試述對印章檔案管理方法

嚴(yán)銳

[摘 要]從古代的皇室玉璽到當(dāng)代的單位印章，我國自古就有使用印章的傳統(tǒng)。印章具有不可替代的獨(dú)特效用。然而，一直以來，有關(guān)印章及印章檔案的管理并示引起廣泛重視。改善印章檔案管理的辦法，加強(qiáng)對管理工作的過程控制，能有效提升印章和印章檔案的管理效果。本文從印章檔案的含義、基本方法、管理存在的問題及應(yīng)對措施幾方面展開論述。

[關(guān)鍵詞]印章；印章檔案；管理方法

印章檔案與聲像檔案、名譽(yù)檔案等一樣屬于實(shí)物檔案，可能有人對于印章檔案是否需要存在疑問，就比如廢舊印章，認(rèn)為它本身已失去效力，即使銷毀也不會產(chǎn)生不良影響。然而事實(shí)上，我們不能忽視一枚印章的效力，它既是權(quán)力的象征，又是一種信物，它是一個機(jī)關(guān)、單位或組織的憑證標(biāo)記，是某種行政行為或商業(yè)行為發(fā)揮作用的憑證，具有一定的法律效力。

1、印章檔案的基本含義

國家檔案局2008年頒布的《印章檔案整理規(guī)則》指出：印章檔案是國家機(jī)關(guān)、社會組織和個人在從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、文化教育等社會活動中形成和使用過的印章，是一種具有特殊載體形態(tài)并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術(shù)鑒賞等方面有特殊價值的檔案。對印章檔案的正確管理與保存將直接關(guān)系到印章檔案的文史研究、藝術(shù)價值的繼承與發(fā)揚(yáng)。

2、印章檔案管理基本方法

管理印章檔案，要遵照印章檔案的形成規(guī)律，整理與分類要集中進(jìn)行，要區(qū)分好各印章檔案的價值；印章收集之后要確保數(shù)量齊全，整理印章檔案時，必須遵守真實(shí)性和完整性的原則；檔案歸類和整理印章檔案時方法應(yīng)當(dāng)科學(xué)規(guī)范；檔案整理完全后，應(yīng)當(dāng)使用可靠的材料保護(hù)檔案，確保檔案能夠完整且長久的保存。

（1）對已收入檔案管理部門進(jìn)行保管的印章應(yīng)登記造冊，按照每枚印章收進(jìn)的先后順序、類型、作用進(jìn)行正確分類并填寫印章交接表。在編制印章目錄時，要以簡明實(shí)用為原則，目錄大致可分為順序號、印章名稱、制發(fā)機(jī)關(guān)、啟用時間、廢止時間、上交部門、收入時間、數(shù)量、交接人簽名、備注等內(nèi)容。

（2）在登記目錄的同時，每個印章要預(yù)留印模（蓋在對應(yīng)的順序號上）。制作印模時，還要注意一些問題：凡是使用到的工具和材料必須保持清潔；印泥臺以及攪拌用的工具必須為非金屬工具；蓋制印模需要掌握好壓制力度，最好一次成型。蓋出的印模應(yīng)當(dāng)是文字清晰、圖形完整。印模裝盒時，需要按照排列順序，或者按照印章規(guī)格的不同，確定盒內(nèi)印章數(shù)量，排列時一般按照從上到下，從左到右擺放。最好能用不干膠把順序號貼在圖章的實(shí)體上，這樣今后查找、管理印章檔案會更加方便。

（3）廢舊印章一般使用較久、印泥較厚，字跡模糊不清。收進(jìn)前可將印章放進(jìn)裝有清洗劑溶液的容器中，浸泡一小段時間之后再用軟毛刷子刷洗印章各個面，凹陷處難以清洗的部分，可以用細(xì)小而尖的竹簽祧洗，等到印章徹底洗凈后放置在陰涼通風(fēng)處晾干即可。清洗時要選擇恰當(dāng)?shù)南礈靹乐箤τ≌略斐刹豢赏炀鹊臍摹Ｔ谇逑磿r，也有幾點(diǎn)需要注意：在清除印章上的污物時，要盡量保證印章的完整不變形；清洗后的印章，印面和邊款的圖案與字跡應(yīng)當(dāng)完整清晰；在使用易燃有機(jī)溶劑進(jìn)行清洗時要注意防火；竹簽清洗印章凹陷面的污物時要輕拿輕挑，避免損壞印章表面；印章清洗前期不宜浸泡太久，防止印章老化。

3、印章檔案管理存在的問題及措施

（1）在實(shí)際工作中，各類印章因?yàn)槭褂眯ЯΑ⒂猛竞蛯徟鷻?quán)限，往往分散于各個部門，容易造成“各自為政”、管理失控的局面。行之有效的辦法是指定文檔部門專職負(fù)責(zé)所有印章的核準(zhǔn)、刻制、領(lǐng)取、交接和監(jiān)督使用。印章啟用時，文檔部門統(tǒng)一建立“印章備案登記表”，將印模、啟用日期、保管部門、保管人等重要信息備份、登記在案；印章在交由其它業(yè)務(wù)部門使用保管期間，文檔部門負(fù)責(zé)跟蹤和監(jiān)督印章交接、作廢和銷毀情況，并在“印章備案登記表“上及時記錄相關(guān)信息。爭取從源頭上實(shí)現(xiàn)對各枚印章的備案管理，從而使印章的安全管理和有效監(jiān)控成為可能，由此形成的動態(tài)登記表作為印章管理檔案材料，歸檔保存。

（2）印章檔案的收集范圍力求完整。印章檔案的收集工作并不復(fù)雜，主要?dú)w檔材料范圍包括：印章備案信息表（包含印章啟用、保管、交接、銷毀等過程信息）；蓋章審批材料（包括印章使用審批表和使用登記表等）；印章實(shí)物；其它相關(guān)資料（如印章交接清單、憑證和刻制申請表等）。我們在收集檔案的時候，要盡可能把相關(guān)材料收集齊全。

（3）印章檔案的保管價值和期限要區(qū)別對待。不同類型的印章效力也有所區(qū)別，具有不同的法律和檔案價值。一般而言，除法人單位公章基于其特殊法律效力，形成的重要檔案材料需要永久保存歸檔外，其它類型的印章及其形成的檔案材料列為短期保管較為適宜。當(dāng)然，我們也要根據(jù)實(shí)際情況來判斷。

（4）杜絕濫用印章權(quán)限，印章備案制度不可或缺。印章因其特殊性往往隱含著法定的權(quán)威性，為了杜絕某些違法亂紀(jì)行為的發(fā)生，每一枚印章的各種權(quán)限都必須進(jìn)行嚴(yán)格控制，印章檔案制作過程應(yīng)當(dāng)全程受到管理。對于那些不需要?dú)w檔的印章，比如已經(jīng)受損嚴(yán)重或者僅在一般性事務(wù)性工作中才使用的印章，要及時銷毀并填寫印章銷毀登記表，將銷毀的登記表及時歸檔。

4、結(jié)束語

嚴(yán)格制作印章檔案、加強(qiáng)印章檔案的管理具有許多現(xiàn)實(shí)意義，既可以杜絕印章職權(quán)的濫用，又可以切實(shí)存檔入檔，讓每一枚印章都有檔可依。施行建檔存檔查檔機(jī)制，更有利于把握好每一份印章檔案的來龍去脈。所以說印章檔案作為一種特殊檔案的存在，它不僅僅是文書檔案、名譽(yù)檔案等各類型其他檔案的補(bǔ)充，又可以從印章檔案的變遷看到印章持有的單位和個人的發(fā)展和改革，這必然是其他形式的檔案所不能替代的，是檔案收集中不能忽視的環(huán)節(jié)。

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