淺析醫院檔案管理現代化的重要性

蔡希凡

摘 要：21世紀信息時代技術高速發展，其信息數字化及由此提出數字信息的管理模式，深刻影響著檔案管理的全過程。醫院檔案是醫院整個發展歷史的真實寫照和原始記錄，記載著醫療、科研、教學等工作中形成的文件、圖表、錄音、錄像、盤片等各種類和各種載體的檔案。醫院檔案反映了醫院在不同歷史時期醫療和科研水平發展情況、人才和固定資產變化情況，記載了不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是醫院歷史和現實的見證，是醫院的寶貴財富，而檔案管理信息化建設做為醫院發展管理體系中不可或缺的組成部分，必然占有越來越重要的地位，發揮越來越重要的作用。

關鍵詞：醫院檔案管理 現代化 重要性

中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）06（a）-0165-02

由于檔案管理的特點在于它的原始性強，所以現階段我國部分醫院還存在著傳統的以手工管理為主的方式進行檔案管理工作，嚴重制約檔案管理的工作效率，主要表現為以下幾個方面。

（1）傳統紙質檔案管理不易保存，容易丟失腐蝕等。在防霉、防蛀、對破損的紙張的修裱加固、還有對擴散字跡的恢復等方面的保護上面做工作，加上一些縮微、復印等復制檔案工作。雖然紙質檔案在管理中存在諸多漏洞，但現今在檔案館中仍占據主要地位，因為它具有電子檔案所不具備的原始性能與真實性，但是，紙質檔案的唯一性、客觀性、可靠性、易損性等特點，這些紙質檔案的失去或損壞，就意味著記憶的斷裂、缺失了原始憑證，對于檔案管理人員和企事業單位都是一項不可彌補的損失。

（2）紙質檔案的保護性管理難度大且復雜。傳統檔案是以紙張、磁帶、膠卷等為儲存方式，這些存儲方式信息量少，占用空間大，對庫房管理有嚴格的要求：室內溫度要達到14 ℃～20 ℃，相對濕度應在50%至60%之間，還需要有效的防護措施如：防火、防水、防潮、防霉等“八防”防護性措施[1]。而電子檔案大部分是磁性材料，其存儲信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長度以及空間占用都很小，對檔案庫房的管理與存放的很方便，并不特別要求檔案管理場地的面積，只需要注意防磁防潮，防止病毒感染。

（3）傳統的紙質管理模式檢索慢，嚴重影響工作速度。著錄卡片、目錄是以手工檢索為中心，不僅在編制階段占用大量工作時間，連檢索過程也非常繁瑣。而手工的檔案查詢方式是需要逐層地打開再逐項觀察查詢更顯得獲取信息和速度傳遞的緩慢，不僅需要增加人力，也需要耗費大量紙張。在計算機作為辦公設備的情況下，電子文件要從文書轉化為儲存檔案的過程中，無需分類，組卷，因為在人性化的計算機軟件可以幫助管理者從任何角度方向進行分類、組合、檢索，讓文件之間的時間、來源、內容、形式等歷史聯系能被充分地表現出來，不需要對檔案的分類、組卷，也不存在案卷這一基本單位了。

（4）原始檔案管理模式需要占用大量庫存空間。醫院檔案具有種類繁多，信息復雜等特點。醫院原始紙質檔案分為四個部分，第一是日常應用溝通的文書檔案、照片檔案、人事檔案；第二是具有法律效力需專門保管的病歷檔案和司法簽定檔案；第三是數據精確相對專業的財務檔案、基建檔案、設備檔案、藥品目錄檔案；第四是科研檔案、X光膠片檔案、病理切片檔案、各種設備檢查圖文檔案、實物檔案、聲像檔案和利用計算機磁盤、數據等形成的電子檔案。各種各樣的檔案材料需要大量的庫房面積才能進行存放，但是如果運用一些數字化檔案材料就能節省大量的儲存空間，減少消耗。現代科技中的電子信息存儲無論是用磁盤、磁帶還是光盤都具有高密度性，其存儲量是以往各種信息介質所無法比擬，特別是具有“海量存儲”之稱的光盤，這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放[2]。

（5）電子檔案信息有更高的可共享性。傳統檔案由于受原件的制約，在同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案，且要身到現場；但現代化檔案管理可以人在異地，在同一時間，多人不受空間的限制，同時共享同一信息，在實現了局域網和上了互聯網后，人們在辦公室、家中就可以利用檔案信息了，甚至現在的電話會議，辦公會議等，也可以多人多地點同時進行信息共享和查閱資料，更好地體現管理者的水平，節省了時間、人力、精力等。

實現醫院檔案管理現代化不僅是適應大時代變革的要求，更是輔助院內各科室做好工作的重要保障。檔案管理現代化即使非常方便，但是卻對傳統的管理模式提出不小的挑戰，具體有以下幾點需要管理者注意的。

（1）檔案管理人員的素質直接影響檔案管理的水平，要加強檔案管理人員的素質教育。要設立專員從事檔案管理工作，不能身兼多職，定期派送檔案管理人員去上級單位學習先進的管理知識，加大業務培訓，及時調整檔案管理新方向，適應新的工作需要，制定信息化建設的規劃和目標，加大投入，吸引、培養醫院檔案管理專業型人才，做好人才儲備工作，打好檔案管理工作基礎，出色的管理人員是做好信息化管理的重要保障；有良好的政治思想素質是作為檔案管理人員的重要關鍵。檔案是每個企事業單位的重要財富，涉及企事業單位的重要機密，所以，檔案工作者必須具有高度的責任感、事業心、正確的政治思想方向，要有正確的人生觀、價值觀，世界觀等，忠誠黨和人民的事業，還要有較高的政治鑒別能力，這些必備的素質都是作為檔案管理人員的最基本要求。

（2）配備先進的高科技信息化設施是實現檔案管理信息化的重要基礎。醫院管理者要加大財力投入，配備計算機、掃描儀器、軟件系統等，用計算機等設備儲存整個醫院的各種檔案材料，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，加快了工作效率。運用數碼相機或掃描儀把一些儀器設備的外形等圖文資料輸入計算機輔助系統進行處理，再進行日常檔案資料的管理[3]，對一些圖片進行更方便的資料查詢修改等工作，且可打印多份出來，逐步完善對檔案資料的管理，微機管理可以設置密碼等，有一整套安全可靠的檢索系統，無論是對醫院本身查找資料，還是對其他查閱檔案的人都會快捷而準確，同時也增加了檔案的保密度。

（3）只有信息化管理才能體現醫院檔案管理的多元化，實現檔案管理真正的輔助作用。醫院檔案管理信息數據化、網絡化技術和應用與臨床各科的緊密結合、融入和發展。醫院的檔案內容包括：正常的文書資料、還有復雜的病例、病程記錄、光片、膠片報告、基建、設備、藥學等多元化的檔案資料，必定只有運用高科技的信息化管理，與人性化的軟件設備才能高效率地做做好工作，給管理者有效可靠的真實數字依據。也必將帶動醫院新一輪觀念的變革，從而開拓視野，在提高醫療服務質量的同時，更加醫院自身管理水平的提高，為醫院整體素質的飛躍注入活力。

（4）建立健全檔案管理機制，進一步規范醫院檔案管理工作。為使檔案更好的為醫院管理服務，需建立健全檔案管理制度，根據《檔案法》，結合醫院實際，要制定《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》等一系列規章制度，這些規章制度給檔案管理簡歷了長效機制，使醫院檔案管理工作有法可依、有規可循、有據可查，對一些特定特殊的檔案材料也有相應的保護制度，并制定了目標管理責任制，促進了醫院檔案管理工作的規范化。

綜上所述，隨著社會的不斷進步與發展，信息的日新月異，關系著人民群眾身體健康的醫院也將發生改革，因此我國順應時代要求，在各級醫院如火如荼地進行著醫療衛生體制改革和社會醫療保險制度的改革，對醫院的管理工作提出了更大的挑戰。醫院檔案管理在時代變革的浪潮中也必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟步伐。提高新時期下檔案工作的整體水平，以滿足社會進步和醫院發展對檔案管理的不斷提高的要求，為建設有中國特色的社會主義醫院檔案事業、為更好的服務于社會主義和諧社會建設作出貢獻。

參考文獻

[1] 彭濤.電子檔案與紙質檔案的管理比較[J].山西科技，2002（1）.

[2] 張曉莉.探索醫院檔案管理信息化建設[J].中國市場，2008（26）.

[3] 萬睿，祁風義.淺談高校儀器設備檔案現代化管理[J].科技廣場，2007（2）.endprint