淺談企業招投標檔案管理

陳婧

[摘 要]通過分析企業招投標檔案管理存在的一些突出問題，提出優化招投標檔案管理的對策建議，保證企業招投標檔案的規范、精準、高效管理。

[關鍵詞]招投標檔案；現狀分析；存在問題；對策建議

企業招投標檔案是指企業在公開招（投）標、邀請招（投）標、比選、詢價、競爭性談判、單一來源等訂立合同（協議）預備階段，形成的具有憑證作用和保存價值的各類文字、聲像等原始材料。

招投標檔案是企業招投標活動的客觀記錄，是每個招投標項目的重要法律依據。同時，招投標檔案也是企業檔案的重要組成部分，是企業的重要資產。結合所在企業的現狀，研究分析招投標檔案管理存在的問題，明確解決問題的對策和基本思路，確保招投標檔案的科學、規范管理，對維護相關利益者的合法權益，維護企業的穩定發展，具有非常重要的現實意義。

目前，企業招投標檔案主要存在以下幾大問題：

一是招投標檔案數量龐大、規格不一，造成嚴重的管理負擔。

由于每個項目所形成的招投標歸檔文件資料較多，尤其是未中標單位的標書數量巨大，加之現有的檔案管理規定與條例缺乏明確的保管期限劃分，給企業的檔案庫房帶來巨大的壓力，增加企業的管理成本。同時，招投標檔案形成主體多且分散，致使投標材料規格不一致，投標人通常欠缺歸檔意識，認為投標材料越厚越好，包裝越精美越好，導致檔案實體規格不一，包裝復雜，給裝訂入盒帶來一定的難度，影響企業的管理效益。

二是招投標檔案形成分散、程序復雜，造成檔案完整性不夠。

招投標檔案一般涉及到需求部門、主辦部門（采購部門）等，一般來說，招投標檔案應該是每個招投標項目活動完整的、系統的歷史記錄，但是，由于招投標檔案的形成主體不同，如需求文件、成果性文件一般在需求部門形成；采購前期、資格預審、評審文件、中選文件等一般在主辦部門（采購部門）形成，檔案資料大多散落在各經辦人手中，同時缺乏相關制度和措施對關鍵環節的把控，導致不能及時地抓取到產生的文件，最終造成招投標檔案完整性不夠。另外，由于招投標工作程序非常復雜，業務經辦人員大部分精力集中在具體的業務活動中，對資料的收集反饋一般都是被動應付，長期的滯后移交造成招投標檔案易缺失，且缺失的部分難以找回。

三是招投標檔案管理模式落后，造成檔案的信息化水平不高。

隨著科學技術的進步，不少企業在各項經營管理活動中應用了計算機和網絡技術，包括建立了檔案管理系統，但目前的檔案管理系統大多局限于對招投標項目檔案的目錄管理，而對招投標檔案原文的數字化應用甚少，導致在查閱利用時，只能先在檔案管理系統上檢索到該招投標檔案的檔號，再到庫房翻閱原始資料，不僅產生了更多的工作量，而且容易造成原始檔案的破損。另外，目前的檔案管理系統大多是在招投標項目歸檔立卷后，進行后期的錄入管理，而沒有與相關的招投標管理系統進行連接，無法保證數字化生成的招投標文件在辦理完畢時第一時間歸檔，未達到真正的信息化、數字化。

針對以上招投標檔案管理存在的突出問題，結合工作實際，提出幾點優化招投標檔案管理的對策建議。

解決方法1：依據《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局第10號令）和《中華人民共和國招投標法實施條例》，將招投標檔案保管期限分為永久、30年、10年三種。土建項目、對外投資項目，以及使用年限在30年以上的大型設備的招投標檔案，保管期限為永久；使用年限在10年以上30年（含30年）以下的各類設備的招投標檔案，保管期限為30年；其他招投標檔案的保管期限均為10年。在公開招標和邀請招標活動中，未中標方的材料可作為資料由主辦部門負責保存。保存期限為：第一未中標方的材料保存6年及以上；其他未中標方的材料保存2年及以上。超過保管期后，主辦部門可根據實際保管情況，組織開展資料清理工作。另外，在發標時對招投標各項材料提出統一的規范和標準，從投標載體、規格大小、內容涵蓋等方面均做出明確的要求，從源頭上保證招投標材料整齊劃一，便于日后的立卷歸檔。

解決方法2：首先，檔案管理部門要加強與業務部門的溝通和協調，將檔案管理觸角前移，及時關注采購部門發布的采購情況通報，掌握采購進度，保證能及時地向相關部門進行催收。其次，檔案管理部門要加強宣傳，使業務經辦人認識到確保招投標檔案的完整性，是對其自身合法權益的有效保護，能做到日常及時收集、完整保存招投標過程中產生的各種文件資料，并及時將具有保存價值的文件材料移交給檔案管理人員。再次，將招投標檔案移交清單進行優化，與招投標項目的采購類型、采購環節保持一致，使得業務經辦人員在日常清標時，即完成招投標檔案移交清單，減少業務經辦人員工作量，提高工作效率。最后，檔案管理部門要加強招投標檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀，確保其存放有序，查閱方便，嚴防損毀散失。通過便捷的查閱利用服務，推動業務經辦部門愿意將招投標檔案移交給檔案管理部門。

解決方法3：結合企業管理實際，建立并不斷升級專門的檔案管理系統，提升招投標檔案管理的信息化水平。檔案管理系統應接入企業相關的招投標管理系統，確保在招投標管理系統上生成的數字化文件能在辦理完畢后及時流入到檔案管理系統，實現檔案管理系統上有招投標檔案的部分原文掛接。在招投標檔案立卷歸檔后，利用檔案管理系統錄入招投標檔案目錄時，應區別于實體目錄，完善相關關鍵信息，如投資編碼（預算編碼）、中標單位、中標金額等，以便在查找招投標檔案時，能檢索到較全面的信息，減少到檔案庫房翻閱招投標項目檔案實體的次數。另外，檔案工作人員可根據需求，深度挖掘招投標檔案信息，開發出價值較高的編研材料，進一步提升招投標檔案的利用價值。

將企業的招投標檔案做到規范、精準、高效管理，不僅能完整反映企業的招投標項目過程，是對企業重要資產的保管，同時也是維護項目經辦人權益的一種有效手段，更有利于提升檔案的服務質量和服務水平。我們要結合企業發展需求，不斷創新管理方法，將企業的招投標檔案管理推向一個新的高度。