基于企業檔案保密問題的對策思考

●晏鷹

基于企業檔案保密問題的對策思考

●晏鷹

檔案保密是檔案管理的重要內容，關系到企業商業秘密與檔案工作安全，對維護企業安全和利益，保障企業生存和發展，提高市場競爭力，具有重要意義。文章就企業檔案保密存在的問題進行探討并提出相應對策。

企業 檔案 保密

面對當今世界的政治格局多極化、經濟全球化、科技信息化、信息網絡化以及企業紛紛改制上市的新形勢，如何增強保密觀念，努力做好企業的檔案保密工作，保護好國家和企業的核心商業秘密，為維護企業的安全和利益，推進企業安全、穩健、和諧發展提供堅實保障，已成為檔案部門和檔案工作者面臨的嚴峻挑戰，也是檔案事業發展建設中要著力完成的緊迫任務。

一、當前企業檔案保密工作中存在的問題

1.認識不到位。長期的和平環境，使一些同志滋生了嚴重的麻痹思想，有的單位只顧抓經營管理，謀經濟效益，認為檔案工作只投入而不產出，沒有效益，忽視了對檔案安全保密的管理，檔案工作“說起來重要，忙起來不要”的情況依然存在。有的人認為強調保密工作是小題大做，在日常工作中不能嚴格要求自己，管不住自己的“手”，不該丟棄的隨意丟棄；管不住自己的“嘴”；不該說的隨便亂說，無意中造成泄密。在工作中我們也不難發現，某些單位的業務文件分散保存在各個部門或個人手中；個別領導也保存有大量的文件資料；有的檔案被借走后長期不還，甚至丟失；工作人員調離或辭職，沒有辦理清退、交接手續就放行。

保密意識的欠缺，也導致工作中的違規操作屢禁不止。不該連的連，將涉密機違規連接互聯網；不該存的存，在不符合保密要求的載體、場所存儲、處理涉密的和敏感的信息；不該用的用，將移動存儲介質在涉密網和非涉密網中交叉使用；不該帶的帶，工作人員在開會、旅游、出國等情況下不遵守保密規定，擅自將文件、移動存儲介質、電腦等攜帶外出造成丟失泄密；不該發的發，沒有建立嚴格的上網信息保密審查制度，在互聯網上發布信息造成泄密。

所以，檔案的保密不僅是檔案工作者的責任，也是檔案使用者的責任。而保密觀念的缺失不僅會造成失密泄密事件的發生，更會帶來管理上的漏洞，給國家和企業的安全帶來威脅，給不法分子以可乘之機。

2.涉密信息系統和定密管理不到位。保密管理的問題突出表現在對涉密信息系統的保密管理不力。一些部門保密管理松懈，保密紀律松弛，保密制度形同虛設，有法不依、有章不循的現象十分普遍。

首先是保密管理隊伍不健全。保密管理人員多為兼職或不懂專業知識，計算機網絡保密工作無人管或管不了。其次是保密管理制度不健全，有的形同虛設，沒有執行力。如網絡劃分不正確，對本部門的網絡屬于涉密內網還是非涉密外網的定位不清，從根本上導致混亂。如涉密網絡未經批準就擅自運行，不少涉密系統未經安全保密檢測和審批就開始運行，泄密隱患十分突出。再就是保密檢查督促不夠，對工作中違規操作缺乏日常檢查和問責處理機制。

有的單位是憑感覺給檔案定密、解密，造成定性依據不清，涉密范圍不明，不論是對文件的管理，還是涉密人員的確定、保密設備的配備，都是“想當然”來確定，“級別高的涉密多，級別低的涉密少”，給涉密檔案的管理和控制帶來人為的難度，造成涉密檔案信息的輸入、輸出、審核、傳遞、利用等一系列環節上的失控。有的單位為了技術封鎖，把不是秘密的文件材料定為“秘密”，把應當定為秘密的文件材料定為“機密”，甚至為了外出攜帶方便、給自己使用時不受約束，把應當定密的不定密，致使檔案等文件材料不能得到充分有效利用，造成涉密檔案信息的泄露。

3.檔案過程控制和網絡措施不到位。很多時候，我們只重視對文件材料終結者——檔案保管方面的控制，而忽視了對檔案形成過程的控制。很多文件材料從其開始的計劃、規劃、草案、草圖、原始數據、程序、方案、工藝等等未得到有效的重視，不是記載在專門的筆記本和專用的存儲設備上，而是隨意地記錄在不同的載體上。這種忽視檔案材料形成過程的控制，是由于某些人從思想上割裂了文件材料與檔案的密切關系：文件材料是形成檔案的前身，檔案是文件材料的歸宿。非正式的過程文件材料的保密與正式文件材料和檔案的保密同等重要的觀念還未在科技人員腦海中形成。實踐證明，大多數情況下，科研人員研發過程中所取得的這些技術、文件、程序等信息，雖不是檔案，也沒有形成正式的文件，但在保密級別和材料內容上與檔案是一致的。一旦這些原始數據、非正式圖紙、程序、方案等文件材料信息丟失泄密，不僅會造成研究過程重要材料的缺失和定密的不準確，而且會使整個科研計劃功虧一簣，讓我們在激烈的市場競爭中遭受巨大損失，甚至直接關系到企業的生存和可持續發展。

此外，網絡監管不力也是造成檔案失密泄密的重要原因。首先，對涉密網絡沒有按照國家有關保密管理法規和技術標準，做到涉密信息系統與保密設施同步規劃、同步建設。其次，一些部門的網絡防護手段缺乏針對性，對存儲、處理涉密信息的筆記本電腦和移動存儲介質缺乏有效地阻斷，缺乏有效管控手段。第三，網上發布信息沒有嚴格保密審查流程，造成涉密信息輕易上互聯網，發布之后無可挽回。

4.檔案安全保障不到位。傳統的檔案管理以紙質載體為主，以錄音、錄像、縮微制品為輔，保密管理強調“鎖好庫房門、管好借閱人”。然而隨著市場化、全球化趨勢的不斷加深，涉密面越來越寬、越來越大，海量的檔案信息和將要轉化為檔案的信息存儲在光、磁介質中，絕大部分都通過網絡交換傳輸，稍有不慎，便會造成泄密失密，對企業的安全造成隱患。而涉密計算機一旦連接互聯網，就會被神不知鬼不覺地植入特種木馬病毒，造成與之相連的其他計算機的交叉感染，進而使泄密失密的范圍進一步擴大。

除此之外，手機也日益成為泄密失密的主要渠道。許多單位的辦公人員用手機拍照、傳輸信息材料,使得大量的文件材料、圖表、檔案、個人隱私和商業秘密的泄露風險進一步加劇。因此，保密工作面臨著極為復雜的情況和嚴峻的形勢，失泄密事件一旦發生，后果極其嚴重。

5.對人員管理不到位。目前“雙向選擇，自主就業”已是大勢所趨，人們的就業觀念和就業渠道也實現了多樣化的轉變，由過去的組織分配、從一而終的就業方式轉變為自主擇業、多元選擇，人才流動已成為當今的趨勢。而隨著市場經濟體制改革的不斷深入，經濟全球化進程加快，一些不良思想和現象沉浮，價值取向逐漸模糊，受其影響和侵蝕，一些單位的人才被優厚的高薪、豐厚的福利待遇、良好的個人發展空間、優雅的工作環境等所吸引而另謀高就。這些人員中不乏參與完成科研項目的負責人、學科帶頭人等等，他們知悉本單位的科研計劃、研發數據和文獻資料，熟悉了解本專業、本領域和本單位的發展方向、經營信息，甚至是重要的商業秘密信息，是單位的重點涉密人員。這些人員的流動對企業的檔案保密構成了直接威脅。

現實情況中保密工作人員專職的少，兼職的多，這些人員從事保密工作一般時間不長，沒有接受正規的保密教育和培訓，對保密知識的了解，主要局限于基礎的東西，開展保密工作的方式也較傳統，缺乏系統的、深層次的保密知識和工作方式。而隨著科技化、信息化進程的加快，竊密技術層出不窮，手段科技化，方式隱蔽化，一般的保密工作人員對現代科技知識了解、掌握的程度不夠，知識面沒有隨著形勢的變化發展而豐富更新，因此相應地，應用現代科技知識開展新形勢下的保密工作的經驗和方法就欠缺，從而使基層保密工作陷入困境。

二、完善檔案保密工作的對策

1.強化保密意識。保密工作事關國家安全和利益，事關改革發展穩定大局。毛澤東早就說過：“必須十分注意保守秘密，九分半不行，九分九也不行，非十分不可。”2009年的力拓竊密事件，造成我國鐵礦石進口的長期被動局面，對我國鋼鐵行業乃至經濟秩序造成的損害持續至今。這些事例深刻地教育我們，做好保密工作，首先要高度重視保密教育，強化保密意識，努力做到三個突出：

一是突出對各級管理人員的保密教育。要堅持對管理人員，特別是領導干部進行保密形勢、保密紀律和保密知識、技能的培訓教育，使各級管理人員的保密意識、責任意識不斷增強，保密能力不斷提高。

二是突出對重點人員的保密教育。對重點職能部門（檔案管理、檔案使用）人員的保密教育始終貫穿于上崗、在崗、離崗的全過程，定期或不定期地組織學習保密知識，通報外單位發生的失泄密典型案例，要人人繃緊保密這根弦。

三是突出對全員的保密意識教育。要充分利用報紙、網站等內部媒介宣傳《保密法》和有關保密法律法規，單位要結合工作實際，采取知識講座、知識競賽、圖片展覽、邀請專家學者講課、播放保密宣傳教育警示片等多種形式，讓每一位同志充分認識到失泄密給國家、企業和個人帶來的嚴重危害和慘痛后果，消除部分人認為的“企業無密可保”的錯誤觀念，牢固樹立“保密無小事”、“保密人人有責”的觀念。

2.強化制度建設。“沒有規矩不成方圓”。制度建設是保密工作的基礎，只有保密制度健全了，才能保證各項保密工作的合規、合法、有序。要逐步建立起較為完善的保密制度體系，明確各種保密管理工作的具體要求，不斷推進保密工作的制度化和規范化。

一要注重實效。針對新形勢下保密工作的特點，及時總結成熟經驗做法，分類細化，加強商業秘密保護、涉密載體管理、保密檢查考核等方面的保密制度建設。特別是計算機網絡和信息安全保密管理方面，要下大力氣，深入研究，形成符合實際、管用結合的保密制度體系。

二要突出系統性。各單位要高度重視規章制度與工作流程的協調統一，高度重視企業項目規劃和保密規劃的同步進行。必須保證項目責任人同時承擔保密責任，必須要有涉密人員和涉密信息的甄別界定標準，必須要有處理突發事件的應急預案，等等；細化管理流程，使制度執行更具操作性和實用性，構筑企業發展實際需要的保密制度體系。

三要認真貫徹《責任追究暫行規定》。《中央企業領導人員保密工作責任追究暫行規定》，對責任追究的內涵、主體和對象、方式，以及中央企業主要領導人員、分管保密的領導人員、分管其他工作的領導人員的責任作了明確界定。這對于夯實保密工作領導責任，增強各級領導自覺抓、主動抓的意識必將發揮促進作用，是保密工作的又一個進步。

3.強化監督檢查。保密監督檢查是保密管理的重要內容，通過監督檢查，可以及時發現問題，及時消除隱患、堵塞漏洞，有效提高管理水平，防止失密泄密事件的發生。

各單位保密辦要強化對總部機關和所屬單位保密工作的指導、監督和檢查。建立總部機關定期查，所屬單位重點查、重點項目專項查的“三查”保密監督檢查長效機制。通過完善設施、持續督查、注重細節、加強聯絡等措施，提升保密管理水平。重點檢查重點部門、重要人員的計算機和機要文件管理情況，堅持廢舊文件管理檢查，采取定期回收、專人監銷的方式，消除廢舊文件泄密隱患。實施每年一次保密抽查，反饋意見，督促整改，納入年度考核。重點項目保密檢查全覆蓋，不漏項目，不留死角。做到保密檢查常態化、制度化，達到以查促改的目的，實現保密工作重心從事后處理向事前防范的轉變。

4.強化規范管理。針對保密工作中容易出現的失泄密環節，要制定嚴密措施，嚴堵失泄密漏洞，重點抓好五個“加強”：

（1）加強網絡信息管理。單位的信息化建設，從規劃、建設到運營管理，要做到信息安全與硬件建設同步規劃、同步設計、同步建設、同步管理。各單位要組織專門機構和人員，在建設計算機網絡系統時，把信息系統的保密管理作為日常維護的重要內容，發現問題及時解決，確保信息網絡的安全保密。對要害部門、要害部位的計算機要實行全面的物理隔離，嚴格落實“上網不涉密，涉密不上網”的規定。

（2）加強技術創新成果的保密。相關單位要加強對高新技術產品創新成果的保密工作。屬于技術方面的，可以申請專利。屬于制成品的，可以設計成商標，并依法向主管部門申請注冊。要與重大項目研發人員簽訂保密協議，防止技術內容泄露。要逐步建立完善的符合企業實際情況的知識產權保護制度和措施，對專利、專有技術、商標、技術秘密等進行有效保護。

（3）加強檔案源頭的保密管理。從一個產品立項、一個研究課題開題開始，檔案部門和保密部門就應全程介入，參與文件材料的全過程積累，直到形成檔案的保密控制，為檔案的全方位、全過程保密控制打下堅實基礎。抓源頭管理要貫徹“積極防范、突出重點、既確保國家秘密又便利各項工作”的保密方針，重點把握三個方面：一是定密要準確。企業要依據自身情況，參照行業“國家秘密事項、商業秘密事項和密級范圍及保密期限的規定”，制定適合本單位的實施細則，規范定密工作。二是范圍要恰當。要確定秘密的知悉范圍，根據需要確定什么人可以接觸到什么樣的秘密，過大不利于保密，過小不便于工作。三是控制要適度。對于密與非密要區別對待，不能眉毛胡子一把抓。是密，就必須嚴格保護，嚴格納入控制范圍。非密，該放就要放，該交流還是要交流。

（4）加強生產經營、資本運營等重點環節的保密。要認真執行保密工作程序，探索在重大項目、重大工程、重要活動中的先期介入機制，鎖定涉密人員，堅持事前嚴格人員審查，事中嚴格保密措施，控制知悉范圍，確保“三重”項目的安全。加強對相關人員和內部資料、新聞宣傳等的管控，以全過程、全方位的管理，確保國家秘密和企業商業秘密的安全。

（5）加強人員管理。檔案管理者和檔案使用者，一定要明白國家秘密的份量、自己的責任和身份。能在涉密崗位上工作，是國家對我們的信任，我們必須對國家、對法律負責，養成涉密有手續、上網不涉密、涉密不上網、電腦不混用、U盤不亂插、手機不亂用、攜密不離身、險情要報告的好習慣。

人才的流動是保密工作的隱患。為應對人才流動的趨勢，要規定涉密人員的涉密期限。涉密期限要根據涉密人員與單位簽訂的勞動合同而定，對無意再續簽合同的人員，應提前調整工作崗位，讓其自然脫密。同時根據涉密人員涉密程度的不同，劃分為甲乙丙三類，甲類為核心涉密人員；乙類為重點涉密人員，簽訂保密承諾書；丙類為一般涉密人員，分別規定調出單位前應過渡的脫密期，簽訂合同，并在保密部門（國家安全部門）備案，嚴格控制其因私出國（境）。調出之前按規定過渡脫密期，清退文件，履行保密承諾。但是，許多涉密人員往往是落實好單位后才提出辭職，甚至不辭而別，無法強制實施脫密期。因此，對核心涉密人員和重點涉密人員的流動，國家應研究可操作的法規，把涉密人員的流動納入合法、有序的軌道。

5.強化業務素質。保密工作是一項政策性、專業性都很強的工作，對保密工作人員的政治素質和業務能力都有很高的要求。所以，我們要注意強化保密工作人員的業務素質：

一要將政治素質和品德修養的提高貫穿于素質建設的全過程。政治素質和品德修養是保密工作人員整體素質的核心。抓好品德修養教育，不僅是保密工作人員政治思想素質的體現，也是提高保密工作人員業務素質的需要。

二要健全強化教育培訓制度。包括繼續教育和學習新知識、掌握新技能的培訓和輪訓。要加大力度，為保密工作人員提高素質創造條件。

三要合理選調專兼職保密干部。加強保密崗位與其他崗位人員的交流，逐步優化和提高保密工作人員的知識結構和素質水平。

四要建立完善激勵和保障機制。在強調保密工作人員政治、業務素質提高的同時，要建立和完善一系列激勵和保障措施，體現對保密工作人員的尊重和關心，以激勵保密工作人員愛崗敬業，促進保密工作人員水平的全面提高。

我們要清醒地認識到，企業的檔案保密工作使命光榮，責任重大，任務艱巨，事關全局。同時又要適應新形勢，明確新任務，迎接新挑戰，緊緊圍繞企業改革發展的大局，恪盡職守，再接再厲，力爭把企業檔案保密工作提升到一個更高水平，為企業做優做強，不畏艱險、勇攀高峰保駕護航。

[1]韋紅慶.加強企業檔案保密工作的幾點思考.檔案管理，2009（3）

（作者單位：中國鐵建重工集團 湖南長沙 410100）

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1004-4914（2014）09-274-03