試論電力基建檔案全生命周期管理

摘 要：隨著國民經(jīng)濟的高速發(fā)展，電力需求越來越大，國家對于電力基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入也越來越大。在這個背景下，電力企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目檔案管理的重要性也就日益凸現(xiàn)出來。從項目建設(shè)過程來說，一個項目從立項到交付使用是一個全生命周期，同樣，基建項目檔案也是一個全生命周期。本文從這一角度論述了基建檔案管理水平和質(zhì)量提高的途徑和方法，以期完善電力企業(yè)基建檔案管理的工作，從而推動我國電力基建事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；基建項目；檔案管理

電力基建項目主要由土建工程和電氣安裝工程組成，其建設(shè)周期一般包括項目準(zhǔn)備、勘察設(shè)計、招標(biāo)投標(biāo)、現(xiàn)場施工、竣工驗收、交付使用等階段。這是一個建設(shè)項目的全生命周期。同理，電力基建檔案也是一個全生命周期。

1 電力基建檔案全生命周期式管理的必要性

1.1 它是由電力項目的特點決定的

電力基建項目檔案以電力企業(yè)的工程項目為對象，收集工程建設(shè)過程中形成的所有需要歸檔保存的文件材料。基建項目建設(shè)的每一個階段都存在具備保存價值的資料。可以說，基建檔案資料的收集、整理，以及反復(fù)利用貫穿于項目建設(shè)的全生命周期，與項目建設(shè)階段同步進行。

1.2 它是由電力基建檔案管理存在的問題決定的

電力基建項目檔案對于項目的施工、竣工、使用具有決定性的意義，對于項目的改擴建也具有重要意義。而現(xiàn)實中，電力基建檔案的管理嚴(yán)重缺乏規(guī)范性。原因有二：一是側(cè)重項目建設(shè)，忽視檔案管理。電力工程一般建設(shè)周期較長，跨年度、多年度工程較為普遍，工期長、施工復(fù)雜、工程量大。在一項基建工程建設(shè)周期內(nèi)，基建工程的檔案管理崗位往往經(jīng)歷數(shù)次調(diào)整，甚至直接建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)也會有人事變動。這給基建檔案管理的連續(xù)性帶來了挑戰(zhàn)。為了保證基建檔案的連續(xù)性、系統(tǒng)性，必須對檔案進行全生命周期式管理。二是電力基建檔案的完整性、系統(tǒng)性不夠。電力基建項目投資大，中標(biāo)施工單位限于施工能力，常有勞務(wù)、技術(shù)分包現(xiàn)象。這些分包單位不直接對電力企業(yè)負(fù)責(zé)，分包任務(wù)完成即撤離施工現(xiàn)場。分包單位負(fù)責(zé)文件材料收集的兼職檔案人員文化水平、業(yè)務(wù)素質(zhì)也參差不齊，移交的材料不規(guī)范。一些分包單位為了程序、手續(xù)的方便往往對資料、文件的原件進行保留，僅移交復(fù)制件。工程檔案成套性原則被人為地分割，影響了檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性，也影響了檔案的提供利用，不利于檔案的科學(xué)管理。

2 電力基建檔案全生命周期管理的措施

2.1 工程建設(shè)準(zhǔn)備期的檔案管理要點

工程建設(shè)的準(zhǔn)備期主要是指項目的立項及審批階段，也稱決策階段。這一階段的檔案資料包括項目建議書、項目可行性研究及其審定、批復(fù)文件。這一階段通常會被電力企業(yè)忽視，大多數(shù)電力企業(yè)會在正式立項之后才著手檔案管理工作，缺乏檔案管理的科學(xué)意識和前瞻意識，也影響工程項目檔案的整體性。

2.2 工程建設(shè)前期的檔案管理要點

工程建設(shè)前期主要是指工程項目的設(shè)計階段。這一階段的檔案資料包括工程設(shè)計文件及圖紙，工程預(yù)算編制及控制文件。該階段的檔案質(zhì)量奠定了整個項目檔案的基礎(chǔ)。這一階段的檔案管理要點有如下幾點：

（1）為檔案管理工作建崗立制。設(shè)立專兼職檔案管理崗位，明確項目建設(shè)各主體的檔案管理責(zé)任，并將其納入工程整體建設(shè)質(zhì)量的責(zé)任制度體系內(nèi)。這是確保項目檔案全生命周期管理的第一步，也是前提。

（2）實行檔案管理動態(tài)管理機制。項目建設(shè)是一個動態(tài)的過程，檔案管理亦然。在整個項目建設(shè)過程中，電力企業(yè)應(yīng)建立完整的、覆蓋全面的組織體系，保證項目建設(shè)的各個環(huán)節(jié)和各個部門都有檔案管理工作。根據(jù)項目建設(shè)周期和進度，建立完善檔案管理制度規(guī)章，配置檔案管理設(shè)施。

（3）明確參建單位的檔案管理職責(zé)。將設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位等參見單位應(yīng)承擔(dān)的檔案管理責(zé)任明確列出。明確電力企業(yè)的檔案管理要求和資料移交、分類、入檔標(biāo)準(zhǔn)，使得各個單位可以按照此規(guī)定執(zhí)行資料整理和移交。

2.3 檔案管理在工程建設(shè)中期的工作要點

工程建設(shè)中期主要是指工程項目的施工階段，這是最關(guān)鍵也是最復(fù)雜的一個階段。該階段的檔案管理要點有如下幾條。

（1）施工準(zhǔn)備階段。項目建設(shè)在該階段的任務(wù)是獲取施工許可，準(zhǔn)備入場。該階段的檔案收集重點有：圖紙會審記錄、設(shè)計交底記錄、施工合同簽訂、施工許可證明；施工單位技術(shù)交底、施工組織、人材機準(zhǔn)備及采購資料。尤其注意建筑材料、建筑設(shè)備的合格手續(xù)是否齊全。明確檔案文件材料的收集范圍和質(zhì)量要求，并以書面形式存檔。通過召開會議、舉辦培訓(xùn)等方式，提高施工現(xiàn)場資料員對檔案工作的認(rèn)識。

（2）現(xiàn)場施工階段。這是項目建設(shè)的重中之重，也是檔案收集的關(guān)鍵所在。大部分具有保存價值的施工資料都在這一階段產(chǎn)生。該階段檔案收集的重點大致可分為土建、電氣、設(shè)備三大類。土建資料收集重點在于：施工原材料購買及進廠檢驗合格資料；隱蔽性工程的驗收及質(zhì)檢資料；測試、沉降、位移、變形等施工基礎(chǔ)資料。電氣檔案資料重點在于：電氣配件構(gòu)件的購買及開箱檢驗程序資料；設(shè)備的驗收、安裝、試運行記錄等。尤其注意進口設(shè)備，其使用手冊等資料一般隨機器放置，如不及時收集和整理，往往造成后期使用無法對照使用手冊。

（3）竣工驗收階段。這一階段，項目施工已經(jīng)接近尾聲，準(zhǔn)備竣工驗收。該階段重點收集的檔案資料有：驗收報告、質(zhì)量檢驗報告、業(yè)主移交以及試運行記錄。尤其要注意試運行期間的書面記錄。這是之后涉及法律糾紛的直接證據(jù)。

2.4 檔案管理在工程建設(shè)后期的工作要點

這一階段雖然工程已經(jīng)竣工，但檔案管理卻并沒有結(jié)束。該階段主要是完善檔案，查缺補漏。這一階段的檔案對于整個工程的質(zhì)量安全、環(huán)保要求等有著重要的影響。

電力基建檔案囊括電力工程基本建設(shè)的所有資料，可以說是電力企業(yè)基建工程的縮影，是工程建設(shè)全過程的綜合反映。電力企業(yè)基建項目檔案管理務(wù)求完整和系統(tǒng)。因此，對電力基建項目檔案進行全生命周期管理意義重大。

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作者簡介：丁紅燕，女，新疆沙灣人，助理館員，研究方向：檔案管理。