快速發展的今天，計算機與網絡安全一直是社會關注的重點問題。在檔案管理工作信息化的過程中，檔案管理者需要采取必要的管理安全措施。管理者要保證只有經過授權的使用者才能進入到檔案管理系統當中。更要利用安全軟件的安裝來避免病毒對電腦的入侵與黑客對電腦的襲擊。檔案管理者需要及時進行檔案數據的更新與備份。采取安全措施的技術含量不高，主要是檔案管理者的工作態度。管理者要重視起防火墻軟件的使用，對各種防御軟件進行及時地更新。

2.2 注意檔案數據的更新問題

在計算機檔案管理系統得到成功建立之后，檔案管理者需要關注數據的補充與更新問題。只有這樣，計算機檔案管理系統才具有良好的實時性，死板不變的系統不具有使用價值，也會因此而被人遺棄。

2.3 注意檔案管理系統的兼容性與擴展性

檔案管理系統并不是獨立的，在不久的將來可能會在更大的范圍內得到使用，也很有可能會與其它系統進行互聯。因此，對于檔案管理系統的軟件平臺、硬件平臺與網絡架構，都要達到國際通用的規定與標準。只有這樣，計算機檔案管理系統的兼容性才能得到提高。而可擴展性，則是要保證系統可以在需要時進行功能的擴充與容量的擴大。

2.4 注意檔案管理者水平的提高

檔案管理工作的信息化，對于檔案管理工作人員來講也是一個挑戰。檔案管理者的科學技術水平以及創新能力都需要進行提高，滿足檔案管理工作信息化的需求。信息技術與檔案管理工作結合不僅提高了管理者視野的擴展，更考驗了其能力。管理者的客觀知識水平以及應急處理能力，對于檔案資源管理系統的應用效果有著直接的影響。所以，檔案管理人才的培養需要具有時代性，讓檔案管理者進行提高，首先要提高其信息技術知識量與技術水平，其次則是要提高其科學技術應用與創新能力。加強檔案信息化管理人才是檔案管理工作的重點。

3 信息化在檔案管理工作中的應用方法分析

3.1 加強檔案信息化管理標準的建立

檔案管理工作的信息化，需要標準的要求。檔案信息的采集要具有標準，檔案信息的存儲要具有標準，信息的管理更要具有標準。因此，在檔案信息化管理實踐中，要加強檔案采集、存儲、管理、應用標準的建立，利用網絡標準化來保證檔案信息化標準化的實施。檔案信息管理的標準建立是檔案信息化管理得以成功的重要基礎。為了促進檔案信息化管理工作的有效發展，相關行政部門需要制定科學的檔案信息化管理方法與管理辦法，從而使檔案信息管理行為得到規范。比如規定檔案目錄數據的交換方式，對檔案文件的通用格式進行規范，明確檔案軟件的功能要求等等。只有這樣，檔案管理信息化的發展才能越發健康。

3.2 加強檔案信息化管理觀念的建立

要使檔案信息化管理得以實現，最重要的就是建立起檔案信息化管理的理念。首先，作為檔案信息管理者，需要建立起正確的檔案信息資源觀。在傳統的工作觀念中，檔案信息屬于文化資源，其主要價值是作為憑證來證明一些事情。但是，在當代社會中，檔案信息也具有明顯的經濟性，是一種重要的經濟資料。其次，要建立檔案信息公開與開放的工作理論。在傳統的檔案管理工作中，管理者更加關注檔案信息的開發與利用，而沒有認識到檔案信息應當公開。在未來的檔案信息化管理工作中，需要加強檔案信息的公開與開放，制定明確的檔案信息開放政策。最后，檔案管理者還要建立起終生學習的理念，學習足夠的檔案信息管理專業知識，提高自己的水平，敢于接受正確的專業培訓。遇到難題要敢于自主解決，奠定良好的檔案管理信息化基礎。

4 結語

綜上所述，創新是一個社會進步的必要動力，對于檔案管理工作的發展來講也是一樣，只有敢于創新，才能使檔案管理工作更加高效。檔案管理工作的信息化，是檔案管理工作創新的重要一步。筆者對檔案管理工作信息化的影響以及應用過程中需要注意的問題進行了分析，并提出了幾點信息化在檔案管理工作中應用的方法。希望檔案管理工作中建立起創新意識，明確新的檔案管理工作觀念，促進檔案管理工作信息化程度的提高，實現檔案管理工作效率的提升。

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