試論電子檔案的利弊及電子檔案的管理

付艷

摘 要：電子文件保管系統作為信息管理系統的一種，為檔案工作提供了自動化、系統化的管理手段。有效的電子檔案管理是實現人類社會性原始歷史記錄在信息時代得以真實、完整、可靠保管的有力保證，能夠快速、及時地滿足單位行使各項職能時對文件、檔案信息的需求。

關鍵詞：電子檔案；優越性；缺點；對策

中圖分類號：G270.7 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）23-0289-02

隨著電子計算機技術的飛速發展，計算機越來越廣泛地應用于人類社會活動的各個領域，各行各業都在利用計算機和網絡技術的優勢來加快自身信息化建設的步伐，人類社會活動中產生的電子文件越來越多。電子文件保管系統作為信息管理系統的一種，為檔案工作提供了自動化、系統化的管理手段，有效的電子檔案管理是實現人類社會性原始歷史記錄在信息時代得以真實、完整、可靠保管的有力保證，能夠快速、及時地滿足單位行使各項職能時對文件、檔案信息的需求。我們應當立足于檔案學、信息學以及管理學的交叉融合，順應并做好紙質檔案向電子檔案管理的轉變，適應網絡信息時代電子檔案管理的需要，探索電子檔案中所面臨的問題。

一、電子檔案形成的優越性

存儲空間小，電子檔案的形成可以有效地節約檔案占用空間。所有電子檔案的儲存形式如光盤、縮微膠片、磁盤都具備了存儲密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點，而且與紙質檔案管理方式是相通的。無限增長的紙質文件與有限的存儲空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據極少量空間的優點能夠很好地解決這一矛盾。例如，一張光盤容量可達600—4 000MB，可存 35萬張打印紙上的文字信息或 10萬頁圖形信息；而且，如果不移動存儲載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無重量和體積可言。相比之下，紙質文件的笨重就顯而易見了。電子檔案的加入，豐富了檔案管理體系，為傳統的檔案利用開辟了一條新路。

以XX發動機廠為例，每年歸檔的紙質會計類檔案就可高達五百余本，足以占用兩個標準文件柜。且需時刻做到防塵、防霉、防蟲，要求檔案庫必須有嚴格的空氣溫度、濕度，溫濕度過高或過低都會對紙質檔案造成損壞。相比較電子檔案來說，占用空間少、不會生霉等優點是紙質檔案無法企及的。

另外，電子檔案還具備操作方便，復制時不容易丟失信息的特點。形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案具有高度的標準性，使之對電子檔案的檢索更加方便。紙質文件復制或縮微品拷貝經常會出現清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復制，由于是數字化的信息處理幾乎不存在這些問題，所以，完全可以做到復制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區別。

1.具有多種表現形式。隨著多媒體電子計算機的應用，電子檔案的形態也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨或相互搭配成電子檔案的內容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質檔案更加全面、形象、生動。

2.傳遞快捷、實現資源共享。一份紙質檔案只能在某時、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環境是計算機和網絡技術，因此可以不受這種限制。網絡上傳遞電子檔案的時間是按秒計算，而同樣距離的紙質檔案傳遞則是以天計算的，二者在速度上的區別非常明顯。而且，一個終端上的電子文件也可以同時發給若干個網絡終端，電子檔案這種不受存儲載體限制的特點，使異地利用成為可能，消除了利用者的域隔閡，使利用者產生一種共享的感覺，從而擺脫時間和空間的制約，利用者可以把獲得的信息隨心所欲地加工處理，變成自己所需要的信息產品。

3.電子檔案的形成可以提高檔案管理工作效率。電子檔案的產生，使計算機先進技術在檔案管理工作中的作用發揮得更充分。檔案人員可通過簡單的操作進行查詢和利用，從傳統的手工編目和查詢及繁重的編研信息收集等方面的工作中解放出來，這將會推動檔案事業的發展，使檔案管理再上一個新臺階。

二、電子檔案存在的缺點

傳統的紙質文件一旦形成，原件中所包含的內容和形式就不再發生變化，只要抓好保管，就能確定檔案的原始性和真實性。與紙質文件不同的是，電子文件建立在高科技的基礎上，其內容和形式是相對獨立的，不僅內容易于刪改變化，并且可以儲存于不同的載體，人們無法從其所包含的內容、形式和載體特征確定電子文件的原始性、真實性以及是否完整等。

1.原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性不僅其內容而且還通過載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。

2.真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。

3.完整性問題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

4.安全性問題。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。

另外，收集過時的電子計算機軟硬件，提供利用，讀取那些過時的、技術記錄在載體上的信息內容，這就要廣泛收集、保管過時技術全套軟硬件，還必須保管操作這些過時技術的某些技能，還有老化和維護問題，代價十分昂貴。

綜上所述，電子檔案管理是檔案工作的一個新領域，針對現代化辦公條件下電子文件和電子檔案的大量產生，制定文檔一體化的管理模式是非常必要的。與傳統的歸檔移交相比，電子文件的收集可以說是在瞬間完成的。在整理方面，分類、立卷、編目這種檔案實體的整理工作將被多途徑的電子檢索方式代替，由于電子文件和載體的可分離性，其內容可不受載體的限制和束縛，所有的信息線索都可以借助計算機的邏輯判斷功能和運算速度，多途徑、多角度地組配，甚至可以網上立卷，根據不同需求按文件的不同特征組成各種虛擬卷。

三、電子檔案的維護

維護電子檔案的完整與安全是檔案工作者的基本職責之一，為保證電子文件的原始性、安全性和具有保存的價值，檔案部門必須重視電子檔案，嚴格制定電子文件的操作制度和安全保密制度，對電子文件實施全程監控，實行層層負責制，所有經辦人員在電子文件的形成、移交、提供和利用過程中都應履行簽字手續，并建立電子文件備份系統以防止其在利用過程中信息的損壞，采取定期復制以及定期對計算機病毒進行檢查、防治，對重要文件的存儲和傳輸實行加密技術處理等措施，以確保電子文件的完整與安全，實現文檔一體化的管理。

四、對檔案人員的要求

高技術的應用需要高技術的人才來管理。檔案教育應及時調整專業格局，從課程內容、教學方法和手段、教育層次和形式等方面全面更新。建立在高科技平臺上的電子文件、檔案必須由具備高科技素質的管理型和復合型人才隊伍來管理，因此在加強檔案管理人員隊伍建設中，除提高其政治素質、文化素質和檔案業務素質外，還應著重提高其計算機使用操作技能。在電子文件日益發展的今天，檔案人員要想管好它，必須了解形成電子文件的相應技術和設備，以及相應的電子計算機硬件技術。對在職人員進行各種形式的再教育，以適應技術發展的需要。應注意引進多方面的人才，將懂檔案業務，具有計算機專業知識的人員充實到檔案隊伍當中來，建立復合型多層次的專業技術隊伍。

以XX發動機廠為例，1994年，該廠共有專兼職檔案員20人，其中，本科畢業以上的1人，大專畢業以上3人，中專及以下的16人。隨著檔案的增加和專業對口的要求，到2013年，該廠共有專兼職檔案員50人，其中，本科及研究生畢業以上的40人，大專畢業的10人。排除近20年中檔案員正常退休，從這一數據中可以看出，現代化的檔案管理對人才的知識能力及水平也相應提高了要求。

五、電子檔案信息化建設應注意的問題

第一，注重檔案管理的安全性。在建設初期一定要注意電子檔案的保存，防止檔案的遺漏損失，保證歸信息的安全、完整。

第二，加快電子檔案信息化建設進程，對現有的信息化管理平臺進行有效集成。信息化是檔案管理信息化的基礎，有效集成的信息化管理系統是檔案管理信息化的平臺，在進行檔案信息化時，要充分考慮信息化水平，循序漸進，逐步推進。

第三，進一步提高員工素質。任何先進的系統都是由人來運用的。沒有高素質的人才，再先進的系統也只是一個供人欣賞的美麗花瓶，要充分發揮檔案信息化管理系統的作用，需要對員工進行全面系統的培訓，使員工對檔案管理系統做到能用、會用，并在工作中不斷提出改進意見，使檔案管理系統得到持續的改進。

數字化時代召喚數字檔案，這是時代發展的需要，參與國際競爭與交流的需要，加強科學的研究，普及教育知識、服務社會大眾的需要，提高檔案工作社會地位的需要。檔案信息化是國民經濟和社會信息化的重要組成部分，是檔案事業改革與發展的內在要求。隨著信息社會的發展，電子文件在日常工作中的不斷應用，檔案工作所具有的信息管理和信息服務屬性日益增強，要做為一名合格的檔案管理工作者，就必須深入學習和了解新技術、新理論，并把其運用到自己的實際工作中去，加強檔案的數字化建設，實現“文檔一體化”管理，不斷提高檔案管理以及服務工作的網絡化水平。只有這樣，才能真正適應這個科學技術高速發展的新時代，更好地做好新技術應用下的檔案管理工作。

[責任編輯 柯 黎]