淺談無(wú)紙化辦公信息化建設(shè)

魏常青

【摘要】在現(xiàn)代化、信息化建設(shè)步伐日益加快的今天，新型的網(wǎng)絡(luò)化辦公日漸走進(jìn)人們的日常工作中，利用信息化技術(shù)方便、快捷的特點(diǎn)，無(wú)紙化辦公為工作效率的增加提供了極大的助力。作為傳統(tǒng)辦公方式的紙質(zhì)辦公在實(shí)際的工作領(lǐng)域中，已經(jīng)逐漸跟不上時(shí)代的步伐。本文將就信息化時(shí)代背景下的無(wú)紙化辦公建設(shè)談一下簡(jiǎn)單的認(rèn)識(shí)，并對(duì)無(wú)紙化辦公的未來(lái)做一個(gè)展望。

【關(guān)鍵詞】無(wú)紙化辦公；信息化建設(shè)；OA系統(tǒng)；發(fā)展

無(wú)紙化辦公是指將傳統(tǒng)的手工書(shū)寫(xiě)和紙張打印融合于網(wǎng)絡(luò)中的一種新型辦公方式。通過(guò)局域網(wǎng)絡(luò)或外部網(wǎng)絡(luò)的連接，辦公人員可以在任意時(shí)間任意地點(diǎn)進(jìn)行共同工作，所需信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸相互流轉(zhuǎn)，提高了辦公的速度和效率。

一、無(wú)紙化辦公的好處

（一）提高了工作效率

對(duì)于大多數(shù)企業(yè)和機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)選擇無(wú)紙化辦公系統(tǒng)的最主要出發(fā)點(diǎn)是提高工作效率、共享信息和協(xié)同辦公。而采用無(wú)紙化辦公以來(lái)，原本繁復(fù)的工作都可以在電腦上輕松解決。無(wú)紙化辦公主要建立于內(nèi)部局域網(wǎng)的平臺(tái)上，通過(guò)局域網(wǎng)絡(luò)連接的建立，實(shí)現(xiàn)了共享信息和辦公協(xié)同，提高工作效率是采用這種辦公方式的主要出發(fā)點(diǎn)。當(dāng)前社會(huì)，企業(yè)規(guī)模越來(lái)越大，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與員工間的溝通也變得越來(lái)越困難，而通過(guò)無(wú)紙化辦公的，極大的拉近了企業(yè)中管理者與員工的距離，使管理者得以與員工直接交流，在提高了工作效率的基礎(chǔ)上，又提高了企業(yè)間的凝聚力。

對(duì)于政府部門(mén)來(lái)說(shuō)，這種辦公方式同樣極大地提高了工作效率，減輕了工作負(fù)擔(dān)。在采取無(wú)紙化辦公前，一些普通的政府發(fā)文、會(huì)議通知、惠民信息或者一些企業(yè)的簡(jiǎn)要通告、部門(mén)調(diào)整等都需要進(jìn)行打印、復(fù)印，然后還要通過(guò)人員送到收件的各個(gè)部門(mén)，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、效率低，大量的時(shí)間浪費(fèi)在了印發(fā)過(guò)程中。且各個(gè)部門(mén)間的信息無(wú)法及時(shí)交互，造成了諸多不便。但無(wú)紙化辦公采用后，信息交流變得非常便捷，只要將原本需要印發(fā)的文件，在電腦上寫(xiě)出來(lái)，然后通過(guò)郵件等形式發(fā)送就可以了，使得工作效率得到了較大提高。

（二）促進(jìn)了環(huán)保建設(shè)

“環(huán)保”是當(dāng)今時(shí)代的主題，采用無(wú)紙化辦公除了可以讓工作效率得到了極大提高之外，有利于環(huán)保也是其得到廣泛應(yīng)用的重要原因之一。通過(guò)無(wú)紙化辦公的使用，紙張的使用得到了大量減少，隨之而來(lái)的印刷、裝訂費(fèi)用也節(jié)省下來(lái)。既節(jié)省了辦公費(fèi)用，又促進(jìn)了環(huán)保。

二、無(wú)紙化辦公的建設(shè)

（一）無(wú)紙化辦公的建設(shè)目標(biāo)

對(duì)于政府和企業(yè)進(jìn)行無(wú)紙化辦公建設(shè)，他們的目的基本有以下幾個(gè)方面：

突破時(shí)間與空間界線(xiàn)，通過(guò)無(wú)紙化辦公的形式，使遠(yuǎn)程會(huì)議、異地辦公得以實(shí)現(xiàn)。

為機(jī)關(guān)或企業(yè)提供一個(gè)更為方便的內(nèi)部信息交流平臺(tái)，節(jié)省事務(wù)處理周期，加快文件的流轉(zhuǎn)過(guò)程，減少文件流通過(guò)程的中間環(huán)節(jié)，提高辦公效率。

通過(guò)無(wú)紙化辦公系統(tǒng)，提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析能力，使數(shù)據(jù)得以較快處理，為決策者提供及時(shí)、準(zhǔn)確的輔助指導(dǎo)。

為政企內(nèi)部提供一個(gè)可行的信息交流機(jī)制，方便單位內(nèi)部人員管理，為各部門(mén)之間的信息交流與業(yè)務(wù)辦理管理實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通與信息共享。

充分發(fā)揮已有的信息化建設(shè)能效，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)資源的調(diào)配，開(kāi)發(fā)原有資源的潛力。

（二）無(wú)紙化辦公的建設(shè)原則

無(wú)紙化辦公系統(tǒng)的建設(shè)是基于OA系統(tǒng)平臺(tái)上的，在OA系統(tǒng)平臺(tái)建立的過(guò)程中，基本上都是采取總部（總公司）建立中心處理平臺(tái)，各分部（分公司）及各部門(mén)之間采用較為獨(dú)立的子系統(tǒng)，通過(guò)更為靈活的建設(shè)形式，使系統(tǒng)建設(shè)更為貼近實(shí)際應(yīng)用。

在系統(tǒng)實(shí)際建設(shè)的過(guò)程中，還應(yīng)把握以下幾個(gè)方面：

確保系統(tǒng)的先進(jìn)性：在當(dāng)今世界中，技術(shù)發(fā)展日新月異，所以，在系統(tǒng)建立之初就應(yīng)采用最為先進(jìn)的主流技術(shù)，以確保系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)與應(yīng)用的設(shè)計(jì)的先進(jìn)性，使系統(tǒng)得以長(zhǎng)期有效地為政企事務(wù)管理、發(fā)展規(guī)劃和業(yè)務(wù)辦理等提供支持。

確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性：系統(tǒng)建設(shè)時(shí)應(yīng)當(dāng)采用時(shí)下成熟穩(wěn)定的軟件技術(shù)，而非刻意追求新奇，保證系統(tǒng)在大量的數(shù)據(jù)處理和長(zhǎng)期運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中可以安全穩(wěn)定的運(yùn)行。

確保系統(tǒng)的實(shí)用性：由于系統(tǒng)建立過(guò)程中所面對(duì)的不同的用戶(hù)群體，所需功能種類(lèi)不同，那么，在系統(tǒng)的建立過(guò)程中不能一味地加入各種功能，應(yīng)針對(duì)客戶(hù)需要，使工作流程盡量簡(jiǎn)潔，以適應(yīng)客戶(hù)需求。

確保系統(tǒng)的安全性：對(duì)于采用OA系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)紙化辦公的政企來(lái)說(shuō)，信息安全是最為重視的方面之一，系統(tǒng)在建設(shè)時(shí)，就必須要有一個(gè)完善的安全保障體系，對(duì)于黑客入侵、電腦病毒等都應(yīng)具備較強(qiáng)的防范能力，確保數(shù)據(jù)不被竊取，并且對(duì)于數(shù)據(jù)還應(yīng)具有備份保障與數(shù)據(jù)恢復(fù)能力。

確保系統(tǒng)的易用性：在系統(tǒng)的使用中，應(yīng)當(dāng)方便、簡(jiǎn)潔，使所需界面能夠較快找到，減少收索與點(diǎn)擊過(guò)程，使使用者在實(shí)際操作時(shí)能夠簡(jiǎn)單明了，可以快速掌握操作方法，并且盡量使系統(tǒng)可以根據(jù)實(shí)際使用者的操作習(xí)慣。

確保系統(tǒng)的開(kāi)放性：在網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代大發(fā)展的今天，單一系統(tǒng)的軟件已經(jīng)不能滿(mǎn)足實(shí)際工作的需要，那么我們就需要系統(tǒng)能夠有較高的開(kāi)放性，可以兼容更多的軟件，以得到更佳的辦公體驗(yàn)。

對(duì)系統(tǒng)源代碼應(yīng)有限開(kāi)放：隨著政企工作的開(kāi)展，對(duì)于系統(tǒng)的要求也就隨之變化，此時(shí)就需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整。但是，對(duì)于絕大多數(shù)政企部門(mén)來(lái)說(shuō)，每次都進(jìn)行系統(tǒng)的完全維護(hù)是不現(xiàn)實(shí)的，那么，就需要在政企內(nèi)部進(jìn)行簡(jiǎn)單的源代碼修改，而對(duì)非核心的源代碼的開(kāi)放也就提出了需求。

三、無(wú)紙化辦公的實(shí)現(xiàn)

雖然現(xiàn)在無(wú)紙化辦公已經(jīng)展現(xiàn)了無(wú)比優(yōu)越的先進(jìn)性，并已經(jīng)被相當(dāng)一部分政府、企業(yè)所采用，但是，對(duì)于無(wú)紙化辦公的全面應(yīng)用仍為時(shí)尚早。

1.無(wú)紙化辦公尚未被廣泛接受

在人類(lèi)社會(huì)的進(jìn)步中，每一次的創(chuàng)新與進(jìn)步都是對(duì)傳統(tǒng)領(lǐng)域的挑戰(zhàn)，會(huì)引起傳統(tǒng)領(lǐng)域的反彈，無(wú)紙化辦公也會(huì)出現(xiàn)此類(lèi)狀況。現(xiàn)在一些技術(shù)難點(diǎn)在電子文檔管理中尚未解決，而無(wú)紙化辦公的可行性也在安全、地位和傳統(tǒng)觀念方面遭到質(zhì)疑。對(duì)于無(wú)紙化辦公的推廣工作應(yīng)當(dāng)及時(shí)展開(kāi)，使人民群眾對(duì)無(wú)紙化辦公有一個(gè)比較全面的理解，以便對(duì)無(wú)紙化辦公的全面應(yīng)用做準(zhǔn)備。

2.無(wú)紙化辦公技術(shù)問(wèn)題尚未完全解決

由于無(wú)紙化辦公的所有資料都存在于網(wǎng)絡(luò)中，而電子信息的穩(wěn)定性和安全性等問(wèn)題一直是困擾電子信息系統(tǒng)發(fā)展的重要問(wèn)題。但是，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題的解決也并非完全無(wú)計(jì)可施。在文件安全方面，可以采用內(nèi)部專(zhuān)網(wǎng)方式與外網(wǎng)進(jìn)行物理隔絕，對(duì)于需要保密與需要公開(kāi)的文件進(jìn)行分別傳輸。為了解決電子文件的安全和識(shí)別問(wèn)題，我國(guó)于2005年4月1日起開(kāi)始正式頒布、實(shí)行了《電子簽名法》。這部法律的出臺(tái)填補(bǔ)了我國(guó)在電子商務(wù)領(lǐng)域的空白，使得電子簽名得到了法律的認(rèn)可，對(duì)于無(wú)紙化辦公領(lǐng)域的安全和識(shí)別提供了法律依據(jù)。

3.無(wú)紙化辦公所需投入大

無(wú)紙化辦公的建立是基于OA電子信息系統(tǒng)平臺(tái)的，而為了建造一個(gè)成熟穩(wěn)定的電子信息平臺(tái)，需要大量的資金支持。電子信息系統(tǒng)終端的更新，大到系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的鋪設(shè)，再到服務(wù)終端的設(shè)立。為了建設(shè)一個(gè)完整的、可實(shí)際應(yīng)用的無(wú)紙化辦公平臺(tái)，每一個(gè)步驟都必不可少，且為了兼顧平臺(tái)的長(zhǎng)期應(yīng)用，上述硬件的配置更是需要擇優(yōu)選用。這無(wú)疑對(duì)資金的投入提出了較為嚴(yán)苛的要求，從而導(dǎo)致對(duì)無(wú)紙化辦公系統(tǒng)接受度更強(qiáng)的小型企業(yè)對(duì)其望而卻步。

4.法律建設(shè)尚不完全

無(wú)紙化辦公系統(tǒng)是建立在電子信息系統(tǒng)之上的，而對(duì)于電子文檔等電子產(chǎn)品的地位，法律仍缺失完全的規(guī)定。只有在法律中對(duì)電子商務(wù)產(chǎn)品進(jìn)行一個(gè)有效的保障，無(wú)紙化辦公才能夠得到穩(wěn)定、長(zhǎng)久的發(fā)展。雖然我國(guó)《電子簽名法》業(yè)已頒布施行，對(duì)于電子文件與簽名進(jìn)行了一個(gè)法律層面的肯定，但是還缺少對(duì)于網(wǎng)上業(yè)務(wù)開(kāi)展、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)犯罪等的更為詳盡的法律解釋?zhuān)F(xiàn)在的采用現(xiàn)實(shí)世界法律套用的辦法，并不能完全適合于電子信息系統(tǒng)的發(fā)展。而且，由于電子簽名、電子印章等的正式形式?jīng)]有詳細(xì)的規(guī)定，其具體的認(rèn)定仍是有較大難度。

5.無(wú)紙化辦公仍無(wú)法完全取代傳統(tǒng)辦公方式地位

雖然無(wú)紙化辦公是未來(lái)政企部門(mén)辦公的發(fā)展方向，但是現(xiàn)在無(wú)紙化辦公仍無(wú)法完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)辦公方式。對(duì)于一些重要文件來(lái)說(shuō)，電子存儲(chǔ)的安全性無(wú)法完全保障，而且無(wú)紙化辦公對(duì)于硬件要求較多，平臺(tái)成型時(shí)間較慢，電子文檔的長(zhǎng)期存儲(chǔ)無(wú)法保障。

只有隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，技術(shù)的不斷進(jìn)步以及法制建設(shè)的不斷完善，在上述問(wèn)題解決后，無(wú)紙化辦公才能真正的得到推廣，并最終成為辦公的主要方式。

四、總結(jié)

在現(xiàn)今社會(huì)，無(wú)紙化辦公作為信息化社會(huì)的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)已經(jīng)為越來(lái)越多的人所接受，雖然無(wú)紙化辦公還有這樣或那樣的問(wèn)題還沒(méi)有完善，但是當(dāng)其問(wèn)題得到解決后，必將成為最為重要的發(fā)展方向。

參考文獻(xiàn)

[1]張鵬，劉建軍.談?wù)劅o(wú)紙化辦公給檔案管理帶來(lái)的新挑戰(zhàn)[J].今日科苑，2009（4）：54.

[2]郭學(xué)玲，王洋.無(wú)紙化辦公條件下檔案管理的實(shí)踐與探索[J].科技信息，2009（26）：725.

[3]姚國(guó)章.電子政務(wù)原理[M].北京：北京大學(xué)出版社，2005.