淺談會計檔案的功能與管理

張秀芹

[摘 要]會計檔案在油田生產建設中，有其重要的作用。會計檔案的收集、整理、保管、銷毀、利用都必須遵循國家財政部和國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》及其實施辦法。

[關鍵詞]會計檔案；功能；管理

一、會計檔案的定義

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。會計賬簿是以會計憑證為依據，全面地、連續地、科學地記錄和反映各項經濟業務的簿籍。會計報表是用統一的貨幣計量單位，反映企事業、機關單位在一定時期內的經濟活動和財務收支情況的報告文件。

二、會計檔案的特點和功能

（一）會計檔案的特點

專業性：會計檔案是經濟活動和財務收支過程中的產物，與會計工作活動密切相關。

廣泛性：從形成會計檔案的部門與單位來看，凡是具備單獨會計核算的單位，都會形成會計檔案。

嚴密性：會計檔案形成過程具有嚴密性，一環扣一環，聯系緊密，在反映經濟活動與財務收支方面缺一不可。

（二）會計檔案的功能

為國家經濟建設、企業原油上產進行決策，對宏觀經濟進行監督管理，提供真實可靠的信息。為研究財政經濟、歷史和發展提供可靠史料。古人早已確切地道出了預算的重要性，因此做好企業全面預算管理是非常重要的。

三、科學管理檔案

（一）集中統一管理

集中統一管理本單位形成的全部檔案，是企業檔案工作的基本原則，是檔案法律法規對企業檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎。

（二）收集齊全

“巧婦難為無米之炊”，做好檔案的收集工作，是確保檔案齊全、完整、準確、系統的基礎。要做好收集工作，檔案人員必須熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好檔案形成過程中各個環節、采取各項有力措施，做好企業檔案的收集工作，檔案的歸檔率、完整率、準確率、查全率、查準率才有可能達到高標準。

四、檔案工作信息化

檔案工作信息化是促進企業信息資源全面收集、整合、開發的重要基礎，通過檔案信息化建設，能夠實現對企業信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持企業決策和各級信息服務，潛在的經濟和社會效益難以估算。而檔案信息化的基礎是檔案工作的標準化，沒有經過標準化整理的檔案不可能實現信息化。因此企業檔案部門要認真學習有關檔案工作標準，為檔案工作信息化創造條件。

五、強化檔案保管條件及措施

加強檔案保護，包括對紙質檔案、電子檔案的保護：一是對紙質檔案，要加強庫房“八防”設施的配備，使檔案庫房做到防火、防盜、防高溫、防濕、防光、防蟲、防有害氣體、防塵的安全防護要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、丟失現象及各類事故的發生；二是對電子檔案，一方面要采取必要的措施，加強對電子檔案的載體保護，另一方面要加強對電子檔案的信息保護。

六、檔案信息開發利用

檔案工作人員要學習計算機和信息管理化知識，提高信息共享水平，創造更多有利于方便查閱者利用的條件。

通過對有關數據的分析，了解檔案的自身價值和潛在的利用資源，最大限度地發揮檔案的價值和作用，開展檔案利用跟蹤服務。

七、檔案的鑒定銷毀

隨著石油企業的發展，會計檔案數量的急劇增長，檔案庫容趨于飽和，面臨檔案數量的無限增長與有限的保存能力之間的矛盾，鑒定檔案時必須考慮的。

檔案保管和提供利用這個過程本身就是為了追求某種效益，所以檔案若不能滿足企業的需求，那么保管檔案就變成了無效勞動。特別是在市場經濟發展的今天，在檔案部門財力有限，庫房緊張的狀況下，更需轉變只重社會效益而忽視經濟效益的觀念和做法，在對到期會計檔案的鑒定銷毀工作中重視保管費用等因素，積極開展鑒定銷毀活動，這對優化館藏，提高效益具有重要意義。

八、完善檔案管理制度

逐步建立健全企業會計檔案管理制度的實施細則，運用各種不同類型的手段和方式利用好企業會計檔案信息資源，充分發揮網絡時代的電子會計檔案信息優勢，提高企業會計檔案利用效率，為企業領導決策服務，逐步使企業會計檔案走入正軌。

會計檔案管理的法規規范制度不完善，不準確，作為檔案工作的根本法律對企業檔案包括會計檔案工作做出了明確的法律規定，會計法二十三條規定：各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報表和其他會計資料應當建立檔案、妥善保管，對財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》第三條指出，各級人民政府和檔案行政部門共同負責會計檔案的指導、監督和檢查。

九、檔案管理存在的問題

會計檔案數量不斷增長，載體形式不斷增多，會計檔案由于是在企業生產經營中不斷產生，隨著企業生產規模的擴展，外部市場的增加，經營活動的持續發展和時間的推延，企業積累的會計檔案數量迅速膨脹，特別是會計憑證，給檔案管理帶來難題，即便想銷毀也不能“直接鑒定”，不夠保管期限，再就是由于企業機構頻繁改制、重組、撤銷、破產導致一部分會計檔案無法歸口管理。

十、提高檔案人員綜合素質

提高會計檔案管理水平領導重視是搞好會計檔案管理工作的重要前提和關鍵，擇優選聘，要將那些有責任心、有經驗、有專長、業務能力強的會計人員選聘到會計檔案管理崗位。通過他們良好的職業道德和敬業精神，提高會計檔案管理水平。對會計檔案管理人員設立獎懲措施，獎勤罰懶，通過競爭激勵機制的引入，使會計檔案管理人員的業務水平、綜合素質不斷提高。

總之，做好會計檔案的管理工作是我們的首要任務，只有檔案管理工作做好了，才能運用好我們的檔案，讓它在企業生產經營中發揮應有的作用。

參考文獻：

[1]張華國，《現代經濟信息刊物》2009年第19期

[2]馬玉昆，《工業技術經濟》2002年第1期