淺談規(guī)范公文寫作語言的途徑

代澤蘭

摘 要 公文在政府工作中起著上傳下達的橋梁作用，語言規(guī)范的公文更能準確地體現(xiàn)本級意圖，達到發(fā)文目的。而本文主要論述了公文寫作中，要從“抓住本質，表述準確”、“刪繁就簡，善于概括”、“平實質樸，謹慎修辭”、“莊重嚴肅，規(guī)范嚴謹”四個方面下手，有效規(guī)范公文寫作語言。

關鍵詞 公文 語言 規(guī)范

中圖分類號：C931.46 文獻標識碼：A

On the Way to Standardize Document Writing Language

DAI Zelan

（Armed Police Academy， Chengdu， Sichuan 610213）

Abstract Document plays a role as a bridge to upload in government work； the language specification documents more accurately reflect the intent of this level， to dispatch purposes. The article discusses the document writing， from "capturing the essence， accurate representation，" "delete the complicated， good generalization"， "plain and simple， cautious rhetoric"， "serious and solemn， strict norms，" four start， effectively regulate the document writing language.

Key words document； language； standardize

1 抓住本質，表述準確

1.1 尊重客觀事實

公文是各級開展各項工作的重要依據(jù)，所以在寫作過程中，所涉及的實例必須以實際的情況為依據(jù)，不能有任何的夸大或縮小，更不能歪曲和捏造事實。試想，如果上行文請示情況不真實，上級一旦發(fā)現(xiàn)，以后要再請求上級解決或批準事項就較為困難。如果下行文通報情況不實，下級一旦知道，很容易挫傷部屬的工作積極性和主動性，不利于各項工作的開展。

1.2 語言表達準確

公文要求運用最準確、最精煉的語言來表達發(fā)文機關的真正意圖。只有將發(fā)文機關的真正意圖如實地傳達，才能順利地貫徹執(zhí)行或及時得到批復。公文一旦出現(xiàn)不準確、含糊、混亂，發(fā)文機關的意圖就不能很好地為受文者所理解，從而在依照辦理公務時就會消耗更多的人力和物力，而上級在根據(jù)獲取的有關信息也可能會做出錯誤的決策。要做到公文的語言表達準確應從以下三個方面著手：

一是用詞精確無誤。如果要表明某一事物的屬性，只有一個最恰當?shù)拿~；要描寫它的發(fā)展，只有一個最準確的動詞；要形容它的狀態(tài)，只有一個最貼切的形容詞。這話可能并不完全適用于文學創(chuàng)作，但是對于公文寫作要求倒是非常切合的。公文寫作必須在選詞用語上下功夫。辟如，擬寫通知對下級提要求時，有“遵照”、“按照”、“參照”等詞，它們所表達的輕重程度是不一樣的。同為結果則有“后果”、“成果”、“結果”、“效果”，但它們所表示出來的含義卻褒貶不一；“光榮”、“榮譽”、“殊榮”意義相近，用法顯然不同。在政府的政策法規(guī)性公文中，更是要狠下功夫，逐字逐句都要仔細斟酌，務必做到確切，無懈可擊，不然因一字或一詞之誤導致公文某一關鍵點含混不清，或可作歧義解釋，則具體執(zhí)行者對文件精神吃不透，把握不定，或各人按自己理解實施，結果一個政策，多種抓落實，各單位都有自己的版本，則可能為禍之烈，猛過于虎了。

二是造句合乎規(guī)范。其中包括造句合乎現(xiàn)代漢語普通話的語法規(guī)范以及符合事物的發(fā)展規(guī)律兩方面。否則就會令人費解，不知所云，貽誤工作。如某武警總隊向其總部寫了一份報告，標題為“參與‘12·8 劫持人質事件的情況報告”，此標題意為武警官兵去劫持人質了，并且還公然地向上級報告，這顯然有違武警的職責使命。這是由于語句不完整造成的，缺少了關鍵詞“處置”二字。正確的應該是“關于參與處置‘12·8劫持人質事件的情況報告”。公文語言中應以典型的書面語為主。公文代機關立言的性質決定了公文語言應當使用規(guī)范的書面語言，盡量避免口語，忌方言土語，因為方言土語不具備通識性、共用性，會妨礙公文信息的準確傳達和交流，容易導致誤解甚至錯誤，同時也嚴重影響了公文的莊重嚴肅。

三是用字要防錯，數(shù)字要精確。在中國近代史上曾有這樣一個真實的故事：1930年，蔣介石、閻錫山、馮玉祥混戰(zhàn)中原，馮、閻擬聯(lián)合閥蔣，準備在河南沁陽會師。馮玉祥部下一參謀在起草作戰(zhàn)命令時，誤將“沁陽”寫成“泌陽”，而在河南鏡內(nèi)恰巧有一“泌陽”。導致馮軍誤入了泌陽，錯失有利時機，致使聯(lián)合作戰(zhàn)以失敗告終。史稱“敗在一撇的戰(zhàn)爭”。因此，我們在公文寫作時，必須做到小心謹慎，盡可能避免此類疏忽錯漏的現(xiàn)象。

2 刪繁就簡，善于概括

2.1 內(nèi)容精要，不冗贅

具體要求為結構嚴謹，布局合理，不搞前后呼應，也不隨意穿插。當公文主旨確定之后，要抓住其主要事實，主要矛盾。絕不可不分輕重主次，平均著墨，甚至本末倒置。每一份公文要解決什么問題，必須先確立一個中心，然后圍繞這個中心去組織材料。除綜合性報告外，其它文種一般都是“一文一事”，特別是請示，在行文規(guī)則中明確規(guī)定：“請示必須一文一事”。這樣既便于承辦，又便于立檔歸案，有效地縮短行文篇幅。如若一文數(shù)事，極有可能形成“多中心”，受文者難以領會，進而影響行文目的。

2.2 語言簡明，不虛飾

具體從以下三方面考慮：一是通過概括、簡稱來達到文字精練。這需要我們平時練字練句，通過多讀、多寫、多改、善悟等逐步提高。二是適當使用單音節(jié)的文言詞達到文字簡潔。為了使自己的公文顯得簡潔、精練，常使用一些單音節(jié)文言詞。如“望、希、按、擬、須、悉、茲、系”等等，長期以來保持著豐富的表現(xiàn)力，其中不少還完全融入了現(xiàn)代漢語中，適當使用這些文言詞，可以使語意貫通，文句自然，妥帖而又精練。三是注意使用習慣用語達到文字簡約。公文寫作中，長期以來形成了一套常用的事務性詞語，如某些文言詞語、特定用語等，這些詞語結構較穩(wěn)定，位置較固定，使用較規(guī)范，人們稱為習慣用語。如開端用語：為、為了、據(jù)、根據(jù)、由于、鑒于、茲、茲定于等；如表態(tài)用語：同意、準予、照辦、執(zhí)行、不宜等等，恰當?shù)剡\用習慣用語，可使公文結構緊湊，過渡自然，文字簡潔，準確地表現(xiàn)發(fā)文機關與受文單位的關系。

2.3 善于運用數(shù)字圖表，適當采用縮略語

在公文寫作中，有些用文字描述太過繁冗的事物特征介紹，倘若能列舉數(shù)字進行說明，則不僅能讓受文者更容易了解表述內(nèi)容，還能讓行文簡潔凝練，說服力強。圖表顯示內(nèi)容集中、條理分明，也能讓人一目了然。

縮略語是語意的高度概括和濃縮，含義明確，使用相對規(guī)范。在長期的使用過程中，表現(xiàn)出了強大的生命力。例如“三個代表”、“四項基本原則”、“兩個確保”，這些既概括精煉，為大家所熟知便于記憶，又能避免徒增筆墨，浪費篇幅。

3 平實質樸，謹慎修辭

3.1 避“虛”就“實”，不溢美

制發(fā)公文的主要目的是用來指導工作或是為處理相關問題提供依據(jù)。其所承載的內(nèi)容，一般關系到具體工作或政策法規(guī)，因此其行文無需追求跌宕起伏，只要簡潔明了、通俗易懂，能使受文者盡快理解。否則，就會失去原有的本色信息，嚴重的甚至延誤工作。因此在公文寫作中，以敘述、說明、夾敘夾議為主要表達方式，盡可能避免描繪性語言行文，要用平實的語言直述事實和講清道理。做到樸實無華而不崇尚辭藻華麗，嚴肅得體而不虛夸矯情，語氣平穩(wěn)而不大起大落，始終保持不含不隱，不張不揚，客觀冷靜，平鋪直敘的風格。

3.2 慎用修辭，不造作

公文寫作語言從修辭手法上講，以消極修辭為主，少用或不用積極修辭。消極修辭是指以明確、通順、平勻、穩(wěn)密為標準的語言調(diào)整。比如，排比、對比、對偶、引用、設問、借喻。積極修辭是為追求形象、生動、新鮮、活潑的表達效果而對語言作出的積極修飾。比如，夸張、擬人、雙關、通感、象征、渲染等等。這些積極修辭的手法在公文中很少使用，因為公文是以處理公務為目的的，講求辦事效率。因此，在語言上不講求外在的形式美，而是追求明確、簡潔、通順、樸實而莊重的修辭效果，修飾的重點放在詞語的運用和句式的調(diào)整上。

3.3 引經(jīng)據(jù)典，不過濫

在公文寫作過程中，一些人喜歡引經(jīng)據(jù)典地說明問題、闡述主張，這在一定條件下是允許的，有時可以增強語言的表達效果。但是過多則會給人一種賣弄文采的感覺，往往達不到應有的效果。一般說來，引經(jīng)據(jù)典只適合于領導講話稿、調(diào)查報告等事務性文書。在通用公文中要盡量避免引經(jīng)據(jù)典，尤其是那些態(tài)度嚴肅的文種，如請示、命令、通告、批復等是絕對不能使用的。

4 莊重得體，規(guī)范嚴謹

4.1 注意措辭得體

措辭要得體，就是指用語要與所寫的公文文種體例相符。頒布政府法令應莊重嚴肅，報喜祝捷要熱烈歡快，批駁錯誤觀點要有理有力，提出希望要求應平和委婉等。報請性公文，用語要謙恭，講究禮貌，以表示下級對上級的尊重；命令體公文，其用語則必須斬釘截鐵，毫不含混，避免出現(xiàn)模棱兩可的毛病。

4.2 準確選用文種行文

行政公文文種多達十三種，而不同的文種的使用時機是不一樣的。特別要注意區(qū)分有相似點的兩種不同文種。如函與請示都具有請求對方幫助解決事項之義，但二者的行文方向不同，請示是上行文，函是平行文。所以選取文種一定要以制度為依據(jù)，公文寫作工作絕對不允許隨心所欲的，什么情況應該用什么文種，都應該根據(jù)制度來定奪。如果不明白，就應該去找依據(jù)、查制度。只有行文者嚴格按照制度進行公文的撰寫，才能組織規(guī)范的行文語言，才能寫出切合制度要求的公文。

4.3 使用規(guī)范化的公文專用語

公文在長期用于處理公務活動過程中，逐漸形成了一些相對固定和規(guī)范的公文專用語。表態(tài)用語：如“同意、準予、禁止、切勿、務必”等；引述用語：如“最近（近期、近段時間以來）、根據(jù)（依據(jù)）、為了（為）”等；結尾用語：“特此函告、當否，請批示、以上事項，呈請上級批準。”等。這些專用語言簡意賅，簡潔明了，使用位置相對固定，便于傳達公務中的相關事宜，容易為人們所領會，便于受文者理解接受，具有較強的生命力，在公文語言的運用中起著重要的作用。恰如其分地運用這些公文專用語，更能顯示出公文的莊重得體，規(guī)范嚴謹。

作為一名合格的公文寫作者，要想使自己熟練掌握公文寫作的一般技巧，就需要自己在平時的公文寫作中多多觀察，留心各大機關所印發(fā)的文件、材料，揣摩其中的語句使用，平時注重積累其中的規(guī)范用語，全面、細致地理解和掌握公文寫作的一般要求。對于規(guī)范和要求極為嚴格的公文寫作，主要的學習和掌握方法就是多看多寫，在從事公文寫作的初期，可以嘗試著模仿，就像練習書法初期的臨摹一樣，必須要對照著現(xiàn)有的規(guī)范，然后在實際寫作中不斷規(guī)范自己的公文，從而鍛煉和提升自己的公文寫作水平。