成績檔案翻譯制作現狀及翻譯管理軟件研發構想

韓忠全

摘 要：隨著出國留學熱潮的興起，出國人員對英文成績檔案的需求不斷增長。成績檔案翻譯是高校檔案館服務的新領域。文章從成績檔案翻譯的現狀出發，闡明了檔案工作“貴在于活、重在于用”，研發翻譯管理軟件，能夠實現成績檔案翻譯的快、準、真。簡言之，英文成績檔案的制作要規范，管理要科學，服務要人性。

關鍵詞：成績檔案翻譯；翻譯軟件

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1002-4107（2014）11-0075-02

在經濟全球化、教育國際化等背景下，出國留學人員越來越多，據統計，我國出國留學人數2011年34萬人，2012年40萬人，2013年41萬人，出國人數逐年增長。近幾年，黑龍江大學辦理英文成績（單）檔案的數量也越來越大，具有階段性集中申請辦理特點，每年辦理人數呈現明顯增長趨勢（如下圖所示）。

為了更好、更快、更多地為師生、社會提供學籍檔案翻譯利用服務，拓寬檔案工作服務的輻射面，高校檔案館及工作人員應與時俱進，加大館藏資源開發利用，擴展服務范圍，提高服務水平。

一、成績檔案翻譯——服務的新領域

英文成績檔案是留學人員必不可少的材料，英文成績的高低關系著錄取大學的好壞，國外大學依據學生成績來決定資助學生獎學金的等級，隨著出國留學學子的增多，英文成績檔案的需求迅速增長。學生成績檔案是高校檔案館極為重要且具特色的檔案之一。2008年教育部和國家檔案局聯合簽署的第27號令《高等學校檔案管理辦法》第32條規定，“高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構”；第30條規定，“加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件，與原件具有同等效力”。由此，為出國申請者翻譯制作英文成績檔案成為高校檔案館的重任。如何科學管理、有效開發利用學生成績檔案資源是擺在高校檔案館及工作人員面前的重要課題，也是高等教育諸多變化發展對檔案館業務發展、檔案信息資源開發所帶來的機遇與挑戰。學生英文成績檔案翻譯制作已經成為高校檔案館不可忽視但需更加重視的服務性工作。

二、規范工作程序

“服務是檔案工作的永恒主題，提供利用是檔案工作發展的不竭動力”[1]。材料真實是檔案工作的靈魂，為此，要做到以下幾點。

（一）歸口管理，各司其職

檔案館制定一個規范的英文成績（單）檔案辦理流程圖或辦理須知，公布在檔案館宣傳欄或網站上，以便需求者查詢了解，方便廣大師生。對于畢業生學籍檔案材料由保存機構檔案館歸口管理和提供利用。對于在校生，學生可以由教務處、研究生院負責科室出具有效中文成績單，檔案館參照在校生中文成績單進行英文成績單翻譯制作，實現成績（單）檔案出口的特定性和提供利用的統一性。

（二）多人參與，專人專崗

從工作實踐來看，一位檔案工作人員負責受理登記、調卷審核與交付；一位檔案工作人員負責收費、齊封、蓋章；一位檔案工作人員負責翻譯制作與校對英文成績檔案，實現“統一完備的格式，準確無誤的科目成績”[2]，規范準確的課程翻譯。實現職責清晰，多人參與，相互監督，杜絕失真。

（三）人文關懷，重在育人

若一線教師的天職是教書，那么高校檔案翻譯工作人員的職責就是嚴格管理、真誠服務，與教師共同踐行“教書育人、管理育人、服務育人”這一“三育人”的神圣使命。個別畢業生或家長，從外地而來辦理英文成績檔案翻譯利用，路途遙遠，時間緊迫，優先辦理意愿強烈。秉著以人為本的理念，加急辦理所需事項。通過嚴格管理，引導學生樹立嚴謹的學風和誠信的意識，通過熱心服務，拉近彼此距離，留下母校的關愛。

三、翻譯管理軟件的運用策略

依據中文成績單，通過中英文課程名稱庫（EXCEL）進行課程查找，確定庫內所對應英文課程名稱，復制到目前WPS英文成績檔案模板下，效率比人工錄入有所提高，但面對階段性的大量需求者，凸顯效率低下，易出差錯，耗時費力，體現了黑龍江大學檔案館在學生學籍檔案開發利用方面存在一定的滯后。以學校教務處提供的畢業生電子成績單（EXCEL）和現有中英文課程名稱庫（EXCEL）為基礎，運用計算機數據庫等技術研發翻譯管理軟件是形勢所需。

（一）軟件研發思路

筆者單位檔案館擬與計算機學院聯合開發，檔案館負責研發構想，計算機學院科協指導教師與學生研發團隊提供技術支持。以成績（單）檔案是否有電子版形式為研發參照，依據（1998級至2009級）本科畢業生電子成績單和98級以前往屆本科畢業生、雙學位雙專業本科畢業生、在校本科生、碩士畢業生紙質成績單為研發路徑。前者通過計算機技術發揮軟件的查找匹配功能，實現電子成績單和課程庫的有效對接，自動生成英文成績單。后者紙質版形式成績單實現轉換英文成績單過程，近期解決路徑是短期內，參照前者電子版中文成績單轉換模式，先將中文成績單課程名稱、分數、學分等錄入到EXCEL當中，通過軟件端口，將EXCEL中成績信息導入軟件，與前者操作相同，實現自動生成英文成績（單）檔案。

（二）軟件模塊介紹

一是翻譯模塊，具體而言，體現本科生、碩士生等類別，涵蓋學校名稱、學生姓名、學號、院系、專業、部門印章等基本信息，實現課程名稱、成績、學分的導入、生成功能。二是查詢模塊，提供按姓名、學號、院系、專業等檢索和排序功能，實現對查詢結果的查看、修改與刪除。三是課程模塊，通過此模塊實現對課程名稱、課程代碼的添加、修改等，不斷豐富既有的課程庫，實現與中文成績單最大程度的匹配。四是管理模塊，包含用戶管理、權限設置、參數設置等功能。

（三）翻譯軟件的功用

通過翻譯軟件的應用，除了極少部分課程需要檔案翻譯人員根據需要進行課程的添加和修改之外，其他信息基本上不做任何改動，翻譯人員節省了大量的英文課程名稱查找時間、翻譯時間與排版時間，提高了翻譯工作的效率。軟件應用彰顯了規范性好、準確度高、可行性強優勢，提高了工作效率與服務水平。軟件可以實現英文成績檔案的查詢、保存、另存功能，學生辦理過英文成績檔案翻譯后，一定時期內需要增加翻譯份數，可以按姓名等基本信息查詢再次打印，實現方便、快捷、高效。

（四）翻譯軟件應用后要解決的問題

一是隨著社會發展和市場需求的變化，教學改革不斷深入，課程頻繁調整，課程名稱不斷新增，選修課程比例大幅增多，補充完善課程數據庫非一日之功，給成績翻譯工作增添了難度，對優質高效服務提出了挑戰，翻譯工作人員通過請教相關教師、網絡查找比對等方式及時維護課程庫。二是短期內在校本科生等類別學生紙質成績單翻譯制作首先需要人工錄入分數等信息到EXCEL中，然后導入軟件端口，實現自動生成。而上述人工錄入工作若由翻譯工作人員實現，工作量巨大，建議由申請者在校學生本人到校園網成績查詢平臺查找復制到EXCEL中或勤工助學崗位學生協助處理完成。三是待時間和條件允許、技術成熟情況下，檔案館與教務處、研究生院共享成績管理系統，實時讀取學生相關信息，通過共享，可以直接導出、下載在校生電子版成績單，然后實現自動生成英文成績單。

總之，翻譯制作是學籍檔案開發利用的關鍵，本文是筆者在工作實踐中對英文成績（單）檔案翻譯制作工作的體會與思考，以期探索英文成績檔案翻譯的科學有效方法，促進學生檔案利用工作，發揮學校成績信息資源價值。

參考文獻：

[1]范秀琴.談如何提高檔案利用服務——以翻譯、制作學

籍檔案中英文成績表為例[J].內蒙古科技與經濟，

2010，（1）.

[2]李清，嚴建南.高校出國學生成績檔案利用的思考[J].

檔案與建設，2003，（9）.endprint

摘 要：隨著出國留學熱潮的興起，出國人員對英文成績檔案的需求不斷增長。成績檔案翻譯是高校檔案館服務的新領域。文章從成績檔案翻譯的現狀出發，闡明了檔案工作“貴在于活、重在于用”，研發翻譯管理軟件，能夠實現成績檔案翻譯的快、準、真。簡言之，英文成績檔案的制作要規范，管理要科學，服務要人性。

關鍵詞：成績檔案翻譯；翻譯軟件

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1002-4107（2014）11-0075-02

在經濟全球化、教育國際化等背景下，出國留學人員越來越多，據統計，我國出國留學人數2011年34萬人，2012年40萬人，2013年41萬人，出國人數逐年增長。近幾年，黑龍江大學辦理英文成績（單）檔案的數量也越來越大，具有階段性集中申請辦理特點，每年辦理人數呈現明顯增長趨勢（如下圖所示）。

為了更好、更快、更多地為師生、社會提供學籍檔案翻譯利用服務，拓寬檔案工作服務的輻射面，高校檔案館及工作人員應與時俱進，加大館藏資源開發利用，擴展服務范圍，提高服務水平。

一、成績檔案翻譯——服務的新領域

英文成績檔案是留學人員必不可少的材料，英文成績的高低關系著錄取大學的好壞，國外大學依據學生成績來決定資助學生獎學金的等級，隨著出國留學學子的增多，英文成績檔案的需求迅速增長。學生成績檔案是高校檔案館極為重要且具特色的檔案之一。2008年教育部和國家檔案局聯合簽署的第27號令《高等學校檔案管理辦法》第32條規定，“高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構”；第30條規定，“加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件，與原件具有同等效力”。由此，為出國申請者翻譯制作英文成績檔案成為高校檔案館的重任。如何科學管理、有效開發利用學生成績檔案資源是擺在高校檔案館及工作人員面前的重要課題，也是高等教育諸多變化發展對檔案館業務發展、檔案信息資源開發所帶來的機遇與挑戰。學生英文成績檔案翻譯制作已經成為高校檔案館不可忽視但需更加重視的服務性工作。

二、規范工作程序

“服務是檔案工作的永恒主題，提供利用是檔案工作發展的不竭動力”[1]。材料真實是檔案工作的靈魂，為此，要做到以下幾點。

（一）歸口管理，各司其職

檔案館制定一個規范的英文成績（單）檔案辦理流程圖或辦理須知，公布在檔案館宣傳欄或網站上，以便需求者查詢了解，方便廣大師生。對于畢業生學籍檔案材料由保存機構檔案館歸口管理和提供利用。對于在校生，學生可以由教務處、研究生院負責科室出具有效中文成績單，檔案館參照在校生中文成績單進行英文成績單翻譯制作，實現成績（單）檔案出口的特定性和提供利用的統一性。

（二）多人參與，專人專崗

從工作實踐來看，一位檔案工作人員負責受理登記、調卷審核與交付；一位檔案工作人員負責收費、齊封、蓋章；一位檔案工作人員負責翻譯制作與校對英文成績檔案，實現“統一完備的格式，準確無誤的科目成績”[2]，規范準確的課程翻譯。實現職責清晰，多人參與，相互監督，杜絕失真。

（三）人文關懷，重在育人

若一線教師的天職是教書，那么高校檔案翻譯工作人員的職責就是嚴格管理、真誠服務，與教師共同踐行“教書育人、管理育人、服務育人”這一“三育人”的神圣使命。個別畢業生或家長，從外地而來辦理英文成績檔案翻譯利用，路途遙遠，時間緊迫，優先辦理意愿強烈。秉著以人為本的理念，加急辦理所需事項。通過嚴格管理，引導學生樹立嚴謹的學風和誠信的意識，通過熱心服務，拉近彼此距離，留下母校的關愛。

三、翻譯管理軟件的運用策略

依據中文成績單，通過中英文課程名稱庫（EXCEL）進行課程查找，確定庫內所對應英文課程名稱，復制到目前WPS英文成績檔案模板下，效率比人工錄入有所提高，但面對階段性的大量需求者，凸顯效率低下，易出差錯，耗時費力，體現了黑龍江大學檔案館在學生學籍檔案開發利用方面存在一定的滯后。以學校教務處提供的畢業生電子成績單（EXCEL）和現有中英文課程名稱庫（EXCEL）為基礎，運用計算機數據庫等技術研發翻譯管理軟件是形勢所需。

（一）軟件研發思路

筆者單位檔案館擬與計算機學院聯合開發，檔案館負責研發構想，計算機學院科協指導教師與學生研發團隊提供技術支持。以成績（單）檔案是否有電子版形式為研發參照，依據（1998級至2009級）本科畢業生電子成績單和98級以前往屆本科畢業生、雙學位雙專業本科畢業生、在校本科生、碩士畢業生紙質成績單為研發路徑。前者通過計算機技術發揮軟件的查找匹配功能，實現電子成績單和課程庫的有效對接，自動生成英文成績單。后者紙質版形式成績單實現轉換英文成績單過程，近期解決路徑是短期內，參照前者電子版中文成績單轉換模式，先將中文成績單課程名稱、分數、學分等錄入到EXCEL當中，通過軟件端口，將EXCEL中成績信息導入軟件，與前者操作相同，實現自動生成英文成績（單）檔案。

（二）軟件模塊介紹

一是翻譯模塊，具體而言，體現本科生、碩士生等類別，涵蓋學校名稱、學生姓名、學號、院系、專業、部門印章等基本信息，實現課程名稱、成績、學分的導入、生成功能。二是查詢模塊，提供按姓名、學號、院系、專業等檢索和排序功能，實現對查詢結果的查看、修改與刪除。三是課程模塊，通過此模塊實現對課程名稱、課程代碼的添加、修改等，不斷豐富既有的課程庫，實現與中文成績單最大程度的匹配。四是管理模塊，包含用戶管理、權限設置、參數設置等功能。

（三）翻譯軟件的功用

通過翻譯軟件的應用，除了極少部分課程需要檔案翻譯人員根據需要進行課程的添加和修改之外，其他信息基本上不做任何改動，翻譯人員節省了大量的英文課程名稱查找時間、翻譯時間與排版時間，提高了翻譯工作的效率。軟件應用彰顯了規范性好、準確度高、可行性強優勢，提高了工作效率與服務水平。軟件可以實現英文成績檔案的查詢、保存、另存功能，學生辦理過英文成績檔案翻譯后，一定時期內需要增加翻譯份數，可以按姓名等基本信息查詢再次打印，實現方便、快捷、高效。

（四）翻譯軟件應用后要解決的問題

一是隨著社會發展和市場需求的變化，教學改革不斷深入，課程頻繁調整，課程名稱不斷新增，選修課程比例大幅增多，補充完善課程數據庫非一日之功，給成績翻譯工作增添了難度，對優質高效服務提出了挑戰，翻譯工作人員通過請教相關教師、網絡查找比對等方式及時維護課程庫。二是短期內在校本科生等類別學生紙質成績單翻譯制作首先需要人工錄入分數等信息到EXCEL中，然后導入軟件端口，實現自動生成。而上述人工錄入工作若由翻譯工作人員實現，工作量巨大，建議由申請者在校學生本人到校園網成績查詢平臺查找復制到EXCEL中或勤工助學崗位學生協助處理完成。三是待時間和條件允許、技術成熟情況下，檔案館與教務處、研究生院共享成績管理系統，實時讀取學生相關信息，通過共享，可以直接導出、下載在校生電子版成績單，然后實現自動生成英文成績單。

總之，翻譯制作是學籍檔案開發利用的關鍵，本文是筆者在工作實踐中對英文成績（單）檔案翻譯制作工作的體會與思考，以期探索英文成績檔案翻譯的科學有效方法，促進學生檔案利用工作，發揮學校成績信息資源價值。

參考文獻：

[1]范秀琴.談如何提高檔案利用服務——以翻譯、制作學

籍檔案中英文成績表為例[J].內蒙古科技與經濟，

2010，（1）.

[2]李清，嚴建南.高校出國學生成績檔案利用的思考[J].

檔案與建設，2003，（9）.endprint

摘 要：隨著出國留學熱潮的興起，出國人員對英文成績檔案的需求不斷增長。成績檔案翻譯是高校檔案館服務的新領域。文章從成績檔案翻譯的現狀出發，闡明了檔案工作“貴在于活、重在于用”，研發翻譯管理軟件，能夠實現成績檔案翻譯的快、準、真。簡言之，英文成績檔案的制作要規范，管理要科學，服務要人性。

關鍵詞：成績檔案翻譯；翻譯軟件

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1002-4107（2014）11-0075-02

在經濟全球化、教育國際化等背景下，出國留學人員越來越多，據統計，我國出國留學人數2011年34萬人，2012年40萬人，2013年41萬人，出國人數逐年增長。近幾年，黑龍江大學辦理英文成績（單）檔案的數量也越來越大，具有階段性集中申請辦理特點，每年辦理人數呈現明顯增長趨勢（如下圖所示）。

為了更好、更快、更多地為師生、社會提供學籍檔案翻譯利用服務，拓寬檔案工作服務的輻射面，高校檔案館及工作人員應與時俱進，加大館藏資源開發利用，擴展服務范圍，提高服務水平。

一、成績檔案翻譯——服務的新領域

英文成績檔案是留學人員必不可少的材料，英文成績的高低關系著錄取大學的好壞，國外大學依據學生成績來決定資助學生獎學金的等級，隨著出國留學學子的增多，英文成績檔案的需求迅速增長。學生成績檔案是高校檔案館極為重要且具特色的檔案之一。2008年教育部和國家檔案局聯合簽署的第27號令《高等學校檔案管理辦法》第32條規定，“高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構”；第30條規定，“加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件，與原件具有同等效力”。由此，為出國申請者翻譯制作英文成績檔案成為高校檔案館的重任。如何科學管理、有效開發利用學生成績檔案資源是擺在高校檔案館及工作人員面前的重要課題，也是高等教育諸多變化發展對檔案館業務發展、檔案信息資源開發所帶來的機遇與挑戰。學生英文成績檔案翻譯制作已經成為高校檔案館不可忽視但需更加重視的服務性工作。

二、規范工作程序

“服務是檔案工作的永恒主題，提供利用是檔案工作發展的不竭動力”[1]。材料真實是檔案工作的靈魂，為此，要做到以下幾點。

（一）歸口管理，各司其職

檔案館制定一個規范的英文成績（單）檔案辦理流程圖或辦理須知，公布在檔案館宣傳欄或網站上，以便需求者查詢了解，方便廣大師生。對于畢業生學籍檔案材料由保存機構檔案館歸口管理和提供利用。對于在校生，學生可以由教務處、研究生院負責科室出具有效中文成績單，檔案館參照在校生中文成績單進行英文成績單翻譯制作，實現成績（單）檔案出口的特定性和提供利用的統一性。

（二）多人參與，專人專崗

從工作實踐來看，一位檔案工作人員負責受理登記、調卷審核與交付；一位檔案工作人員負責收費、齊封、蓋章；一位檔案工作人員負責翻譯制作與校對英文成績檔案，實現“統一完備的格式，準確無誤的科目成績”[2]，規范準確的課程翻譯。實現職責清晰，多人參與，相互監督，杜絕失真。

（三）人文關懷，重在育人

若一線教師的天職是教書，那么高校檔案翻譯工作人員的職責就是嚴格管理、真誠服務，與教師共同踐行“教書育人、管理育人、服務育人”這一“三育人”的神圣使命。個別畢業生或家長，從外地而來辦理英文成績檔案翻譯利用，路途遙遠，時間緊迫，優先辦理意愿強烈。秉著以人為本的理念，加急辦理所需事項。通過嚴格管理，引導學生樹立嚴謹的學風和誠信的意識，通過熱心服務，拉近彼此距離，留下母校的關愛。

三、翻譯管理軟件的運用策略

依據中文成績單，通過中英文課程名稱庫（EXCEL）進行課程查找，確定庫內所對應英文課程名稱，復制到目前WPS英文成績檔案模板下，效率比人工錄入有所提高，但面對階段性的大量需求者，凸顯效率低下，易出差錯，耗時費力，體現了黑龍江大學檔案館在學生學籍檔案開發利用方面存在一定的滯后。以學校教務處提供的畢業生電子成績單（EXCEL）和現有中英文課程名稱庫（EXCEL）為基礎，運用計算機數據庫等技術研發翻譯管理軟件是形勢所需。

（一）軟件研發思路

筆者單位檔案館擬與計算機學院聯合開發，檔案館負責研發構想，計算機學院科協指導教師與學生研發團隊提供技術支持。以成績（單）檔案是否有電子版形式為研發參照，依據（1998級至2009級）本科畢業生電子成績單和98級以前往屆本科畢業生、雙學位雙專業本科畢業生、在校本科生、碩士畢業生紙質成績單為研發路徑。前者通過計算機技術發揮軟件的查找匹配功能，實現電子成績單和課程庫的有效對接，自動生成英文成績單。后者紙質版形式成績單實現轉換英文成績單過程，近期解決路徑是短期內，參照前者電子版中文成績單轉換模式，先將中文成績單課程名稱、分數、學分等錄入到EXCEL當中，通過軟件端口，將EXCEL中成績信息導入軟件，與前者操作相同，實現自動生成英文成績（單）檔案。

（二）軟件模塊介紹

一是翻譯模塊，具體而言，體現本科生、碩士生等類別，涵蓋學校名稱、學生姓名、學號、院系、專業、部門印章等基本信息，實現課程名稱、成績、學分的導入、生成功能。二是查詢模塊，提供按姓名、學號、院系、專業等檢索和排序功能，實現對查詢結果的查看、修改與刪除。三是課程模塊，通過此模塊實現對課程名稱、課程代碼的添加、修改等，不斷豐富既有的課程庫，實現與中文成績單最大程度的匹配。四是管理模塊，包含用戶管理、權限設置、參數設置等功能。

（三）翻譯軟件的功用

通過翻譯軟件的應用，除了極少部分課程需要檔案翻譯人員根據需要進行課程的添加和修改之外，其他信息基本上不做任何改動，翻譯人員節省了大量的英文課程名稱查找時間、翻譯時間與排版時間，提高了翻譯工作的效率。軟件應用彰顯了規范性好、準確度高、可行性強優勢，提高了工作效率與服務水平。軟件可以實現英文成績檔案的查詢、保存、另存功能，學生辦理過英文成績檔案翻譯后，一定時期內需要增加翻譯份數，可以按姓名等基本信息查詢再次打印，實現方便、快捷、高效。

（四）翻譯軟件應用后要解決的問題

一是隨著社會發展和市場需求的變化，教學改革不斷深入，課程頻繁調整，課程名稱不斷新增，選修課程比例大幅增多，補充完善課程數據庫非一日之功，給成績翻譯工作增添了難度，對優質高效服務提出了挑戰，翻譯工作人員通過請教相關教師、網絡查找比對等方式及時維護課程庫。二是短期內在校本科生等類別學生紙質成績單翻譯制作首先需要人工錄入分數等信息到EXCEL中，然后導入軟件端口，實現自動生成。而上述人工錄入工作若由翻譯工作人員實現，工作量巨大，建議由申請者在校學生本人到校園網成績查詢平臺查找復制到EXCEL中或勤工助學崗位學生協助處理完成。三是待時間和條件允許、技術成熟情況下，檔案館與教務處、研究生院共享成績管理系統，實時讀取學生相關信息，通過共享，可以直接導出、下載在校生電子版成績單，然后實現自動生成英文成績單。

總之，翻譯制作是學籍檔案開發利用的關鍵，本文是筆者在工作實踐中對英文成績（單）檔案翻譯制作工作的體會與思考，以期探索英文成績檔案翻譯的科學有效方法，促進學生檔案利用工作，發揮學校成績信息資源價值。

參考文獻：

[1]范秀琴.談如何提高檔案利用服務——以翻譯、制作學

籍檔案中英文成績表為例[J].內蒙古科技與經濟，

2010，（1）.

[2]李清，嚴建南.高校出國學生成績檔案利用的思考[J].

檔案與建設，2003，（9）.endprint