淺析高校二級學(xué)院科研秘書的工作定位與實(shí)踐

應(yīng)可為

摘 要：科研秘書是高校二級學(xué)院科研管理中的重要力量，作為連接學(xué)校和教師的媒介，發(fā)揮著舉足輕重的作用。本文從科研秘書的工作定位出發(fā)，分析了當(dāng)前科研管理中所存在的問題，并結(jié)合作者擔(dān)任此崗位的實(shí)踐經(jīng)歷，提出了相應(yīng)的對策，為進(jìn)一步提高二級學(xué)院科研管理的質(zhì)量提供一些可行的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：科研秘書 科研管理 定位 實(shí)踐

中圖分類號：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-9795（2014）04（a）-0147-02

在現(xiàn)行的高校管理模式下，高校的科學(xué)研究工作主要依托二級學(xué)院組織實(shí)施，二級學(xué)院的學(xué)院辦公室設(shè)有科研秘書崗位，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好學(xué)院科研機(jī)構(gòu)管理和處理科研日常事務(wù)。作為連接上級行政主管與各院系老師之間互動的中介，科研秘書既不可能像學(xué)科帶頭人和科研院長那樣站在學(xué)科前沿，統(tǒng)籌全局，把握學(xué)術(shù)動態(tài)，也不可能像教師和科研人員那樣具有深厚的學(xué)術(shù)功底，親自從事科研活動，但其有著自身獨(dú)特的角色分工與工作定位。

1 科研秘書的工作定位

科研秘書工作內(nèi)容主要包括：（1）依據(jù)各級各類科研主管部門的相關(guān)通知要求，做好學(xué)院教師各級各類科研項(xiàng)目的申報工作、中期檢查、結(jié)題工作。（2）負(fù)責(zé)學(xué)院教師年終科研工作量的核定工作；負(fù)責(zé)本院的科研項(xiàng)目、成果、論文、專著、編撰教材和獲獎情況的收集工作，建立本院教師的科研檔案。（3）協(xié)助院長創(chuàng)造良好的科研氛圍，做好院內(nèi)外學(xué)術(shù)交流活動的日常工作，包括：學(xué)術(shù)講座、學(xué)術(shù)會議申報管理；關(guān)注科研動態(tài)信息，積累學(xué)術(shù)活動的圖片、文字資料，負(fù)責(zé)學(xué)院網(wǎng)站科研學(xué)術(shù)類信息的維護(hù)和更新；做好科研管理文件的歸檔工作。

可見，學(xué)院對科研秘書的定位，決定了對這一崗位的重視程度，也在很大程度上決定了科研秘書的發(fā)展空間。然而，當(dāng)前科研秘書的工作存在著一些與科研發(fā)展形勢不相適應(yīng)的狀況。

2 科研秘書工作在實(shí)踐中所存在的問題

結(jié)合已有的研究以及作者擔(dān)任科研秘書崗位的實(shí)踐經(jīng)歷，可以總結(jié)出以下兩方面常見的問題。

2.1 科研秘書工作定位的模糊性

（1）高校對科研秘書崗位的不重視。

目前，大部分學(xué)院科研秘書都是兼職人員（例如：作者還擔(dān)任學(xué)院的外事工作），專業(yè)性不強(qiáng)，大部分沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過相關(guān)科研管理知識，或沒有長時間地從事科研管理工作的經(jīng)驗(yàn)。再者，相比專職科研秘書，兼職秘書無法將工作時間和精力完全集中在科研管理上，也沒有動力將工作完成得更出色。而且學(xué)院在工作待遇、進(jìn)修培訓(xùn)、資金配套、職稱評審等方面對科研秘書缺乏必要的支持，導(dǎo)致科研秘書工作積極性不高，力不從心或者存在轉(zhuǎn)移方向，也抑制其管理創(chuàng)新能力。正是高校本身對科研秘書崗位的不重視，導(dǎo)致了科研秘書工作定位的模糊性，嚴(yán)重影響了科研管理的連續(xù)性和系統(tǒng)性，不利于科學(xué)研究的長遠(yuǎn)發(fā)展，也導(dǎo)致科研服務(wù)水平總是停留在初級階段，無形中更是制約了科研管理的績效。

（2）科研秘書對自身工作認(rèn)識不夠。

由于科研工作的多樣性、繁雜性、重復(fù)性，工作條理性不強(qiáng)，必然使科研秘書耗費(fèi)精力長時間持續(xù)工作，但付出后往往得不到相應(yīng)的肯定和認(rèn)可。雖然科研秘書是上級主管部門和院系教師的紐帶，但是學(xué)術(shù)與行政上的種種矛盾，使得科研秘書自身很容易產(chǎn)生畏難情緒，缺乏從事工作的成就感和自豪感。長此以往，這樣的工作狀態(tài)會大大影響到學(xué)院科研工作的順利開展。甚至，大部分科研秘書認(rèn)為其職業(yè)生涯沒有更大的發(fā)展空間；基層科研管理工作只是“后臺”工作、繁雜瑣碎、默默無聞，缺乏應(yīng)有的機(jī)會和挑戰(zhàn)。

2.2 科研秘書與科研人員溝通不足

大部分二級學(xué)院中的科研秘書和教師之間缺乏有效的溝通。例如科研秘書只是僅僅發(fā)布課題申報的信息，很少起到“穿針引線”的作用，沒有將課題申報的注意點(diǎn)一一耐心與教師講解，忽視對科研項(xiàng)目申報過程、研究過程的控制與監(jiān)督。結(jié)果造成課題申報不能及時開展，項(xiàng)目不能及時結(jié)題等類似問題。主要是因?yàn)楣ぷ鳝h(huán)境差異、組織互動差異等人力資源方面的主客觀因素造成的。但也是由于科研人員與科研秘書溝通不足，雙方只是程序性地進(jìn)行工作，浮于表面。

總之，學(xué)院沒有形成高效的科研管理系統(tǒng)，科研院長、科研秘書和教師間溝通不夠，教師單打獨(dú)斗，缺乏相互了解和團(tuán)隊(duì)合作意識。也致使科研秘書不把自己當(dāng)作科研團(tuán)體中的一份子，墨守成規(guī)從而消極對待工作。

3 提高科研秘書工作能力和學(xué)院科研管理質(zhì)量的對策思考

對于當(dāng)前科研秘書工作在實(shí)踐中所面臨著共同困境的綜合性分析，應(yīng)該結(jié)合科研秘書工作自身的發(fā)展模式，不斷提高其工作業(yè)務(wù)能力，不斷完善學(xué)院科研制度管理意識，從而使得科研秘書的工作不斷適應(yīng)高校科研工作的發(fā)展。

高校在重視專職教師隊(duì)伍培養(yǎng)的同時也要加強(qiáng)科研秘書隊(duì)伍的建設(shè)。建立長效激勵制度及升遷體制，提供相關(guān)的培訓(xùn)機(jī)會，讓從事科研秘書崗位工作的老師有個積極向上的工作氛圍，提升他們的自我認(rèn)同感，以樂觀開朗的態(tài)度來面對繁雜的工作。所以，當(dāng)科研秘書自身定位和學(xué)院對其定位相一致時，他們才能體認(rèn)到這份工作的意義和責(zé)任感，對未來發(fā)展充滿信心。

3.1 注重專業(yè)知識學(xué)習(xí)，提高專業(yè)技術(shù)能力

當(dāng)今時代的主導(dǎo)是科技與服務(wù)。科研秘書需從專業(yè)化角度提升自己在工作中的技能，這里的“專業(yè)知識”是從科研和秘書的兩方面考慮的。秘書的任務(wù)，不只是行政的瑣碎事務(wù)而已，而是以決策為核心的領(lǐng)導(dǎo)性幕僚工作。對秘書的要求將更高，秘書所從事的工作將更加復(fù)雜及專業(yè)，秘書的忠誠度和耐久力也將相對地提高。今天的秘書因此應(yīng)該比以往更需要充實(shí)自己，擴(kuò)大視野，努力學(xué)習(xí)。

科研秘書服務(wù)的對象是各學(xué)科領(lǐng)域的學(xué)歷層次高、知識范圍廣的教師、研究員，如果其缺乏相關(guān)學(xué)科專業(yè)背景知識，對教師的研究領(lǐng)域、研究水平及最新研究進(jìn)展缺乏了解，就很難與他們進(jìn)行有效地溝通和做好服務(wù)工作，導(dǎo)致在課題項(xiàng)目申報、成果獎項(xiàng)申報、爭取相關(guān)資源等方面處于不利地位。隨著交叉學(xué)科越來越多，科研秘書還要在工作中不斷加強(qiáng)鞏固和積累本學(xué)科的專業(yè)知識，及時掌握和補(bǔ)充新的內(nèi)容，培養(yǎng)高水準(zhǔn)的專業(yè)眼光和職業(yè)追求，這樣才能夠與教師進(jìn)行更深層次的溝通，了解和掌握科研人員當(dāng)前的工作狀況，便于對管理過程中出現(xiàn)的問題做出正確的判斷和有效的處置。

熟練的業(yè)務(wù)技能是有效開展科研管理工作的重要手段。這里的業(yè)務(wù)技能主要體現(xiàn)為科研秘書準(zhǔn)確理解科研管理的政策、規(guī)章、制度；熟練掌握基金、項(xiàng)目、課題的申報要求、考核標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)題鑒定、成果推廣等流程；熟練查閱科研成果數(shù)據(jù)庫（SSCI、SCI等國內(nèi)國際論文數(shù)據(jù)庫）。業(yè)務(wù)技能還包括計算機(jī)文件處理技能、軟件及網(wǎng)絡(luò)使用技能。熟練的業(yè)務(wù)技能使科研秘書更有效地組織和指導(dǎo)教師申報各級各類縱向科學(xué)研究課題，配合教師開拓和多渠道籌措社會科學(xué)研究經(jīng)費(fèi)，承擔(dān)人文社會科學(xué)研究項(xiàng)目、經(jīng)費(fèi)的日常管理，督促各類項(xiàng)目的年度檢查、中期檢查，對重大、重點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤管理，配合上級主管部門做好項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)工作。這些技能使得科研秘書在例行的工作中統(tǒng)籌安排、獨(dú)當(dāng)一面，提高科研管理的整體效率。

3.2 提高服務(wù)質(zhì)量，做好溝通協(xié)調(diào)

組織協(xié)調(diào)與溝通能力是科研秘書不可或缺的重要素質(zhì)，是其開展科研管理工作的前提。

科研秘書必須體會出自己是居于幕后的幕僚性角色，不是真正臺面上的人物，所以需要韜光養(yǎng)晦，不要與人爭名逐利。總是保持謙和有禮的態(tài)度，以及開闊的心胸，為學(xué)院的整體利益不懈努力。在此，組織協(xié)調(diào)能力就顯得尤為重要。首先要正確理解上級部門和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)布置的工作任務(wù)，掌握領(lǐng)導(dǎo)對此項(xiàng)工作的基本期望，然后將工作從資源和時間上進(jìn)行合理的分配，分清輕重緩急，由簡致茂，且要協(xié)調(diào)各方面訴求，形成一個主次分明的高效工作安排，并對執(zhí)行過程進(jìn)行有效監(jiān)控，確保目標(biāo)達(dá)到、計劃落實(shí)。

即使遭遇了挫折或是有暫時不能突破的工作困境，也要先把自己穩(wěn)定下來，思索自己可以突破的方向，并且盡快請教科研院長，找出好的方法來解決問題。分享自己的情緒，能夠幫助科研秘書建立良好的人際關(guān)系。工作的積極性源自對事情的關(guān)注度，也源自對他人的關(guān)心。例如，為了更好地服務(wù)學(xué)院教師申請科研項(xiàng)目，讓他們對各種相關(guān)項(xiàng)目申請做到心中有數(shù)，科研秘書可以根據(jù)往年的申報信息，按時間順序提供一個申報時間表，避免到時候提交材料延遲，也有一定的督促作用。

科研秘書還要加強(qiáng)與教師的聯(lián)系溝通，良好的溝通能力可以增進(jìn)相互理解，推進(jìn)指令的順暢下達(dá)，促進(jìn)科研管理工作的順利開展。事無巨細(xì)，在日常工作中虛心聽取老師們意見和建議，解答他們的疑惑，解決他們在科研活動中出現(xiàn)的問題，滿足他們的需求，使其全心全意投入到科研中。

3.3 建立信息交流平臺—— 科研資源庫

科研管理工作需要創(chuàng)新，敏銳的創(chuàng)新意識是提升科研管理水平和質(zhì)量的根本依托。科研秘書要時常抱著求知的心態(tài)，努力提升對新技術(shù)和新工具的了解與應(yīng)用。為了提高二級學(xué)院科研管理質(zhì)量，科研秘書科建立內(nèi)部信息交流平臺—— 科研資源庫，開發(fā)相應(yīng)軟件提高工作效率。加強(qiáng)對科研情況的有效管理及科研活動的全程跟蹤，包括：人員檔案、機(jī)構(gòu)設(shè)置、研究動態(tài)、項(xiàng)目申報、成果評選、專利申請、著作出版等信息實(shí)時更新掌握。

從某種意義上來說，科研資源庫是學(xué)院科研工作的一面鏡子，科研資源庫的建設(shè)將非常方便科研秘書的工作開展，同時為年度統(tǒng)計提供及時的參考，也為教師提供科研信息交流平臺。

一個優(yōu)秀的科研秘書，不僅要學(xué)習(xí)和掌握新的科研管理理論和相關(guān)政策，而且要在實(shí)際工作中打破常規(guī)，銳意進(jìn)取，以飽滿的熱情和積極的心態(tài)全身心地服務(wù)教師，甚至領(lǐng)略到如何創(chuàng)新求變的真諦，以最合理的方法富有創(chuàng)新性地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展學(xué)院科研管理工作。

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