新時期企業檔案管理體制、模式的建構

秦曉霞

隨著計算機網絡技術的迅速發展，以及企業管理模式的變化，管理體制的核心問題是權力的劃分與職能的運行，以求適應企業管理工作。企業檔案管理模式是一個動態的事物，檔案管理效益的提高對企業管理效益的全面提高具有積極作用。

企業檔案管理是現代化企業管理制度的重要組成部分，加強對企業檔案管理體制！模式的研究解析，有利于企業先進檔案管理體系的形成，有助于全社會現代化檔案信息意識的提升"檔案理論與現實工作實踐的有機結合，提高了企業檔案管理效率，加深了企業對自身存在問題及管理狀況的認知程度，優化了現代企業管理制度，對企業實現知識管理信息一體化的實現極具理論和現實意義。

一、新時期企業檔案管理體制、模式的建構背景

隨著數字化、網絡化的不斷深入檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展，歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生和發展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。

二、企業檔案、企業檔案管理體制與模式

企業檔案是在企業各項活動中產生的，分為管理性檔案、科技類檔案、會計銷售類檔案和人事類檔案，是企業各項活動的原始記錄。其特征包括企業檔案形成的職能性、內容的變化性和效用的執行性。其中形成的職能性是指檔案是在企業管理、技術開發以及產品生產過程中以職能為基礎按部門、專業特征形成的；內容的變化性是指檔案形成是一個動態的過程，效用的執行性是指檔案作為工作成果的表現形式和指導工作的依據。企業檔案工作是遵循企業活動的客觀規律，它包括企業檔案形成和運轉、企業檔案的積累、企業檔案的整理、企業檔案的利用以及企業檔案的歸檔或銷毀。充分發揮企業檔案在企業決策和管理作用，完善檔案的形成過程，按照一定的原則和方法加以鑒別，貫穿于檔案形成到歸檔或銷毀的全過程，提供利用者檔案，及時滿足用戶利用需求。管理是人類社會最普遍、最重要的活動之一，管理體制的核心問題是權力的劃分與職能的運行，管理在社會中起著十分重要的作用，管理模式是指管理活動的標準樣，是管理形式的研究范疇。企業檔案管理體制是指企業檔案管理組織制度和形式，大體分為統一領導分級管理型、檔案專業化管理型、文獻信息綜合管理型以及檔案家族式管理型。企業檔案管理模式具有綜合性、動態性與多元性，不同類型企業應選擇不同檔案管理模式，在確定具體管理模式時應當考慮檔案管理思想要與企業需求相適應，重心應與企業經營形態相適應，觀念應與企業競爭相適應；檔案管理方式要與企業規模形態相適應。要與企業管理形態相適應，與企業技術形態相適應，加強對企業外部相關信息的搜尋與保存，應緊跟企業信息化的步伐；與國家檔案法規要求相符的原則。確定檔案管理模式中的自主作用，確保對國家和社會有保存價值的檔案的安全，企業檔案管理要在符合國家相關法規的規范下進行。

三、檔案一體化的原則

在實行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析和科學整合；集成管理原則，集成管理是對管理要素的科學重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能

度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關作業密度，減少重復而降低功耗，提高管理效率。

四、改革傳統企業檔案管理體制與模式

隨著企業檔案所有權的變化，以及計算機技術在現代企業的廣泛應用，企業檔案成為企業財產不可分割的重要組成部分，標準化成為檔案工作規范化、標準化的前提，改革國加強了規范檔案管理工作標準化的程序，通過檔案收集過程規范，實現檔案利用價值的最大化和案卷完整化，進行了檔案的著錄、保管、統計、編目等環節的規范，達到了檔案的提供和利用的有效性。加強了整合，促進檔案工作現代化的進程，并將企業檔案管理工作納入到科技工作程序，使質量管理體系的過程得到有效的運作和實施。檔案管理建立起由一個系統來控制和處理檔案的構架，從建設起就將自己定位于企業行為，保證了自己對半現行和非現行檔案的利用效率。組織機構是檔案工作得以依托開展的組織實體，它促進了企業效力的提高，為其檔案運行制定了一系列制度保障，使檔案管理的工作流程控制得以完善，其工作流程控制具體為辦公室控制檔案形成版本，對外發文中的授權人簽署制度，完善檔案形成標準化建設，對檔案實現了傳遞制度，企業內部發文管理要求以備忘錄形式進行管理。進行了檔案時效性控制，規定過期檔案處理由保管人員提出申請。傳統企業檔案管理過分依靠行政力量的推動，自我發展動力不足，按單一的檔案管理模式進行，缺乏管理效益的管理思維。而外資企業在檔案管理上的優勢，是檔案管理有強烈的成本觀念，能夠充分利用社會資源，檔案管理模式可以依照企業實際選擇，理注重法制化、制度化，標準化工作建設，達到實現效益最大化目標。企業檔案管理成本的有效控制的意義在于企業檔案管理成本的降低，其企業檔案管理成本是企業活動成本組成，意味著企業在產品價格方面的競爭優勢，和創造同等數量的財富將耗費更少的資源。因此，利用企業數字化改造，能夠完善企業信息化管理。我國社會正處于計劃經濟向市場經濟轉變，企業管理模式隨著經濟的不斷進步發生了巨大的改變，隨著數字化、網絡化深入企業檔案也發生了轉變，為適應實踐發展，理論也相應變化。企業檔案管理轉向分散管理或集中一分散結合管理，轉向計算機網絡化管理，企業檔案社會化協作得到加強，因此，市場化是企業檔案管理的趨勢，社會化是企業檔案管理工作的發展方向，法制化規范是企業檔案管理發展的目標。

加強對新時期檔案管理體制！模式的建構研究，有利于依法治檔工作的順利開展，有利于提高檔案管理質量，有助于檔案管理現代化水平的提升和檔案信息的開發利用，具有十分重要的理論和現實意義。

（作者單位：中交二公局鐵路工程有限公司）