綜合檔案室管理初探

宋文琦

[摘 要]隨著社會主義市場經濟的不斷完善和發展，人們的檔案意識也不斷增強，對檔案工作的地位和作用的認識也逐漸深入，對綜合檔案室的檔案工作也提出了更新更高的要求。各級綜合檔案室要隨著檔案工作的不斷發展，切實做好綜合檔案室的建設工作。

[關鍵詞]綜合檔案管理；基礎設施建設素質；現代化管理

隨著社會主義市場經濟的不斷完善和發展，人們的檔案意識也不斷增強，對檔案工作的地位和作用的認識也逐漸深入，對綜合檔案室的檔案工作也提出了更新更高的要求。各級綜合檔案室要隨著檔案工作的不斷發展，切實做好綜合檔案室的建設工作。

一、加強對綜合檔案室工作的領導

各級行政部門要根據《檔案法》等有關文件，認真貫徹執行中央和國務院關于檔案工作的方針、政策和制度，用戰略的眼光和現代管理的觀念，制定符合檔案管理工作的法律法規，以便統一遵循。各個系統、行業都要遵循檔案集中統一管理的原則，制定適合本行業檔案形成的特點，內容成分，制定本部門檔案管理的保管期限表。加強檔案工作的宣傳，使廣大的人民群眾真正認識到檔案工作的意義和作用，從中發揮檔案應有的效用。積極支持檔案部門工作，促進和提高綜合檔案室建設工作。各級各類檔案室的工作都離不開領導的大力支持和幫助，為檔案部門解決一些必備設備和用品，以便順利地開展檔案工作。

二、檔案管理人員應具備的業務素質

檔案工作是一項專業性很強的工作，作為一名檔案工作者，必須熟知與檔案工作密切的專業理論知識。

首先，要系統學習檔案管理學，掌握檔案專業知識是做好檔案工作的前提。隨著檔案工作的不斷改進和提高，檔案學科的知識也在進一步的探索和擴展，同時要掌握相關學科的知識，如電子計算機應用技術，現代化管理離不開計算機，檔案室工作正在朝著現代化管理方向發展，所以要求我們檔案工作者要全面掌握與檔案學科相關的專業知識。

其次，要有堅定的政治信念。檔案工作者必須具有良好的政治素質，必須有堅定的政治信念。要樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，恪守檔案工作紀律，貫徹執行《檔案法》，嚴守黨和國家的機密。要熱愛自己所從事的檔案工作，有高度的責任心，有濃厚的學習與工作興趣，要樹立全心全意為人民服務思想，甘當默默無聞的奉獻者，任勞任怨、愛崗敬業、埋頭苦干、盡心盡責地做好檔案工作。

最后，要樹立信息意識。在信息化社會，檔案作為信息資源的組成部分，檔案工作者應增強對其信息性的認識程度，提高辨別水平和處理能力，增強開發檔案信息資源的意識，滿足社會各方面對檔案信息日益增長的需求。還要樹立市場意識，在市場經濟環境下，找準位置，發揮作用，根據信息市場的需求，優化服務措施，提高服務質量，積極開發檔案信息，主動與市場經濟接軌，以直接或間接的方式參與為市場經濟服務。檔案部門只有樹立起良好的社會服務意識才能最有效地提高社會的檔案意識，檔案的價值才有可能最大限度地發揮其作用。

三、加強檔案室的基礎設施建設和現代化管理

綜合檔案室建設工作應有一定物質條件作保證，各個機關、企事業單位，要投入資金為檔案部門購置一些必要的設備，有利于開展檔案工作，檔案室的庫房建設應列入各個單位基本建設規劃，逐步改善工作條件，以保證檔案的完整與安全。檔案事業發展要與社會發展同步，與辦公自動化水平的提高相協調，檔案工作在信息化時代的發展必須依靠現代科技。

電子計算機具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度讀入、存儲和輸出數據。因此，檔案工作的檔案資料統計、庫存管理、編目與檢索及檔案系統的行政管理均可以運用計算機技術，實現微機化管理。當前，在這方面還存在很大差距，計算機管理系統功能實現的目標運行機制還只限于檔案室內部的案卷級和文件級的編制、統計與檢索等基礎性管理上，系統功能結構設計單一，缺乏綜合處理技術能力。隨著歸檔數量的增加，檔案利用量也將成倍增長，必須加快檔案管理技術的現代化進程。逐步運用現代技術，實現檔案的高密存儲，以節省儲存空間、保護原件、方便傳遞和運用。根據各種檔案的特點，采用先進的庫房設備和檔案保護技術以維持檔案的完整、安全并延長其壽命。

四、要完善檔案管理制度和措施

建立健全檔案管理的規章制度是搞好檔案工作的重要保證。根據國家檔案局有關文件材料歸檔的要求，結合本部門檔案形成的規律，特別要充分認識科技檔案的重要性，逐步形成嚴格的立卷歸檔制度，如科技檔案、科研檔案。保護科研成果，是各個課題組的研究工作是否有自主的知識產權、是否有專利保護、是否侵犯了他人的權利都可在科技檔案中得以驗證。

科技檔案完整的保存，即在維護本部門的知識產權中發揮了作用，更對科研項目負責人和參加者有重要意義，根據本單位的實際情況，借鑒先進的管理方法，制定檔案工作規范、檔案分類編目方法、歸檔范圍及辦法、保管期限、收集、借閱等管理規章制度，逐步加以完善。這些規章制度將有效地提高檔案管理水平，促進檔案管理工作規范化、科學化、標準化，提高檔案工作效率，有力地推動檔案工作的發展。

五、檔案的收集與歸檔

管理好檔案的重要環節是收集檔案。檔案的收集工作是提供利用工作的基礎，檔案的收集工作就是按照有關規定，通過接收制度和專門收集辦法，把分散在各科室和個人手中及散失在社會等其他地方的檔案，集中統一到綜合檔案室。

根據檔案的特點，制定了各類檔案管理制度。檔案室制度建立以后，幾年來收到了較好的效果，系統規范地把各種文件材料收集起來，使歸檔工作真正做到制度化、規范化。

目前，隨著計算機的普及與應用，文檔一體化的速度進一步加快，檔案工作者應當認真貫徹執行國家有關電子文件歸檔和電子檔案管理的規定與標準，探索一條符合本單位實際情況的電子文件和電子檔案管理辦法，加快檔案信息化進程。