探索信息時代高職院校檔案管理新途徑

袁莉莉

摘 要：隨著信息化時代的到來，信息技術被廣泛的應用于檔案管理工作中，為傳統檔案管理工作提供了新途徑和新方法。高職檔案是高職院校在教學、招生、就業、科研等眾多活動中留下的有價值的各種記錄，是高職院校發展的重要組成部分。在信息化時代，如何提高高職檔案管理工作的有效性，是高職檔案管理人員值得探討的話題，本文對此進行了探討，以期對相關從業人員有所借鑒意義。

關鍵詞：高職 檔案管理 信息化

中圖分類號：G279 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）07（b）-0223-01

1 信息時代對高職院校檔案管理的影響

1.1 適應高職院校發展的需要

高職教育的目的是為社會輸送大量具有熟練工作技能的一線人才，隨著社會對技能型人才需求的不斷增加，國家對職業教育的投入力度也在不斷加大，高職教育獲得了長足的進步，職業教育規模越來越大，與企業交流日益頻繁，對檔案信息的需求也不斷增加。在這種情形下，傳統的高職檔案管理工作已經滯后于高職發展的需求，這就需要對傳統的高職檔案管理工作進行改造，通過提升高職院校檔案管理的信息化水平，提高高職檔案的信息價值，為高職教育的發展提供有效的信息支持。

1.2 滿足高職檔案開發利用的需求

傳統的高職檔案管理側重于對檔案資料的收集和保管，缺少對檔案利用和開發的關注，大量的檔案資料以紙質的方式被歸檔，檔案資料一旦被歸檔，就很少被利用。紙質的檔案資料查找起來非常麻煩，浪費了檔案資源使用人的大量時間和精力，而且紙質資料無法進行資源共享，檔案的價值體現不出來。特別是人事檔案資料，這些資料與高職教師的考核、人事任免、崗位調整、職稱評審、工資定級等都有著直接關系，使用頻率非常高，依靠傳統人工查找的方式將極大增加檔案管理人員的負擔。信息化手段在高職檔案管理中的應用大大提高了檔案開發和利用的價值，檔案信息的利用方式將會借助現代信息技術不斷得到廣泛拓展，一些高職院校建立了自己的檔案信息庫，檔案使用人通過檔案資源檢索，可以在短時間內搜索出所需要的檔案信息，節約了時間、提高了效率。

1.3 提高高職檔案信息完整性的需要

高職院校的檔案資料是高職發展過程中寶貴的信息資源，包括學生檔案、科研檔案、人事檔案等諸多內容，對高職院校的教師人事管理、學生管理以及科研事業的發展具有重要價值。在傳統的檔案管理工作中，這些珍貴的資源以紙質的形式保存，紙質資料占空間大，而且隨著時間的推移，會出現磨損、老化甚至丟失的問題。通過信息化手段，可以將傳統的紙質資源以電子文件的形式保存，大大提高了檔案管理的效率，也提高了檔案信息的完整性。另外，在高職院校發展的過程中，有的是中職升格，有的是高職院校之前的合并，高職發展的復雜性帶來的是高職院校龐大而復雜的檔案資料，要將這些檔案資料進行有效的歸納和整理非常麻煩，需要我們借助信息化手段，將檔案資料轉為信息數據進行規范化管理。

2 信息時代高職院校檔案管理的途徑和措施

2.1 加強高職院校網絡建設

網絡建設是高職檔案信息化管理的基礎。在傳統的檔案紙質管理模式下，對檔案管理的技術和設備要求較少。而信息化下的高職檔案管理是一項非常繁瑣、復雜的工程，需要建設完備的網絡信息平臺，包括諸多的軟硬件設備，如掃描儀、計算機、軟件等，來實現檔案信息的保管、存儲、開發和利用。事實證明，安全、穩定的網絡環境可以充分發揮高職院校檔案工作的信息化手段，這就需要高職院校從檔案信息化管理需要的角度出發，投入資金予以支持，通過引進先進的技術和設備，確保檔案管理信息化建設的順利進行。同時，高職院校可以將檔案信息平臺建設與校園網站建設同步進行，為高職院校檔案信息資源提供共享平臺。

2.2 提高檔案管理人員的信息素質

高職檔案管理的人員的信息化素質和能力決定著檔案信息化管理的成效，目前多數高職檔案管理人員非檔案管理專業出身，往往是從其它部門抽調過來，經過簡單的培訓就上崗，對檔案管理的基本知識不甚了解，也不具備檔案管理和開發的能力，更談不上信息化檔案管理了。作為一名合格的檔案管理人員，不僅要具備良好的政治素質和職業素養，還要具備嚴謹的工作作風和積極的服務意識。另外，隨著信息化技術在檔案管理工作中越來越廣泛的應用，現代檔案管理人員還要具備一定的信息素養和信息處理能力。事實證明一支專業化、技能化和知識化的檔案管理人員是檔案信息化建設的保證。為此，高職院校要加大對檔案管理人員的培訓力度，從計算機與網絡技能的培訓入手，樹立檔案管理人員的信息化意識，提高檔案管理人員計算機使用能力，例如：信息處理技術和網絡傳輸技術、網站制作技術等，最終形成一支既熟悉檔案管理業務，又具有信息化素質和能力的雙料人才。

2.3 促進高職檔案信息資源的開發利用

在信息化背景下，高職院校應該加大對檔案資源的開發和利用，充分發揮檔案資源對高職教學、人事管理、科研等諸多方面的需要。為了能夠快速和便捷地讓用戶使用檔案信息，高職院校應建設檔案管理的網站和開發檔案信息資源。通過檔案管理的門戶網站能夠開展多項檔案服務，如檔案管理的最新政策、檔案資源的編研利用等咨詢服務。將紙質檔案轉換成數字化的電子檔案，并上傳到門戶網站上，實現對檔案信息資源的加工、儲存、展示，可以使用戶隨時隨地進行獲取檔案信息資源。同時，高職院校應建設學校OA（辦公自動化）系統，不斷提高檔案管理的信息化水平和服務效率。另外，高職檔案資源管理應該走出“孤島”，通過與其它高職院校之間的合作，實現檔案信息的共享，從傳統封閉模式走向開放模式，為此高職院校之間要構建一個聯合交流協作的網絡系統，通過網絡建立統一的信息交換與共享平臺，每個高職院校定期將檔案信息進行上傳，由系統的管理員對各個學校分散的檔案資源系統進行優化組合，使電子檔案能更好地發揮利用價值。

2.4 加強檔案信息化管理的安全性

高職檔案管理信息化是把雙刃劍，一方面大幅度提高了檔案管理效率，另一方面也帶來了一定的安全隱患。與紙質檔案不同，檔案信息化是把大量的檔案資源以數字化的手段存儲于計算機內。然而有的檔案人員安全意識不夠，存儲檔案信息的計算機不加密，造成檔案信息的泄露和丟失，給學校帶來不小的損失；有的電子文件在儲存過程中，由于操作不當或者版本問題，造成大量的電子文件無法識別，造成檔案信息損壞；有的計算機受到網絡病毒的侵襲，造成大量檔案資料的丟失，這些問題都是檔案信息化管理中不可回避的問題。為此，檔案管理人員要加強網絡安全意識，注意對電子文件的保密工作，存儲檔案資料的電腦盡量不要上網，并由專人負責，不相干人員未經同意禁止隨意瀏覽檔案信息。對重要的電子文件要進行備份保管，以防萬一。同時還做好檔案管理環境的防高溫、防潮工作，保證檔案信息保管的安全性。

3 結語

總之，信息化為高職院校檔案管理工作提供了發展的契機，高職院校應該積極迎合信息化發展的趨勢，不斷提高檔案信息化意識，在實踐中不斷探索檔案信息化管理的手段和方法，最終提升高職檔案管理的價值，為高職院校的發展提供重要的信息支持。

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