淺談新時期醫院檔案管理

李玉華

摘 要：醫院檔案作為醫院日常工作的一種記錄形式，具有重要的保存價值，其管理工作也應成為是醫院日常工作的重要一部分，加強醫院檔案管理也是醫院工作的重點之一。該文從筆者工作中所遇到的實際情況入手，對目前醫院檔案管理中存在的問題做以簡要剖析，并提出相應的解決對策，旨在提高醫院檔案的管理水平。

關鍵詞：醫院 檔案管理 問題 對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）04（b）-0186-01

醫院檔案是對醫院各部門工作的真實記錄，具有很重要的保存價值。醫院檔案管理是醫院日常工作的重要組成部分，是一項重要的綜合性基礎工作。隨著社會的發展和科技的進步，檔案管理的信息化、網絡化已成為發展的必然趨勢，醫院檔案管理工作如何去適應新的形勢，是目前我們所面臨的新挑戰。筆者結合工作實際情況對當前檔案管理存在的問題及對策做以簡要剖析。

1 醫院檔案管理存在的主要問題

在醫院日常管理和建設中，一般不夠重視檔案管理工作，主要體現在以下幾個方面。

1.1 檔案意識不強，檔案利用率低下

傳統觀念中，醫院的重點工作是提高醫療水平，為患者提供優質的服務，“重經營、輕檔案”的理念在很大程度上存在，意識不到檔案管理在醫院日常工作中的重要性。同時，由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

1.2 檔案管理混亂，管理制度不健全

目前醫院管理一般只注重管理制度和工作崗位職責建設，但檔案管理制度、崗位職責、管理措施以及考核機制較少，使得許多檔案落到各部門自行管理，沒有統一的管理制度和標準，許多應該歸入統一管理的檔案沒有納入管理范疇。

1.3 檔案管理人員業務水平不高，知識更新不夠

檔案管理人員的業務水平直接影響檔案管理水平。醫院業務人員培養中，只重視醫療技術人員的培養和素質提高，而對檔案管理人員的業務培訓則沒有納入計劃之中，檔案專業人員在理論水平、專業素質方面參差不齊，無法適應檔案事業的發展需求，甚至在一定程度阻礙了檔案管理水平的提高。

1.4 檔案歸檔內容界定不清，保管期限劃分不準確

醫院檔案管理工作中，由于對檔案管理內容界限劃分不明確，醫院各部門檔案混淆，許多部門整理檔案室僅憑管理人員個人意志判斷，有很大的隨意性，一些該歸檔的檔案沒有納入管理，一些臨時性、一般性文件也交給綜合管理室永久保存，而一些重要資料反而被隨意擱置。

1.5 檔案管理水平不高、現代化管理手段應用較差

現代化的檔案管理手段和設備沒能有效地投入到日常工作中，檔案管理還基本停留在手工收集、檢索及管理的階段，管理技術落后，造成檔案管理不能與醫療業務的快速發展相同步。

2 加強醫院檔案管理應采取的對策

保證醫院檔案綜合質量，加強醫院檔案管理，需要多方面的努力，筆者認為應當采取以下幾方面的對策和措施。

2.1 建立健全檔案管理體系，促進檔案工作規范化

建立科學的檔案管理制度，健全檔案管理體系，是促進檔案工作規范化管理的關鍵。醫院要結合實際情況，完善檔案工作職責，進一步建立健全檔案管理的各項規章制度，落實管理人員的崗位責任制，實行專職人員收集，將醫院各部門分散而復雜的檔案資料進行統一管理和考核，使檔案管理工作的各環節運行過程中有章可循，使檔案管理規范化發展。

2.2 加強全員檔案意識，提高檔案管理人員素質

檔案管理工作是醫院日常管理工作的重要組成部分，建立檔案管理工作的領導責任制，將檔案管理納入醫院的重要議事日程，作為醫院工作工作來進行，使醫院領導干部及職工充分認識到檔案的重要性。另外，做好檔案管理重要性的宣傳工作，加強廣大員工的檔案意識，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成。

檔案管理人員素質直接影響管理水平，提高檔案人員專業知識水平和業務素質，要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，對檔案人員進行檔案管理現代化知識的培養。同時，要加強檔案管理人員的服務意識，推動檔案管理水平的進一步提高。

2.3 加強檔案信息開發，發揮檔案的社會效益

檔案管理工作的最終目的就是提供給醫院及廣大患者利用，檔案管理人員要樹立良好的服務意識，充分認識到自己的職責就是多方面收集檔案，深入開發檔案信息資源，配合醫院的各項中心醫療工作，提高檔案的利用價值，為醫院建設及深化改革提供信息服務。作為檔案管理部門，要積極改進管理手段，改變傳統的手工管理手段，對檔案實行現代化的電腦化管理，充分利用計算機與檔案管理軟件，將檔案信息作為重要部分歸入到醫院信息管理網絡系統之中。提高檔案的存儲與處理能力，加強醫院信息的橫向管理，滿足醫療、臨床、科研、教學工作的需要，從而提高檔案的利用率，發揮其應有的作用。

2.4 開發檔案資源，實現檔案的科學化管理制度

要實現檔案的科學化管理，就要求各方面充分重視，將現代化的管理手段及技術引入到檔案管理工作之中。一方面，爭取醫院加大對檔案保護設備的投入，配比現代化技術手段，是檔案管理逐步向現代化科學管理邁進，利用計算機手段存儲醫院的所有醫療、行政等檔案，方便使用者查找及閱讀。另一方面，加強風險防范意識，對檔案信息系統實施必要的保護措施，實現實時監控，防范信息化檔案存在的潛在危險，對檔案的安全實行專業化管理。因此，醫院在做近期和遠期規劃時，要確保為檔案管理配備必要的計算機網絡管理設備及相關應用軟件，以實現檔案的科學化管理。

總之，要做好醫院檔案管理工作，并不是短時間內能夠解決的事情，關鍵要加強相應體系制度建設，各項管理體系健全，領導的重視和支持，全體員工檔案意識的加強以及檔案管理人員素質的提高，只有通過這些，才能使醫院檔案管理工作更上一個新臺階。

參考文獻

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