淺析企業電子檔案管理

摘 要：隨著科學技術的發展，計算機技術得到快速的普及，計算機成為人們工作和生活離不開的重要工具。在這種情況下，計算機技術得以應用到企業檔案管理工作中，這有效的提高了檔案工作的效率，使檔案管理的水平得到較大程度的提升，企業檔案管理工作開始向電子化方向轉化。本文從企業電子檔案管理的優越性入手，對當前我國企業電子檔案管理的現狀進行了分析，并進一步對加強企業電子檔案管理的具體措施進行了闡述。

關鍵詞：企業電子檔案 管理 優越性 現狀 措施

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）06（a）-0159-01

隨著信息技術的快速發展，電子檔案得到快速的發展起來，其主要是利用磁性介質及計算機磁盤來實現對檔案信息資源的存儲，具有通用性，而且易于保管和利用。數字檔案與紙存檔案存在著明顯的不同，其與客觀存在的檔案實體具有明顯的區別，數字檔案是通過字節和比特方式使檔案信息得以在計算機網絡上進行流動，從而可以確保用戶可以隨時對自己所需要的檔案信息進行查詢和使用。

1 企業電子檔案管理的優越性

在傳統的檔案管理工作中，主要是以手工抄寫和整理的方式來完成的，工作效率十分低下，整理費時、不易保存、查閱困難，不利于檔案的高效利用。為了有效的提高工作效率，將計算機網絡和信息技術應用到檔案管理中，不僅降低了工作人員的勞動強度，同時提高了工作效率和對檔案信息的利用。主要優勢表現在如下幾個方面。

1.1 信息處理速度快

電子檔案的工作方式主要是將相關的初始信息錄入到電腦中，以文字或者圖片掃描的方式都可，然后在計算機中應用設置好的程序對其進行處理。快速的實現了對檔案資料的整理、統計分析以及歸檔等工作。降低了人工操作的失誤，節省時間，提高工作效率。

1.2 查閱方便

將檔案信息錄入后，自動生成目錄和文獻檢索，對檔案進行自動分類整理，完成編排工作。在查閱檔案信息時，只需要輸入關鍵詞，就可以快速的查閱到相關信息，省去了查找的時間。

1.3 存儲穩定

傳統的檔案管理需要將大量的紙質檔案進行存放，不僅浪費空間，還需要適宜的環境。電子檔案的存儲比較穩定，只需要存儲在光盤、U盤或者存儲卡等載體中即可，受到外界環境的影響較小，存儲時間長，具有較強的穩定性。

1.4 實現了信息的高效利用

在以往的檔案管理工作中，如果需要查閱檔案信息，需要提取紙質檔案，不僅費時，而且不利于檔案的保管。電子檔案的信息化，通過網絡信息平臺，可以實現信息共享。通過閱讀權限的開通，可以對檔案信息進行遠程操作，提高了檔案的利用效率，減少了查找和傳遞的繁瑣。

1.5 信息補錄方便

在檔案管理工作中，有些檔案信息需要不斷的完善和補充，在傳統的檔案管理方式中，就需要將紙質檔案拆卷后重新整理，不僅浪費時間，而且程序繁瑣。在數字數電子檔案管理中，只需要輸入關鍵詞，查閱到對應的檔案，然后對其進行編輯即可，省時省力，提高了工作效率。

1.6 提高檔案工作者的工作效率

以往的檔案管理方式工作內容繁瑣，任務量大，耗時耗力，檔案管理者根本沒有時間去學習新的業務知識，更沒有精力研究對檔案的利用。電子檔案的高效利用將工作人員從繁重的工作中解脫出來，提高了工作效率。工作人員就可以學習更多的專業知識，提高對檔案的利用效率。

2 當前我國企業電子檔案管理的現狀

2.1 電子檔案管理普及率低

盡管計算機在國內企業中運用頻繁普及度廣，但大多是用在會議辦公，企業部門與部門之間的溝通或者會議通知事物等方面，在企業檔案管理方面運用的很少。即使有些企業運用了電子計算機技術管理檔案，也僅僅限于檔案目錄管理很少深入應用。

2.2 對電子檔案管理缺乏重視

很多企業的檔案管理人員，對制作好的文件、圖片打印復制完后很少想起電子保存，對文件、圖片多次備份更罕見。時長日久，企業電腦中的信息不斷被刪除、覆蓋或者修改或者由于電腦的各種故障硬盤信息數據丟失，這樣檔案便不完整失去了整理管理的價值。

2.3 電子檔案自身存在缺陷

企業電子檔案的儲存方式一般是磁盤、磁性介質等方式，這些儲存方式比較復雜，一旦儲存介質發生損壞時很容易造成檔案信息丟失、覆蓋等現象。同時電子檔案的安全性比較低，大部分企業電子檔案沒有標準統一的存放位置導致企業檔案存放隨意，加上電子檔案的開放性，使電子檔案很容易被竊取、修改或者惡意刪除。

3 加強企業電子檔案管理的具體措施

3.1 構建電子檔案管理體系的構建

電子檔案管理若在企業檔案管理中普及，須企業領導充分認識電子檔案的優勢，對其給予高度重視并加快建立完善的企業電子檔案信息化規范體系。然后，在領導的高度重視下將企業電子檔案管理體系構建落到實處，使之名副其實。加快建設企業的電子檔案管理，使企業檔案部門的管理數字化、電子化，使各項管理、技術規范嚴格，使電子檔案管理普及企業的各個角落。

3.2 加強電子檔案的控制和管理

首先，要進行使用權限的審核。應根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應依據使用者的需求，對其利用權限進行確認后，再進行拷貝制作。并應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。最后，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效管理。系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據。

3.3 建立檔案安全保障體系

建立健全檔案安全保障體系是維護企業電子檔察安全的需要，檔案安全保障體系包括檔案載體安全、檔案信息安全、電子檔案載體安全、檔案信息網絡安全等各個方面。隨著信息技術和辦公自動化的不斷發展，維護電子檔案安全已成為企業檔案管理的重要內容。為此，企業應加強檔掌安全保障體系建沒，確保各項檔案安全管理措施落到實處。

3.4 提高企業檔案管理者的信息素質

由于電子檔案管理是一項專業性極強，內容繁雜，需要通過實踐積累豐富管理經驗的工作，所以要避免過于頻繁的人員流動，保持電子檔案管理工作的長期性、延續性。其次是企業應加強對檔案管理人員的培訓工作，使其更好的掌握信息技術和計算機技術和，從而更好的適應企業電子檔案發展的要求。

4 結語

當今我們處于信息化的時代，信息化已在我們生活中無所不在，同時也是企業檔案管理工作的重要發展方向。目前企業檔案管理電子化和信息化的實現，有效的提高了企業檔案管理的工作效率，為檔案工作的發展提供了必要指導信息，特別是在當前新形勢下，企業更應為檔案管理提供必要的設備和人才的培養環境，從而加快企業檔案信息化的實現。

參考文獻

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