開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐與思考

劉麗華

[摘 要]隨著社會(huì)信息化的不斷發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域的工作形式都發(fā)生了變化。尤其是對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，提高其數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程迫在眉睫。因?yàn)樵诰唧w的檔案管理工作中，檔案管理的內(nèi)容和形式都發(fā)生了變化，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化可以有效地提高檔案工作的效率和社會(huì)利用率。本文主要通過(guò)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐等方面進(jìn)行了深入地闡述，希望給相關(guān)的檔案管理工作人員提供一定的借鑒和參考。

[關(guān)鍵詞]檔案工作；檔案數(shù)字化；檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案的數(shù)字化進(jìn)行和計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及是分不開(kāi)的，而且也為檔案工作帶來(lái)了很大的方便?？梢哉f(shuō)，檔案的數(shù)字化建設(shè)是符合時(shí)代發(fā)展潮流，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容。因此，只有采用先進(jìn)的技術(shù)手段，才能從根本上促進(jìn)檔案數(shù)字化的進(jìn)程，完善其社會(huì)服務(wù)功能。而且，我國(guó)已經(jīng)頒布了相關(guān)的法律來(lái)對(duì)檔案建設(shè)提出新的要求。所以，要對(duì)檔案工作的重要性進(jìn)行深入地認(rèn)識(shí)，才能開(kāi)始進(jìn)行檔案數(shù)字化的規(guī)劃。

1.充分認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性

1.1實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化可以促進(jìn)檔案管理工作的有效進(jìn)行。傳統(tǒng)的檔案信息還存在著一定的局限性，管理人員的思維和管理模式也相對(duì)較為封閉。但是自從實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化，可以最大限度地進(jìn)行檔案信息的采集，拓寬了范圍，提高了利用率，強(qiáng)化了檔案的管理和服務(wù)的基本職能。另一方面也可以對(duì)檔案資源進(jìn)行合理的配置，提高管理的高效性。

1.2增強(qiáng)檔案的數(shù)字化是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。對(duì)檔案進(jìn)行收集和保管的場(chǎng)所主要是檔案館，檔案館中的檔案信息浩如煙海，而且其價(jià)值較高。實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化就可以在一定程度上提高檔案信息的共享率，而且能夠更加方便的為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及決策者提供相關(guān)的信息；檔案的數(shù)字化也體現(xiàn)出了檔案管理的進(jìn)程。在原始的檔案管理工作中，檔案信息的載體主要以紙質(zhì)為主，對(duì)檔案進(jìn)行管理主要就是對(duì)紙質(zhì)的信息進(jìn)行保存。而且在保管的過(guò)程中還會(huì)出現(xiàn)一些物理反應(yīng)或者是化學(xué)反應(yīng)，對(duì)檔案信息造成一定的影響。但是隨著檔案的數(shù)字化的發(fā)展，信息載體發(fā)生了明顯的變化，主要為磁盤(pán)、光盤(pán)等?，F(xiàn)如今電子檔案也被廣泛應(yīng)用，所以對(duì)檔案信息進(jìn)行收集和整理的最好方式就是實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化。所以說(shuō)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，也是順應(yīng)檔案管理工作不斷更新發(fā)展的需要。

1.3檔案的數(shù)字化滿足了社會(huì)的需求。在現(xiàn)如今的社會(huì)發(fā)展中，由于生活節(jié)奏的不斷加快，要求人們對(duì)檔案信息的利用速度也在不斷提高。尤其是一些經(jīng)濟(jì)條件和交通條件不發(fā)達(dá)的地區(qū)，對(duì)于自身檔案的查閱存在著一定的難度。但是如果檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或者是其他較為便捷的傳送方式，獲取相關(guān)的檔案信息，不僅節(jié)省了時(shí)間，更能提高工作效率。除此之外，一些外商或者是投資者，他們對(duì)檔案信息的了解程度有限，因此必須要對(duì)其進(jìn)行充分了解之后才可以做出投資決策。但是傳統(tǒng)的檔案管理工作無(wú)法滿足這一需求，因此，對(duì)于檔案的數(shù)字化水平提出了較高的要求。

2.檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

2.1.推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多、亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為，對(duì)這一問(wèn)題取得共識(shí)是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2.2數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平。檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙都可能造成系統(tǒng)的梗阻。

2.3有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。目前，檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的是：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接形成開(kāi)放的分布式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。

3.檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟

3.1建立檔案數(shù)據(jù)。第一步，輸入文件級(jí)目錄。把館藏檔案的文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。檔案館內(nèi)婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案使用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實(shí)行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。

3.2建立檔案局（館）網(wǎng)站。檔案局網(wǎng)站應(yīng)與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享，在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱、政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽、展示本地兩個(gè)文明建設(shè)的成果等；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心，提供全文查詢，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開(kāi)，營(yíng)造有利于當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。

4.總結(jié)

綜上所述，對(duì)于我國(guó)的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化是一項(xiàng)較為長(zhǎng)期的工作，而且其復(fù)雜程度也很高，因此在進(jìn)行具體的工作時(shí)，不能急于求快，要制定相關(guān)的工作規(guī)劃，找到工作的重點(diǎn)，而且要突出時(shí)效性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

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