基于企業檔案信息化建設的思考

楊卓青

[摘 要]結合企業實際情況，介紹了企業檔案信息化建設的意義，指出了存在的不足，并提出相應的策略，其中包括提高思想認識、健全規章制度、重視資源開發、完善基礎工作、規范建設標準、重視人才培養等方面，希望能夠為具體工作提供指導。

[關鍵詞]企業；檔案信息化；建設；規章制度；建設標準

1.引言

檔案建設是企業不可忽視的一項重要工作，隨著信息技術的發展和進步，企業檔案信息化建設步伐加快，并取得較大進步。但在資金、制度、人員等因素的制約下，該項工作仍然存在不足。因此，結合企業的實際情況，探討分析企業檔案信息化建設存在的不足，并提出相應的策略無疑具有重要的現實意義。

2.企業檔案信息化建設的意義

2.1實現檔案信息數字化。改變傳統紙質檔案形式，加快檔案數字化進程，將企業以前的紙質檔案通過掃描轉為數字化形式，這樣既方便查詢，也便利保管，確保檔案信息的安全。另外還要在企業內部全面推行電子公文，促進檔案以電子文件為主，在進行檔案接收時就是數字化形成，提高檔案信息資料的數字化水平。

2.2實現檔案利用網絡化。在公司內部，檔案利用推行網絡化服務，在互聯網支持下可以申請查詢和借閱，管理員審核申請之后將檔案借出，在保證檔案信息安全的情況下，能夠利用非涉密檔案，滿足實際工作的需要，也有利于確保檔案利用的安全。整個借出和利用過程不需要在檔案室查詢，大大方便了對檔案信息資料的利用，提高利用效率。

2.3實現檔案檢索自動化。傳統檔案檢索存在效率低下，工序繁瑣的缺陷。而檔案信息化建設使這種情況得到根本轉變。在計算機的支持下，可以實現多角度的檢索，不僅加快了速度，還提高了工作效率，大大便利的檔案信息的查詢和檢索。

3.企業檔案信息化建設存在的不足

3.1信息化建設不平衡。企業對檔案信息化建設的認識程度不一樣，有些企業重視該項工作，并且取得了較大進步，但有些企業忽視這項工作，檔案信息化建設滯后。另外，在開展檔案信息化建設的企業中，也由于資金、技術、人員等的差異，信息化建設規模存在不一致的情況。規模大，資金充足，效益好的企業在這方面取得較大成效，而規模小，資金缺乏、效益差的企業在檔案信息化建設方面落后。

3.2缺乏資金技術支持。從整體上看，企業對檔案信息化的認識不足，基礎工作沒有落實到位，檔案信息化建設程度低。一些企業資金匱乏，專業人才較少，不愿意在這方面增加相應的投入，研究工作不到位，數字化信息資源少，影響檔案信息化建設水平的提高。

3.3規劃與管理不到位。對檔案信息化建設缺乏相應的規劃，沒有明確信息化建設的目的，在制度、資金、人員等方面沒有做出合理的安排，相關的投入不足。另外，缺乏健全完善的管理制度，管理措施不到位，管理人員的水平較低，影響檔案信息化建設。

4.企業檔案信息化建設的策略

4.1認識信息化建設意義。企業的相關領導應該轉變思想觀念，充分認識檔案的重要地位，認識加強檔案信息化建設的重要意義。在進行管理和決策的時候，離不開檔案的參考作用。因此，企業必須重視在這方面加大資金投入，推進檔案數字化建設進程，完善管理制度，加強信息服務網絡建設，更好的提高檔案信息化建設水平。

4.2健全相關的規章制度。通過完善規章制度，更好的規范和約束電子檔案管理各項工作，防止出現混亂的局面。企業需要考慮自身實際情況，制定規章制度，包括電子檔案搜集制度、集中管理制度、歸檔制度、查詢和借閱制度，更好的約束和規范各項工作。建立工作人員的日常管理行為規范，建立責任制，明確各工作人員在檔案信息化建設和管理的職責，完善工作人員考核制度，確保他們認真履行自己的職責，促進管理水平的提高。

4.3重視信息資源的開發。檔案信息化建設應該與企業經濟信息需求、企業技術發展相協調，促進信息資源不斷完善，為企業做出更大的貢獻。在開發信息資源的時候，要重視檔案信息的安全問題，采取相應的技術措施，例如，加密措施、防火墻技術、信息識別技術等，實現對檔案信息資源的保護，避免資料丟失，為企業更好的發揮作用。

4.4加強信息化基礎工作。基礎性工作也是不可忽視的，做好這些工作有利于推動信息化建設的順利進行。具體內容包括加強網絡信息服務平臺建設，完善數據庫建設，將檔案信息化建設與辦公自動化連接起來，加強管理和維護人員隊伍建設，為提高檔案信息化建設水平提供保障。

4.5規范信息化建設標準。完善法律法規，健全規范標準，促進管理水平的提高。目前這些建設標準存在不完善的情況，應該采取相應的完善措施，健全標準規范和檔案工作制度，對電子檔案的格式、標準、存儲、管理、借閱等進行明確規定，確保檔案使用的各個環節都有章可循，同時也有利于按照統一規范標準進行歸檔，提高檔案信息化建設水平。

4.6重視專業人才的培養。企業應該加強專業人才隊伍建設，為檔案信息化建設提供人才支持。一方面，企業需要引進高素質的人才，充實檔案部門工作隊伍，在檔案信息化建設趨勢下，工作人員不僅要掌握檔案管理的專業技能，還需要掌握計算機軟件技術、硬件與掃描技術、數字影像處理技術、存儲技術等，具備數字化檔案管理的專業技能。另一方面，企業需要加強對檔案工作人員的培訓，讓他們熟練的掌握專業技能和專業知識，加強實踐鍛煉，促進實踐工作經驗的提高。工作人員自身也要加強學習，增長自己的綜合技能，具備良好的職業道德素質，促進自身工作水平的提高，更好的處理和應對企業檔案信息化建設的各項工作。

5.結束語

綜上所述，檔案信息化建設是現代檔案工作的一項重要趨勢，做好這項工作對企業運行和員工發展具有重要作用。今后在實際工作，應該認識存在的不足，并根據實際工作需要采取完善措施，提高檔案信息化建設水平，為企業運行和發展做出更大貢獻。

參考文獻：

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[2]薛松.企業檔案信息化建設中存在的問題及其對策[J].辦公室業務，2014（2）