高校檔案復雜性探析

韓建剛+崔偉+張安勇+付海龍+紀朝斌

[摘 要]高校檔案不僅見證了高校的歷史變遷，也是高校可持續發展的重要信息來源。面對高校檔案來源應用和發展等方面呈現出的復雜性。只有充分提高認識，才能完善高校檔案的建立、保存和利用；面對新的發展機遇與挑戰，才能把握發展方向、創新工作思路。

[關鍵詞]高校檔案；高校；復雜性；發展

高校檔案保存了高校發展的歷史資料和在發展過程中形成的科研成果、高校檔案工作是全國檔案事業重要組成部分，也是高等教育事業的重要組成部分，其來源廣泛、內容豐富、類型多樣，呈現出較為明顯的復雜性。為有效發揮高校檔案的作用，本文試從高校檔案來源、環境、管理、應用、保存、發展等六個方面探析高校檔案的復雜性。

1.高校檔案來源的復雜性

1.1高校檔案來源于學校的教學、科研、教師、學生、管理、人事、財務和建設等項活動中，涉及部門和人員較多，大多數高校實行基層部門兼職檔案管理員收集材料并歸檔立卷，因為基層部門領導重視程度不一樣和兼職檔案管理人員的配備上較為隨意，從而造成檔案材料積壓、歸檔立卷不及時；歸檔材料殘缺不全，如正件和附件不全，批復和請示缺項；良莠不分致使檔案流失嚴重；檔案管理松散，統計數據不確切等等，種種不良現象的出現造成高校檔案的復雜性。

1.2高校檔案來源于紙質、膠片、聲像和數字等形式，由于基層部門兼職檔案管理員的專業和技術水平不高或者說跟不上時代的發展步伐，造成對紙質檔案較為重視，而大量的膠片、聲像和數字形式的檔案不能有效歸檔立卷，甚至不知道如何存檔，造成光盤、錄音、錄像、縮微、照片等形式的載體檔案流失嚴重，這些也形成高校檔案的復雜性。

2.高校檔案環境的復雜性

2.1高校檔案是教學科研、人才培養、社會服務等活動的記錄，既服務于高校發展又面對國內外檔案事業的發展，由此形成其面對環境的復雜性。高校檔案管理工作是高校事業發展的組成部分，但在有些高校卻被邊緣化，使檔案工作難有較大發展，雖然也有高校如中國人民大學、武漢大學、云南大學等25所高校可以招收檔案管理專業的統招碩士研究生甚至博士研究生，能順應甚至引領高校的發展趨勢，但大多數高校檔案管理事業的發展仍顯滯后。高校檔案也是浩瀚無垠社會檔案不可或缺的一部分，雖然所占比例不是很大，但其記錄學科發展和職業發展方面的檔案材料又有不可替代的作用，應以自身的獨特價值服務于社會，融入社會檔案大集體。

2.2高校檔案包括檔案的產生、收集、整理、鑒定、匯編、選編、編研和利用等環節，涉及歷史學、法學、文獻學、管理學、哲學、心理學、組織學、社會學、經濟學、哲學、教育學、生態學等許多復雜的知識，而且與人文、倫理、法律、信息等學科有著廣泛的交叉[1]，并依托計算機技術與網絡對數據進行挖掘和統計分析，建立相互融合、交叉運用、科學有效的檔案管理體系，完成這一切需要調配和利用綜合的技術力量和管理力量，但高校檔案館（室）無力實現，由此形成了高校檔案的復雜性。

2.3高校檔案不可避免的面對氣候的變化、自然災害和人為災害的發生，氣候多變、災害頻繁發生對高校檔案是個嚴峻的考驗[2]，應提前準備詳實周全的應急預案，這是高校檔案儲存環境的復雜性。

3.高校檔案管理的復雜性

3.1高校檔案的管理人員是高校檔案管理的主角，也是最為復雜的成分[3]，是保證高校檔案有序可持續發展的保障，建立或者說打造一支素質高、業務精的團隊過程復雜，但是必不可少的，這需要引進人才或學科帶頭人，培養現有檔案人員職業技能和信息科學技術及現代化設備的操作技術；對各部門、各學院的兼職檔案管理員多強調檔案管理意識、定期舉辦業務知識培訓班，學習高校檔案政策和檔案工作的新方法、新知識、新技能，提高專職和兼職檔案人員的綜合素質。高校檔案工作的優劣，不僅取決于檔案人員的綜合素質的高低，也取決于檔案管理人員的工作積極性和工作激情，提高檔案管理人員的綜合素質，調動其工作積極性和主動性，是實現高校檔案利用價值和服務職能的基本要求。

3.2高校檔案已經或正在加強信息化管理，利用現代化的信息技術和手段，加大數字化檔案比例包括存量檔案數字化和文件數字化；充分利用遠程網絡技術實現高校檔案數據、資料和知識等終端機查詢，真正做到檔案管理的網絡化與信息化；把高校檔案管理融合到高校辦公自動化系統，對各部門、各學院的檔案資料跟蹤管理，促進高校檔案管理工作實現便捷、規范、及時和有效，提高高校檔案管理工作的效率和質量。以上三個方面信息化管理的落實絕非易事，是非常復雜的漫長過程，但也是高校檔案發展的方向。

3.3高校檔案必須提供真實、可靠、可信及有價值的信息，確保出具信息的原始性、真實性、客觀性和法律性。[4]檔案的客觀真實性是檔案價值的根基和靈魂，也附托了檔案界的情感，但高校檔案形成過程檔案內容往往摻雜著不真實的東西，如何達到存真求實，就必須對檔案材料有所核對、有所取舍、有所選擇，同時，高校檔案管理人員要堅守自己的職業道德、樹立法律意識，不借用工作之便出具假證據。杜絕內容虛假或失實檔案是非常復雜的事情，絕非一朝一夕之功，只有靜心認真對待檔案工作、加強管理，才能確保檔案的真實性、客觀性高于其他資料，才能得到高校和社會的肯定和認可。

4.高校檔案應用的復雜性

4.1.學校規章制度和發展規劃的制定。學校規章制度和發展規劃的制定必須具有延續性，還必須在學科布局、梯隊建設、結構調整、資源配置、宏觀調控等方面要有較強的可操作性、戰略性、宏觀性、指導性和超前性，代表高校近期和遠期的發展方向和目標。學校規章制度和發展規劃的設計要以高校現實發展狀況為基礎，借鑒學校發展的歷史經驗，制定出切實可行的方案和措施，保證規章制度和發展規劃的落實。

4.2高校校風、教風和學風的延續。高校校風、教風和學風是靠一輩輩實踐者傳承下來的，實踐者借助檔案信息和耳濡目染的熏陶延續老一輩的精神、追求和理念，經過集體的長期努力所形成的。校風一旦形成，就會以穩定性和持久性及排他性的特點存在，以一種強大的、內在的精神力量使人受到陶冶和啟迪，對學校產生廣泛而又深遠的影響。教風是高校教師良好的道德素質、高度責任感、敬業精神、嚴謹治學態度和求實作風高度概括的體現，是對青年教師無形的鞭策和激勵，鼓勵青年教師潛心鉆研、與時俱進、嚴謹篤學，感受到教學的責任重大。校風正，則教風和學風好，教風和學風好，校風必然正，校風、教風和學風有著緊密的聯系。

4.3校園文化建設的積淀。校園文化中蘊含著一定的情感，寧靜而致遠，能消除浮躁和功利，高校檔案是校園文化建設的積淀，在校園文化建設中具有激勵、創新、導向等功能[5]。校園環境能夠展現學校文化底蘊、歷史淵源和精神面貌，是學校校風、教風和學風的外在表現，并能營造獨特育人環境。所以學校在校園文化建設中，應充分查考、利用檔案，準確地掌握相關信息，讓校園環境的建設，處處體現學校的人文精神和歷史發展軌跡，使靜態的草木和建筑彰顯生命的活力，達到文化美、自然美、歷史美和建筑綠化美的相得益彰。

5.高校檔案保存的復雜性

5.1紙質檔案的保存

5.1.1妥善保存，增加紙質檔案的壽命。隨著人民群眾法律意識的提高，人們對紙質檔案的利用率日益提高，但是紙質檔案受自然環境或者說保存環境影響較大，保護不當可發生不可逆轉的變化甚至消失，直接造成檔案信息的不確定性。紙質檔案構成簡單主要就是紙張和字跡，所以應重點防護紙張的發黃、變脆、蟲蛀、霉變和字跡的褪變、擴散等，結合紙張和字跡的理化性質，紙質檔案的保存環境要做到溫濕度的適宜、避免光線照射和空氣污染、通風、防蟲霉等，如果保護得當，紙質檔案可以經過幾百年甚至上千年不會發生太大的變化。

5.1.2轉化形式，備份保存紙質檔案。紙質檔案具有內容直觀、信息穩定、真實可靠的優勢，但查詢和保存耗時費力，為方便查詢和保存、提高利用價值應對紙質檔案進行備份保存，目前常用的紙質檔案備份形式有電子備份、縮微備份、仿真復制件、數字信息等，大多以光盤、磁盤、縮微膠片、數據庫等作為備份載體。

5.2現代載體檔案的保存在日常工作中經常產生的照片檔案、錄音錄像檔案、光盤檔案和機讀檔案等等形式的現代載體檔案都可以進行數字化加工轉儲。

5.3數字檔案的保存隨著科技的進步不論紙質檔案還是現代載體檔案都可轉化為數字檔案保存，數字檔案主要靠網絡實現共享，但數字檔案面臨復雜網絡環境、人為惡意破壞、防護保障技術不夠等的嚴重威脅，為適應信息時代發展的需要，加強數字檔案安全保障體系的構建與管理顯得尤為重要[6]，數字安全保障體系主要包括三個層面，一是信息加密，就是對檔案信息通過密碼算術對數據進行轉化，必須通過密碼重新轉變才可以讀取，目前通行信息加密技術有近200種方法，但大體可以歸為常規算法（也叫私鑰加密算法或對稱加密算法）和公鑰加密算法（也叫非對稱加密算法）兩類。二是信息確認，就是嚴格限制檔案信息共享的范圍，只有信息確認正確才能有效利用檔案資源，防止數字檔案信息被黑客非法仿造、篡改、加掛、偽造假冒等。三是網絡管控，網絡是把“雙刃劍”，網絡具有門檻低、分布廣、更新快、應用便捷等優點。

6.高校檔案發展的復雜性

高校檔案工作不僅僅是檔案的收集、整理和編研，而是把檔案作為一個學科和一項科研來對待，將高校檔案的編研、查詢、利用和保存等工作引向講臺和學術領域，與時俱進，追求卓越，向國際檔案事業發展的前沿看齊，這就要求高校檔案發展的方向必須多元化。一是變被動保管為主動參與校園和社會文化資源建設，成為文化建設的主導者。二是從保守服務轉變為文化宣傳，走上講臺、走進媒體、利用博客、微信和論壇撰寫、分享、評價、討論、宣傳檔案里的故事。三是由邊緣部門走向學校中心，通過多元化展示顯現檔案的信息，利用高校檔案資源建立多元化展示平臺如校史館、專題展覽、網絡視頻等吸引學生和教師的興趣，提高檔案人員自身的價值和專業認同感，吸引更多的人士參與檔案管理，豐富檔案資源。四是從單項靜態數據轉化為多向動態可用資源，提高檔案資源的有效利用率。

參考文獻：

[1]張安勇，李敏，嚴瑛.檔案學跨學科研究探析[J].蘭臺世界，2013（26）：54-55.

[2]黃霄羽，張斌.以創新應對變化，以發展追求認同—第17屆國際檔案大會評析[J].檔案學通訊，2013（1）：4-7.

[3]楊韶妍.網絡環境下高校檔案信息化建設探析[J].傳承，2011，-11-28

[4]丁華東.論檔案記憶的真實性和客觀性[J].檔案管理，2012（6）：24-26.

[5]杜玉蘭.高校檔案與大學校園文化建設—從物質文化、制度文化、精神文化角度[J].常州大學學報（社會科學版），2012，13（4）：33-35.

[6]劉艷鳳淺談數字檔案安全保障體系的構建與實施[J].黑龍江檔案，2013（3）：73.