如何加強中職學校學生檔案管理

郝文麗

【摘??要】在中職院校中，對學生的檔案進行有效的管理并不容易，學生檔案在日后是否能得到有效利用，完全取決于當下的檔案管理情況。本文對管理中職學生檔案方面的相關問題進行了一系列的分析，同時對學生檔案的管理工作提供了可行的方法。

【關鍵詞】中職學校??學生檔案管理??問題??解決辦法

【中圖分類號】G717???????????【文獻標識碼】A???????????【文章編號】1674-4810（2014）34-0162-01

隨著對中職教育的重視，學生檔案也慢慢受到重視。學生檔案是一個學生在校期間的學習能力、個人經歷及參加過哪些活動的具體憑證，對學生本人有很大用處。有的企業在聘用員工時是非常重視學生檔案的，因為這里記載的都是學生在校期間的真實表現，企業單位也能根據這些檔案更好地了解企業的員工，通過了解他們的特長把他們分配到合適的崗位上去，這樣才能讓員工最大限度地實現自己的價值，同時也能讓企業獲得最大的收益。所以，學校的檔案管理是非常重要的一項工作，每個中職院校都應該重視起來，這也是教育部對中職院校學生檔案工作提出的新要求。下面筆者對中職院校的學生檔案管理工作提出幾點建議：

一?對檔案管理工作者的素質予以有效提升

在中職院校的檔案管理工作中，檔案管理人員責任重大，事關整個教育工作，所以工作人員的素質是非常重要的。很多中職院校中都沒有設立專門的部門和人員對學生的檔案進行管理，很多都是由其他部門和不專業的人員進行兼職管理。如果想改善這種狀況就必須專人專項，設立專人對學生檔案進行管理，而且管理檔案的人員還要有較高的政治素養和良好的職業道德水平，只有這樣才能很好地完成此項工作。其次要有很高的專業水平，掌握一定的檔案管理知識。最后就是在檔案管理的工作中要充分發揮技術的優越性，利用計算機技術管理學生檔案，熟練地應用計算機技術中的檔案存入、調用及查閱的功能。除此之外，還要經常對檔案管理人員進行專業的培訓，這樣才能更好地完成工作和提高工作效率。

二?有效管理學生檔案

對于學生檔案的管理工作要科學、高效，因為檔案是評價一個學生的直接依據，所以在收集和管理檔案的過程中要認真、仔細。學校要注重學生檔案的真實和及時，要充分把握每個學生的動態，反應最真實的狀況，這樣學生檔案才有更高的可信度，才能成為學校作為評比“三好”學生、助學金等的依據。檔案記錄著學生成長過程中多方面的綜合成績和真實情況，可以使學生進入另外一所高校時學校領導能快速有效地了解學生的真實情況。

三?落實檔案管理工作者的崗位職責

中職院校的學生檔案管理機構要做到嚴格按照管理制度進行檔案管理。相關實踐證明，想要做好中職院校的檔案管理工作，首先，要認識到檔案管理機制的要求，做到嚴格按照制度執行管理。不管是目前各大中職院校采取怎樣的學生管理方式，都需要根據學校的真實情況，建立特定的學生檔案管理部門，不管是學生檔案存放在哪里，還是需要有專業的人員負責學生檔案的管理工作。其次，需要根據檔案管理的數量情況，配備專業的管理人才進行檔案管理。為了能保證學生檔案管理的水平和質量，需要進行集中式管理。管理組織機構可從屬于學生工作處，并且配備專業的檔案管理人員。如果學校已經具備綜合檔案管理工作室，那么學生檔案應統一放在管理工作室內進行有效管理。對一些特殊的檔案，需要進行分散管理，需要在一定程度上加強業務指導工作，確保學生檔案的整理質量和正確歸檔情況，這樣才能使學生檔案管理工作有效地進行下去，真正提高學校和相關部門的管理水平。

四?嚴把畢業生檔案轉遞流程關

首先，應該做到嚴格按照檔案轉遞制度執行，遵守檔案轉出和進入程序，比如先需要填寫完整的轉遞單、轉檔檔案登記、嚴密包封、經過機要部門轉遞、檢查回收情況、未有回執情況進行催查等。同時，還應該重視接收部門是否按照相關文件規定要求接收檔案。如果用人企業沒有保管檔案條件的，應當送相關人事部門進行保管和存檔。這在一定程度上能防止檔案轉交出去后發生檔案丟失現象。另外，檔案中主要體現中職院校學生在學校期間多方面信息的綜合材料，應形成一式兩份，其中一份應存放在學生的檔案中，另一份學校負責保管放在學籍檔案中。這樣不但可以方便學生出現檔案丟失現象后，找回檔案中的資料重新進行建檔，還能防止有些畢業生為了個人利益利用重新建檔的機會做出嚴重的弄虛作假行為。提高管理檔案工作效率，使學校和家長在需要的情況下，在第一時間了解與學生有關的真實成績和信息。

五?結束語

簡而言之，管理中職院校學生檔案的工作，并不簡單，需要相關部門支持與配合檔案管理工作者，共同努力有效地完成該項工作，最終實現中職學校學生檔案有效服務于培養全面發展型人才及高素質人才的需要。

參考文獻

[1]江慧.當前形勢下中職學校學籍檔案管理的思考[J].科協論壇（下半月），2009（3）

[2]王冬英.淺談中職學校學生檔案管理存在的問題及對策[J].中小企業管理與科技，2009（19）

〔責任編輯：龐遠燕〕