淺談科研院所辦公室人員自身能力的提高

李冬梅 呂曉鷗

摘 要：辦公室人員能力的高低，直接影響著辦公室各項工作順利開展的程度。本文闡述了科研院所辦公室人員應具備的基本能力，并對辦公室人員自身能力提高的途徑等進行了探討。

關鍵詞：科研院所辦公室 自身能力 提高

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2014）04（a）-0157-02

辦公室是一個單位承上啟下、協調左右的綜合辦事機構。科研院所的辦公室工作也可以概括為“辦文、辦會、辦事”三大部分。要想做好科研院所辦公室的各項工作，辦公室人員除了應具備較高的思想政治素質、職業道德素養外，對其自身能力的要求也是全方位的。

1 科研院所辦公室人員應具備的基本能力

能力是人們完成某種活動所必備的個性心理特征，活動參與者的能力直接影響著活動的效率。辦公室人員能力的高低，直接影響著辦公室各項工作順利開展的程度。科研院所辦公室人員應具備以下六項基本能力。

1.1 口頭表達能力

辦公室人員雖然很少去做報告，但只要上班就會“不停地說話”。辦公室是一個單位的窗口，每天接待單位內外各種人士要說話；接打電話要說話；上傳下達要說話；匯報反饋情況要說話。說話機會如此之多，要求辦公室人員必須要有較強的口頭表達能力，講究說話藝術。一要口齒清晰，語速適中，并注意說話的語氣態度；二要有條不紊，所講的內容要清楚明白；三要注意分寸，注重說話場合，有的話能說，有的話不能說。

1.2 文字綜合能力

“寫作”是辦公室人員的基本功之一。辦公室人員需要經常撰寫各種文稿，如：領導講話稿、新聞報道稿、日常公文、調研報告、工作總結等等，這就要求辦公室人員不僅應具備一定的寫作能力和技巧，還應熟知各類相關應用文體的寫作，對公文的特定格式要求更應熟練掌握。此外，在如今信息量如此巨大的時代，還要有能力從大量的信息資料中總結提煉出需要的素材，凝練出領導需要的文稿。這是一項文字綜合能力。

1.3 協調辦事能力

“能辦事”是對辦公室人員的另一基本要求。辦公室人員需要協調處理好各種關系，才能順利辦好各類事項，切實做好“三服務”工作。

1.3.1 與領導關系的協調

科研院所的領導多是雙肩挑，既要做好行政管理，又要搞好專業領域的業務，繁忙的程度可想而知。辦公室人員工作在領導身邊，更多地是為其行政管理工作提供服務。要熟悉和了解領導的性格、習慣、工作方法；要體諒領導工作的辛苦；要自覺地站在領導的立場去思考和處理問題；還要按照領導的授權范圍去辦事，不能超越或違背領導的意圖。

1.3.2 與其他職能部門之間的協調

科研院所的主要職能部門是科研處、開發處等部門，日常辦公室人員應配合這些管理部門做好單位的各項工作，并及時向領導匯報各部門的意見和反饋情況，履行好辦公室綜合協調部門的職責。

1.3.3 與職工群眾關系的協調

科研院所中大部分職工是具有較高知識水平的專家教授，如何與這種高層次的人群打交道，為他們做好服務工作，使之能將更多的精力投入到單位、國家的科研任務中去，需要辦公室人員為之努力。科研院所中還有科研輔助人員、后勤保障人員，有的院所還肩負著培養研究生的教學任務，各種不同的人群，需要辦公室人員具有較高的協調溝通能力，才能切實架好領導與群眾之間的這座橋梁。

1.4 熟練使用現代信息技術的能力

現在的辦公室，提倡“無紙化”辦公，計算機、多功能一體機等現代辦公設備的使用，互聯網絡、電子郵件等的應用，大大提高了辦公效率。辦公軟件的靈活運用，如Word、Excel的應用，PPT的制作，PhotoShop的使用等，以及通過互聯網快速搜尋所需信息的能力，這些都是現代辦公室人員必須掌握的本領。只有熟練使用這些現代化武器，才能更好地開展日常工作。

1.5 團隊合作能力

辦公室的工作既有分工，也有合作。一個人只管把自己分工的工作做好，不參與、不幫助其他同志，是行不通的；一個人能力再強，也不可能面面俱到，也會需要其他人的支持。辦公室好比一臺大型機器，每一位辦公室人員就如同機器上的一個零部件，要做好自己分工的工作，保證“部件”的正常運轉；同時，各個部件要按照規定的程序協同運轉，才能保證辦公室這臺機器的正常運行。團隊合作能力是辦公室人員必須具備的能力之一。

1.6 學習創新能力

美國硅谷曾有句口號—— 學習是工作的一部分。在如今的信息時代，辦公室人員除了業余學習外，應把學習當作工作的有機組成部分。學習，不是一味地吸收，還要充分地思考。思維能力是創新能力的核心。思維創新，就是運用自己的思想材料，去發展和創造新事物的思想方式，發現或提出新觀點、新思路和新辦法[1]。學習創新能力是新時期對辦公室人員新的能力要求。

2 科研院所辦公室人員應重視自身能力的提高

科研院所的辦公室不同于科研管理等其他職能部門，它是一個單位最前沿的窗口部門，是離單位領導最近的部門，是單位里接觸人員類型最多的部門，這么多“之最”，對辦公室人員說話、辦事等能力的要求顯而易見。辦公室人員只有充分認識崗位的特殊性，意識到以上工作能力的重要性，從思想上重視起來，才能自覺地不斷提高自己的實際工作能力。對于剛剛從學生身份轉變成一名工作人員的同志，或是工作時間不長的年輕同志，要清醒地認識到書本知識與工作能力的區別，工作經驗與實際能力的關系。要在日常工作中，珍惜每一次提高自身能力的學習與鍛煉機會，認真參加各類培訓活動，多抽時間參加單位舉辦的各類學術報告、講座等，獲取專業技術知識、了解單位業務相關信息。積極主動地提升自我，努力做一名合格的辦公室人員。

3 科研院所辦公室人員自身能力提高的途徑

3.1 學習與實踐

“學無止境、活到老學到老”，這些經典的詞句在辦公室人員的頭腦中應深深扎根，并要切實地付諸于實際行動。現代社會日新月異，不進則退，所以將學習創新能力也列為了辦公室人員的能力要求之一，之前的幾種能力都是可以通過學習與實踐逐步提高的。

“文字綜合能力”是辦公室人員必備的能力之一。公文寫作不同于一般文章的寫作，其根本特點是規范性強。2012年國家出臺《黨政機關公文處理工作條例》、《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012），在公文格式要素方面，增加了發文機關署名，成文日期改用阿拉伯數字，刪除了主題詞格式要素等。這些新的內容，如果辦公室人員不及時學習，不更新自己的知識庫，就會造成錯誤，影響單位的形象。文字綜合能力的提高，除了學習掌握國家的規范要求外，也可以向日常接觸的文件材料、身邊的領導及同事學習，更多地是需要多寫多練去實踐。日常的收文，辦公室人員應該仔細地閱讀與學習。一般上級單位的公文會更規范，可以學習公文的格式、公文常用措辭，學習上級單位對于國家、主管部委等重要精神的表述、表達；平行來函，可以學習公文的用詞語氣。自己實際擬稿之初，可以模仿用之；日久天長，就掌握成了自己的本領。辦公室人員經常還要替領導草擬稿件，這需要充分理解領導意圖，要站在領導的角度考慮問題，以領導的口吻表達詞句。對于剛剛開始替領導擬稿的同志，只有努力學習與實踐，才能寫出領導滿意的稿子。要向領導本人學習，從平時領導的言談中、從領導批改后的文稿中，從領導的批示中，都可以學習把握領導的語言風格，思路作風，漸漸地提高文字水平。要向辦公室的“前人”學習，請教以前替領導擬稿的經驗體會、注意事項等。通過以上的學習與實踐，文字綜合能力定會逐步提高。

“口頭表達能力”也是辦公室人員必備的能力之一，說話的語言藝術是可以學習培養的。首先，辦公室人員要培養溫和的語言風格。同樣一句話，同樣一件事，運用不同的語言風格，達到的效果也完全不同[2]。其次，建議辦公室人員“面帶微笑”地說話。即使是拿著電話講話，電話的另一端也是可以感受到說話人面部微笑的。面帶微笑講話，語速自然不會太快，來辦事的人會按著你的節奏行事。面帶微笑，會給人一種親切放松的感覺，可能來人是帶著一肚子火氣來找領導的，看到辦公室人員微笑上前，和他多溝通幾句，他的想法可能就會有所改變；如果還非要面見領導，當他面對領導時的火氣也一定會消了不少，這就起到了辦公室人員“防火墻”的作用。最后，要說有準備的話。向領導請示匯報事項、與同事溝通協調問題，如果事前做好充分地準備，說話突出重點、心中有數、應答如流，這樣的辦事效果定會令人滿意。

“協調辦事能力”是一個人最能給他人留下深刻印象的能力之一，也是最需要學習與實踐鍛煉才能逐步培養起來的能力之一。對于辦公室年輕的同志，一定要多學習老同志的辦事方式，學習其他部門同事的辦事方法；要勤于跑腿，多辦事，多經事；不要不敢去辦事情，不要害怕辦不好事情，第一次沒辦好，下次就會有所改進。隨著時間的推移，經驗的積累，辦事的能力便會逐漸提高。

使用現代信息技術的能力，這對于年輕同志是個優勢，年輕同志接受新事務比較快，年長的同志可以向年輕的同志學習，學習不分年齡。一個集體，如果大家互相學習、互相幫助，氣氛和諧，這樣環境中締造出的人員，團隊合作能力勢必也會很強。

此外，辦公室人員要自覺學習了解時事政治，掌握國家有關最新規章制度，這樣才能與時俱進，不至于說出落伍的話語，辦出不符最新規定的事宜。對于科研院所的辦公室人員，還要努力學習本單位主要業務領域的基本知識，了解單位歷史上的成績，以及單位目前的主要業務內容等，這樣才能更好地與科研人員溝通，為他們提供服務。

3.2 總結與創新

孔子曾評價顏回為最優秀的學生，因為顏回“不遷怒，不貳過”。要做到“不貳過”，就離不開總結；總結是為了提高。首先，總結自己。“吾日三省吾身”，自省是對自己的一種總結。對自己所學所為進行總結，好的繼續發揚，不足的地方加以改進，相信各種能力不會沒有提高。其次，總結別人的經驗。對于個人而言，經驗是有限的；而對于一個群體，經驗則要豐富許多。“他山之石，可以攻玉”，同在一個單位，別的同志說話辦事的優劣，也可以成為自己學習發揚或引以為戒的經驗。

在學習總結的基礎上，在不斷積累的前提下，辦公室人員要對自己提出更高的要求—— 創新提高，這是不斷提高辦公室工作效率與水平的實際要求。辦公室傳統多、規矩多、經驗多，也容易產生思維定式，甚至不敢創新。辦公室年輕的同志熱情高、思想活、定式少，在工作學習一定的時間后，要有“打破舊屋建新房”的勇氣，摒棄固有思維模式和工作習慣，對現有工作流程和環節再思考、再設計，挖掘創新途徑、打造創新亮點，使辦公室工作更加符合科學發展要求[3]，更上一層樓。

科研院所辦公室的工作頭緒多、任務重，要求辦公室人員素質高、能力強。辦公室人員可以通過以上“學習、實踐、總結、創新”這條量變到質變的有效途徑，逐步提高自身能力，與時俱進，更加出色地完成辦公室的各項工作。

參考文獻

[1] 張曉妮.辦公室工作的創新思維[J].辦公室業務，2013（3）：28-29.

[2] 鄭穎.關于辦公室工作中和諧氛圍營造的思考[J].科學時代，2011（19）：314-315.

[3] 陳偉強.努力踐行四個理念 樹立辦公室新標桿[J].辦公室業務，2010（1）：20-22.