高校教學檔案管理芻議

宋美霞

內容摘要：高校教學形式和課程模式的多樣化，對教學檔案管理工作提出了新要求。然而，高校教學檔案管理還存在檔案管理意識不強；檔案管理制度不健全；檔案管理隊伍不穩定等問題。解決這些問題，應提高對教學檔案管理工作的認識；健全教學檔案管理制度；打造高素質的教學檔案管理隊伍；實現高校教學檔案管理信息化。

關鍵詞：高校 教學檔案 管理

近年來，隨著教學形式和課程模式的多樣化，檔案的種類不斷增加，檔案內容也日趨復雜化和多樣化，從而對檔案管理工作提出了更高的要求。高校教學檔案管理工作也應按照高校教學規律的要求，實現教學檔案管理的規范化和現代化。

一.高校教學檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理意識不強

一些高校的教學和教輔人員，對教學檔案工作缺乏充分認識，甚至于對教學檔案的歸檔持抵觸態度。有些人認為，教學科研成果是他們自己心血的結晶，自我保存得相當好，沒必要歸檔；有的教師認為，材料放在自己手中，用起來方便等。有些院（系）在期中教學質量檢查中，不按照教務處要求整理材料，造成了教學檔案收集不夠齊全完整，歸檔材料質量不高，嚴重影響了教學檔案的建設和利用效率，從而也影響教育教學工作的順利開展。

（二）檔案管理制度不健全

高校教學檔案管理工作應嚴格按照其基本原則，進行科學分類集中統一管理。近年來，隨著國家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規的出臺，各高校的檔案法規制度建設也取得了長足的進步。但就目前各高校教學檔案管理的現狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學檔案的管理，缺乏有效的制約機制，存在著諸多問題。如：有些高校沒有建立規范的部門立卷制度；有些高校各基層部門沒有指定專人負責文件材料的收集歸檔工作；有些高校頻繁更換教學檔案管理人員等。

（三）檔案工作隊伍不穩定

要做好檔案管理工作，需要有一支比較穩定且業務能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。教學檔案產生于教學及教學管理部門，需要有既懂檔案業務、又有責任心的人員來管理。但目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員，其教學檔案的管理基本是由各部門的教務、教學管理人員兼任，而且這些人員更換非常頻繁。

二.改進高校教學檔案管理工作的措施

（一）提高對教學檔案管理工作的認識

教學檔案管理是教學管理的重要組成部分，學校必須把它納入教學計劃、規劃、教學管理制度及其各級人員的管理責任制中，作為考核教學質量和管理水平的標準之一。首先，學校有關領導應該經常過問教學檔案工作，把教學檔案管理列入學校的工作計劃，在經費、人員、用房、辦公等方面提供便利條件，定期檢查和研究教學檔案管理中存在的問題。其次，學校檔案部門必須督促、指導和檢查全校教學檔案工作，驗收各部門移交的教學檔案，按照《教學類檔案工作規范》要求，做好教學檔案的整理、分類、保管。

（二）健全教學檔案管理制度

由于認識不到位，致使檔案管理部門缺少相對完善的、系統的管理制度。例如一些教學檔案資料的收集，保管，借閱等都沒有明文規定。因此，要健全教學檔案管理制度，以適應高等教育發展的新形勢。可考慮從以下幾方面著手： 明確登記制度（目的是及時掌握收集工作情況，避免應歸檔材料的遺失、散落），執行時限制度（強調及時收集，目的是確保歸檔文件材料齊全完整），履行查對制度、移交制度、索要制度和督察制度等。

（三）打造高素質的教學檔案管理隊伍

要建設優質高效的教學檔案管理隊伍，首先要有正確的人才觀，要大力做好檔案人才引進、培養工作，以人才資源推動檔案工作前進的步伐。比如，選拔優秀的高校檔案管理專業畢業生，給教學檔案管理隊伍補充新鮮血液，優化隊伍結構；加大在職檔案管理人員的培訓力度，通過召開交流會議、教育培訓、學歷教育等多種形式，提高檔案人員的政治理論修養、業務水平以及現代管理能力，改善檔案管理隊伍的整體素質，為高校教學檔案工作發展提供高優質人才保障和智力支持。

（四）實現高校教學檔案管理信息化

實現高校教學檔案管理信息化，是提高高校教學檔案管理效率的必由之路。檔案信息化是利用信息處理的自動化，達到檔案文件的一體化管理，實現檔案信息的高速檢索，對文字、圖像、音頻、視頻等不同載體檔案進行數字化存儲，以實現檔案信息遠距離、無障礙的傳遞和交流，達到檔案資源的互通與共享。

（作者單位：河南省周口師范學院外國語學院）endprint