關(guān)于創(chuàng)新檔案管理工作的探討

段海霞

【摘要】如今我國社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，檔案管理工作也有了很大的進(jìn)步，其基礎(chǔ)設(shè)施以及條件等都有了一定程度的提升，檔案信息化建設(shè)等工作也有了加強(qiáng)，而同時(shí)檔案工作的業(yè)務(wù)范圍也不斷拓展，如何促進(jìn)檔案工作的長久有效發(fā)展，必須要在理念與手段上創(chuàng)新，打開檔案管理工作的新局面。檔案管理工作的創(chuàng)新，應(yīng)當(dāng)從提升管理人員素質(zhì)、提高信息化管理等多方面入手。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；工作；創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A： 文章編號(hào)：1006-0278（2014）05-211-01

一、檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

首先，檔案管理作為一項(xiàng)科學(xué)性很強(qiáng)的工作，其需要一套科學(xué)的管理原則與方法，從檔案工作的本質(zhì)來看，其不只是對文件的報(bào)關(guān)，而是需要系統(tǒng)的整理與篩選文件檔案，滿足社會(huì)利用的需求。并且從特定單位與部門的檔案工作來看，其也是日常工作管理中的重要組成部分，是機(jī)關(guān)單位的主要活動(dòng)內(nèi)容之一。其次，檔案工作也屬于服務(wù)型工作，其需要滿足部門與社會(huì)利用的需要，為各行各業(yè)所服務(wù)，檔案工作者應(yīng)當(dāng)明確樹立服務(wù)意識(shí)，為社會(huì)建設(shè)作出貢獻(xiàn)。此外，檔案工作的服務(wù)特征也體現(xiàn)出了檔案工作的政治性，為國家社會(huì)的現(xiàn)代化建設(shè)所服務(wù)是檔案工作的政治任務(wù)，檔案工作內(nèi)容包括軍事、政治、文化、科學(xué)等方方面面，并且許多屬于國家的機(jī)密，因而檔案工作者的責(zé)任重大，必須要采取有效措施，做好保密與管理工作。

而創(chuàng)新則是檔案工作發(fā)展的必要因素，是發(fā)展的原動(dòng)力。如今我國社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，檔案管理工作也有了很大的進(jìn)步，其基礎(chǔ)設(shè)施以及條件等都有了一定程度的提升，檔案信息化建設(shè)等工作也有了加強(qiáng)，而同時(shí)檔案工作的業(yè)務(wù)范圍也不斷拓展，社會(huì)服務(wù)功能不斷延伸，檔案管理意識(shí)與檔案法制意識(shí)不斷增強(qiáng)，社會(huì)對于檔案管理工作也有了更高的要求。檔案管理工作在新形勢下也逐漸體現(xiàn)出了一些問題，例如檔案管理在服務(wù)對象上的局限性，收藏同管理之間的矛盾、服務(wù)手段與服務(wù)項(xiàng)目的單一性等，都需要在日常工作當(dāng)中予以解決。如何解決所存在的問題，促進(jìn)檔案工作的長久有效發(fā)展，必須要在理念與手段上創(chuàng)新，打開檔案管理工作的新局面。

二、檔案管理工作創(chuàng)新的內(nèi)容

（一）服務(wù)意識(shí)的創(chuàng)新

檔案管理工作的目的為利用檔案中所記載的數(shù)據(jù)資料為需要者提供服務(wù)，而傳統(tǒng)的先收集后整理的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)與現(xiàn)代社會(huì)對檔案工作的需求，新形勢下，檔案工作需要進(jìn)一步強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，將被動(dòng)收集轉(zhuǎn)化為主動(dòng)收集，由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)為主動(dòng)服務(wù)，創(chuàng)新管理與服務(wù)模式，并且應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，完善檔案資源，將重點(diǎn)放在基層，為服務(wù)對象提供完善、先進(jìn)的服務(wù)模式。

（二）工作機(jī)制的創(chuàng)新

新形勢下的檔案管理工作，需要在工作機(jī)制上創(chuàng)新，改善并防止傳統(tǒng)的隨意性管理，按照系統(tǒng)程序有效開展檔案管理工作，實(shí)行規(guī)范化的管理，完善責(zé)任制，嚴(yán)格遵守崗位紀(jì)律，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)責(zé)任感，明確自身職責(zé)，在工作當(dāng)中有效發(fā)揮創(chuàng)造性，創(chuàng)建程序嚴(yán)謹(jǐn)、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活的工作方式。

（三）館藏檔案結(jié)構(gòu)的創(chuàng)新

館藏管理工作同樣需要做到與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)館藏檔案結(jié)構(gòu)的創(chuàng)新，設(shè)立專門的管理結(jié)構(gòu)，設(shè)置不同載體的檔案管理，不斷豐富檔案的內(nèi)容形式，例如加強(qiáng)聲像檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案的管理，對于不同層次的檔案管理，需要分類進(jìn)行指導(dǎo)，采取針對性的管理形式，從而促進(jìn)形成完善的檔案管理結(jié)構(gòu)體系。

（四）工作思路的創(chuàng)新

新時(shí)期下檔案管理工作的思路也要?jiǎng)?chuàng)新，檔案部門應(yīng)當(dāng)積極深入開展調(diào)查，掌握實(shí)際的需求，明確檔案工作的服務(wù)與研究對象，創(chuàng)新工作思路，大膽運(yùn)用到實(shí)際工作當(dāng)中，提升檔案工作的合理化，促進(jìn)檔案工作的不斷發(fā)展。

三、創(chuàng)新檔案管理工作的具體措施

（一）提升管理隊(duì)伍的素質(zhì)

檔案工作的創(chuàng)新離不開人才隊(duì)伍的支撐，因而要實(shí)現(xiàn)檔案工作事業(yè)的發(fā)展，應(yīng)當(dāng)以提升管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平為首要任務(wù)，以“人”來推動(dòng)工作的發(fā)展。檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)的提升應(yīng)當(dāng)做好以下幾個(gè)方面：首先應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)管理人才的敬業(yè)精神，作為檔案管理工作者，必須要熱愛工作崗位，用責(zé)任心與事業(yè)心去進(jìn)行管理工作，工作當(dāng)中需不斷思考與改進(jìn)，提出創(chuàng)新觀念，不追求個(gè)人之功，積極探索新的管理模式。其次管理人員應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)獨(dú)立思考的習(xí)慣，熟悉管理工作環(huán)節(jié)當(dāng)中的流程內(nèi)容，掌握各種載體檔案的管理，并在此基礎(chǔ)上保持獨(dú)立思考的能力，積極創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)。

（二）提升信息化管理水平

信息化不斷發(fā)展的今天，而從信息資源利用與開發(fā)的角度來看，檔案管理共走人員不僅僅只是檔案的保管員，更是檔案信息的提供者，檔案機(jī)構(gòu)也不只是資料收藏的機(jī)構(gòu)，而是信息的聚集中心，供用戶使用與交流，因而新時(shí)期檔案管理工作應(yīng)當(dāng)不斷提升信息化水平，走信息化發(fā)展的道路，為社會(huì)提供信息化檔案服務(wù)，同時(shí)創(chuàng)設(shè)相關(guān)的信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，完善以檔案搜集、儲(chǔ)存、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作模式。此外也要促進(jìn)實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，打破傳統(tǒng)的圖書、檔案、情報(bào)部門各自為政的現(xiàn)象，建立并完善完整的檔案信息系統(tǒng)，充分發(fā)揮出信息資源共享的優(yōu)點(diǎn)，實(shí)施一體化的管理，建立聯(lián)合目錄，不斷完善社會(huì)信息系統(tǒng)。

（三）注重反饋

反饋機(jī)制在檔案管理當(dāng)中有著重要的作用，利用反饋信息來掌握檔案資源開發(fā)與利用的效果，并進(jìn)行合理的分析與研究，能夠有效提升檔案信息開發(fā)利用的合理性與有效性。信息產(chǎn)品經(jīng)過開發(fā)與用戶使用后，用戶是否滿意，信息能否適應(yīng)用戶的需求，有哪些方面需要改進(jìn)，這些都能夠通過反饋機(jī)制體現(xiàn)出來，這也是檔案管理工作是否能夠滿足市場需求的關(guān)鍵步驟，通過市場的反饋，檔案管理工作也能夠針對具體的問題，在分析研究的基礎(chǔ)之上進(jìn)行合理的自我調(diào)節(jié)，檢查檔案信息是否完善，哪些方面需要加強(qiáng)等。

四、結(jié)束語

綜上而言，檔案管理工作的創(chuàng)新，必須要包含思路、機(jī)制、結(jié)構(gòu)、方法等各方面的創(chuàng)新，應(yīng)當(dāng)從加強(qiáng)人才管理、提升信息化水平等各方面入手。只有不斷加強(qiáng)檔案管理工作，更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，才能夠促進(jìn)檔案管理工作跟上時(shí)代需求，發(fā)揮更大的作用。

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